醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的風(fēng)險防控及應(yīng)對措施

孫太平

摘 要：醫(yī)院衛(wèi)生材料是醫(yī)院重要流動資產(chǎn)，增長迅速，衛(wèi)生材料收入占醫(yī)療收入比例重大，隨著社會的發(fā)展，衛(wèi)生材料在數(shù)量、品種、金額上都發(fā)生著巨大的變化，所以，在衛(wèi)生材料上的管理也需要與時俱進，對于衛(wèi)生材料的采購、入庫、保管、領(lǐng)用和管理上存在的漏洞，是影響醫(yī)院發(fā)展的絆腳石。基于此，本文對于醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在的問題進行分析，結(jié)合理論和實踐經(jīng)驗提出具體解決方法。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生材料管理 風(fēng)險 措施

隨著我國醫(yī)療事業(yè)改革的進一步發(fā)展，醫(yī)院之間競爭也日益激烈，提升醫(yī)院的綜合競爭力成為醫(yī)院的主要經(jīng)營管理目標和內(nèi)容。醫(yī)院衛(wèi)生材料管理是醫(yī)院一項重要的管理制度，先進的衛(wèi)生材料管理制度，不僅能有效節(jié)約醫(yī)院資金，還能優(yōu)化內(nèi)部控制制度，使得醫(yī)院運營向積極方向發(fā)展，同時也能防止營私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。因此，加強衛(wèi)生材料管理對醫(yī)院提升競爭力尤為重要。如何管理好衛(wèi)生材料已經(jīng)成為醫(yī)院經(jīng)濟管理的重點之一，本文結(jié)合某公立三級專科醫(yī)院衛(wèi)生材料管理經(jīng)驗，對衛(wèi)生材料管理的方法和思路進行探討。

一、醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在的風(fēng)險

（一）管理制度有漏洞，人員職責(zé)不清，缺乏有效監(jiān)督

任何事物都處在變化的狀態(tài)，醫(yī)院的管理制度要也要隨著醫(yī)院的發(fā)展，進行相應(yīng)的改進完善。衛(wèi)生材料的管理制度較落后，未隨著時代變化而進行修訂，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)，尤其在管理的細節(jié)方面，以及人員執(zhí)行情況方面，仍然存在一些不足和需要完善的地方。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，對衛(wèi)生材料庫管理員、材料會計和采購人員在工作中出現(xiàn)的錯誤沒有進行考核，犯錯成本低，所以會造成工作人員思想意識上的不重視，發(fā)生誤差總是能掩飾過去，久而久之，將會給醫(yī)院造成重大損失。第二，人員職責(zé)混亂，有越俎代庖情況發(fā)生，采購設(shè)有專人采購，但是存在庫房管理員代為采購情況發(fā)生。由于采購員大都以電話或者網(wǎng)上采購方式進行采購，與供貨商相對不熟悉，而供貨商與庫房保管員接觸較多，庫房保管員經(jīng)常接收貨物，所以與供貨商方比較熟悉，有臨時采購時，庫房管理員會代勞采購員進行采購，這違反了內(nèi)部管理制度。

（二）衛(wèi)材采購監(jiān)管缺失

采購環(huán)節(jié)因為涉及到多方利益，存在較多風(fēng)險點，所以是非常重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)院在執(zhí)行采購時，容易出現(xiàn)的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，衛(wèi)材采購一般是按照各個科室需求進行采購，采購人員根據(jù)審批單上的品種和數(shù)量按流程進行采購，由于采購數(shù)量沒有限制，會造成不科學(xué)采購。采購數(shù)量過多，積壓庫存，占據(jù)流動資金。采購數(shù)量過少，不能滿足各個科室使用需求。第二，采購員面臨供貨商以“回扣”等手段的利益誘惑，在談判時沒有將價格壓到最低，或者默許以次充好，給醫(yī)院帶來經(jīng)濟損失，同時給患者的生命安全帶來隱患，影響醫(yī)院的形象。第三，長期與固定的供貨商合作。雖然與固定供貨商合作存在一些優(yōu)勢，但是長遠來看，會增加采購成本。每次采購價格都參考歷史談判記錄，缺乏對市場行情變化的了解，當(dāng)市場價格與歷史價格出現(xiàn)較大差距時，往往會造成醫(yī)院成本上升，無法實現(xiàn)控制和降低成本的目的，給醫(yī)院帶來不必要的損失

