干部人事檔案管理存在的問題及建議

摘 要：干部人事檔案是黨管干部的重要手段，是組織人事部門識人、辯人、用人的重要依據。十八大以來，全面從嚴治黨的要求使得干部人事檔案在黨管干部的過程中的職能和作用備受關注。本文從干部人事檔案專項審核工作入手，發現當前干部人事檔案管理存在的問題并提出相應舉措以提高干部人事檔案管理的水平。

關鍵詞：人事檔案;專項審核;管理

2014年10月-2016年6月，中組部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，把專項審核作為提升干部公信力的有力抓手，體現了深入貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，落實從嚴管理干部的要求。2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），進一步從制度層面對落實好干部標準和建設高素質專業化干部隊伍作出系統謀劃、全面部署。如今，各地又陸續開展了干部人事檔案專項審核“回頭看”工作，這都體現了干部人事檔案在黨管干部、全面從嚴治黨工作中的重要作用。

《條例》第三條指出：干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。干部人事檔案工作，說到底是黨的工作的一部分，干部人事檔案的管理核心就是服務好黨的核心工作。作為單位人事干部，在平常工作和干部人事檔案審核過程中也發現了當前干部人事檔案管理中存在著不少問題，一定程度上阻礙干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設。

1 當前干部人事檔案管理存在的問題

1.1 干部人事檔案管理思想觀點淡薄

首先，領導者個人不夠重視干部人事檔案管理工作，部分領導對干部人事檔案管理認識上存在著誤區，一方面，認為干部人事檔案管理工作只是簡單的收、裝、借、用等機械性工作，不需要領導親自抓。另一方面，受老觀念影響，認為干部人事檔案只要保管好，不遺失就行，認為干部使用提拔看中的是個人工作表現和成績，干部人事檔案沒有多少參考價值。有些領導口頭上強調干部人事檔案的重要性、必要性，實際操作中并不重視，對干部人事檔案的定位是“說起來重要、排起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”。①

其次，檔案材料的形成部門無檔案意識、工作隨意性強。《條例》將干部人事檔案的歸檔范圍內容分為十大類，涉及時間上包括學生時期的檔案材料和工作后不同工作單位產生的檔案材料，涉及內容包括履歷材料、組織鑒定、獎勵材料、處分材料、學歷材料等方方面面。由于檔案材料的形成部門本身對檔案的認識不足，工作隨意性較強，存在審核不嚴、保管不當的情形，加上有些定性材料較難把握，使得一些檔案材料沒有及時進入歸檔材料范圍。

再次，干部本人缺乏檔案意識。不少干部認為檔案材料自己從未經手，干部人事檔案管理是組織人事部門的工作。在干部人事專項審核過程中，對于缺失檔案材料的干部要求其補全檔案材料時，往往擺出一副事不關己的態度，對檔案材料補全工作不予配合，有些甚至私自保管本應及時交給組織人事部門存檔的材料從而導致檔案材料缺失。

1.2 檔案管理人員業務素質不高且人員配備不足

干部人事檔案管理工作是一項政策性、專業性和技術性很強的工作，檔案管理人員又是檔案創建最直接的參與者，作用舉足輕重。從目前的情況來看，很多地方干部人事檔案管理人員配備嚴重不足，有些管理數千卷檔案的部門僅有1、2名專職人員負責檔案管理工作，這與《條例》規定：“每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員”的要求大相徑庭。另外，不少單位的干部人事檔案管理人員多為兼職，且變動相對頻繁，導致檔案管理隊伍的業務素質不高。接任的檔案管理人員沒有進行過專業系統的檔案專業知識培訓，對于干部人事檔案管理工作的重要性和各類細則沒有充分認識，導致在干部人事檔案材料收集過程中存在收集不及時，不完整等情形，在歸檔過程中也存在錯裝、漏裝的情況，嚴重影響了干部人事檔案的質量。

