智能化發展在高中檔案管理中的應用分析

付祥文

摘 要：檔案管理工作作為學校常規管理工作的重要內容，要求管理人員應該嚴格按照學校檔案管理制度內容及要求，從多個方面針對檔案管理工作內容進行統籌規劃與合理部署，為學校常規管理工作的深化發展奠定良好基礎。目前，隨著智能化技術的不斷發展，促使學校檔案管理工作無論是在理念，還是方式上均發生明顯改變。針對此，本文主要以高中檔案管理為研究對象，針對智能化發展在高中檔案管理中的應用實踐問題進行研究與分析，以供參考。

關鍵詞：智能化發展;高中檔案管理;信息化技術

客觀來講，高中檔案管理工作不僅是學校管理與教育等工作的記錄內容，同時也是全校教職工工作成績的重要見證，基本上可以視為學校常規管理工作的重要組成內容。鑒于檔案管理工作的重要性，建議管理人員應該肩負起自身的管理重責，嚴格恪守自身的管理行為，針對當前檔案管理工作存在的薄弱問題進行積極解決，確保檔案管理效果得以達到預期。近些年來，為扎實推進高中檔案管理工作的順利開展，學校方面主張應用智能化技術方式，實現對檔案內容的信息化管理，在確保檔案信息數據安全的同時，提高檔案管理工作效率。

1 高中檔案管理工作中存在的缺陷問題分析

1.1 人員管理意識匱乏，管理效率滯后

結合以往的工作經驗來看，檔案管理工作普遍存在人員管理意識匱乏、管理效率滯后的問題。究其原因，主要是因為學校方面并未針對檔案管理工作提出戰略部署規劃，導致管理人員對于檔案管理工作缺乏高度重視，在各項工作的執行期間，都以草草了事的態度進行管理[1]。長期以往，這種工作狀態將會對工作效率與質量產生不利影響。如果不加以及時解決，不利于高中各項管理工作的順利開展。除此之外，部分檔案管理人員在計算機操作能力方面存在不足問題，在檔案管理操作方面可能會受到人為操作失誤的影響，而出現檔案數據丟失、遺漏等問題。

1.2 檔案數據保密性不高，保障體系薄弱

以往的高中檔案管理工作都是以人為手動操作為主，在信息錄入水平方面表現較低。這些年來，隨著計算機設備與相關技術的廣泛應用，學校檔案管理人員通過運用計算機設備與相關技術，初步解決了以往人為主動操作效率低的問題。但是由于部分管理人員職業素質偏低，在計算機操作能力方面只能滿足基本管理要求，缺乏健全、完善的安全保障體系作為支撐，導致部分重要檔案信息可能存在泄漏風險。

1.3 管理方式創新程度不高，管理質量亟待加強

結合當前發展情況來看，部分高中檔案管理方式并未完全按照智能化技術要求進行規范化管理，如無法在短時間內實現對檔案信息的統一化查詢或者相關管理，在工作效率與管理質量方面表現偏低，難以與智能化時代接軌[2]。再加上部分管理人員在管理方式方面主要以傳統管理方式為主，或者未完全掌握智能化技術內容，進一步加劇了管理質量的不足性。針對此，建議檔案管理人員應該迎合智能化發展背景，重點針對高中檔案管理工作進行創新與優化，從根本上推動高中檔案管理工作的順利開展。

2 高中檔案智能化管理的應用實踐分析

為全面推動高中檔案管理工作的有序開展，學校方面主張應用智能化管理技術實現對檔案管理內容的創新優化處理，盡可能地在深化檔案管理質量的同時，提高檔案管理效率。以下是本人結合相關經驗，針對高中檔案智能化管理的應用實踐問題提出幾點建議，以供參考。

2.1 樹立正確的檔案管理意識，扎實推進檔案管理工作進程

針對當前人員檔案管理意識匱乏的問題，建議學校領導人員應該發揮出自身的主體作用，從多個方面針對檔案管理工作內容進行統籌規劃與合理部署。如可以積極利用學校校務公開欄宣傳有關檔案管理方面的知識，讓全體教職工人員可以深化個人對檔案管理工作的理念意識，盡可能的實現人人重視檔案、積極主動收集檔案資料的目標要求。與此同時，學校方面應該立足于當前檔案管理現狀，明確當前檔案管理工作存在的重難點問題[3]。

