建立檔案管理系統，助推就業服務

摘 要：我國高校推行畢業生檔案管理方案，主要是為了為畢業生的就業提供服務，因此，有必要對當前畢業生的檔案管理工作進行優化和改進，分析當前高校畢業生檔案管理時存在的問題，并根據人才市場的實際需求對其進行完善，指導畢業生進行深入的思考和探究。本文基于此，將高校畢業生檔案管理作為落腳點，分析了當前我國高校畢業生檔案管理工作的現狀，并深入分析了如何建筑檔案管理系統來促進高校畢業生就業，以期為相關的行業從業人員提供指導和幫助。

關鍵詞：畢業生;檔案管理系統;就業服務

1 我國高校畢業生檔案管理工作的現狀

1）檔案管理工作內容缺乏特點。現階段，我國高校仍然沒有解決畢業生的檔案歸屬問題，對于檔案歸屬地的劃分沒有明確的規定，可以通過學校、社會機構或者畢業生本人進行保管。而檔案的內容也千篇一律，是按照相關的流程進行書寫的，缺乏對每個畢業生優勢的描述。另外，部分高校為了減輕在畢業生檔案管理上的投入，通常會選擇其他部門或者外聘人員進行檔案的收集以及整理，缺乏對檔案真實性的考察和核對，甚至造成了檔案丟失、遺漏的情況。

2）畢業生檔案不夠真實。我國在開展高等教育擴招之后，畢業生的數量明顯增加，這就使得高校畢業生之間的競爭愈發劇烈。畢業生為了契合用人單位的招聘要求，往往會選擇在畢業檔案上作假，常見的作假包括修改在校成績、虛構不良信息等。部分高校為了自身的就業率，甚至會幫助畢業生進行畢業檔案的造假。盡管這樣能夠提升學校的就業率，但是也丟失了檔案本身的意義。

3）畢業生檔案管理手段落后。現階段，我國很多高校對于畢業生檔案管理工作不夠重視，因此在檔案管理的手段上也顯示出了落后的態勢，尤其是在畢業生即將畢業的這段時間，因為涉及檔案的歸屬問題，需要大量的移動檔案。但是由于管理手段較為落后，而高校并沒有對此投入足夠的人力，便可能造成檔案混亂以及丟失的情況。

4）畢業生檔案管理理念陳舊。現階段，高校會結合市場對人才的實際需求情況來引導學生培養的方向，這充分展示了當前高校的調整能力和適應社會變化的能力。但是部分高校的檔案管理人員受傳統管理觀念的束縛，且對于市場的人才需求認知不夠充分，導致這部分管理人員不求思變，仍然按照傳統的管理模式進行管理。另外，還有部分管理人員對于畢業生檔案不夠重視，將其排除在其他檔案管理之外，這很容易造成檔案管理的漏洞。

2 建立高校畢業生檔案管理系統

1）對高校學生進行個性化測評。首先需要明確的是，高校畢業生檔案管理系統建立的目的是為高校畢業生的就業所服務，因此在進行畢業生檔案的建立時，明確高校學生的職業傾向、興趣愛好是非常有必要的。同時，高校還可以借助職業傾向測評等檢測手段來對學生未來就業的方向有一個初步的判斷。另外，還可以借助人格測評的方式來獲取學生所具備的獨特優勢以及存在的不足，讓學生對自身的優點和缺點有一個充分的認識，并且借助這些測評結果來對自身的潛能進行挖掘，實現查漏補缺、取長補短、進一步提升自身在人才市場的綜合競爭力。

2）進行職業心理指導。現階段，我國相當多的高校在畢業生臨近畢業前期進行職業心理指導，并建立就業服務中心來對畢業生就業時可能遇到的問題進行解決。但是和專業的就業指導中心相比，校內就業指導中心和市場接洽不是很緊密，常常根據以往的結論和經驗來對學生的問題進行解答，而這可能和現階段市場的人才實際需求是脫節的，因此校內就業服務中心并沒有真正的起到為畢業生服務的目的。針對這個問題，高校在對畢業生進行職業心理指導時可以選擇模擬真實場景的方法，將真實的工作面試場景和工作場景呈現出來，讓畢業生在實踐過程中認識到自身存在的缺陷，然后由專業的教師進行指導予以改進。舉例來說，對于營銷專業的學生，可以讓學生模擬盡心營銷活動，對營銷過程中可能出現的問題進行解決，然后由專業教師進行點評和指導，學生再加以改進。

3）普及我國的就業政策和法律服務。上文提到，高校進行畢業生檔案管理工作主要是根據畢業生所簽署的勞動就業檔案，為畢業生提供更好的就業服務。

對于高校就業指導教師，需要在教學時注重對我國的就業政策和相關的法律服務進行講述。由于我國很多高校畢業生對于我國現階段的就業政策以及可接受的法律服務認識不明確、理解不到位，導致很多高校畢業生在沒有完全了解用人單位的勞動合同后就簽署了相應的合同。因此，高校就業指導教師進行就業政策和法律服務的普及是非常有必要的。另外，高校還需要承擔起為畢業生尋找用人單位的職責，根據用人單位發出的信息對高校畢業生檔案信息進行獲取，尋找出與用人單位要求相符合的學生，讓畢業生參與企業的面試，從而為畢業生提供就業機會。同時，這種用人單位和高校的有效接洽也能夠在高校內建立一個完善的就業信息資源網，有效解決高校畢業生就業困難的問題。

4）高校畢業生檔案管理機制創新。在當前我國經濟快速發展的今天，互聯網以及大數據技術深刻入改變了人們的生活和工作方式，因此高校傳統的人力管理檔案模式已經成為過去，需要根據時代的變化作出相應的改變，對高校畢業生檔案管理機制進行創新，切實提升畢業生檔案的管理質量和效率，將檔案中的內容進行信息化和數據化，上傳到校園網的終端，并且將其投入到人才市場的電子化市場中，利用互聯網時代數據信息電子化的優勢，落實高校管理畢業生檔案的初衷。同時，還需要對畢業生的檔案歸屬進行盡快明確，讓畢業生快速找到自己的檔案。

通過對高校畢業生檔案管理的機制進行創新，可以對傳統高校管理畢業生檔案工作中存在的不足進行改進，切實提升管理的效率，充分發揮高校畢業生檔案管理的就業服務目的。

3 高校進行畢業生檔案管理創新的思考

結合上文，高校在進行畢業生檔案管理時，需要符合時代發展的實際需求，并滿足用人單位提出的要求，根據畢業生的專業來對畢業生提供就業服務。

首先，高校的畢業生檔案管理工作要服務時代發展的要求，也就是說，高校需要將為畢業生提供就業服務作為檔案管理的最終目的，正確引導畢業生，對其在校和求職時的各個行為進行規范，禁止其作出違背社會規范的行為，保持樂觀積極的心態來迎接畢業后面臨的就業挑戰。其次，高校的畢業生檔案管理工作還需要契合用人單位的要求，這是指高校的畢業生檔案管理工作需要根據企業的人才需求以及人才培養方式而做出相應的改變和適度的調整。高校在為畢業生提供就業服務時，需要尊重畢業生的愿望，盡可能滿足畢業生對于就業的要求。另外，由于各個高校各個專業對人才培養的側重點不同，因此高校在為畢業生提供就業指導服務時，需要根據專業的不同，借助畢業生檔案管理系統來篩選出相應的工作，并將其及時反饋給畢業生。

參考文獻

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作者簡介

董芮希（1987-），女，漢，吉林省長春市，職員，本科，吉林省高等學校畢業生就業指導中心，研究方向：檔案管理。