電子招標條件下的企業采購

李曉陽

摘? 要：現代科技水平的快速發展，使得人們的生活方式發生了巨大的變化，對于企業各項工作的影響也不可忽視。尤其是企業采購流程，在新技術的支持下，得到了有效優化，企業采購成本和采購效率均得到了顯著提升。信息技術以及網絡技術的發展，使得招標環境發生了變化，招標模式的轉變必定會對企業采購工作造成影響。因此，對于電子招標條件下企業采購工作展開的研究具有重要意義。文中在針對傳統招標采購暴露的問題進行闡述后，分析電子招標的優勢，之后探討電子招標條件下的企業采購策略。

關鍵詞：電子招標;企業采購;采購成本

當前的市場競爭環境趨于復雜化，對企業競爭實力產生影響的因素也逐漸多樣。從以往的經濟實力競爭逐漸發展為人才競爭、質量競爭和生產要素競爭等方面。企業采購是企業進行資源整合的重要工作內容，如能有效提升企業采購的效率與質量，增強自身的資源整合力度，便可使企業自身的競爭實力得到顯著提升。而在進入信息化時代后，傳統的采購模式已經難以滿足企業資源整合的新需求。在此種背景下，企業方面加強了對電子招標條件下采購工作的重視。而目前的大部分企業還未能實現電子采購，對于電子采購的認知也存在一定的不足。現就電子招標條件下的企業采購做如下闡述。

一、傳統招標采購暴露的問題

傳統招標方式主要包括公開招標、議標和邀請招標，其屬于國際上公認和通用的一種物資采購模式。招標采購工作的開展可使企業的采購成本得到有效控制，也可增強進貨的質量，為企業經濟的良性發展帶來了有力的支持。而在市場經濟逐步發展的基礎上，以往的招標模式已經不滿足當前的發展需求，尤其是有關招標工作的法律法規還不夠完善，政府方面的重視力度也不足，引發了多種招標采購問題。主要表現在以下幾個方面：

首先，招標操作不規范。因招標工作在我國的發展相對較晚，沒有長期的經驗總結，致使招標活動的規范性不足。政府方面的重視程度也較低，未對招標活動進行有效約束，這也是影響招標市場環境的關鍵性因素之一。

其次，影響企業資源整合能力。在很長的時間內，我國一直以計劃經濟為主，當前的招標機構多數是以計劃經濟時期的有關部門為前身，因其缺乏對招標工作的了解，擇優選擇承包商的能力較弱，這便會對企業的資源整合工作帶來嚴重影響。

最后，政府的干涉力度過大。在市場經濟發展的過程中，政府的參與力度較大，對市場經濟的運行進行了過多的干預。但由于相關的法律法規不健全，很難履行自身的監管職能，致使常見招標不公平的現象，這將對企業采購工作的開展帶來一定影響。

二、電子招標的優勢

（一）有助于降低企業采購成本

電子招標的優勢在于，信息處理的速度快，企業可直接通過線上系統進行信息收集與處理，有效提高了招標的效率。此外，在采購過程中，也可直接在線上進行產品型號、性能等相關基礎信息的對比，從中篩選出最優質的產品，在保證企業自身利益的同時，也可控制采購成本。

（二）有助于全面了解供應商業績與信譽

其優勢還表現在信息共享方面，企業在與供應商合作前，均需要對供應商的信譽和產品狀況進行調查，以確保產品質量滿足企業采購需求。電子招標條件下，企業與供應商之間可借助網絡建立信息共享機制，企業部門間也可實現信息共享，在此基礎上，部門間的協調作用可得到有效發揮，對于提升資源整合效率具有積極作用。

（三）有助于增強企業采購效率

與原有的招標方式相比，電子招標的效率相對較高，招標流程也相對簡便，可以有效提升企業采購的效率。企業如果能夠實現對電子采購系統的科學優化與設計，不僅能夠進一步簡化采購流程，也可有效縮短采購訂單處理時間以及資源整合時間，采購工作的失誤率也可得到控制。

三、電子招標促進企業采購戰略的變革

企業確定采購戰略的主要目標為，通過與供應商建立良好的合作關系達到企業預期的目標，在傳統的采購工作中，企業采購戰略可被分為四種，主要包括：伙伴式、消極式、競爭式和新采購戰略。在市場經濟不斷完善的基礎上，企業為了提升自身的競爭實力，對經濟效益的關注度較大。為此，很少選擇伙伴式戰略和消極戰略。在以往的采購工作中，為了達成降低采購成本的目標，采購工作的開展過于關注眼前利益，通常會采取壓低供應商單價的方式，控制采購成本，此種做法雖然能夠短期獲利，但對企業的長效發展十分不利。當前的市場競爭環境日趨復雜，企業在面臨復雜的競爭環境時，只有不斷提升自身的發展實力才能在市場中立足，還需對自身的戰略目標做出調整。在開展采購工作時，以長遠的眼光看問題，與供應商之間建立長效友好的合作關系，借助電子采購發揮企業的資源整合優勢，促進企業的良性發展。

