事業單位檔案管理創新路徑之我見

荀海蘭

摘 要：事業單位的檔案管理工作在單位的行政管理中有著舉足輕重的作用，檔案管理的方式是否科學是否合理，都會對其單位甚至是社會的發展產生影響。文章就當前社會檔案管理創新現狀來分析如今的事業單位檔案管理方面的缺陷，并對新形勢下事業單位檔案管理創新方式方法進行深入研究，以期望為新時代的檔案管理創新之路提出建設性意見與建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新

隨著時代的發展，在大時代的數據之下，事業單位無論是在管理方式還是經營模式上都進行了較為全面且快速的發展。在這種情況下，單位對檔案管理的相關工作也會提出更高的要求。與此同時檔案管理中因各種因素而出現的問題和缺陷也會很快的顯露出來。為了解決此類問題，我們則需要更加深入的了解根源所在，并積極的探索檔案管理創新路徑創新模式，以確保事業單位檔案管理工作更加高效。

1 當前事業單位檔案管理中出現的問題

1）單位對檔案管理的忽視。檔案管理作為一種掌握信息資源的體系，為其計劃制訂、制度改革都可以起到借鑒甚至是決策的作用。但是大部分的事業單位對其檔案管理工作都是相對不夠重視的。（1）上層管理部門的忽視。絕大部分的上層決策管理部門對檔案的忽視、對檔案管理的忽視實際上是問題的較大來源。他們致力于業務能力和出產效率上，把前一階段所完成的工作資料、總結等草草整理，為檔案管理方的工作工作人員增添了多余的負擔。以及資金分配不勻導致對檔案管理部門投入的金錢及人力過于緊張，使檔案管理創新“心有余而力不足”[1]。（2）檔案管理執行部門的忽視。檔案整理部門對人員的管理松散化，不正規化。甚至部分的檔案管理人員都還是兼職人員。其素質與能力的低下、工作熱情低下、對自我工作的認知不足等等都無法保證檔案管理工作的質量。導致單位的管理效率大幅度的降低[1]。

2）檔案管理形式與思想的陳舊。（1）在形式上的陳舊。檔案管理的重要性雖然引起了部分事業單位的重視，但是其沿用的方法還是老舊的管理方法，即運用傳統的紙質化文檔資料進行存儲，把檔案按照相應的順序人工的進行標記放置于相應的地點。這種方式是相對陳舊與老套，他有很多的缺陷，例如由于環境問題使紙質資料潮濕發霉從而導致無法辨認其中的內容，或由于蚊蟲鼠類的咬食使紙質書籍破損從而無法辨認，亦或是檔案管理人員的更換等導致找尋資料難度的加大查閱困難等。陳舊的管理形式面臨的最大的問題就是與之相對應的較大的不確定性。（2）在思想上的陳舊。當下的單位的各個部門還是有著保守老套的思維方式，認為檔案的管理與自己無關，與本部門無關，片面的認為這只是檔案管理的工作。是一種“固步自封，各自為政”的老舊思想，可問題點在于如果每個人都以此為基礎進行檔案的管理工作，那么在未來的某一天需要從檔案管理部門處進行相應查詢或使用的時候就會出現需要到另一個甚至更多的部門折返查詢等繁瑣復雜的情況。

1.3 檔案管理不規范

檔案工作的分類、編定、歸檔與清理保存等工作是否能按照相關規范進行嚴格的執行是問題的根本所在。由于相應的制度較少，明文規定的匱乏導致在整理檔案期間就會出現較大的困難，使整個工作的開展難度加大，無法在第一時間內進行快速的歸檔與入庫。部分檔案甚至在歸檔后都還處在不規范的狀態。在這種情況下給日后事業單位查閱使用檔案帶來了極大的麻煩。

2 當前事業單位創新必要性

1）“互聯網+”等的數字化時代到來。在當今生活中數字化與互聯網化已經隨時隨地的滲透進了我們的生活，無論商業還是科技教育，無論是學習還是消費娛樂。我們都可以在手機或是電腦等電子設備中快速解決。傳統的紙質媒介也在慢慢走向時代的邊緣。“互聯網”的到來充分證明了電子科技的先進存儲管理方式勢必會給傳統的老式檔案管理方式帶來前所未有的沖擊。

