事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化思考

房華梅

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作變得越來(lái)越重要。尤其是現(xiàn)代醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)務(wù)人員和患者的數(shù)量迅速增加，對(duì)醫(yī)院管理的要求也越來(lái)越高，醫(yī)院檔案管理部門的作用也更加突出。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化，引進(jìn)先進(jìn)的管理模式。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)和創(chuàng)新能力。目前事業(yè)單位檔案管理還存在許多問(wèn)題，比如醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視，管理人員能力不足。本文主要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略和辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;優(yōu)化

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)部分，為醫(yī)院其他的管理工作順利開展提供保障。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)綜合性的工作，它涉及醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員、患者、基礎(chǔ)設(shè)施等方面。在醫(yī)院當(dāng)中管理人員通過(guò)對(duì)檔案的管理，為醫(yī)務(wù)人員和患者提供相關(guān)服務(wù)，可以有效地提高醫(yī)院的工作效率。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）檔案管理模式無(wú)法和信息技術(shù)進(jìn)行融合。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使信息的重要生產(chǎn)要素的作用得以發(fā)揮，使人們能更加高效地進(jìn)行資源優(yōu)化配置，在社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用[1]?，F(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作中不重視檔案信息化建設(shè)，不為檔案管理部門購(gòu)買先進(jìn)的硬軟件設(shè)備，不創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，使得醫(yī)院檔案管理落后。醫(yī)院的管理人員依然使用傳統(tǒng)管理方式，這種紙質(zhì)檔案管理模式不僅記錄和查閱麻煩，而且還會(huì)存在數(shù)據(jù)有誤差的問(wèn)題。使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率得不到保障，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的開展[2]。

2）管理制度不完善。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，目前醫(yī)院檔案管理形式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)的需要?，F(xiàn)代醫(yī)院沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，管理人員在進(jìn)行檔案保管時(shí)沒(méi)有相關(guān)的參考標(biāo)準(zhǔn)，不能按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完整、準(zhǔn)確、安全的管理。此外，由于沒(méi)有新的管理制度，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中遇到許多困難，很難協(xié)調(diào)各部門檔案資料的收集，使得醫(yī)院檔案管理工作效率低。進(jìn)行檔案管理工作不遵循統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理，檔案的數(shù)量出現(xiàn)殘缺短少現(xiàn)象，質(zhì)量更加得不到保障。因此，醫(yī)院沒(méi)有健全的檔案管理制度是一個(gè)很大的管理漏洞，管理人員因?yàn)闆](méi)有制度進(jìn)行約束，在工作中隨意性強(qiáng)對(duì)待工作不認(rèn)真，甚至?xí)鄹幕蛐拚龣n案，很難保證檔案管理工作的質(zhì)量和檔案的真實(shí)性。

3）相關(guān)管理人員綜合素養(yǎng)低。管理人員是醫(yī)院檔案管理的主體，管理人員綜合素質(zhì)高低影響檔案管理質(zhì)量?，F(xiàn)代醫(yī)院的工作重心都圍繞醫(yī)生的診療和醫(yī)院的科研，對(duì)醫(yī)院的檔案管理人員素質(zhì)水平不夠重視，另一方面管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，綜合素質(zhì)普遍過(guò)低。醫(yī)院檔案管理人員大多數(shù)不具備專業(yè)的管理知識(shí)，管理能力不足，在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中不能有效地進(jìn)行管理工作，達(dá)不到預(yù)期的效果。而且部分檔案管理人員身兼數(shù)職，無(wú)法全身心地投入到檔案管理工作中去，因?yàn)楸旧硎羌媛毠ぷ鳎瑢?duì)待工作任務(wù)也不會(huì)全心全意地去完成，當(dāng)檔案出現(xiàn)問(wèn)題也不好去落實(shí)責(zé)任人[3]。

2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

1）創(chuàng)新檔案管理思想?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理理念落后，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的資料收集、記錄、整理。完全沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，它關(guān)系到醫(yī)務(wù)人員的晉升、患者的醫(yī)療信息，記錄醫(yī)院的歷史。因此，檔案管理人員首先要改變自己的思想觀念，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，做好檔案管理的細(xì)節(jié)工作。其次要加強(qiáng)檔案管理的宣傳和重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要讓醫(yī)務(wù)人員了解檔案對(duì)自身的重要性，因?yàn)獒t(yī)院的檔案不僅記錄著醫(yī)務(wù)人員和患者的個(gè)人信息，而且醫(yī)務(wù)工作者職稱評(píng)定都會(huì)參考個(gè)人的檔案記錄，讓各個(gè)部門的醫(yī)務(wù)人員要配合管理人員的工作。讓檔案資料在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮重要作用[4]。

