醫院衛生材料管理的風險防控及應對措施

孫太平

摘 要：醫院衛生材料是醫院重要流動資產，增長迅速，衛生材料收入占醫療收入比例重大，隨著社會的發展，衛生材料在數量、品種、金額上都發生著巨大的變化，所以，在衛生材料上的管理也需要與時俱進，對于衛生材料的采購、入庫、保管、領用和管理上存在的漏洞，是影響醫院發展的絆腳石。基于此，本文對于醫院衛生材料管理存在的問題進行分析，結合理論和實踐經驗提出具體解決方法。

關鍵詞：衛生材料管理 風險 措施

隨著我國醫療事業改革的進一步發展，醫院之間競爭也日益激烈，提升醫院的綜合競爭力成為醫院的主要經營管理目標和內容。醫院衛生材料管理是醫院一項重要的管理制度，先進的衛生材料管理制度，不僅能有效節約醫院資金，還能優化內部控制制度，使得醫院運營向積極方向發展，同時也能防止營私舞弊現象的發生。因此，加強衛生材料管理對醫院提升競爭力尤為重要。如何管理好衛生材料已經成為醫院經濟管理的重點之一，本文結合某公立三級專科醫院衛生材料管理經驗，對衛生材料管理的方法和思路進行探討。

一、醫院衛生材料管理存在的風險

（一）管理制度有漏洞，人員職責不清，缺乏有效監督

任何事物都處在變化的狀態，醫院的管理制度要也要隨著醫院的發展，進行相應的改進完善。衛生材料的管理制度較落后，未隨著時代變化而進行修訂，導致制度形同虛設，尤其在管理的細節方面，以及人員執行情況方面，仍然存在一些不足和需要完善的地方。具體表現在以下幾個方面：第一，對衛生材料庫管理員、材料會計和采購人員在工作中出現的錯誤沒有進行考核，犯錯成本低，所以會造成工作人員思想意識上的不重視，發生誤差總是能掩飾過去，久而久之，將會給醫院造成重大損失。第二，人員職責混亂，有越俎代庖情況發生，采購設有專人采購，但是存在庫房管理員代為采購情況發生。由于采購員大都以電話或者網上采購方式進行采購，與供貨商相對不熟悉，而供貨商與庫房保管員接觸較多，庫房保管員經常接收貨物，所以與供貨商方比較熟悉，有臨時采購時，庫房管理員會代勞采購員進行采購，這違反了內部管理制度。

（二）衛材采購監管缺失

采購環節因為涉及到多方利益，存在較多風險點，所以是非常重要的環節。醫院在執行采購時，容易出現的問題，具體表現在以下幾個方面：第一，衛材采購一般是按照各個科室需求進行采購，采購人員根據審批單上的品種和數量按流程進行采購，由于采購數量沒有限制，會造成不科學采購。采購數量過多，積壓庫存，占據流動資金。采購數量過少，不能滿足各個科室使用需求。第二，采購員面臨供貨商以“回扣”等手段的利益誘惑，在談判時沒有將價格壓到最低，或者默許以次充好，給醫院帶來經濟損失，同時給患者的生命安全帶來隱患，影響醫院的形象。第三，長期與固定的供貨商合作。雖然與固定供貨商合作存在一些優勢，但是長遠來看，會增加采購成本。每次采購價格都參考歷史談判記錄，缺乏對市場行情變化的了解，當市場價格與歷史價格出現較大差距時，往往會造成醫院成本上升，無法實現控制和降低成本的目的，給醫院帶來不必要的損失