1.3 干部人事檔案管理基礎設施建設滯后

隨著干部人事檔案專項審核工作的深入，檔案基礎設施建設顯得尤為重要，根據《條例》要求，組織人事部門及其干部人事檔案工作機構，應按照有關標準要求建立干部人事檔案庫房，加強庫房安全管理和技術防護，檔案數量較少的單位，也應當設置專用房間保管檔案。然而在專審過程中，我們發現不少單位檔案管理基礎設施較為落后，有些干脆采用“因地制宜”和“因陋就簡”的原則，單位檔案室設備陳舊甚至沒有專門的檔案室，干部人事檔案的儲存只是在辦公室放幾個鐵皮文件柜，檔案的存放條件根本達不到相應標準。這一定程度上影響了檔案工作者的工作積極性以及檔案管理工作的效率。加上干部人事檔案分類繁瑣，開展工作時由于空間和設備的受限，材料分類、裝訂等工作很容易出現錯誤，影響檔案質量。

1.4 干部人事檔案管理的信息化程度不高

干部人事檔案信息化管理的建設提倡已久，1991年頒布的《干部檔案工作條例》就將推廣運用現代化技術明確為干部檔案管理部門的職責，2010年1月，全國組織系統信息化建設工作座談會召開，要求全面推進干部檔案數字化建設，由此我國的干部人事檔案發展進入了信息化建設時期。②到了2015年，各級組織部門實現整網接入大組工網，基本建成黨員和干部的網上人才數據管理平臺，全國組織系統已經構筑起了主要業務的信息數據庫，初步實現了組織系統的信息化工作體系，但是推進檔案管理信息化的指導性意見沒有完全落實，很多單位各自為政，僅有少數單位實現了信息化管理。③隨著人事制度改革的不斷推進，傳統的干部人事檔案管理方式顯然已不能適應新形勢發展的需要，管理的信息化、科學化要求越來越高，但在專項審核過程中發現，當前干部人事檔案信息化管理水平仍然較低，大多數單位僅僅局限于傳統的手動管理模式，雖然利用計算機進行管理，可由于軟件開發跟不上，管理人員素質低，只是把個人信息、檔案目錄等錄入計算機，沒有很好利用現代化科技手段進行管理。有些小型基層單位，由于經費投入不夠，干部人事檔案的現代化管理根本沒有起步。另外，各部門都過分注重紙質材料的收集，從而忽視了與之配套的電子檔案，工作方式方法比較落后，查詢干部信息基本仍要靠翻閱紙質材料，花費了大量的時間和人力，不太適應新形勢下檔案管理的要求。

2 改進干部人事檔案管理的意見建議

如何進一步推進干部人事檔案工作的制度化、規范化、科學化建設，使干部人事檔案工作各項改革措施真正落到實處、見到實效，關系到干部人事檔案工作能否積極融入到黨委的核心工作中去，針對上文提出的干部人事檔案存在的問題，結合當前實際，提出如下意見建議以提高干部人事檔案的管理水平

2.1 加強干部人事檔案意識，轉變思想觀念

面對當前“從嚴管理干部檔案”的要求，要增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，要站在為黨的負責的戰略層面全面思考與分析干部人事檔案工作，切身體會到干部人事檔案的輔助和支持功能，為黨的領導干部管理提供更為優質的服務。④所以要明確干部人事檔案管理的指導路線，強化面向領導干部的培訓與普及，建立起科學的理念，明確領導干部的職責，切實履行對日常管理工作的戰略引導功能。⑤贏得領導對干部人事檔案管理工作的關注與認可，保證各項工作的順利開展。

2.2 要建立檔案的事前防范和形成檔案材料的長效機制

在專項審核中“補檔”現象非常嚴重，我們大部分只看到了檔案補交對提高干部人事檔案質量起到了積極作用，但忽視了其與檔案精神相違背。所以各級檔案部門要建立起檔案的事前防范工作機制，將檔案思想灌輸到每一位干部和檔案形成部門，督促及時歸檔，變事后補救為事前預防。

要做好干部人事檔案的長期管理，充分發揮干部人事檔案的作用，須從源頭入手，做好檔案的收集工作，建立形成檔案材料的長效機制。定期收集、定向收集、突擊收集、長期收集相結合，提高科學、合理、有效的檔案收集機制，加強與有關部門的聯系，讓檔案工作者主動作為，克服工作的盲目性和隨意性，加強檔案資料的真實性，規范收集過程，確保從源頭收集。⑥

