試論辦公室人員如何做好行政事務管理

毛謙

摘 要 辦公室是一個聯系上下級部門、傳達指令文件的紐帶，在企業或者單位中起著很大的協調作用。在科學技術廣泛應用到社會各個方面的情況下，做好企業辦公室行政管理工作有著比較大的挑戰，其工作內容和工作形式也需要有一些改變，所以，企業辦公室有關人員認識到行政管理工作的緊迫性，從中知道新時期下工作中存在的問題，從而制定合理措施，促進新時期企業辦公室行政事務管理水平的上升。因此文章重點就辦公室人員如何做好行政事務管理展開分析。

關鍵詞 辦公室人員;行政事務;管理

辦公室部門是一個系統化、綜合化、全方位的工作機構，對于宣傳企業形象、協調部門工作、輔助決策等事務有重要作用，對應的發展過程中，辦公室逐漸成為綜合性的管理服務部門，是單位企業組織的重要構成部分，在一定程度上對企業的發展都有很大的影響。但是，從日常的工作情況來說，現有的辦公室行政事務管理工作有著一定的問題，單位聯系周邊、上傳下達的紐帶，辦公室工作人員面對的工作氛圍和內容都比較復雜，辦公室工作涉及檔案、文秘、值班、人事、督查、宣傳等，工作靈活性強度大、要求高、任務重，并且牽扯整個單位的運行和管理，所以新時期要做好單位辦公室的管理工作，提高行政事務的管理質量，為單位提供助力。行政辦公室是單位的對外窗口，體現了單位的形貌形象，在內部則起到著重要樞紐的作用，在各個部門的傳達和溝通工作中實現溝通和配合，體現了其行政職能工作責任。除此，辦公室還是幫助領導決策和監察的部門，是單位的核心部門，具有服務中心、信息中心、參謀中心和指揮中心的職能，其行政工作質量會關系單位的正常發展和高效管理，因此，我們應該正確選擇辦公室工作方法。

1企業辦公室管理工作的目標

明確行政事務的工作目標是做好辦公室管理工作的基礎。目標能為工作人員提供清楚的方向，更加深入認識到自身工作的意義。這樣才能保證行政事務工作得到有效開展。首先，提高行政管理人員的素質水平。行政事務工作需要工作人員具備高素質，不僅應該強化服務意識，還應該不斷學習更加先進的服務手段。使工作人員能從思想和情感方面熱愛自己的工作。其次，提高工作體系的完善程度。保證企業內部各個部門之間的有效協作是辦公室行政管理工作體系中的一項基本組成部分。每一項工作都應該對應相應的規范，為工作人員提供工作目標，也將各個人員的權利和責任規劃清楚。針對辦公室行政管理工作細節較多的特點，完善的工作體系能為其提供保障作用。最后，提高企業的核心競爭力。相比于其他部門，辦公室行政事務并不會直接參與經營以及管理工作，更多的是發揮協調作用，為其他部門做表率。要想達到企業核心競爭力的目標，就需要設定合理的辦公室行政事務工作目標[1]。

2企業辦公室管理工作的現狀

首先，行政管理制度亟待完善。辦公室的行政事務較為零散，具有冗雜性。為了與新時代的發展步伐相一致，滿足企業的發展要求，在政府部門的督促下實行企業辦公室工作改革，達到了較為理想的成果。但是，在我國社會經濟水平不斷提高的背景下，辦公室行政管理制度改革仍然存在滯后性，管理模式中的一些不足之處也凸顯出來。這樣的情況在很大的程度上對企業的發展形成了一定的阻力。其次，作風建設有待整頓。長久以來，辦公室作風建設一直是企業的一項戰略任務，在實踐中達到了基本的目標。但是，在企業的辦公室當中，仍然存在一些帶著負面情緒參與工作的人員，這是工作作風問題的一種表現。一些工作人員堅持比較保守的思想，沒有形成自我意識;一些工作人員缺乏務實精神，在工作中不夠沉穩;一些工作人員在生活作風方面不夠嚴謹，自律能力較弱等。這些問題成為作風建設和整頓的重點對象[2]。