（三）庫存衛(wèi)材管理混亂

醫(yī)院一般設(shè)有獨立的庫房用于儲存衛(wèi)生材料，但是對于庫中衛(wèi)生材料的管理卻很難做到科學(xué)合理。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，供貨商帶票送貨，一般情況都是物流人員卸貨在什么地方就擺在什么地方，庫房保管員沒有進行及時的歸納整理。同時，庫房環(huán)境的清潔度和濕度，沒有做到實時監(jiān)管，會對庫存的衛(wèi)生材料造成污染。第二，同一種衛(wèi)材包括多種規(guī)格，不同代理廠商提供的衛(wèi)材名稱又各不相同，庫房保管員和材料會計在入庫和出庫時審核不仔細，沒有統(tǒng)一標準，容易出現(xiàn)錯入、錯領(lǐng)的情況。第三，未認真落實盤點庫存衛(wèi)材。由于醫(yī)院對庫房盤點，未設(shè)有專人監(jiān)督，所以存在庫房保管員沒有定期落實對庫房的盤點，即使在盤點之后發(fā)現(xiàn)了問題，卻沒有及時上報，造成賬實不符，久而久之無法有效追究相關(guān)人員的責(zé)任，會損害醫(yī)院的利益。

（四）衛(wèi)材入庫管理存在漏洞

衛(wèi)生材料入庫是衛(wèi)材進入醫(yī)院的一個環(huán)節(jié)，所以尤其要把握此環(huán)節(jié)的管理，但是往往在這一環(huán)節(jié)缺少足夠重視。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，庫房保管員在接收貨物時，往往重視對貨物數(shù)量的審核，疏忽對產(chǎn)品價格和質(zhì)量的檢查，而材料會計一般按照入庫單進行入庫，不接觸貨物，所以，入庫的衛(wèi)材質(zhì)量和價格缺乏有效監(jiān)督，等事后發(fā)現(xiàn)問題再去找廠家退貨調(diào)貨，往往耽誤時間，影響醫(yī)院正常醫(yī)療活動。第二，材料會計憑送貨單、合同、發(fā)票等原始票據(jù)入庫，有時候單據(jù)有重復(fù)，往往會發(fā)生重復(fù)入庫情況，給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。

（五）衛(wèi)材領(lǐng)用管理的漏洞

具體表現(xiàn)在一下幾個方面：第一，各個科室每月使用的衛(wèi)生材料存在一定的固定性、規(guī)律性，所以可以提前一個月制定領(lǐng)用計劃，但是大部分科室領(lǐng)用衛(wèi)材數(shù)量無計劃，隨意性強，每月頻繁開單，浪費不必要的時間和人力，另外，不是專人領(lǐng)用，會出現(xiàn)過度領(lǐng)用、浪費衛(wèi)材的情況。各科室領(lǐng)用衛(wèi)材時只考慮本部門的使用情況，與其他科室之間沒有協(xié)調(diào)溝通，依據(jù)自身需求領(lǐng)用衛(wèi)材，容易出現(xiàn)一個科室一次把某種衛(wèi)材全部領(lǐng)用完的情況發(fā)生，而其他科室無貨可領(lǐng)，影響正常的醫(yī)療活動的開展。由于各科室領(lǐng)用沒有計劃性，也會讓采購人員無法預(yù)估下月采購量，導(dǎo)致不合理采購，會出現(xiàn)庫存堆積，也會發(fā)生部分衛(wèi)材缺貨情況。第二，部分科室開具領(lǐng)用單卻沒有及時把貨拿走，或者是直接向庫房保管員領(lǐng)用衛(wèi)材寫欠條，讓材料會計下月開具領(lǐng)用單，造成賬實不相符，造成衛(wèi)材管理混亂。第三，在庫房領(lǐng)用衛(wèi)材時，其他人員可以隨意進出，容易造成衛(wèi)材的丟失，給醫(yī)院造成不必要的損失。

