如何做好城鄉(xiāng)檔案管理工作

胡愛蘭

摘 要：近些年，國家政府非常重視城鄉(xiāng)一體化事業(yè)發(fā)展，城鄉(xiāng)檔案管理作為重要部分，管理的具體內(nèi)容是對(duì)城市建設(shè)過程的相關(guān)文件和圖紙進(jìn)行管理，具有一定的保護(hù)和借鑒價(jià)值，提高城鄉(xiāng)檔案管理的效率。城市規(guī)劃在城鎮(zhèn)規(guī)劃推廣中發(fā)揮著重要作用。城鄉(xiāng)檔案管理存在的問題不僅為城市經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展提供了有價(jià)值的歷史信息，也為未來城市規(guī)劃建設(shè)提供了參考價(jià)值和重要應(yīng)用。城鄉(xiāng)檔案管理工作側(cè)重于規(guī)劃檔案管理的原則和科學(xué)方法，服務(wù)于城市規(guī)劃和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)，通信技術(shù)和通信技術(shù)的共同應(yīng)用。通信和GIS技術(shù)，可以更好地服務(wù)于數(shù)字城市建設(shè)和城市規(guī)劃。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)檔案;管理;建議

國家從中國特色社會(huì)主義事業(yè)總體布局出發(fā)，對(duì)解決新形勢(shì)下的“三農(nóng)”問題作出了重要部署，一方面，城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程的加快，使檔案工作也面臨著巨大的考驗(yàn);另一方面，檔案工作者在加強(qiáng)資料搜集和整理工作上，也需要進(jìn)行新的轉(zhuǎn)變。如何加快推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案一體化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)城市文明通過檔案工作逐步向農(nóng)村擴(kuò)散普及，使農(nóng)村居民享受到城市的現(xiàn)代文明和檔案的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案部門面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求。

1 城鄉(xiāng)檔案管理存在的問題

1.1 缺乏健全的管理機(jī)制

為了提高城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理的質(zhì)量和效率，必須有健全的管理及生產(chǎn)支持。但從目前來看，管理層在這方面做得還不夠。政府部門雖然進(jìn)行了調(diào)整和規(guī)劃，精簡了機(jī)構(gòu)，整合了資源，但受傳統(tǒng)體制環(huán)境的影響，管理部門大多采用自行制定管理章程的方式，導(dǎo)致管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)域間信息共享困難，制 約了管理效率的提高，影響了管理質(zhì)量。

1.2 沒有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

城市規(guī)劃檔案管理的有序發(fā)展要求管理者充分發(fā)揮其積極作用。城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案內(nèi)容涉及面廣，內(nèi)容瑣碎，要求管理人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要有檔案管理意識(shí)。但從目前的情況看，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，技術(shù)難度較大，影響了管理效果。一些管理者對(duì)檔案的收集、整理和歸檔不熟悉，對(duì)電子檔案錄入方法研究不夠?qū)I(yè)，制約了管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2 做好城鄉(xiāng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施硬件管理

基礎(chǔ)硬件設(shè)施的正常運(yùn)作，是實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的基本因素，檔案信息交換、檔案資源共享是動(dòng)態(tài)管理的重要程序，將網(wǎng)絡(luò)作為媒介，從而將信息資源系統(tǒng)進(jìn)行建立。而審批檔案動(dòng)態(tài)管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定與歸檔，并實(shí)施監(jiān)督管理，促使審批檔案信息能夠更加完整與規(guī)范。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，來對(duì)審批檔案進(jìn)行整理與儲(chǔ)存。另外，在動(dòng)態(tài)管理中，還需要將數(shù)據(jù)打印設(shè)備、數(shù)據(jù)掃描儀等硬件設(shè)備進(jìn)行應(yīng)用，從而為城鄉(xiāng)規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，對(duì)于審批的控制還需要加強(qiáng)，多數(shù)城鄉(xiāng)規(guī)劃項(xiàng)目在申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，需要通過收件窗口，在此期間，便會(huì)生成條形碼，這樣不僅能夠?qū)n案內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行反映，同樣也能方便追蹤，更加利于動(dòng)態(tài)管理。

2.2 制定完善管理制度，強(qiáng)化工作人員的法律意識(shí)