2.3 要建設一支高素質檔案管理隊伍

要推動干部人事檔案工作的穩定發展，就離不開一支政治素質高、業務能力強、敬業奉獻的干部人事檔案管理隊伍。一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實的專業知識，而且需要豐富的工作經驗。一方面，在保證檔案管理人員工作長期穩定性的同時，要加強對他們的專業理論和工作能力培養，并組織相應人員參加組織建設和作風建設，強化全體人員對檔案工作的重視，充分發揮檔案管理人員的作用，積極推進各項工作。另一方面，要關心檔案管理人員的成長，幫助其解決工作中遇到的實際困難，讓他們能全心全意做好檔案管理工作，對工作表現突出的要給予表揚和嘉獎，提高他們的工作積極性。

2.4 要確保干部人事檔案工作正常開展的經費投入

各管檔單位應該安排專項經費，加強干部人事檔案管理硬件設施投入，根據《條例》要求做到閱檔場所、整理場所、辦公場所分開，加強庫房安全管理和技術防護，不斷改善過檔案的保管條件，最大限度地延長檔案壽命，并配備完善的辦公設備，提升辦公硬件需要和檔案管理環境，從而進一步夯實干部人事檔案工作基礎。

2.5 加強干部人事檔案信息化進程

檔案作為信息資源，能夠充分反映信息社會的價值，在信息化高速發展的今天，它對檔案管理提出了新的挑戰。干部人事檔案不能僅僅局限于傳統模式，要充分發揮干部人事檔案作為信息資源的作用，推動干部人事檔案信息化建設是順應時代發展的要求，是拓展干部人事檔案利用的現代化手段。近幾年，國家檔案局制定了數字檔案室的建設標準，在全國范圍內推進建設，可見，以數字化為基礎的干部人事檔案信息化管理模式，是干部人事檔案走向科學化的必然要求。⑦一方面，我們要加快檔案工作信息化的進程，建立完善的檔案信息平臺，促進信息化管理水平的提升，減少檔案管理人員的工作負擔。另一方面，要加強檔案管理者對先進的管理思想和技術的全面了解，并且積極采取科學的管理方式，進行各類信息化操作專業培訓，盡快建立一支專業的檔案信息化管理人才隊伍，以適應新時代檔案管理的需要。

3 結語

干部人事檔案管理工作是一項長期且艱巨的任務，我們既要從宏觀上把握并服務好黨的核心工作，又要從微觀上抓好具體實踐，通過一系列的舉措，不斷提升當前干部人事檔案管理水平。

注釋

①王雙雙：《干部人事檔案制度改革研究》，安徽大學公共管理碩士學位論文，2016年。

②王雙雙：《干部人事檔案制度改革研究》，安徽大學公共管理碩士學位論文，2016年。

③王毓靈：《干部人事檔案轉型研究》，中共上海市委黨校MPA碩士學位論文，2018年。

④李竹溪：《干部人事檔案管理問題及對策研究—以河南省為例》，鄭州大學公共管理專業碩士論文2018年。

⑤李純：《當前干部管理工作存在的問題及對策》，《黑龍江史志》，2015年第13期。

⑥韓曉偉：《數字化干部人事檔案管理系統設計》，山東大學碩士論文，2008年。

⑦馬琳：《干部檔案信息化管理模式構建研究》，大連理工大學碩士論文，2017年。

參考文獻

[1]張珠云.淺談加強人事檔案管理的對策[J].科技創新與應用，2012/10（27）：321.

[2]鄒麗.淺談人事檔案管理工作中存在問題及對策[J].工作指導，2017/12（24）：159.

[3]高媛.事業單位人事檔案管理的特點與問題探討[J].經濟管理，2017（22）：85.

[4]王悅、羅振.人事檔案管理的重要性及優化的幾點建議[J].綜合論述，2017/12（35）：365-366.

作者簡介

陳曄，女，2006年9月參加工作，復旦大學公共管理專業碩士，杭州市江干區檢察事務保障中心館員，現任職于杭州市江干區人民檢察院政治部，從事組織人事工作。