（六）缺乏信息系統(tǒng)的科學(xué)分析

目前，醫(yī)院普遍使用HIS系統(tǒng)對衛(wèi)生材料進行管理，HIS系統(tǒng)能夠有效反映材料入庫、出庫數(shù)量，以及庫存數(shù)量匯總等情況，但是缺少數(shù)據(jù)提醒和分析功能，例如：對于接近零庫存的衛(wèi)材不能發(fā)出提醒，同一種衛(wèi)材入庫價格變化較大時不能發(fā)出提醒，不能統(tǒng)計出各個科室對不同衛(wèi)材的需求量以及預(yù)估下月衛(wèi)材使用量，還有衛(wèi)材消耗的成本效益分析，這些都無法提供。

二、防范衛(wèi)生材料管理風(fēng)險的主要方法

（一）優(yōu)化管理制度，強化責(zé)任意識

首先，衛(wèi)生材料管理制度根據(jù)實際情況及時修訂，優(yōu)化流程，做到不相容崗位相分離，分清不同崗位職責(zé)，崗位之間形成權(quán)利的制約。其次，對管理人員定期進行培訓(xùn)，提高對衛(wèi)生材料的足夠重視，明確衛(wèi)生材料的重要意義，加強警示教育以及專業(yè)知識的培訓(xùn)。最后，每月進行質(zhì)量考核，將誤差進行量化，制定具體獎懲條例，并且嚴格執(zhí)行。

（二）規(guī)范采購制度，降低采購成本

采購制度是衛(wèi)生材料管理中的核心制度。首先，在計劃采購方面，要結(jié)合本院的實際需求，制定統(tǒng)一的采購需求單，科室將所需衛(wèi)材的具體要求描述清楚，然后由部門負責(zé)人簽字，報送至采購人員手里，采購人員提前統(tǒng)計好各個部門的衛(wèi)材需求，制定計劃采購表，上報院領(lǐng)導(dǎo)批準，按照月度、季度、年度，進行采購;第二，完善采購管理的監(jiān)督職能。在采購管理過程中，主要依托政府采購平臺，不在平臺目錄里的衛(wèi)材，進行線下招標議價，議價過程需要將監(jiān)督體系納入到采購管理的全流程中，但是監(jiān)督管理不能影響采購工作的順利開展;第三，對于供貨商的資質(zhì)進行嚴格審核，一方面能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量，另一方面，能夠篩選出優(yōu)質(zhì)供貨商，經(jīng)得住檢查，更好為醫(yī)院服務(wù)。第四，堅持醫(yī)院采購考核管理制度，落實責(zé)任人，制定科學(xué)的量化考核機制，做到考核有依據(jù)，考核有標準。

（三）嚴格把控衛(wèi)生材料庫存管理

第一，科學(xué)合理管理衛(wèi)材擺放。供貨商每一次帶票送貨時，材料擺放應(yīng)按入庫時間的先后順序進行，效期近的先用、效期遠的后用，可以有效避免衛(wèi)生材料擺放過期的情況。另外，衛(wèi)生材料大部分是是直接用于患者，還有部分植入人體，因此，要嚴格按照規(guī)定的溫度、濕度進行儲存。第二，統(tǒng)一衛(wèi)材名稱。對于同一種衛(wèi)材，不同廠家有不同稱呼，接收貨物人員，應(yīng)在單據(jù)上注明，統(tǒng)一口徑，便于材料會計入庫，保證醫(yī)院系統(tǒng)上名稱統(tǒng)一，減少因名稱不統(tǒng)一引發(fā)的錯誤，也便于日后統(tǒng)計某種衛(wèi)材使用數(shù)量。第三，月底盤點。嚴格執(zhí)行月底盤點制度，月底組織兩人以上進行盤點，并打印盤點表進行確認。盤盈盤虧都需要說明原因，對于失誤造成的庫存貨品缺少，超過一定范圍的，要進行經(jīng)濟處罰，造成重大損失的，要上報院領(lǐng)導(dǎo)，查明原因，進行相應(yīng)的處罰。

