加強檔案管理工作的意義與途徑分析

趙芯誼 蘇洪才

中國石油天然氣管道通信電力有限公司

一、加強檔案管理工作的意義

檔案管理能夠與企業的經營管理有機結合，共同決定企業最終的決策，影響到企業對未來發展戰略規劃制定。主要表現在以下幾個方面：第一，有利于促進企業檔案管理工作的科學發展。互聯網技術的廣泛應用促使企業管理已朝自動化的方向發展，電子檔案應運而生。因此，新形勢下，構建檔案管理的信息化平臺，有利于解決傳統紙質檔案管理模式下出現的諸多問題，進而讓管理人員隨時隨地都能對檔案進行檢查、查閱以及歸檔等工作，打破了時間和空間的限制，提高企業檔案管理工作的效率。與此同時，科學規范的檔案管理不但有利于減輕檔案管理人員的工作壓力和工作量，實現檔案管理工作的自身價值，還能夠提高企業的管理水平。第二，有利于提升企業的經營管理水平。作為企業行政管理工作的一部分，檔案真實地記錄了企業各項經濟活動的業務往來，為企業各項規章制度的制定提供了重要的參考依據，也是企業的無形資產，體現了企業的文化氛圍。因此，建立科學規范化的檔案管理體系，有利于加強企業的文化建設維護好企業的經濟權益，并為企業各項綜合業務和研究工作的開展提供一定的參考。與此同時，由于檔案具有真實性的特點，一旦員工或者企業的合法權益受到侵犯，檔案能在一定程度上保證企業與員工的合法權益。第三，有利于促進企業的全面發展。作為企業經營管理活動中的重要載體，傳統的檔案管理工作早已不能滿足新形勢下企業發展的實際需求。

二、新形勢下做好企業檔案管理工作的對策

1.加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。做好企業的檔案管理工作，應加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入發展，市場競爭越來越激烈，這對企業檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業檔案管理工作過程中，應將企業發展的戰略目標與人才培養計劃緊密結合，充分發揮出企業人力資源部門在人才培養方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓方案。同時，還應讓員工明確好個人的發展目標，做好職業發展規劃，最大限度地調動起員工學習的積極性和主動性，從而培養一支創新能力較強、結構合理的高素質檔案管理人才隊伍。其次，隨著以大數據為代表的互聯網技術的廣泛應用，對檔案管理人員的信息水平也提出了更高的要求。

2.規范管理，健全企業檔案管理制度。做好企業的檔案管理工作，應規范管理，健全企業檔案管理制度。首先，任何企業在發展過程中都離不開檔案管理。只有具備一套完備的企業檔案管理制度，才能提升企業檔案管理工作水平。因此，在企業檔案管理的工作過程中，應結合企業檔案管理建設的實際情況，制定相應的分類標準，便于之后查找、整理檔案信息，并建立科學合理的企業檔案管理制度，并要求相關工作人員要嚴格遵守檔案管理的規章條例，進而約束好員工的行為，有效提升檔案管理工作的效率。與此同時，企業還應完善現有的檔案管理體制，明確好具體的崗位職責，將責任落實到個人，避免出現責任推諉的現象。其次，在企業信息化改革過程中，必須借助于網絡技術構建圖書檔案信息一體化的檔案管理中心，創新檔案管理機制，逐步實現檔案信息化管理。這樣既可以讓使用者可以快速地查閱所需使用的資料信息，打破了傳統信息交流下時間和空間的限制，提高了信息獲取的便捷性，還可以提高檔案的更新速度，促進企業的良性發展。

3.提高檔案管理的思想意識和重視程度。單位領導對檔案管理工作發展起著直接的作用。單位領導及檔案管理工作人員要轉變傳統的檔案管理理念，不斷提高檔案管理創新意識，要充分認識到檔案管理工作在新時期對企業發展的重要意義。領導干部要高度重視檔案工作，對檔案工作給予大力支持，保證資金投入，利用現代化的管理手段和科學技術完善檔案管理工作，使檔案管理工作真正成為單位長期發展的有力支撐。要保障檔案管理工作的資金投入，保證必要的檔案基礎設施建設，為檔案管理構建良好的工作環境，建立具有防火、防潮、防光、防盜功能的檔案庫房。不斷完善、更新管理設備，為檔案管理部門配置先進的計算機設備，加強電子檔案和電子文件管理，實現檔案管理的數字化。真正建立起科學化、信息化、創新化、現代化的檔案管理體系，充分發揮檔案管理的價值，更好地為企業為社會服務。

三、結語

綜上所述，檔案記錄著每個時期的各項社會活動，具有真實性和原始性。檔案工作是企、事業單位機構中的重要組成部分，記載著單位發展的歷程，有成就也有挫折，涵蓋著方方面面。檔案管理是企事業管理工作的重要組成部分，要不斷完善檔案管理制度，注重檔案管理人員的綜合素質培養。檔案管理工作要與時俱進，不斷創新，才能提高信息化管理水平，實現檔案事業的可持續發展。