探討文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

王鳳

摘 要：伴隨社會經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，人們對于信息化建設(shè)、辦公自動化的需求日益增長，為了提高文書檔案管理水平，人們紛紛通過構(gòu)建文書檔案管理的辦公自動化來實現(xiàn)對文書檔案管理工作的發(fā)展。本文將著重分析和探討文書檔案管理辦公自動化存在的問題，并針對現(xiàn)狀提出改善文書檔案管理辦公自動化的建議與策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為辦公自動化提供了可能，現(xiàn)如今的文書檔案管理工作也逐步朝向辦公自動化的方向發(fā)展。文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用無疑是一項新的突破，辦公自動化是集中整合、匯集統(tǒng)一進行數(shù)據(jù)處理的新型文書檔案管理模式。不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，如果想要在新的發(fā)展形勢下提高自身的綜合競爭力，就要采取科學(xué)合理的措施加強內(nèi)部文書檔案管理工作，這也是逐步加強內(nèi)部控制水平的基礎(chǔ)。

一、文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度明顯不夠

目前許多地區(qū)的文書檔案管理工作都受到了所謂領(lǐng)導(dǎo)意識的嚴重影響。隨著國家社會和經(jīng)濟發(fā)展的不斷進步，固有的文書檔案管理方案和相關(guān)規(guī)定亟待改革，但是文書檔案管理工作是隱形效益，許多管理者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識不夠強烈，或者沒有意識到文書檔案管理對辦公管理整體質(zhì)量的影響。所以使得文書檔案管理工作一直處于不受重視的地位。具體表現(xiàn)如下：第一，文書檔案管理體系落后，缺乏權(quán)責(zé)明晰的管理制度和獎懲機制。第二，文書檔案管理崗位責(zé)任劃分不夠明確，沒有指定到具體的部門和人員。第三，文書檔案管理工作制度落實貫徹不夠明確、全面、仔細，沒有嚴格按照現(xiàn)有的既定制度執(zhí)行。第四，針對文書檔案管理問題和隱患沒有具體的制度去約束。第五，欠缺應(yīng)用于文書檔案管理的專項資金，對文書檔案管理的維護不到位。

2.管理人員問題

在目前的發(fā)展過程中，文書檔案管理人員通常會出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，他們無法專注地對文書檔案管理工作進行合理安排與調(diào)度，因為經(jīng)常會被行政后勤等繁瑣的工作占據(jù)時間，這不僅不能構(gòu)建出完整的文書檔案管理體系，還造成了我國各個企業(yè)或單位中的專業(yè)文書檔案管理人員極其匱乏的現(xiàn)狀。不得不說，這與其頻繁的工作崗位調(diào)動與不明確的工作職能有很大關(guān)系。

3.文書檔案管理辦公自動化存在的風(fēng)險

（1）系統(tǒng)風(fēng)險

在目前的信息技術(shù)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)提高工作效率已是大勢所趨。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、云計算在文書檔案管理工作中應(yīng)用可以提升采集信息、處理信息的速度，但是，辦公自動化建設(shè)最終依賴的是一臺計算機，各項工作也都受這臺計算機的控制，甚至可以說，在信息化建設(shè)的背景下，各項工作有序進行的基礎(chǔ)和保障都是計算機及其控制系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此，文書檔案管理的計算機系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障或者問題，整個文書檔案管理工作都會處于癱瘓和停滯狀態(tài)。不僅如此，辦公自動化下的文書檔案管理工作體系是呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化分布的，各個工作環(huán)節(jié)和工作部門相互聯(lián)系，就算計算機系統(tǒng)維護穩(wěn)定，但是一旦某個遠程控制軟件出現(xiàn)故障，就會導(dǎo)致內(nèi)部文書檔案管理工作整個系統(tǒng)的停滯，從而導(dǎo)致相關(guān)工作無法正常進行，這也是文書檔案管理工作辦公自動化的最大風(fēng)險。

（2）數(shù)據(jù)風(fēng)險

數(shù)據(jù)風(fēng)險也是文書檔案管理辦公自動化的重要風(fēng)險之一。辦公自動化背景下，各項檔案信息均以電子化和數(shù)據(jù)化的形式儲存。這種儲存方式首先容易被修改，且修改結(jié)果往往不留痕跡、很難檢查和監(jiān)管。這同時也是辦公自動化背景下，文書檔案管理工作發(fā)展的一個重要難題和典型特征。其次，電子化和數(shù)據(jù)化的檔案信息容易被盜取，企業(yè)和單位內(nèi)部對于自身文書檔案信息的重視程度極高，傳統(tǒng)模式的工作背景下，文書和檔案信息很難被泄露。但是在大數(shù)據(jù)背景下，如果自身的局域網(wǎng)和相關(guān)應(yīng)用軟件更新、維護不夠及時，那么辦公自動化的文書檔案數(shù)據(jù)就很容易被盜取和泄露，這會對企業(yè)或單位的發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的損失。最后，電子化和數(shù)據(jù)化的文檔信息還容易被覆蓋，儲存在磁盤或硬盤中的文書檔案信息在管理人員的使用、轉(zhuǎn)移過程中一旦被覆蓋或者刪除，就很難對其還原，這也會對文書檔案管理工作造成巨大的困難。

