大數據時代學校電子檔案管理創新研究

劉如龍

摘 要：當前我國經濟發展進程較為迅猛，信息技術也有了長足的進步，在這樣的背景之下大數據技術給各行各業提供了較大的便利，學校電子檔案管理工作也不例外。應用大數據技術能夠讓學校電子答案管理工作顯得更為高效，但與此同時也暴露出了不規范管理制度、管理人才缺乏以及管理安全風險這類問題。基于此，本文分析了大數據時代檔案管理的基本特征，明確了學校電子檔案管理工作所面臨的挑戰，闡述了創新學校電子檔案管理工作的價值，最后給出了大數據時代下學校電子檔案管理的創新路徑。

關鍵詞：大數據;電子檔案管理;創新

學校檔案管理主要是指將學校招生教學、科學研究、基礎建設、日常管理、黨政管理、對外交流以及服務社會這類工作中的相關數據進行良好的記錄與保存，具備較為重大的價值與意義。當前已經步入大數據時代，關于學校檔案的相關利用服務需求越來越多，利用方式也更為豐富，這就使得傳統的學校檔案管理模式不能夠充分滿足這類需求，需要創新管理模式、轉變管理機制，從而讓學校檔案中的數據作用得到充分的發揮。

1 大數據時代檔案管理的基本特征

第一，有著較大的信息量。伴隨著互聯網技術以及新型檔案管理軟件的推廣與普及，學校檔案管理工作在采集數據信息方面較為便捷，這樣不僅能獲取大量的信息資源，降低了檔案管理難度;第二，數據具備一定的多樣性。不同于傳統檔案管理模式，大數據時代檔案管理信息工作主要基于信息、數據、圖文以及視頻資源，通過大數據技術能夠讓檔案管理變得更為高效化、立體化以及電子化。

2 大數據時代學校電子檔案管理所面臨的挑戰

當前，我國各大中小學管理教學工作中往往會出現數量眾多的電子文件，大部分中小學并未采取規范的檔案管理模式，匱乏具備較高專業素質的檔案管理人員，加之針對電子檔案管理所采取的方式相對滯后，使得電子檔案信息無法及時完成保存、共享。故而在大數據時代下，學校電子檔案管理面臨著以下幾個方面的挑戰：第一，信息數量不斷提升，讓學校檔案管理工作規范化有了更高的要求，當前檔案管理工作顯得尤為繁重，相關檔案管理人員不但要進行基礎的檔案管理工作，還要核對與整理檔案準確程度，大幅提升了工作量。第二，當前我國針對電子檔案管理的相關標準規范相對不完整。電子檔案管理以及傳統檔案管理二者之間在本質方面并無太大的差別，都是整合與儲存相關檔案信息以及文件信息，我國檔案局曾頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，對電子檔案的相關管理制度進行了明確，但這一標準僅僅適用于相關事業單位，在學校層面依舊缺乏統一的電子檔案管理標準，這樣一來就會導致學校相關檔案管理人員根據自身的經驗來完成檔案的歸類及整理工作，很容易產生檔案信息的遺漏。

3 創新學校電子檔案管理工作的價值

3.1 適應大數據時代需要

當前互聯網得到了廣泛的應用與普及，計算機能夠給電子檔案管理工作做出技術層面的支持，通過大數據檔案管理能夠讓檔案管理的步驟得以簡化，提升檔案管理的工作效率，確保其安全性，完成無紙化以及電子化辦公這一目標。同時也能夠讓檔案管理、共享、收集以及分類效果得以提升，充分迎合大數據時代信息多樣化這一需求。

3.2 提高檔案管理水平

在大數據時代下，各行各業的發展都離不開信息技術的支持，故而學校檔案管理工作應當不斷地進行創新與改革，樹立相應的“互聯網思維”，通過各類信息技術以及全新檔案管理軟件來讓檔案管理工作的隱蔽性以及安全性得以提升，最大化地降低檔案修改次數，完成管理信息的自動化處理，防止檔案管理過程中產生相應的漏洞。當前各類辦公系統日趨完善，電子檔案在分類方面顯得更為細化，這就要求相關檔案管理人員應當根據檔案的基本信息來進行準確的分類，最大化地提升檔案整合效果。

