推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的路徑

王琳琳 菏澤市鄄城縣重點項目服務(wù)中心

隨著時代的進步，對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的標準要求也隨之提高。本文將論述機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要價值，探究其中存在的突出性問題，并提出一系列切實可行的提升檔案管理標準規(guī)范化程度的措施，以期推動機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

一、機關(guān)企事業(yè)單位加強檔案管理工作的重要價值

檔案管理工作的有序開展，不僅可以推動機關(guān)事業(yè)單位的良好發(fā)展，還可以帶動區(qū)域經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展。大力開展檔案管理工作，一方面可以對機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)績實行全面且客觀的衡量，另一方面，也可以充分體現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的綜合管理水平。

機關(guān)事業(yè)單位的檔案資料記錄了自身的發(fā)展歷程，能夠為機關(guān)事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。檔案管理工作會在不同程度上影響機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展趨勢、經(jīng)營模式以及戰(zhàn)略部署，由此可見，加強檔案管理工作勢在必行。

對于機關(guān)事業(yè)單位來說，加強檔案管理工作的意義具體體現(xiàn)在如下兩方面：其一，為機關(guān)事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。檔案是機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展進程中自然形成的，具有完整性、真實性和可靠性等基本特征，能夠作為參考依據(jù)。其二，為機關(guān)事業(yè)單位的戰(zhàn)略決策提供可靠的參考依據(jù)。機關(guān)事業(yè)單位的檔案都是帶有相關(guān)負責(zé)人簽名的，而且都是由未經(jīng)過修改的原始資料組成的。可見，檔案也是如實反饋機關(guān)事業(yè)單位在不同階段的發(fā)展歷程的有力佐證。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理缺乏客觀認知。

通常來說，大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位往往更加注重實踐工作，對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，而這也在很大程度上影響了整體檔案管理工作的落實效果。部分機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)膚淺的認為檔案管理工作與整個單位的運營發(fā)展并不存在直接聯(lián)系，棄檔案管理工作于不顧，完全放任自流。從工作人員配置方面來說，往往習(xí)慣性的以基層工作為核心，安排一些工作水平較低或接近退休年齡的員工進入檔案管理部門。由于這些員工責(zé)任意識淡薄，工作能力不足，并不能全身心的投入到檔案管理工作中。再加上上級部門并未將檔案管理工作納入考核范圍，極大的削弱了檔案管理人員的工作積極性，并使得檔案內(nèi)容不完整、字跡不清晰等問題屢見不鮮，阻礙了檔案發(fā)揮其實際價值。

（二）缺乏完善的檔案標準規(guī)范化管理體系

盡管部分機關(guān)事業(yè)單位制定并出臺了一系列關(guān)于檔案管理方面的標準規(guī)范，但這些標準規(guī)范并未落實到實際工作中，并使得檔案管理技術(shù)存在顯著的滯后性。現(xiàn)階段，檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都是獨立運行的，未能形成一個完整的管理體系，抑制了檔案發(fā)揮實際利用價值。如果單純依靠檔案管理人員的實踐經(jīng)驗開展檔案管理工作，不僅會降低工作效率與質(zhì)量水平，還會制約機關(guān)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

（三）檔案管理人員工作能力不足

機關(guān)事業(yè)單位需要將標準化、規(guī)范化的內(nèi)容作為指導(dǎo)思想開展檔案管理工作。然而，由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)不熟練，對標準規(guī)范內(nèi)容了解不透徹，使得檔案管理工作缺乏科學(xué)合理的指導(dǎo)，故而降低了檔案管理的安全水平。

部分機關(guān)事業(yè)單位的管理人員對檔案管理缺乏重視，未能客觀認知檔案管理對整個單位發(fā)展的影響，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量水平偏低。目前，大多數(shù)檔案管理人員認為標準化、規(guī)范化建設(shè)是一項多余的工作，不需要投入太多的時間。且部分機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理呈現(xiàn)出非專業(yè)化特征，增加了檔案管理的安全隱患。

三、加大機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作標準化、規(guī)范化程度的措施

（一）客觀認知檔案管理的重要性

盡管檔案管理工作并不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，但是對于提高機關(guān)事業(yè)單位的工作效率具有積極意義。只有提升檔案調(diào)取效率，才能更加快速、精確的對重點工作進行排查。此外，采用信息化手段還可以對不便于以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)的檔案實行加密保存，一方面改進檔案調(diào)取效率，另一方面保證檔案的機密性。

（二）構(gòu)建完善的檔案標準規(guī)范化管理體系

為實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的目標，必須充分發(fā)揮管理標準規(guī)范的指導(dǎo)作用，結(jié)合實際情況，對檔案實施系統(tǒng)化管理，提高整體檔案管理工作質(zhì)量。在檔案管理工作中，需構(gòu)建完善的管理體系，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的優(yōu)勢價值。必要情況下，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對檔案信息進行快速且精確的篩選，發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢價值。

（三）增強檔案管理人員的工作能力

增強檔案管理人員的工作能力，是加大檔案管理標準化、規(guī)范化程度的必要條件。各機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)定期組織開展檔案管理知識培訓(xùn)活動，將檔案管理信息技術(shù)作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，促使其客觀認知自身工作的重要性，樹立良好的安全防范意識。這不僅可以顯著改善檔案管理人員的業(yè)務(wù)操作水平，還可以增大檔案管理的安全系數(shù)。在檔案管理人員培訓(xùn)活動中，還要將實際工作中遇到的各種問題作為培訓(xùn)經(jīng)典案例，幫助檔案管理人員協(xié)調(diào)解決技術(shù)層面的問題。

四、結(jié)束語

綜上所述，在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部體制深化改革的大環(huán)境背景下，加大對檔案管理工作的重視度至關(guān)重要。檔案管理工作是一項長期性、綜合性、復(fù)雜性較強的工作，不僅需要檔案管理人員的高度重視，還需各部門的協(xié)調(diào)配合。只有加大檔案管理工作的標準化、規(guī)范化程度，才能推動機關(guān)事業(yè)單位的良性發(fā)展，為大眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。