二、辦公自動化的應(yīng)用對文書檔案管理的影響

1.有助于提高文書檔案管理工作效率

在目前的互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)背景下，各項信息和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式地增長。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都由人工進行數(shù)據(jù)整理、歸納、分析的流程，這種工作流程適應(yīng)傳統(tǒng)的發(fā)展模式和經(jīng)營活動。但在目前信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，各個行業(yè)的交易模式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都在發(fā)生巨大的變化。比如電子商務(wù)模式，電子商務(wù)是一種以互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)為基礎(chǔ)和媒介的經(jīng)濟活動。面對這些改變，傳統(tǒng)文書檔案管理工作暴露出工作效率低、流程繁復(fù)且易受到人為因素影響的弊端，這些弊端很容易影響文書檔案信息的真實性和可靠性。

在這種情況下，增強對文書檔案管理的信息化建設(shè)就有助于提高企業(yè)文書檔案管理工作的速度和質(zhì)量。引入人工智能和辦公自動化應(yīng)用軟件去進行海量數(shù)據(jù)的整理和歸類工作，工作人員則負責(zé)更為高級的文檔管理工作，對各項經(jīng)營和發(fā)展信息進行深層次的分析和檢查，從而顯著提高文書檔案管理工作的有效性。

2.有助于拓展文書檔案管理空間

在經(jīng)濟市場競爭壓力越來越大的背景下，各個行業(yè)的發(fā)展更加依賴于內(nèi)部控制管理質(zhì)量。但現(xiàn)階段的文書檔案管理工作與傳統(tǒng)文書檔案管理工作有很大差異，現(xiàn)階段所需要的文書檔案管理工作不再是對各項數(shù)據(jù)和信息的整理和歸納這么簡單了，企業(yè)和單位更需要文書檔案工作人員根據(jù)發(fā)展經(jīng)營信息深層次分析發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)和單位長期戰(zhàn)略規(guī)劃指引方向、提出建議。這代表著文書檔案管理工作職能的變化，那傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸納、分析整理工作由誰來做呢？在企業(yè)和單位的信息化建設(shè)相對完善的情況下，這部分文書檔案管理工作是可以由相應(yīng)信息技術(shù)代替完成的。

3.提高辦公效率

在對文書檔案信息進行處理時，通過應(yīng)用計算機技術(shù)可以有效的發(fā)揮出辦公自動化所具有的管理功能，從而有效的提升辦公效率和對文書檔案的管理水平。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式當(dāng)中，主要是以人工的方式來進行相關(guān)的檔案操作，具體來說包括對檔案信息的收集、分類和整理，同時在分類時還需要對檔案信息是否存在錯誤或者遺漏等問題進行檢查，在記錄相關(guān)的檔案信息時，也主要是通過相關(guān)工作人員以手寫的方式來進行完成。而在這一過程當(dāng)中，要求相關(guān)工作人員能夠做到字跡工整，嚴格按照規(guī)范進行書寫。在統(tǒng)計檔案信息時也需要多次反復(fù)地進行核實，從而保證檔案信息當(dāng)中不會存在相應(yīng)的錯誤問題，因此采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間、精力上具有較大的耗費，而且無法有效的保證檔案管理工作的準確性。目前，通過采用相關(guān)的信息管理軟件，以計算機技術(shù)來對檔案信息進行錄入和管理，能夠有效地完成檔案信息的收集、分類、管理、統(tǒng)計等相關(guān)工作，實現(xiàn)對文書檔案管理的辦公自動化操作，其不僅更加的簡單快捷，而且還能夠緩解工作人員的自身壓力，有效的提升檔案管理工作的效率。

4.有助于實現(xiàn)信息共享

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式當(dāng)中，無法有效的進行信息共享，這也導(dǎo)致相關(guān)的文書檔案無法充分的發(fā)揮出自身所具有的服務(wù)功能，也無法被充分的得到利用，進而造成了相關(guān)檔案資源的浪費現(xiàn)象。而通過在文書檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，并構(gòu)建出具體的文書檔案管理平臺，可以通過相關(guān)管理軟件來有效的開展檔案的分類工作，而且還能夠系統(tǒng)和規(guī)劃的對文書檔案進行處理和整理，使其檔案目錄的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)槟夸浐蛢?nèi)容相結(jié)合的管理形式。現(xiàn)如今，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理載體和檔案信息進行分離可以更好地體現(xiàn)出其所具有的兼容性特征，并確保能夠以多種形式為有效的開展管理工作，例如可以采用縱向記錄和橫向記錄相結(jié)合以及歷史記錄和現(xiàn)實記錄進行結(jié)合等方式。而在對信息資源進行使用時，可以通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)管理系統(tǒng)對其歷史記錄進行查閱，這樣一來，在管理檔案信息時能夠有效的突破時間和空間的限制，提升查閱的準確性。

