疾控中心電子檔案的管理

張曉曼

摘? 要：疾控中心電子檔案管理非常重要，必須保證資料的完整性、準確性和長久性。文章闡述了疾控中心電子檔案管理的重要性，分析科學做好疾控中心電子檔案管理的措施。

關鍵詞：疾控中心;電子檔案管理;管理;措施

疾控中心電子檔案管理是疾控中心利用計算機數據處理能力、網絡傳輸、硬盤存儲等檔案管理的各個工作環節連接起來，以提高疾控中心工作的有效率和質量，轉變工作人員的繁重復雜的傳統紙質管理工作模式，提高工作效率，實現疾控檔案的及時利用率。

1、疾控中心檔案管理的現狀

1.1管理觀念薄弱

疾控中心對疾病的研究都是根據以往疾控檔案資料進行分析研究的，疾病檔案非常重要，但實際檔案管理中存在許多漏洞，主要是疾控檔案管理人員對其不重視，管理意識不強，僅認為只要資料存儲就行，缺乏相應的管理制度，投入的人力資源不符，長久以來使檔案資料管理出現混亂。且大部分檔案管理在崗人員缺少專業知識，不熟悉業務技能，且不能靈活運用電子信息技術，無法保障資料歸檔完整性，也不能和提高工作效率。

1.2檔案資料質量不高

傳統的檔案資料管理大多是紙質資料，其量大、零散、質量不高、不整潔且紙張規格不統一，需要靠大量的人工進行分類整理，直接影響檔案的存儲、保管和利用。且紙張的耐久性差，時間久遠會被腐蝕、濕化、蟲啃或霉菌，降低了其保存時限，造成了后期調閱和使用困難。

2、疾控中心建立電子檔案管理的重要性

2.1疾控檔案的重要作用

疾控中心檔案在衛生防疫工作各部門中不僅起著紐帶作用，還為防疫工作人員的防疫決策、防疫研究和防疫理論提供有效的數據和豐富的經驗案例，為領導在制定衛生標準和規則時提供真實可靠的依據。疾控檔案中包含各種相關衛生科研課題調查案例、實驗分析、數據報告、防治方案、試測觀測、典型案例、總結等原始記錄資料，都具有真實性和可追溯性。為有關衛生防疫、醫學技術資源和環境保護等提供了重要依據資料的儲備，是技術力量的結晶，當新的科研出現，為其提供準確真實的第一手儲備材料，為科研和醫學技術提供較大的成功保障。

2.2電子化檔案管理建設的意義

電子檔案信息化建設的主要意義有三方面：第一，有利于疾病檔案資料的保存。疾控工作是社會性且長久性的衛生管理工作，隨著時間會增加大量的疾控資料，紙質檔案文件盡管再細心地進行保管，還是會隨時間的推移而老化變質，時間久遠會出現破損、老化和資料缺失等，如再加上頻繁的借閱使用會更加縮短其壽命。傳統的紙質檔案管理盡管能進行人工的整理分類和歸檔，難免會出現差錯，且時間久遠，對以往資料的查閱和找尋會非常困難，資料量大占據位置寬，整理也會耗費大量人力資源，降低工作效率。電子檔案信息化的介入，可以通過計算機對疾控檔案資料進行細致的分類和歸檔，它將原始檔案資料掃描存儲在硬盤中，避免錄入錯誤，借閱查詢通過網絡進行，減少了對原始檔案的擾動和流轉性，保證了紙質檔案的完整性。并可利用成熟的網絡共享軟件對檔案資料進行查詢、借閱、傳輸和查找，大大減少了工作人員的繁重工作，提高了工作效率。第二，檔案查詢方便開放性強。電子信息的加入和網絡的共享，使各部門可以根據權限對檔案進行調取查閱，不需要經過檔案管理部門申請，直接可以在電腦軟件中輸入關鍵詞或內容就可以進行快速查閱，甚至可以根據需要打印出來，發揮了信息極大的共享性，提高了查詢效率，并減少了檔案管理人員的大量工作和時間成本。第三，降低風險和成本。電子檔案各個工作環節都是通過計算機網絡完成，且能進行遠距離傳輸，不僅節約了紙張，還直接降低了過去對檔案復印備份、郵寄、裝訂等的費用成本。

3、利用電子檔案管理的主要措施

3.1提高管理觀念和人員素質

樹立主動的管理觀念，讓檔案管理人員意識到檔案管理對疾控的重大作用，加大管理水平和力度，實行有效的管理制度，明確工作流程、方法，對人員的工作進行定期考核;加大人員培訓和交流，讓其掌握業務技術和全新的信息技術，提高人員的綜合素質，使其主動學習新技術新知識。做好檔案原始資料的整理和錄入，保障檔案的原始和完整性。

3.2做好信息反饋

在做好電子檔案管理的同時對檔案資料的利用率進行統計和反饋，以便出現問題能馬上發現問題所在，及時進行解決。首先，工作人員應對疾控檔案的調取和查閱做好相關記錄，統計分析使用后的成果，并將結果反饋給領導;檔案使用人員可以根據使用情況對檔案資料管理的不足提出建議，以便檔案管理工作人員彌補不足，吸取經驗，提高和增強檔案的管理，以便更好地保障疾控資料的完整和準確性。再次，檔案管理人員應通過電子信息軟件對資料進行歸納總結，為每個系類做出關鍵目錄、題目、摘要，方便檔案使用者的查詢，保證其能第一時間獲取所需資料，提高信息利用的時效性。

3.3加大信息化建設

加大檔案管理信息化硬件和軟件的基礎建設，建立信息數據軟件，保存有效的資料信息，對重要檔案進行備份處理;投入辦公自動化，發揮信息傳輸共享的較大作用，提高檔案信息提取和使用率，在第一時間為疫情需要者提供相對準確的信息。

4、總結

疾控中心檔案所涉及疾控工作資料和過程的匯總、歸檔和保存，不僅能為領導的決策提供真實依據，為預防疾病措施、衛生監測等提供準確的數據，還能為積累豐富工作經驗、宣傳學者的論文撰寫提供有用的素材，有極大的利用價值。目前我國許多地區的疾控檔案資料管理還存在很多問題，缺乏管理觀念、人員素質和信息化投入，給疾控預防工作帶來了極大影響。所以，必須加強疾控檔案資料管理，利用電子檔案信息化管理，保證檔案資料的原始性和完整性，及時為使用者提供真實準確的技術資料和經驗記錄信息，促進預防工作的有效完成。