探索人事代理中的人事檔案管理問題與優化建議

摘 要：我國人事制度改革的一大重要措施是人事代理制度的實施，為人才結構的轉變提供了重要支持，將社會人才配置進行了優化，有效解決了檔案管理問題。本文將探索人事代理中的認識檔案管理問題，并重點路數人事檔案管理問題的優化建議。

關鍵詞：人事代理;管理制度;人事檔案管理

當前，人事代理機構已是我國最為重要的人才儲備平臺。隨著時代的發展，人才流動越來越快，人事代理工作的難度加大，人事代理中的人事檔案管理問題愈發凸顯;其主要問題集中在，宣傳力度不足，工作人員專業素養有待提高，檔案材料不完整及管理制度不完善方面。

1 人事代理中的人事檔案管理問題

1.1 宣傳力度不足

人事檔案的形成從大中專院校開始，而人事代理是從入職工作并將人事檔案放入相應機構時開始。全國的大中專院校的畢業生在離校前都會接受相應的就業指導課程輔導，畢業生可以通過就業指導課程對人事檔案和人事代理詳情進行了解。但部分大中專院校會將檔案交給個人保管，因而部分檔案未經正規單位進行傳遞，導致死檔和空白檔的產生。這類現象的產生原因主要在于學生對檔案轉遞和保管流程不夠了解，同時院校和用人單位在檔案管理工作的流程上宣傳力度不足。

1.2 工作人員專業素養有待提高

大多數人事代理的保管方式為人檔分離，這給用人單位的工作人員開展檔案讀取工作帶來了一定困難。人事檔案與出國政審、職位晉升、福利待遇等有密切關系，工作人員對于檔案處理的不合理會降低人事檔案的利用效率。這類問題的主要原因是當前從事檔案管理工作的代理工作人員的專業素養有待提升。

1.3 檔案材料不齊全

檔案材料本應隨著個人的學習和工作經歷的變動，不斷進行資料的更新和填充。人事代理的主要工作內容是協助代理單位對檔案內容材料進行歸集和整理工作，但由于檔案內容材料的更新不及時，填充不到位，極大地影響了人事檔案的準確性和完整性。人事代理單位及個人依照相應合同，將代理人員的信息材料上交到人才服務機構，由人才機構進行統一管理。但由于人事檔案的精確性和完整性不足，檔案手續不全，內容和材料不完善等問題，在合同期滿后，大部分單位和個人（部分是大學生）無法及時到對應的人才管理機構辦理相應手續。因此，死檔和空白檔的數量日益增多，進一步影響人事檔案的完整性。

1.4 管理制度不完善

人事檔案管理制度不完善是影響檔案管理工作的重要因素。管理制度的不完善主要表現為日常檔案管理、更新和填充制度不完善，人事檔案管理團隊協作機制缺乏。因此，在人事檔案管理工作中，用人單位與人事代理機構之間的責任界限不清晰，溝通銜接不流暢。在人事檔案歸集、處理和政審的實際工作中，用人單位同人事代理機構時常互相推諉，互相指責，降低人事代理的工作效率。基于上述情況，構建科學完善的管理制度已經刻不容緩。

2 人事檔案管理工作的優化建議

2.1 加大宣傳力度

大中專院校和用人單位對于人事檔案管理工作的宣傳力度不足導致學生對檔案轉遞和保管流程不夠了解，進而使得死檔和空白檔的數量日益增加。因此，大中專院校、用人單位和人才交流管理結構應加大宣傳力度，拓寬影響范圍。在人事檔案管理的實際工作中，應從多方位、多層次加強宣傳力度，加深工作人員對于人事代理與人事檔案管理工作區別的理解程度。通過分發手冊將檔案材料的內容及補充方法通報相關人員，促使各相關機構的工作人員及大中專院校畢業生樹立檔案意識，培養科學的檔案理念，從而從內心認識到檔案管理宣傳工作的重要性。同時，著重宣傳人事代理工作的重要性，提升人事代理與人事檔案管理的影響范圍，進而提高人事檔案管理工作的效率。

2.2 提升工作人員專業素養

在新時代，認識檔案管理工作越來越復雜，所涉及的方面越來越廣泛，這給人事代理人員的工作帶來了挑戰，同時也對人事代理人員的專業素養提出了較高要求。只有專業能力突出、工作細致、責任心強的工作人員，才能滿足復雜多變的人事檔案管理工作需求。因此，人事代理機構應從以下幾方面著手提升人事代理人員的專業素養：將內部招聘與培訓體系相結合，選拔專業的工作人員;提升人事代理員工的福利待遇，改善工作人員的工作環境;展開崗位培訓，通過基礎知識和檔案法規條例的學習，提升工作人員的綜合素質;建立人事檔案管理程序，完善崗位職責和晉升獎懲制度，提升工作人員的工作熱情和主動性，確保人事代理人員能夠開展高質量的檔案工作，減少死檔和空白檔的數量，保證人事檔案的規范性和完整性。

2.3 確保檔案完整性

人事檔案管理工作正常展開的基礎是人事檔案的完整性。人事代理的人事檔案的完整性確保了檔案工作開展的服務性和政治性。人事檔案隨著個人的學習和工作經歷的變化，也應進行相關材料的補充和更新。因此，在新的發展階段，人事代理機構和人事代理工作人員應結合當下時代現狀，將人事檔案管理的工作重點集中在檔案的歸集和整理。將檔案的進出環節規范化，制定相應的畫冊和宣傳手冊分發至各相關單位和個人，提升人才交流管理機構和人事代理的檔案意識和檔案理念。各用人單位和個人應依照人事檔案管理工作的有關章程遞送相關資料，及時完成檔案內容的更新和填充工作，并歸整和處理好人事檔案。個別機構和人事代理對于人事檔案資料信息的處理較為草率，導致人事檔案內容雜亂，信息不全，因此，人事代理應加強對于各相關部門的監察力度，依照國家的相關制度章程，完善監管方式，開展人事檔案管理工作的匯總工作，盡早發現并解決檔案管理工作中的問題。督促相關單位和個人對人事檔案管理工作中出現的問題進行修改，提升各人事代理和機構的檔案意識，加深其檔案管理理念。

2.4 完善管理制度

管理制度的不完善體現在日常檔案管理、更新和填充制度不完善，人事檔案管理團隊協作機制缺乏。用人單位與人事代理機構之間經常出現責任界限不清晰，溝通銜接不流暢等問題。為解決上述問題，應建立完善的人事檔案管理制度，保障人事檔案管理工作的穩定進行。管理制度的建設重點應集中在設立科學的委托保管制度，明確用人單位與代理機構各自的職責，加強用人單位與代理機構之間的溝通交流。通過完善的管理制度更好地將用人單位與代理機構融合起來，共同做好檔案的規整、處理和審核工作。建立電子歸檔管理制度，打通代理業務與人事系統間的信息通道，提升人事檔案管理工作的效率。依靠專業能力突出、工作細致、責任心強的工作人員，先進的硬件設施，根據科學合理地管理章程，充分發揮人事檔案的作用。

3 結論

人事代理中的人事檔案管理工作較為復雜，其主要難點在于人員的流行性大、整體情況復雜。人事代理機構應以服務人民為基本原則，完善管理制度，提升工作人員的專業素養，加大宣傳力度，確保檔案的完整性，以此建立優質的服務平臺，更好地推動社會發展。

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作者簡介

馬立彬（1981-），男，河北省滄州市，本科，畢業于中南大學，助理館員。