淺議智能化辦公時(shí)代的秘書新能力

趙四化

深圳技師學(xué)院 廣東 深圳 518000

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都在以高效率的速度運(yùn)轉(zhuǎn)，人們的生產(chǎn)生活已經(jīng)正式從機(jī)械化時(shí)代轉(zhuǎn)型成信息化時(shí)代，當(dāng)前正在從信息化時(shí)代向智能化時(shí)代轉(zhuǎn)變，人們的生產(chǎn)生活將發(fā)生巨大的變化。在這種形勢(shì)下，辦公室日常的辦公過(guò)程的手段和方式也受到了極大促進(jìn)和發(fā)展，也從傳統(tǒng)的手工化轉(zhuǎn)化成辦公自動(dòng)化，當(dāng)前又從辦公自動(dòng)化日趨智能化，那么辦公過(guò)程的智能化時(shí)代的來(lái)臨，為秘書工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，除了有被替代的危機(jī)，更要有駕馭智能化時(shí)代的能力，因此給秘書工作者提出了一些難題。本文將針對(duì)智能化時(shí)代的秘書新能力進(jìn)行詳細(xì)的探討。

1 辦公過(guò)程方式的發(fā)展歷程

經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，辦公過(guò)程方式已經(jīng)從手工化轉(zhuǎn)向了目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)，經(jīng)被廣泛的運(yùn)用到之中，所謂辦公自動(dòng)化，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化還可以形象地理解為，辦公人員運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如通過(guò)局域網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公。辦公自動(dòng)化在70年代末80年代初進(jìn)入到我國(guó)，到現(xiàn)在己有近30年的發(fā)展歷史，由于我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的快速進(jìn)步，和其他應(yīng)用軟件一樣，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展基本上與國(guó)際先進(jìn)水平保持一致，現(xiàn)在己經(jīng)發(fā)展到以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)：1.辦公信息數(shù)字化、多媒體化；2.辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、國(guó)際化；3.辦公操作無(wú)紙化、無(wú)人化、簡(jiǎn)單化；4.辦公業(yè)務(wù)集成化。雖然辦公自動(dòng)化對(duì)比手工辦公已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但是已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不滿足現(xiàn)代城市高速發(fā)展的現(xiàn)狀，辦公過(guò)程方式必然走向智能化。

2 智能辦公時(shí)代的內(nèi)涵特征

工作空間的不斷革新為辦公空間帶來(lái)了新的需求，那就是智能辦公概念。目前，智能化辦公空間主要包括智能辦公系統(tǒng)、智能電力系統(tǒng)和智能辦公家具等。而其核心是智能化產(chǎn)品的普及和新技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，通過(guò)應(yīng)用在布局合理的辦公空間中，實(shí)現(xiàn)物理空間與多種智能軟件的無(wú)縫連接，可以有效的幫助企業(yè)合理規(guī)劃辦公資源，節(jié)省辦公成本，同時(shí)提升員工的辦公體驗(yàn)。

3 智能辦公時(shí)代下秘書工作形式的變化

3.1 秘書工作崗位內(nèi)容的變化 大家對(duì)傳統(tǒng)秘書的印象很多還停留在端茶倒水等簡(jiǎn)單的服務(wù)性工作，其實(shí)，在智能辦公時(shí)代，秘書的工作職能正在悄然的變化，秘書除完成日常的文件處理，文件存檔，起草撰寫各種文件等，已經(jīng)轉(zhuǎn)向領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集資料、參與一些事宜的思考，從領(lǐng)導(dǎo)的角度去為領(lǐng)導(dǎo)設(shè)想問(wèn)題、處理問(wèn)題協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做決策是秘書工作的核心內(nèi)容。

3.2 智能辦公時(shí)代下信息處理和傳遞方式的變化 傳統(tǒng)的辦公室信息處理與傳遞的方式多數(shù)是借助于紙質(zhì)信息傳遞和人工傳遞的方式，這種方式在信息的整理及資源的整合方面效率相對(duì)較低[1]。在智能化辦公時(shí)代，信息的處理及傳遞多數(shù)運(yùn)用到辦公軟件，文件處理多采用圖片處理，在文件管理中，還運(yùn)用到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，在應(yīng)用的過(guò)程中，只需要將其所屬的類別和其相應(yīng)的文件名輸入，就可以完整的調(diào)出需要使用的文件。

3.3 智能辦公時(shí)代下秘書速記工作產(chǎn)生了極大的沖擊與挑戰(zhàn) 傳統(tǒng)的速記方式是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字錄入，再發(fā)展到后來(lái)出現(xiàn)了各種方式的速錄機(jī)，基本達(dá)到了會(huì)閉稿出，但是存在入門難，工作強(qiáng)度大等各種閉端，在智能化時(shí)代，速記工作方式有了新的變革，一些智能語(yǔ)音轉(zhuǎn)寫系統(tǒng)，圖像云服務(wù)平臺(tái)等讓速記工作變得輕松、便捷。