3企業辦公室行政管理工作特點

首先，辦公室行政管理工作在企業內部發揮著重要的信息傳達作用，也就是上傳下達。信息在傳達的過程中不僅要保證其高效性，還應該重視保密性。這就對辦公室人員的素質提出了較高的要求。信息傳達應該落實到相關的人，應該了解信息的人應該及時得到通知。負責傳達的人員不能根據自己的主觀想法而擅自刪減或者增加所傳遞的信息。其次，辦公室行政事務具有組織服務的核心性。其工作范圍涉及的內容較多，不僅包括單位內部的協調工作，還包括一些與其他單位之間的交流工作。從這個角度來看，辦公室負責重要的溝通和交流工作，應該保證每項工作得到細致完成。最后，辦公室行政事務工作應該體現創新性。無論是管理者，還是部門工作人員都應該具備創新意識。企業的辦公室行政事務工作具有多元化和動態化的特點，這就需要在實際的經營中能通過創新有效應對各項工作的變化。辦公室人員在完成自己工作的同時，應該積極思考和觀察，針對提高辦公室服務和管理水平提出新建議，使各個部門和崗位能得到有效的協調。十九大針對機構改革所提出的新要求，使得企業應該保持改革思想和創新的步伐[3]。

4做好辦公室工作，必須牢固六種意識

4.1 發展觀念

辦公室作為溝通上級和下級的橋梁紐帶，我們必須重視它發展工作中的作用。思想發展的前進性在新時期具有競爭力，思想保守化不利于個人發展; 世界上一切事物都在發展運動，辦公室人員也要深刻理解發展的本質，并付諸到實際行動中去踐行。

4.2 大局觀念

辦公室工作人員需要有大局觀念，政治敏感度要很高。在實際工作中應始終有一顆清醒的頭腦。努力做到堅持看新聞聯播、學習馬克思主義，從中發現新感悟，新的體會，通過學習了解最新政策，從中獲取各種信息，用以指導工作。想問題應當站得更高一些，辦事情應當更上進一些。要善于把本單位的工作與國內宏觀形勢改革和發展來思考謀劃。不能走一步看一步，沒有全部通盤考慮，要懂得三思而后行，想問題看事務要考慮全面。這樣才能在實際工作中把握正確的政治方向。

4.3 積極參謀

辦公室是領導管理者科學決策化的智囊團。要想領導所想，急領導所急，解領導之所解。當前的工作重點和解決問題的關鍵，文秘要了熟于心，相應做好準備工作，從而使自己的工作具備超前和預測性。辦公室人員要下基層，從實踐中尋求新的思路，聽取各反面意見，及時向領導反映人民最新的狀況，為領導提出建設性參考意見，為領導解決后顧之憂，真正當好領導的左臂右膀，貼心幫手。

4.4 服務意識

辦公室工作最大的特點在于它的服務性。辦公室人員要提高思想認識的高度去理解和加強服務意識，將服務意識貫穿到點滴的事情細節上。辦公室人員堅持樹立正確的服務意識，是不斷提升工作質量的重要保證。更重要的是要提升服務創新機制，改變傳統的服務意識，加強現代主動服務意識，提升服務應有的水平。

4.5 勇于創新

進入新時代，辦公室工作人員要緊隨時代步伐，轉變傳統的工作方式觀念，建立以服務理念為中心，提高工作效率意識的工作方針。科學技術是第一生產力，服務觀念建立在科學技術的基礎上，辦公要盡可能利用現代科技的成果，實現辦公的信息化和數字化，智能化。要圍繞社會熱點問題，提出辦公室工作的新思路、新對策，新方法; 利用科技開闊視野，不局限于自己的一方之地，將手延伸到世界各地，吸取國內外先進的思路和看法，觀點。

4.6 無私奉獻

辦公室工作內容涉及方方面面，哪一個部分都不能忽視，一個環節懈怠，就會影響全部。辦公室人員沒有認真負責的態度和無私奉獻的精神，沒有強烈的事業心、榮譽感和責任感是難以做好辦公室工作的。工作人員要經受得起各種考驗，來自家庭和孩子的生活壓力，因此需要有緩解壓力的辦法，主動承擔起相關的任務，努力完成上級下達的命令，做好應該做的本職工作。以優質的服務和出人的工作成績，使領導滿意、同事滿意、人民滿意[4]。