（三）庫存衛材管理混亂

醫院一般設有獨立的庫房用于儲存衛生材料，但是對于庫中衛生材料的管理卻很難做到科學合理。具體表現在以下幾個方面：第一，供貨商帶票送貨，一般情況都是物流人員卸貨在什么地方就擺在什么地方，庫房保管員沒有進行及時的歸納整理。同時，庫房環境的清潔度和濕度，沒有做到實時監管，會對庫存的衛生材料造成污染。第二，同一種衛材包括多種規格，不同代理廠商提供的衛材名稱又各不相同，庫房保管員和材料會計在入庫和出庫時審核不仔細，沒有統一標準，容易出現錯入、錯領的情況。第三，未認真落實盤點庫存衛材。由于醫院對庫房盤點，未設有專人監督，所以存在庫房保管員沒有定期落實對庫房的盤點，即使在盤點之后發現了問題，卻沒有及時上報，造成賬實不符，久而久之無法有效追究相關人員的責任，會損害醫院的利益。

（四）衛材入庫管理存在漏洞

衛生材料入庫是衛材進入醫院的一個環節，所以尤其要把握此環節的管理，但是往往在這一環節缺少足夠重視。具體表現在以下幾個方面：第一，庫房保管員在接收貨物時，往往重視對貨物數量的審核，疏忽對產品價格和質量的檢查，而材料會計一般按照入庫單進行入庫，不接觸貨物，所以，入庫的衛材質量和價格缺乏有效監督，等事后發現問題再去找廠家退貨調貨，往往耽誤時間，影響醫院正常醫療活動。第二，材料會計憑送貨單、合同、發票等原始票據入庫，有時候單據有重復，往往會發生重復入庫情況，給醫院造成經濟損失。

（五）衛材領用管理的漏洞

具體表現在一下幾個方面：第一，各個科室每月使用的衛生材料存在一定的固定性、規律性，所以可以提前一個月制定領用計劃，但是大部分科室領用衛材數量無計劃，隨意性強，每月頻繁開單，浪費不必要的時間和人力，另外，不是專人領用，會出現過度領用、浪費衛材的情況。各科室領用衛材時只考慮本部門的使用情況，與其他科室之間沒有協調溝通，依據自身需求領用衛材，容易出現一個科室一次把某種衛材全部領用完的情況發生，而其他科室無貨可領，影響正常的醫療活動的開展。由于各科室領用沒有計劃性，也會讓采購人員無法預估下月采購量，導致不合理采購，會出現庫存堆積，也會發生部分衛材缺貨情況。第二，部分科室開具領用單卻沒有及時把貨拿走，或者是直接向庫房保管員領用衛材寫欠條，讓材料會計下月開具領用單，造成賬實不相符，造成衛材管理混亂。第三，在庫房領用衛材時，其他人員可以隨意進出，容易造成衛材的丟失，給醫院造成不必要的損失。

（六）缺乏信息系統的科學分析

目前，醫院普遍使用HIS系統對衛生材料進行管理，HIS系統能夠有效反映材料入庫、出庫數量，以及庫存數量匯總等情況，但是缺少數據提醒和分析功能，例如：對于接近零庫存的衛材不能發出提醒，同一種衛材入庫價格變化較大時不能發出提醒，不能統計出各個科室對不同衛材的需求量以及預估下月衛材使用量，還有衛材消耗的成本效益分析，這些都無法提供。

二、防范衛生材料管理風險的主要方法

（一）優化管理制度，強化責任意識

首先，衛生材料管理制度根據實際情況及時修訂，優化流程，做到不相容崗位相分離，分清不同崗位職責，崗位之間形成權利的制約。其次，對管理人員定期進行培訓，提高對衛生材料的足夠重視，明確衛生材料的重要意義，加強警示教育以及專業知識的培訓。最后，每月進行質量考核，將誤差進行量化，制定具體獎懲條例，并且嚴格執行。