2）事業單位體制內的改革。隨著時代的發展，事業單位體制內改革已是大勢所趨。因此它必須要去查閱該單位曾經的工作總結、工作報告等相關資料。面對在需要龐大的單位數據的情況下，傳統的檔案管理必然不能夠滿足當前的現狀，唯有創新才能夠推進事業單位的改革。

3）傳統檔案管理的根本問題。傳統檔案管理無論是模式還是實行方法歸根到底都存在一個嚴重問題，那就是其效率過于低下。在傳統的檔案管理中，管理人員需要定期的對檔案資料進行保養與維護，隨著時間的推移越來越多的報告檔案進入檔案室，保養與維護的大量化、檔案整理的復雜化無疑都是使其效率低下的表現。在如今快節奏的時代之下，如此效率的管理模式顯然已經不能再跟隨當前社會的腳步在發展了，只有摒棄這種傳統的管理模式管理方法才能夠推進其效率，使其順應當前的需要[2]。

3 檔案管理創新路徑建議

1）制定更加細致的規劃。無論是以信息化大時代為基礎還是沿用曾經的以傳統紙質為媒介的管理模式，都應該以更加細化的規范去制約著檔案管理員們的行為標準，在更加細致的規范下才能夠做到更加準確的整理，完全減少在檔案管理中存在的復雜化、困難化的缺陷，才能更加井然有序的完成工作。

2）以互聯網為基礎建立信息化的檔案管理模式。在互聯網為時代契機發展的社會中，信息大爆炸所帶來的檔案管理壓力已經使很多的企業、事業部門愈發明白了做好資料的整合是多么的重要。在如今的大環境下，以技術研發為主，把檔案的存儲管理與現今的科學技術相結合，建立全方位、多元化的大數據整合管理模式。形成“互聯網+檔案管理”的新興管理模式。采取大數據查詢技術、云監控管理技術等明確各個部門職責，使檔案工作整體呈現標準化、細致化、規模化的發展。在大數據技術之下，事業單位可快速的根據檔案中廣泛收集的信息做出相應的決策，大大提升了工作效率，同時數字化的整理，當中極其嚴密的程序也大大的提高了事業單位的管理效率，優質了查詢方式，同時這種使用方法的便捷也相對減少了管理人員的工作時間，降低了工作人員整理查詢的強度。大數據方法同時也能讓我們挖掘到檔案中的更大價值，我們可以尋找更加久遠乃至傳統檔案無法續存的資料;分析其中的利弊得失總結經驗，汲取教訓[3]。

3）加強事業單位工作人員的檔案管理意識。對于當前事業單位工作人員檔案管理意識不強的情況下，必須進行創新加強事業單位工作人員的檔案管理意識。在這種情況下首先需要進行相應的培訓：設立檔案管理培訓崗，全方位學習檔案管理知識，為未來的工作奠定良好的基礎。同時提高事業單位工作人員對檔案管理重要性的認識，確保所有進行工作的人員擁有正確的檔案管理認知，熟悉相應的操作。事業單位要保持良好的工作氛圍，保持工作活力，不能“固步自封”也不能“事不關己高高掛起”，要進行良好的溝通虛心學習別人的長處。確保事業單位在有活力的環境中良性循環發展。

4）加強檔案數據互動化。檔案大部分是作為個體獨立的信息進行單項傳播查詢的，這就使每個檔案信息缺少互通性;如果把每個檔案都互相聯結，那么就增強了資料多向發展的可能。為工作人員提供了更加多元化的研究方向的同時也有利于事業單位的信息過濾與選擇。

4 結語

總而言之，以傳統的紙質為媒介的檔案管理已經不再適用于當下互聯網、數字信息化的時代，取之而來的是以高新技術為基礎支撐，以“互聯網+”為新興的檔案管理模式。所以，對于事業單位的檔案管理創新路徑，我們應該在確保為其內部改革而提升效率的基礎上，順應當前時代發展的洪流，建立起屬于自己的適用于自己的科學合理的檔案管理創新路徑。

參考文獻

[1]李紅紅.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革[J].辦公室業務，2019，（24）：149-149.

[2]張撐柱.事業單位財務檔案管理創新模式研究[J].辦公室業務，2020，（1）：107-107.

[3]許秀娟.大數據對檔案管理工作影響與對策[J].辦公室業務，2018，（4）.