2）建立規(guī)范的檔案管理制度。醫(yī)院要結(jié)合工作實(shí)際情況，檔案管理工作從整理、收集、保管、編排、統(tǒng)計(jì)和檢索等方面制定科學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，在嚴(yán)格遵循《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)的條件下，使檔案每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有明確的要求和制度約束，把這些制度納入年度考核中。并形成由院領(lǐng)導(dǎo)直接分管，行政管理部門、各科室負(fù)責(zé)人和專兼職檔案人員共同組成的檔案三級(jí)管理模式，使醫(yī)院各個(gè)類型、不同載體的檔案統(tǒng)一考核，統(tǒng)一指導(dǎo)，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。

3）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)案管理人員培訓(xùn)，定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)的內(nèi)容進(jìn)行考試，并且實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，讓他們?nèi)ブ鲃?dòng)學(xué)習(xí)，以此來(lái)激發(fā)管理人員學(xué)習(xí)的積極性，通過(guò)各種途徑的學(xué)習(xí)增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，努力掌握管理新技能。

同時(shí)配備經(jīng)驗(yàn)豐富具有現(xiàn)代信息技術(shù)的管理人員，為他們營(yíng)造更多的提升機(jī)會(huì)，樹立責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步提升自己的業(yè)務(wù)水平，積極更新管理理念，全面提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理人員每天要面對(duì)浩如煙海的數(shù)據(jù)，工作任務(wù)巨大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合現(xiàn)在的狀況，醫(yī)院要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立辦公自動(dòng)化環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高收集信息的準(zhǔn)確性與高效性，為患者和醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1）檔案管理效率大幅度提升。醫(yī)院檔案與電子信息技術(shù)結(jié)合，有效統(tǒng)一文書處理與檔案管理的關(guān)系，檔案管理人員每天及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，使之成為電子檔案，可以減少檔案遺失的問(wèn)題，保證了檔案文件的完整性和及時(shí)傳輸性。特別是實(shí)行OA辦公管理平臺(tái)，讓制度真正落地，讓職工行為更加規(guī)范、高效，提高執(zhí)行力。電子化的流程規(guī)范組織行為的同時(shí)，優(yōu)化組織流程管控，真正實(shí)現(xiàn)“流程統(tǒng)一、責(zé)權(quán)分明、管理高效”。同時(shí)改變了辦公對(duì)于人員的地域限制，讓辦公不再受空間物理?xiàng)l件限制，隨時(shí)隨地都可以處理公務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)了一體化工作流。無(wú)紙化辦公將醫(yī)院易損毀且損耗大、不易保存的紙質(zhì)文件變?yōu)殡娮有畔⑦M(jìn)行流轉(zhuǎn)、管理，高效且環(huán)保，真正實(shí)現(xiàn)文檔管理智能化;節(jié)省辦公費(fèi)用支出;建立醫(yī)院文化建設(shè)、管理平臺(tái)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理。

2）檔案管理更加穩(wěn)定安全。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，改變了紙質(zhì)的記錄方式，使得收集檔案信息更加的靈活多樣，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，大大提高了檔案資源的利用率。紙質(zhì)檔案的質(zhì)量很容易受到外界環(huán)境的影響，包括溫度、濕度、自然災(zāi)害等，使得紙質(zhì)檔案的壽命較短，時(shí)間一長(zhǎng)，其完整性受到威脅，而相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的壽命就高很多，并且可以通過(guò)備份等手段進(jìn)行復(fù)制。辦公自動(dòng)化使檔案電子化，增強(qiáng)了檔案的可讀性和存儲(chǔ)性，還有利于根據(jù)不同的需要選擇不同的存儲(chǔ)載體。此外，辦公自動(dòng)化下的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時(shí)傳輸，避免了檔案丟失的問(wèn)題。

4 結(jié)論

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為醫(yī)院檔案管理注入了新的活力，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理的重視程度，管理人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)的管理知識(shí)和管理技術(shù)，提高自身綜合能力，提升檔案管理工作的高效性，推動(dòng)醫(yī)院管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展。

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