淺析新時期檔案信息化建設(shè)

薄一博

摘 要：當今社會信息化迅猛發(fā)展，電子信息資源豐富繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案開始廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，這對電子檔案管理流程工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文在分析如何將文件、錄像、照片等原始記錄轉(zhuǎn)化為電子信息的基礎(chǔ)上，探索將高效真實的信息提供給使用者的有效途徑。

關(guān)鍵詞：信息資源;檔案信息化;電子檔案管理

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先的可視記錄識別轉(zhuǎn)變成了依賴機器識別的代碼型，也就是電子檔案，進而檔案管理模式也從傳統(tǒng)的手工模式不斷變化其管理流程。檔案管理者需轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新、勇于實踐，要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為人民服務(wù)，并加強各項事物的管理，促使檔案管理緊跟時代步伐。

1 充分理解檔案信息化建設(shè)的科學(xué)內(nèi)涵

1.1 在現(xiàn)代化電子檔案建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理理論和方法

由于現(xiàn)代計算機科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的大范圍應(yīng)用，新的檔案管理理論和方法不斷涌現(xiàn)，進而遇到并提出了一系列傳統(tǒng)檔案管理沒有遇到過的新的問題。如機關(guān)檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的綜合能力問題、電子檔案的管理問題、電子檔案的收集鑒定問題、數(shù)字化檔案館的建設(shè)問題等等。對這些在檔案信息化過程中遇到的新問題，檔案界都必須有相應(yīng)的理論和技術(shù)支持。

1.2 電子檔案建設(shè)的根本目標是提高檔案信息化的管理水平

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須創(chuàng)建科學(xué)有效的電子檔案管理系統(tǒng)，充分合理的使用電子檔案。檔案信息化建設(shè)是一個循序漸進的過程，在這過程中，伴隨著計算機科學(xué)技術(shù)水平的提高及其在檔案管理過程當中各種應(yīng)用范圍的擴大，人們要做好幾項工作：1）對收集而來的資料進行規(guī)范化管理，保護信息資源原始性的同時改進電子檔案的管理流程;2）根據(jù)信息資源的收集與處理流程來設(shè)計相應(yīng)的計算機軟件程序，使之更好的為電子檔案工作服務(wù);3）在電子檔案的保管中建立完善的控制程序與制度，確保電子檔案的安全。

另外，電子檔案建設(shè)的階段性目標也要及時作出調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與問題也會表現(xiàn)出一定的差異。所以，在檔案信息化建設(shè)過程中必須立足當前并認識長遠，坦然面對并解決檔案信息化過程中會出現(xiàn)的種種問題，進而提高檔案信息化的管理水平。

2 檔案信息化過程中電子檔案在實際應(yīng)用中的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化辦公等事物在我國這十幾年的發(fā)展來看，促使了電子檔案等的生成，也使得檔案信息的生成方式發(fā)生了很大的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)等過程可以在計算機技術(shù)的支持下更快捷方便的進行，這樣電子檔案的利用方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用方式就會出現(xiàn)很大的差異。這就要求電子檔案的管理者具備更高的計算機科學(xué)知識，所以，現(xiàn)代檔案工作的重點也應(yīng)該適應(yīng)數(shù)字化管理的需求，從實體紙質(zhì)等檔案管理轉(zhuǎn)變成對信息資源的管理，以信息管理為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案進行處理，使之成為可利用和保存的電子檔案。

另外，經(jīng)過處理的信息資源是可以被共享和多平臺利用的信息資源，電子檔案資源只有通過信息化處理，才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值，進而為社會經(jīng)濟發(fā)展、科技進步等各個領(lǐng)域提供更全面快捷的服務(wù)，使之成為未來信息化社會的寶貴資源。由此看來，檔案信息化工程中電子檔案的應(yīng)用是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 新時期推進檔案信息化建設(shè)的幾點建議

3.1 規(guī)范電子文件檔案的收集和管理工作

電子文件的收集和歸檔是檔案信息化的基礎(chǔ)工作，也是最重要的工作之一，確保收集到的信息資源的原始性和真實性是檔案收集機構(gòu)的重中之重。檔案部門要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，對收集到的檔案進行鑒別與篩選，加強對檔案真實可信度的調(diào)查，確保有價值的信息資源歸檔，保護電子檔案的完整、真實和有效性。

3.2 加強檔案信息化人才建設(shè)

檔案管理人員的整體素質(zhì)決定了檔案信息化進程的快慢，檔案管理人員是信息資源與資源使用者之間聯(lián)系的紐帶，起到至關(guān)重要的作用，檔案的信息化過程中需要大量的具備檔案管理與計算機科學(xué)技術(shù)的綜合型人才。檔案人員除了需具備檔案管理技術(shù)以外還需要有一定的計算機技術(shù)，能熟練地運用計算機進行檔案信息的錄入與收集工作，還必須懂得一定的網(wǎng)絡(luò)知識，能夠給用戶快速提供有效的信息資源。所以，檔案管理部門不但要配備檔案保護與管理方面的人才，還需要對檔案管理人員進行計算機方面的培訓(xùn)，使他們的能力能夠適應(yīng)新時期檔案信息化的發(fā)展需求，為未來信息化社會提供人才保障。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

電子檔案固然有很多優(yōu)點，但是信息資源的安全性卻是一個不可忽視的問題，對于檔案信息化建設(shè)中所遇到的安全性問題主要有兩個方面：其一是檔案信息安全儲存，信息儲存中要增強網(wǎng)絡(luò)安全意識和計算機防護意識，加強計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控，采取各種手段和措施來確保信息的安全。其二是檔案信息的安全利用，這就要求管理者做好網(wǎng)絡(luò)身份認證和密匙管理，設(shè)備要安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒和黑客的入侵，各種數(shù)據(jù)要及時進行備份和銷毀。一方面確保信息能夠安全儲存，一方面保證了信息的安全管理。

綜上所述，現(xiàn)代檔案管理必須向著檔案信息化發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用在未來社會必將成為主流，而科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進、不斷提高管理水平才能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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