論新形勢下檔案管理數據化轉型

吳錦秀

摘 要：檔案數據化是指檔案部門以用戶需求為導向，將檔案資源轉換為可供閱讀、分析和處理的檔案數據資源的過程。新形勢下，中石化地球物理檔案部門從傳統單一的檔案管理轉型為檔案數據化管理是檔案管理工作發展的主要方向。本文將探討檔案數據化管理的積極意義、目前地球物理相關檔案數據化管理存在的問題，最后給出自己的建議，為地球物理公司檔案管理的數據化轉型提供參考。

關鍵詞：檔案管理;數據化;地球物理公司

1 研究背景

信息技術飛速發展的新形勢下，傳統檔案管理已不能夠滿足油田勘探開發等精細管理[1]。地球物理公司要想跟上時代發展步伐，提高行業競爭實力，就要積極運用新技術。作為國家治理能力轉型的一部分，公司要結合自身實際做好檔案管理數據化轉型，提高企業管理水平與其他行業資源共享利用價值，增強企業的社會與經濟效益。

2 推進檔案管理數據化轉型面臨的困難

2.1 對檔案數據化認識不足

公司檔案管理從無到有、從紙質檔案的管理到數字化檔案的管理，經歷了一個漫長的過程[2]。針對新形勢新技術引發的檔案數據化管理問題，目前管理人員對其認識明顯存在不足。對數據化的研究不全面、不完整，對整體性技術環境缺乏總體的認知與判斷，思考不深入。這是多方面的原因。首先，從國家層面來講，并沒有明確檔案數據化的概念，也沒有提出具體行動計劃，尚未建立健全檔案數據化管理機制，因此公司缺乏具體行動規劃。長期以來，地球物理公司人力資源的重點都放在野外施工、勘探采集、科研技術發展等方面，缺乏足夠的檔案管理人才。大多數檔案管理人員未經過長期系統培訓，對檔案價值利用認識不深刻。檔案管理人員信息素養不高，管理隊伍水平不一，對檔案數據化沒有給予足夠的重視，數據敏銳程度不夠，導致檔案管理嚴重邊緣化，嚴重影響檔案數據化管理轉型的進程。

2.2 技術水平不高

當前，勘探部門對于檔案數據化管理仍停留在表層階段[3]。作為數字化的新階段，檔案的數據化管理為檔案資源發揮更大價值做出貢獻。但由于數據化技術的水平有限，無法對檔案資源進行更深層次的分析處理，檔案的數據化發展緩慢。雖然紙質檔案已經有一套較為熟練的管理系統，但其僅實現對檔案進行目錄檢索、全文檢索，很多隱藏在檔案資源中的深層次關聯關系及知識并沒有得到呈現，檔案數據的關聯性沒有得到充分挖掘。據了解，很多企業在檔案管理向數字化邁進初期投入大量資金購買信息化設備，但缺乏后續設備維修保養與持續投入，導致設備硬件損壞沒有及時更換，軟件老化沒有及時更新。目前檔案數據化管理處于基礎性開發階段，而勘探單位又缺乏具備計算機等專業背景的檔案管理人才，因此公司檔案在數據分析、數據挖掘等方面發展十分緩慢。

2.3 開放利用角度的沖突

檔案管理數據化轉型，檔案服務理念也隨之發生變化，由館藏為中心向用戶為中心進行轉變。一方面，檔案館將更加關注用戶行為，另一方面，檔案館將根據用戶利用需求信息，加強館藏檔案資源建

設[3]。這一轉變其實是以大而全的檔案資源數據作為支撐。在檔案的開放共享利用過程中，檔案資源不可避免地面臨安全性問題。且不說如此多的檔案資源是否分散在不同檔案系統之中，即使是存儲在同一數據庫里，我們也要思考檔案開放共享限度問題：此數據庫是否存有不能予以開放共享的檔案？此外，機關科室、勘探項目組等是否擁有自己的使用權限？雖然方便實時錄入數據與查閱檔案，但在使用檔案過程中，過多部門擁有檔案使用權使得檔案資源面臨安全性問題，尤其是檔案電子化、數據化后，信息資源更容易泄露。