要確保檔案工作持續(xù)穩(wěn)定的開展，就要參考《檔案法》相關(guān)規(guī)定制度，強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，要按照規(guī)定歸檔最低生活保障相關(guān)資料，根據(jù)相關(guān)規(guī)定制度進(jìn)行工作，建立與完善文件材料歸檔、檔案保管、檔案查閱利用、檔案資料保密、檔案鑒定銷毀、檔案設(shè)備維護(hù)使用和重大活動(dòng)檔案登記等方面的相關(guān)制度，來助力檔案管理保護(hù)工作的開展，要系統(tǒng)化、規(guī)范化從收集到利用的工作流程。嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，確保檔案工作做到有序推進(jìn)、有法可依、有據(jù)可尋。

2.3 數(shù)字化采集與建立在線數(shù)據(jù)庫

通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)聲像檔案的采集與轉(zhuǎn)錄。通常來講，在對(duì)圖片類檔案進(jìn)行采集過程中，可通過運(yùn)用掃描儀將檔案中的圖片信息掃描至電腦中，并對(duì)信息資料進(jìn)行相應(yīng)的編碼，從而完成數(shù)字化聲像檔案的存儲(chǔ)工作。與此同時(shí)，對(duì)于數(shù)碼膠片形式的聲像檔案來說，其同樣可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)從網(wǎng)上將資料下載至計(jì)算機(jī)中，隨后對(duì)其進(jìn)行分類編號(hào)，從而完成數(shù)碼膠片類聲像檔案的數(shù)字化采集工作。因此，除了管理與保存是數(shù)字化采集的優(yōu)點(diǎn)外，其同樣可以顯著提升資料的應(yīng)用價(jià)值。信息資源共享有助于提升聲像檔案資料的利用價(jià)值與服務(wù)價(jià)值。因此，在線數(shù)據(jù)庫的建立對(duì)于提升新時(shí)代聲像檔案管理的水平有著關(guān)鍵意義。其中，為了可以快速檢索相關(guān)聲像檔案，需要對(duì)其按照?qǐng)D片、視頻以及音頻等形式進(jìn)行詳細(xì)的分類。

2.4 檔案管理信息化

檔案信息管理是指以檔案實(shí)體存儲(chǔ)為中心，將文檔管理模式轉(zhuǎn)化為信息社會(huì)服務(wù)。文件實(shí)體的分類，分析，提取和處理提高了文件管理的效率。與傳統(tǒng)文件相比，電子文件的保存，修改和研究更加方便，這些文件可以通過Internet快速傳播，提高文件管理效率，降低文件管理成本。城市規(guī)劃和城市規(guī)劃的計(jì)算機(jī)化管理必須遵循城鄉(xiāng)發(fā)展服務(wù)的發(fā)展戰(zhàn)略，根據(jù)分析的特點(diǎn)和城鄉(xiāng)發(fā)展的科學(xué)研究和示范的發(fā)展目標(biāo)，制定文件和檔案管理，中長期和短期管理的實(shí)用計(jì)劃，建立了網(wǎng)絡(luò)管理模式清理城市規(guī)劃和城市規(guī)劃計(jì)算機(jī)檔案的和諧發(fā)展。此外，必須注意系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的影響。還應(yīng)注意該系統(tǒng)對(duì)城市和城市發(fā)展信息服務(wù)目標(biāo)的支持。該方法應(yīng)側(cè)重于系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，以擴(kuò)展未來的開發(fā)空間。城市化和城市化檔案作為單位的歷史檔案，是該單位的寶貴信息。為實(shí)現(xiàn)集中化管理，保證城市規(guī)劃和城市規(guī)劃文件的完整性和制度，充分發(fā)揮其在建設(shè)中的重要作用。城市規(guī)劃和城市規(guī)劃的數(shù)字化管理是城市化和社會(huì)發(fā)展的必然要求。統(tǒng)一規(guī)劃和城市規(guī)劃注重檔案管理，結(jié)合數(shù)字檔案管理總體規(guī)劃，建立自己的網(wǎng)站信息和農(nóng)村城鎮(zhèn)化發(fā)展，電腦化信息化和城市化發(fā)展，提高檔案管理人員素質(zhì)水平，提高生產(chǎn)力和適應(yīng)時(shí)代。今天的社會(huì)正在進(jìn)入技術(shù)革命的新時(shí)代。這些新技術(shù)在生產(chǎn)和社會(huì)中的廣泛應(yīng)用不可避免地意味著社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍和社會(huì)生活的深刻變化，特別是在計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用方面。

3 結(jié)語

總之，為了更好地為檔案使用者服務(wù)，為社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)，我們不僅要從檔案部門的角度探討檔案利用問題，還要從使用者的角度研究做好檔案利用工作的方法，以促進(jìn)整個(gè)檔案工作，包括檔案利用工作的開展和進(jìn)步。

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