（四）完善衛(wèi)生材料入庫管理

驗收貨物入庫應(yīng)有兩人以上在場，采購人員依據(jù)采購單與庫房保管員共同在場驗貨，保證互相監(jiān)督，同時，接收人員需要認真核對產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量、價格、有效期等內(nèi)容，對驗收合格的貨物及時入庫。貨物入庫后，采購人員和庫房保管員應(yīng)共同在收貨單上簽字，表示確認，材料會計依據(jù)雙方的簽字進行入庫，沒有驗收人員簽字的單據(jù)一律不入庫，可以有效杜絕重復(fù)入庫情況發(fā)生。材料會計一方面審核單據(jù)是否有驗收人員簽字，另一方面還要審核送貨單、發(fā)票、合同等原始單據(jù)是否齊全。月底將數(shù)據(jù)匯總，并與供貨商、庫房管理員核對，對賬無誤填寫報賬單，上報財務(wù)科。

（五）完善衛(wèi)材領(lǐng)用管理

第一，按照領(lǐng)用計劃進行領(lǐng)用。每月月初，衛(wèi)生材料庫可以根據(jù)各科室領(lǐng)用計劃，配好貨物進行送貨上門，節(jié)約醫(yī)務(wù)人員寶貴時間，更好為臨床科室服務(wù)。對于需要臨時領(lǐng)用的衛(wèi)材，可以指定專人來庫領(lǐng)用。庫房管理員在出庫衛(wèi)材時候要仔細核對領(lǐng)用單上衛(wèi)材品種和數(shù)量，同時關(guān)注衛(wèi)材庫存量，避免某種衛(wèi)材全部被領(lǐng)走，及時提醒采購員提前準備補貨。第二，庫房保管員應(yīng)嚴格管理衛(wèi)材領(lǐng)用，禁止寫欠條領(lǐng)用衛(wèi)材，或者開單后不領(lǐng)用的情況發(fā)生。這樣規(guī)范領(lǐng)用管理，可以增強醫(yī)務(wù)人員成本意識，合理領(lǐng)用衛(wèi)材。

（六）完善衛(wèi)材信息化管理平臺建設(shè)

優(yōu)化管理軟件功能，向軟件公司增購模塊，增加數(shù)據(jù)分析、成本效益分析和提醒等功能。根據(jù)各科室的收入和領(lǐng)用材料情況，進行成本與效益核算，作為醫(yī)院對各科室績效考核的依據(jù)。對臨床科室的衛(wèi)生材料使用情況進行分析對比，對使用量和業(yè)務(wù)量變化較大的科室，進一步分析。對于接近零庫存和價格變化較大的衛(wèi)材進行提醒，有效提高醫(yī)院管理水平。

三、結(jié)束語

衛(wèi)生材料的價值對于整個醫(yī)院來說并不是很高，但是衛(wèi)生材料的使用貫穿于整個醫(yī)療活動，所以必須重視它的價值，衛(wèi)生材料的管理好與否，直接影響醫(yī)院的整體發(fā)展。同時，衛(wèi)生材料是醫(yī)院重要流動資產(chǎn)，所以，在衛(wèi)生材料上的管理也需要與時俱進，建立和完善衛(wèi)生材料各個環(huán)節(jié)管理制度是提升醫(yī)院綜合實力的重要部分。