四、電子招標條件下的企業采購策略分析

（一）優化企業采購組織結構

為確保企業的采購工作可以盡快適應新的招標條件，促進企業采購戰略計劃的準確實施，需與供應商建立長期合作的關系，形成良好的供應鏈體系，創造雙方共贏局面。為實現上述發展目標，企業需從自身的組織結構方面入手，對原本的采購組織結構做出改進，結合電子招標的新要求，對組織結構進行優化與完善，科學調整組織結構，實現對組織內部人員的合理配置。在以往的企業采購部門中，組織結構內部很少掌握實權，只能被動執行上層的采購任務，也不具備參與采購方案及采購計劃制定的權利，致使采購方案不合理的現象時有發生。可見，對采購組織結構進行調整的重要性。企業應賦予采購部門一些實權，使其能夠真正參與采購計劃的決策環節，在參與的過程中，往往能夠提出建設性的意見，保障采購審批流程的進一步優化。對采購組織結構進行優化的過程中，也可實現對采購流程的梳理，從中發現一些冗余環節，此類環節可與其他環節合并，或者直接取消，保障企業采購工作的高效開展。

（二）對供應商實行信息化管理

電子招標為供應商管理創作了良好的條件，即可以充分利用信息化技術開展供應商的管理工作，并且以統一的指標對供應商的質量進行綜合評價。這里針對供應商的評價指標主要包括：產品質量、服務質量、成本、技術水平、交貨時間、資產狀況、流程以及人員狀況等。借助信息化技術，可自動完成對供應商的評估與對比，在短時間內確定最優的合作對象。為增強評估數據的準確性，數據和信息來源應產生于對應的部門，結合企業的生產實際，對評價指標做出調整，選擇最適宜的合作供應商，這可在一定程度上提升企業的采購水平。

（三）科學管理采購計劃

企業資源的合理配置離不開采購部門的工作支持，因此需要強化采購部門的職能，通過加強供應商管理和采購流程管理來降低成本投入，從根本上提升企業經濟實力。在采購工作中，采購計劃是指導具體工作的重要基礎，只有提升采購計劃的科學性和可靠性方能保障物料的及時供應和合理配置。要求采購部門加強對采購計劃的重視，科學開展采購計劃的管理工作，根據企業生產狀況，仔細核對物料清單，并且輸入管理系統，及時更新系統數據，做到對物料使用狀況的實時掌握，依據最新的數據制定采購計劃，保障物料供應的同時，減少資金占用。

（四）明確采購內控監督管理分工

企業要想保證企業采購內部控制效率，還需要完善內部控制監督管理工作，在具體實施過程中，首先需要建立采購內部控制管理制度，根據企業具體發展情況，針對采購中的采購數量清點、采購上報真實性和采購積壓解決方法等建立具體管理制度，并明確責任制度，選擇責任心較強的人員負責管理，并對相關部門進行分工。例如：庫存管理人員負責對采購進行清點，并進行上報，上層管理人員則對數據的真實性進行審核分析，隨后向上層上報，會計人員對數據進行記錄，并綜合企業實際情況，統計采購數量，最終將數據進行存檔，保證管理效率。總經理的主要職責為對采購的采購、領用、保管等進行審批，并對采購管理財務報表等進行審查，對相關賬目的增減進行調整和審批等。財務總監則需要對采購、保管和領用過程進行審核，對賬目存在問題給出意見，并將各管理層的意見進行整理，配合開展月末采購盤點等工作。財務部門需要對采購、退回等過程中所形成的財務和報表等進行編制，并對所需要的金額進行核對，支付相應貨款等。采購部則需要進行調查和比價，簽署合同等。最后，明確各部門工作人員的工作量，規范相應制度，保證人員做到分內之事，保證各項工作的順利開展，提高管理效率。

（五）完善采購盤點跟蹤管理制度

企業的采購管理不足表現為缺乏管理制度，不能對管理工作進行盤點和跟蹤，通常只是設立制度，不進行實施，導致各部門的管理形同虛設，不利于企業資金利益的提高。因此，還需要企業促進管理制度的建立，并進行定期盤點和追蹤。在具體實施過程中，首先建立重要崗位輪換制度，避免一個人在同一崗位上長期任職的情況出現，這樣便可將管理人員長期擔任某一職務而產生的腐敗問題進行解決，同時，起到提高鍛煉管理人員的作用。企業可以在采購部門、倉儲部門和銷售部門等重要崗位中執行崗位輪換。比如：將會計管理部門的人員進行輪番管理，對采購管理制度的情況進行監督。其次，需要設立獨立的內審部門，內審部門是將企業經營管理效率和管理效果進行提高的重要保證，可從企業的實際利益進行出發，將采購內部的開展情況進行監督，定期對數據進行整合，促進人員提供采購數據，并進行綜合分析，保證及時發現影響因素，并進行解決。需要企業對內構建具有獨立權利的審計機構，人員隸屬于董事會。定期開展業務培訓活動，促進人員審計能力的提高，對貨物的購進與賣出的各個環節進行監督，確定是否存在違反合同的情況，并注意對檢查盤點表的合格性進行檢測。最后，還需要企業聘請專業的審計單位，對企業內部的采購內控狀況進行判斷，輔助公司解決不良行為，保證企業的順利經營。

五、結語

通過上文分析可知，在市場經濟環境發生變化的同時，傳統招標采購中存在的問題也愈發明顯。在新時期，企業要想盡快適應電子招標環境，需對企業采購組織結構做出調整，加強對供應商的信息化管理，并且保障對采購計劃的科學管理，利用電子招標采購系統，為企業創造更大的效益。

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