待明確與掌握好重難點問題之后，建議學校方面應該成立檔案工作領導小組，目的在于全面加強對檔案管理工作的實踐力度，確保檔案管理工作內容可以落到實處。除此之外，檔案管理人員自身應該確立正確的檔案管理意識，明確自身的工作重責與主要內容，扎實推進檔案管理工作進程，確保檔案管理工作目標得以順利實現。

2.2 規范學校檔案管理工作內容，做好原始資料的保存工作

對于當前學校檔案管理工作效率偏低的問題，建議管理人員應該樹立起規范化、合理化的工作意識，重點針對當前檔案管理工作存在的不足問題進行及時解決。其中，在原始資料的保存工作方面，建議檔案管理人員應該針對原始檔案資料的類型進行劃分與管理。一般來說，原始資料主要以獎狀、榮譽證書、獎牌等為主。這些資料往往是利用效率高且不容易處理的資料內容，因此在處理過程中，建議檔案管理人員應該借助計算機設備，構建不同類別的文件夾。

利用掃描儀設備對相關原始資料進行掃描處理，并將掃描后的材料放存入到相對應的文件夾當中。其中，屬于個人的獎狀應該由本人妥善保存，只將復印件存放到學校檔案室即可。而像集體的獎牌或者獎杯等，必須放在檔案室里進行妥善保管。通過規范學校檔案管理工作內容，檔案管理工作質量與效率基本上可以得到進一步深化，利于促進檔案管理工作的規范化發展[4]。

2.3 積極借助信息化技術，實現對檔案資料的優化管理

針對當前管理方式創新程度不高的問題，建議檔案管理人員應該積極借助信息化技術，實現對檔案資料的優化管理。管理過程中，管理人員應該構建科學、合理的檔案標準化機制。通過規范檔案系統，確保檔案信息工作得以順利推動。與此同時，學校方面應該合理配置與利用檔案資源，盡可能地為各部門工作以及個人提供良好的檔案服務體驗，規避以往因個人操作能力不高而對檔案管理工作造成滯后影響。除此之外，檔案管理人員應該迎合時代發展趨勢，及時更新與改善檔案管理技術內容，從根本上推動檔案管理工作的順利開展。

2.4 重點抓好檔案安全管理建設，構建良好的安全防護體系

為規避以往檔案數據泄露或者丟失等問題，建議檔案管理人員應該積極利用智能化技術實現對檔案工作的安全化管理。管理期間，檔案管理人員應該勇于承擔起自身的管理動作，利用智能化技術構建良好的安全防護體系。重點針對電子檔案文件進行定期管理，防止文件資料出現丟失或者遺漏的問題。與此同時，為確保內部檔案信息資料不被泄露，同時確保外部人員無法獲取內部資料信息，建議檔案管理人員可以利用安全保密技術，如數字證書，加強對檔案工作的安全防護管理。

3 結論

總而言之，在智能化發展技術的助推作用下，高中檔案管理工作勢必會得到進一步深化與加強。鑒于智能化發展技術的重要性，建議檔案管理人員應該嚴格按照智能化發展技術原則及趨勢，做好學校內部的檔案管理體系的建設工作，盡可能地從多個方面針對檔案管理內容進行統籌規劃與合理部署，力求可以將各項建設工作準確貫徹與落實到實際工作當中。相信通過全體人員的不斷努力，高中檔案管理工作勢必會迎來進一步發展，讓我們拭目以待！

參考文獻

[1]王美言.智能化發展在高中檔案管理中的應用[J].科技資訊，2018，16（12）：148+154.

[2]徐愛玲.智能化發展在高中檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016（18）：187+178.

[3]畢大鵬.高校檔案管理中物聯網技術應用的必要性[J].電子技術與軟件工程，2016（19）：20.

[4]單鵬斌.新時期學校檔案管理規范化創新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（06）：253-254.