3 推進檔案數據化轉型的建議

3.1 養成數據意識

大數據不僅帶來工具技術的更新，還有思維層面的轉變。公司檔案的管理不應將管理對象單一化，僅局限于傳統檔案實體、檔案數據，還要將眼光放開，關注檔案實時新數據。要克服對紙質檔案盲目的依賴以及對電子檔案的不信任。公司檔案部門要提高檔案的利用效率和服務質量，必須借助一系列數字化信息載體。對于檔案管理人員來說，要有敏銳的數據意識。要意識到檔案除內容數據、結構數據等以外，還有其他廣大檔案數據;檔案內容不僅具有憑證價值和技術情報價值，還有其他重要價值，例如科技檔案還具有第一價值和第二價值等。走出傳統的狹隘思維層面，對檔案數據的關聯性等要給予充分重視，養成良好的數據意識，培養“全數據”的思維，更好地進行檔案數據化管理工作。

3.2 提高數據化技術

“數字化”單純是把傳統紙質檔案轉變成計算機可讀的、用0和1表示的二進制數據，將檔案信息轉換而進行存儲，這種轉化實際上并沒有增加檔案本身的價值，只是優化了檔案使用方式。而“數據化”在“數字化”基礎之上，將數字態檔案轉變為數據態檔案，運用語音識別（ASR）技術、格式轉換技術等等把大量存量檔案和新產生的音視頻檔案、網頁數據等增量檔案轉化為可供計算機和用戶使用、分析的結構化數據，并建立目錄數據庫等，從而便于檔案的共享利用。

3.3 頂層設計

在英國、美國、澳大利亞等檔案管理數據化技術比較先進的國家，檔案部門的數據化都是先從國家制定戰略計劃，再從上而下步步推進，國家的具體行動計劃、布局路線等都是檔案部門推進數據化的強有力保障。我國檔案體系龐大，并且我國基本采用先試點在全國范圍推廣的模式。要想盡快推進新形勢下檔案數據化轉型，政策層面可以制定針對性的、操作性強的檔案管理制度;法律層面要制定關于檔案數據安全的相關法律法規;國家層面可以給予積極引導，在調查分析各單位所藏檔案類型、數量、載體形態等基礎之上，協助檔案工作人員等專業人士構建檔案數據管理協同機構。對于新形勢下檔案數據化轉型所需的財力物力以及人才的培養也需要國家層面予以大力支持，讓檔案數據化管理圍繞油田建設需要展開。

3.4 引進數據管理人才

地球物理檔案部門掌握勘探單位工作所需的大量信息資源，蘊含豐富的數據價值。檔案部門一方面要加強檔案管理人員的繼續教育，有針對性地開展講座培訓，提高管理人員的專業度;另一方面也要引進掌握計算機科學等專業知識、適應信息科學與檔案管理對接的數據管理人才。檔案管理人才的引進不僅對檔案管理數據化轉型帶來促進，同時也會給檔案信息資源共享利用帶來改變，充分發揮檔案的價值。例如馮惠玲教授主持實施的“北京記憶——北京文化資源大型數字平臺”項目，在一批計算機專業人才努力下，將檔案與科技充分結合，建立了“北京記憶”網站來向人們展示北京的歷史、建筑等，具有良好的效果。新形勢給公司的檔案管理提出更高要求。企業要建立高素質高水平的管理隊伍，提高檔案的管理質量與利用效率。

4 結語

檔案數據化管理有助于挖掘檔案信息資源的深層次價值，改變檔案部門給人們留下的固有刻板形象，將檔案被動的服務方式變為主動，推進檔案工作向數據驅動轉型，提高檔案信息資源的共享利用效率。總的來說，檔案管理數據化轉型是一項長期任務，不能急于求成。要科學規劃，逐步推進，充分挖掘檔案資源價值，不斷提高檔案信息資源的利用效率，最大限度實現檔案資源共享，為石油勘探的改革發展做出積極貢獻。

參考文獻

[1]陳水湖.試論大數據環境下的檔案“數據化”管理[J].機電兵船檔案，2018（02）：69-72.

[2]陳雪燕，于英香.從檔案管理走向檔案數據管理：大數據時代下的檔案管理范式轉型[J].山西檔案，2019（05）：24-32.

[3]金波，晏秦.數據管理與檔案信息服務創新[J].檔案學研究，2017（06）：99-104.