3.4 智能辦公時(shí)代下辦文、辦事、辦會(huì)等手段發(fā)生重大改變 智能化時(shí)代，辦文、辦事、辦會(huì)等手段對(duì)比傳統(tǒng)的手段也發(fā)生了重大的改變，目前辦文、辦事、辦會(huì)的智能化手段多采用各種智能平臺(tái)，各種智能APP，軟件等，不僅給秘書的辦文、辦事、辦會(huì)工作提升了工作效率，同時(shí)也為公司節(jié)約了大量的工作成本。

4 智能化時(shí)代的秘書新能力

4.1 辦公室智能設(shè)備使用的能力 辦公室事務(wù)智能化，還包括一些辦公室設(shè)備的智能化。一些先進(jìn)的智能辦公室設(shè)備已經(jīng)陸續(xù)進(jìn)入到各大公司的辦公室中。秘書人員要對(duì)這些設(shè)備熟練使用，并了解一些簡(jiǎn)單的故障維修和排除。如無(wú)線充電技術(shù)、遠(yuǎn)程監(jiān)控機(jī)器人、靈敏的傳感器、空間計(jì)算迷你無(wú)人機(jī)、高科技桌子、高速路由器、3 D 打印等，還有一些跟生活相關(guān)的，如仿生辦公椅、一些自動(dòng)人電器設(shè)備、窗簾控制等。在熟用這些設(shè)備的同時(shí)，還要做好時(shí)間管理，比如上班前可以遠(yuǎn)程做好哪些工作，到辦公室后，可以先開啟哪些設(shè)備，下班后可以遠(yuǎn)程控制哪些設(shè)備。熟練運(yùn)用各種智能化設(shè)備，做好時(shí)間管理，可以讓秘書工作效率提升，而且工作幸福感倍增。

4.2 智能化平臺(tái)獲取及運(yùn)用的能力 隨著智能化的發(fā)展，各種智能化平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生，給辦公室工作帶來(lái)了很多便利。如一些會(huì)議簽到可以用HI現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)議邀請(qǐng)函用易企秀平臺(tái)制作出H5格式的邀請(qǐng)函，會(huì)議資料等可以用微信傳送，減少紙質(zhì)資料。制作各種海報(bào)等可以在怪獸網(wǎng)找到各種好看的模板等等。這些智能平臺(tái)的運(yùn)用，不僅讓辦公室工作大大的提高工作效率，而且還改變了工作方式，工作效果也比傳統(tǒng)工作效果顯著。但同時(shí)給我們秘書人員提出的要求就是要多關(guān)注新智能化平臺(tái)的信息，提高自學(xué)能力，熟練運(yùn)用智能化平臺(tái)。

4.3 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用及編輯能力 在智能化時(shí)代下，很多企業(yè)都已經(jīng)開設(shè)了自己的微信公眾平臺(tái)、微博平臺(tái)，網(wǎng)頁(yè)平臺(tái)、APP等宣傳平臺(tái)。所以秘書必須要學(xué)會(huì)運(yùn)營(yíng)自身企業(yè)的公眾號(hào)以及App，做好網(wǎng)絡(luò)宣傳工作。新媒體時(shí)代的秘書不僅要高效地做好網(wǎng)絡(luò)宣傳日常文章的推、送，更要扎實(shí)的掌握網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的日常維護(hù)。要想做好這項(xiàng)工作，秘書要有一定的文章、圖片、視頻編輯能力，及時(shí)的收集網(wǎng)絡(luò)熱詞、網(wǎng)絡(luò)頭條新聞等內(nèi)容，熟練地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保障網(wǎng)絡(luò)宣傳工作的高效性。

4.4 與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)的能力 當(dāng)前智能化還剛剛開始，在后續(xù)的發(fā)展中，會(huì)不斷的出現(xiàn)各種智能化工具、平臺(tái)等手段，這就要求我們的秘書人員要有超強(qiáng)學(xué)習(xí)能力，秘書人員應(yīng)樹立“終生學(xué)”意識(shí)，這樣無(wú)論智能化怎樣發(fā)展，秘書都能夠及時(shí)掌握與之工作相關(guān)的新的知識(shí)和技能，就不會(huì)被智能化所拋棄甚至被智能化代替，也就更加能做好辦公室相關(guān)工作。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在智能化辦公時(shí)代我們秘書的工作效率得到了大大的提升，辦公手段也多元化，辦公效果較傳統(tǒng)工作效果也有了質(zhì)的變化，為工作提高了效率，為單位節(jié)約了成本。但與此同時(shí)，對(duì)秘書工作提出了更大的挑戰(zhàn)，由于智能化時(shí)代下工作手段和工作方式的轉(zhuǎn)變，智能時(shí)代下秘書工作者應(yīng)該具備更好的智能設(shè)備的使用及維護(hù)能力，信息處理能力、網(wǎng)絡(luò)編輯能力等，在提升工作效率的同時(shí)，掌握信息化技術(shù)，優(yōu)化自身的綜合能力，使自己成為領(lǐng)導(dǎo)更好的參謀，推動(dòng)辦公室事務(wù)的不斷發(fā)展。