5企業辦公室行政事務工作優化方法

5.1 提高行政事務管理人員的工作能力

要想達到理想的企業辦公室行政事務工作效果，就應該重視提高行政事務管理人員的工作能力，這是一項必要的工作舉措。首先，在辦公室人員的選拔方面，應該進行嚴格控制，重點考察工作人員的工作態度和個人素質。其次，對于選拔進入辦公室的人員，應該對其提供教育培訓，幫助其在復雜的工作環境當中建立清晰正確的工作思路，強化其工作能力，從而逐漸達到每個工作人員都能獨立完成辦公室行政管理工作的目的。最后，重視辦公室人員的思政教育。在實際的工作中，辦公室人員應該形成服務意識和責任意識，能從思想層面將自身的工作與社會發展相結合，將自己的工作價值充分發揮出來。

5.2 設定清晰明確的行政事務職務定位

通過設定清晰的行政事務職務定位，使每個辦公室人員都能清楚自己的職責是一項非常重要的工作。應該改一改長期以來形成的隨意安排辦公室崗位的工作方式，從深入化的角度對行政事務工作情況進行調查，主要是查找是否在辦公室中存在無人管理的事項，或者是交叉管理的業務等。一旦發現這樣的情況，應該及時改正和重新安排，使每個辦公室人員都能在自己的崗位上發揮自己的價值，以負責的態度投入到自己的工作當中。在進一步明確辦公室行政事務的條件下，能在很大的程度上降低辦公室中的人力和物力投入，節約管理成本。另外，應該適當提高辦公室行政事務的針對性，使其能更好的服務于企業的正常運行。

5.3 融入創新理念優化行政管理工作模式

辦公室在整個企業中發揮著橋梁和紐帶的作用，如果工作質量出現問題，就會使得企業的整體工作效率下降。從管理學理論的角度來看，企業的組織結構比較緊密，呈金字塔形，上級能完全控制下級。這樣的組織結構方式很難使部門之間發生有效的溝通和互動，無法發揮其自主性。因此，應該對行政管理工作模式實施創新。要想實現辦公室行政管理模式創新的目標，就應該將管理模式改革作為著手點，一改傳統的多層次、幅度小的科層式管理模式，而應用于現代化時代發展相適應的扁平式行政管理模式。這種組織結構不僅具有較少的管理層次，其管理的幅度也較大，有利于信息在各個部門之間的有效傳遞，也能更加便捷為決策測層提供依據。另外，這樣的管理模式也具有較強的靈活性，能使得企業的整體工作效率得到提高。

5.4 強化工作人員的思想作風建設

綜合管理處于辦公室行政事務管理工作的核心地位。辦公室人員的職業能力以及思想觀念都能影響其工作質量，不僅應該具備處理公共關系的能力和技巧，還應該掌握扎實的專業知識，能在實際的工作中表現出良好的工作作風和政治素養。所以，在實際的工作中，強化辦公室工作人員的思想作風建設具有非常關鍵的意義。首先，加強開展辦公室人員的政治理論學習，提高其政治思想水平。在辦公室這個工作環境中，無論是撰寫工作報告，還是處理一些日常的事務，都需要工作人員表現出較強的學習能力。并且，辦公室人員應該嚴格遵守企業所制定的相關管理制度，形成正確的思想觀念，能在實際的工作中踐行社會主義核心價值觀。其次，應該組織辦公室人員深入到基層當中，能切實體會實事求是的工作意義。辦公室人員的工作范圍不應該僅僅局限于辦公區域，而是應該走出辦公室，獲取更多資料，并將其如實匯報給領導，能嚴格按照企業的政策和制度解決問題。在處理內務和外訪工作中，辦公室人員都應該保持謙虛的態度。