4 大數據時代下創新學校電子檔案管理的路徑

4.1 構建完善的電子檔案管理制度

各大中小學校應當根據本校的實際情況，制定并完善電子檔案管理制度。一方面學校行政部門應當對檔案管理工作引起高度的重視，明確相關檔案管理機構所具備的職責，對這類機構進行合理的整合，在日常管理及維護過程之中應當秉承著權責分明、規制高效、結構合理的基本原則，并對檔案儲存數量進行精簡，實現扁平化管理;另一方面完善對相應的獎懲、考核機制，學校檔案部門應當針對全體檔案管理人員建立正確的獎懲考核機制，如若檔案管理人員通過了考核，那么就可以考慮對其進行津貼福利方面的補助，如若檔案管理人員并未通過考核或者引發了重大檔案管理事故，就應當對其進行調崗或經濟方面的懲戒。通過這樣的方式，不但能夠有效確保檔案管理人員對于工作的積極性，還能夠對不良行為產生一定的制約效果。除此之外，中小學校檔案管理部門還要充分考慮到學校的實際發展特征，建立傳統檔案管理以及電子檔案管理雙重制度。因為傳統紙質檔案在各大中小學校中依然有著龐大的數量，完全實現電子化在短期之內并不現實，加之部分較為珍貴的紙質檔案存放時間過長，已經不再適合通過電子化拍照來進行錄入，故而學校也不能完全放棄傳統紙質檔案的管理，應當構建相應的雙重制度。

4.2 對電子檔案管理方式進行創新

第一，學校應當對電子檔案管理理念進行創新。在大數據時代下，學校所擁有的檔案種類越來越多，檔案管理部門應當對管理思維進行創新，通過可視化數據操作系統、分布式文件儲存系統、Map Reduce以及數據繼承這類全新科學技術工具來讓電子檔案管理效率得以提升，進而充分迎合大數據時代對于檔案管理的相關需求。要想對管理理念進行創新，關鍵還是在于檔案管理人員。學校應當加強對電子檔案信息化建設的資金投入，購置較為先進的檔案信息處理設施設備，也可以邀請專業人士來對學校檔案進行電子化整合與錄入操作，形成一個完善的電子檔案信息管理平臺。

第二，學校應當對電子檔案管理模式進行創新。當前區塊鏈技術在日常生產生活中有了較為廣泛的應用，學校電子檔案管理可以采取區塊鏈技術來對電子檔案管理步驟進行簡化，通過大數據技術以及人工智能技術來自動歸納、儲存以及加密電子檔案，最大化地防止人為操作而產生的遺漏現象。

第三，學校應當加強創新人才的培養。在大數據時代下，學校對于電子檔案管理方面的專業人才有著較大的需求，但市場上的專業人才數量較少，無法滿足學校的基本需求，因此學校可以加強創新人才的培養，以此來充分迎合電子檔案管理的全新要求。學校應當對各個種類檔案管理人員的崗位及知識培訓內容、方式進行合理的規劃，對培訓的內容進行創新，對培訓的方式進行優化。要想讓學校電子檔案管理顯得更為便捷，流程更為簡易，結果更為精準，就應當定期開展電子檔案人才的培訓，讓其對先進的電子檔案管理知識進行掌握，充分發揮出信息化的作用，通過開展專業人員到校開設講座、檔案員交流會和企業實習培訓等形式切實提高操作人員對計算機信息技術的認知能力。

5 結語

綜上所述，伴隨著大數據時代的來臨，讓學校的檔案管理工作面臨著一定的挑戰，但與此同時也為檔案管理工作提供了一定的便利。學校應當認識到創新電子檔案管理工作的重要性，建立較為完善的電子檔案管理真丟，創新電子檔案管理理念、管理方式，加強創新人才的培養，這樣才能夠有效推動學校電子檔案管理工作得到良好的發展。

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