（二）規范采購制度，降低采購成本

采購制度是衛生材料管理中的核心制度。首先，在計劃采購方面，要結合本院的實際需求，制定統一的采購需求單，科室將所需衛材的具體要求描述清楚，然后由部門負責人簽字，報送至采購人員手里，采購人員提前統計好各個部門的衛材需求，制定計劃采購表，上報院領導批準，按照月度、季度、年度，進行采購;第二，完善采購管理的監督職能。在采購管理過程中，主要依托政府采購平臺，不在平臺目錄里的衛材，進行線下招標議價，議價過程需要將監督體系納入到采購管理的全流程中，但是監督管理不能影響采購工作的順利開展;第三，對于供貨商的資質進行嚴格審核，一方面能夠保證產品質量，另一方面，能夠篩選出優質供貨商，經得住檢查，更好為醫院服務。第四，堅持醫院采購考核管理制度，落實責任人，制定科學的量化考核機制，做到考核有依據，考核有標準。

（三）嚴格把控衛生材料庫存管理

第一，科學合理管理衛材擺放。供貨商每一次帶票送貨時，材料擺放應按入庫時間的先后順序進行，效期近的先用、效期遠的后用，可以有效避免衛生材料擺放過期的情況。另外，衛生材料大部分是是直接用于患者，還有部分植入人體，因此，要嚴格按照規定的溫度、濕度進行儲存。第二，統一衛材名稱。對于同一種衛材，不同廠家有不同稱呼，接收貨物人員，應在單據上注明，統一口徑，便于材料會計入庫，保證醫院系統上名稱統一，減少因名稱不統一引發的錯誤，也便于日后統計某種衛材使用數量。第三，月底盤點。嚴格執行月底盤點制度，月底組織兩人以上進行盤點，并打印盤點表進行確認。盤盈盤虧都需要說明原因，對于失誤造成的庫存貨品缺少，超過一定范圍的，要進行經濟處罰，造成重大損失的，要上報院領導，查明原因，進行相應的處罰。

（四）完善衛生材料入庫管理

驗收貨物入庫應有兩人以上在場，采購人員依據采購單與庫房保管員共同在場驗貨，保證互相監督，同時，接收人員需要認真核對產品的質量、數量、價格、有效期等內容，對驗收合格的貨物及時入庫。貨物入庫后，采購人員和庫房保管員應共同在收貨單上簽字，表示確認，材料會計依據雙方的簽字進行入庫，沒有驗收人員簽字的單據一律不入庫，可以有效杜絕重復入庫情況發生。材料會計一方面審核單據是否有驗收人員簽字，另一方面還要審核送貨單、發票、合同等原始單據是否齊全。月底將數據匯總，并與供貨商、庫房管理員核對，對賬無誤填寫報賬單，上報財務科。

（五）完善衛材領用管理

第一，按照領用計劃進行領用。每月月初，衛生材料庫可以根據各科室領用計劃，配好貨物進行送貨上門，節約醫務人員寶貴時間，更好為臨床科室服務。對于需要臨時領用的衛材，可以指定專人來庫領用。庫房管理員在出庫衛材時候要仔細核對領用單上衛材品種和數量，同時關注衛材庫存量，避免某種衛材全部被領走，及時提醒采購員提前準備補貨。第二，庫房保管員應嚴格管理衛材領用，禁止寫欠條領用衛材，或者開單后不領用的情況發生。這樣規范領用管理，可以增強醫務人員成本意識，合理領用衛材。

（六）完善衛材信息化管理平臺建設

優化管理軟件功能，向軟件公司增購模塊，增加數據分析、成本效益分析和提醒等功能。根據各科室的收入和領用材料情況，進行成本與效益核算，作為醫院對各科室績效考核的依據。對臨床科室的衛生材料使用情況進行分析對比，對使用量和業務量變化較大的科室，進一步分析。對于接近零庫存和價格變化較大的衛材進行提醒，有效提高醫院管理水平。

三、結束語

衛生材料的價值對于整個醫院來說并不是很高，但是衛生材料的使用貫穿于整個醫療活動，所以必須重視它的價值，衛生材料的管理好與否，直接影響醫院的整體發展。同時，衛生材料是醫院重要流動資產，所以，在衛生材料上的管理也需要與時俱進，建立和完善衛生材料各個環節管理制度是提升醫院綜合實力的重要部分。