5.5 培養辦公室行政管理人員的團隊精神

在企業中，每一項工作都有明確的分工，辦公室人員應該清楚認知自己的職責。一些行政事務可以由辦公室單獨完成，但是有些事務需要互相配合和合作。從這個角度來看，培養辦公室人員的團隊精神具有非常重要的意義。所以，企業的辦公室行政事務工作應該重視團隊協作，使工作人員能從深入的角度在思想層面形成合作意識。以團隊精神建設為基礎，應該強化對崗位的管理，將每個人員的優勢充分發揮出來，形成內部合力。首先，應該將崗位分配作為基礎，對辦公室人員實施合理化配置，使工作效用達到最大化。這樣的方式有利于充分調動工作人員的積極性。其次，將每個辦公室人員的性格和興趣作為主要的依據，制定具有針對性的培訓計劃，提高其專業技能和個人綜合素養。當前，越來越多的新理念和新知識不斷得到應用，這就使得企業的辦公室人員應該時刻更新自身的知識和思想體系，從而更好的滿足崗位的需求。最后，建立工作人員之間的有效溝通平臺，鼓勵其互相學習，互相交流，積累更多優秀的辦公室行政事務處理經驗。

5.6 抓好制度建設

俗話說說得好： “沒有規矩不成方圓”，制度化建設，科學規范化管理是做好辦公室工作的有效手段。首先，要及時改變不合時宜的制度規范，積極融入適應新形勢下的管理方法。除此之外，還要建立健全工作激勵的評價機制，將處罰公示以示警誡，凈化工作環境氛圍，提高員工工作的積極性。最后，自身建設也需要得到加強，目的使辦公室形象得到充分提升。制度建設的建立健全，為提高服務水平、工作效率會提供一個良好的保障。

5.7 精簡辦公室機構，提高辦事效率

根據有關調查研究結果表明，當前辦公室機構設置復雜、重復，有著職責交叉重疊問題，并且造成工作效率不高。為了解決這一問題，目前我們應該努力簡化辦公室機構，減少行政職責交叉，提升行政辦事效率，明確部門和人員職責，加大問題解決和服務質量的針對性。精簡辦公室機構，提升辦事效率，需要我們注意以下問題：第一，保證本職工作質量，提高每一個工作環節操作的正確度，部門協調一致，共同完成行政職務管理工作，為基層人員服務，提升辦公室工作質量和辦事效率。而且，我們在精簡部門的同時也要注意人力資源配置問題，保證物盡其用、人盡其責，提升資源應用效率，節約單位開支。第二，在部門精簡的同時也要對辦事環節和步驟進行精簡，避免辦事流程復雜，降低行政管理工作效率，不利于辦公室服務質量提升和單位的可持續發展。第三，建立科學的部門精簡意識，主動減少中間部門設置，確保命令下達和精神傳達的有效性，為辦公室行政管理工作有效性提升提供機會[5]。

綜上所述，經濟迅猛發展，中國已走進了新時代，邁向了新征程，對辦公室人員也提出更高的要求，作為行政事務管理的中樞，要有更高的責任意識，意識感，為適應新情況，要抓好行政工作的重點項目建設，協調處理好各工作環節，統籌兼顧各方關系，提升服務質量，搞好辦事的效率。同時，在企業的日常工作中，相關部門的管理者應該明確辦公室行政事務的工作目標和特點，分析辦公室管理工作的現狀，并通過提高行政事務管理人員的工作能力;設定清晰明確的行政事務職務定位;融入創新理念優化行政管理工作模式;強化工作人員的思想作風建設;培養辦公室行政管理人員的團隊精神的方式優化辦公室行政事務工作效果;抓好制度建設;精簡辦公室機構，提高辦事效率。通過本文對企業辦公室行政事務工作優化方法展開的一系列淺談，希望能為提高企業的工作效率提供一些參考。

參考文獻

[1] 丁琦.大數據視角下企業辦公室檔案管理的思考[J].科技風，2020 （16）：210.

[2] 貴州交產資源開發有限公司，王楚欽.新形勢下如何做好公司辦公室工作[N].貴州民族報，2020-06-04（B03）.

[3] 周鑫.新時代高校辦公室工作效率提升路徑探析[J].現代商貿工業，2020，41（17）：72-73.

[4] 張煒.以學習貫徹新發展理念推動辦公室工作提質增效[J].內蒙古水利，2020（5）：3-4.

[5] 謝亞非.新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新[J].傳媒論壇，2020，3（11）：106，108.