5.解決了文書檔案存儲空間有限的問題

在文書檔案管理工作當(dāng)中，對于文件的儲存空間往往是一項十分值得關(guān)注的內(nèi)容。在以往的傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中，主要是通過紙張來對相關(guān)信息進行儲存，這樣一來會導(dǎo)致需要更多的儲存空間，但通過應(yīng)用辦公室自動化技術(shù)可以有效的解決儲存空間問題。相關(guān)管理人員可以利用電子化來有效的替代紙張，以電子文件的形式來進行儲存，其對實際空間的占用量明顯變小，而且其實儲存空間也會更多，這樣一來可以有效的提升對文書檔案的管理效率，還能夠提高對其信息的存儲數(shù)量。工作人員在對檔案信息進行查詢時也會更加的方便，從而節(jié)約相關(guān)檔案信息的查詢時間。

6.電子文件保存的穩(wěn)定性更強

在傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中主要通過使用紙張來管理文書檔案，而由于紙張在具體使用中，其纖維素會發(fā)生相應(yīng)的改變，進而對其耐久性產(chǎn)生影響，容易造成文件檔案的損失問題。對此，通過應(yīng)用電子文件來開展相關(guān)的保存工作，可以有效的保證文書檔案的穩(wěn)定性和耐久性，而且相關(guān)管理人員還可以結(jié)合實際情況合理的選擇電子載體。這樣一來，外界環(huán)境因素對其所產(chǎn)生的影響也會有所降低，可以確保電子文件保存具有更強的穩(wěn)定性。

三、文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用策略

1.加強運營團隊建設(shè)

當(dāng)今社會，經(jīng)濟和科技發(fā)展日新月異，文書檔案管理工作面對自身發(fā)展現(xiàn)狀也應(yīng)與時俱進，追隨時代發(fā)展的潮流，在運營管理問題的面前，我們應(yīng)該認清現(xiàn)狀，多學(xué)習(xí)多交流，尤其是向在此方面建樹卓著的國家取經(jīng)，以此來為我們自己的標準化的信息建設(shè)建設(shè)和文書檔案管理工作注入新鮮的血液，同時先進的理念和先進的制度體系也會使得文書檔案辦公自動化的建設(shè)如虎添翼。

2.構(gòu)建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，文書檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動化信息系統(tǒng)。首先，文書檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進行辦公自動化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過辦公自動化信息系統(tǒng)進行采集、搜集、歸類、整理數(shù)據(jù)的過程，并且在具體的實踐過程中找尋和發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的漏洞，并采取針對性策略進行改進。其次，面對大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文書檔案管理工作應(yīng)該運用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)率先將這類數(shù)據(jù)進行篩選和識別，然后進行統(tǒng)一地非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，確保在轉(zhuǎn)化過程中不發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏和損失的現(xiàn)象，從而保證文書檔案管理工作的真實性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應(yīng)該注意規(guī)避辦公自動化建設(shè)帶來的文書檔案信息泄露的風(fēng)險。從軟硬件管理方面，要為文書檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對文書檔案信息進行特殊的加密手段，同時文書檔案管理工作人員還應(yīng)該將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進行分層處理，按照機密程度分為一級、二級、三級數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露應(yīng)該讓專業(yè)技術(shù)人員率先確保一級數(shù)據(jù)的安全，盡力挽回二級、三級數(shù)據(jù)，將辦公自動化帶來的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險降到最低。

3.組建復(fù)合型人才隊伍

如果想更好地將辦公自動化應(yīng)用在文書檔案管理工作中，就要組建復(fù)合型人才隊伍，這也是文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的重點和難點。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，面對文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，一部分傳統(tǒng)文書檔案管理工作可以由新型的信息技術(shù)和應(yīng)用軟件代替完成，這使得企業(yè)和單位對相關(guān)工作人員的需求量減少，所以一部分文書檔案管理人員面臨著失業(yè)的危險，傳統(tǒng)的工作結(jié)構(gòu)面臨轉(zhuǎn)型。在對相關(guān)工作人員的招聘過程中，企業(yè)和單位就要建立健全一系列的招聘要求和招聘制度，如果想要構(gòu)建辦公自動化工作體系，就要招聘具有文書檔案管理經(jīng)驗、計算機數(shù)據(jù)處理技能的人才，因為在未來的文書檔案管理工作中，文書檔案管理工作更加傾向于信息技術(shù)處理下的管理型工作，許多傳統(tǒng)的文檔整理工作都可以被人工智能和信息技術(shù)代替，對于這些信息的精細處理、深度分析才是文書檔案管理工作人員要做的工作。

4.辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

在開展文書檔案管理的辦公自動化時，首先需要確保相關(guān)檔案資料的安全性，對此管理人員可以采用物理方式來有效的隔離文書檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)，確保其網(wǎng)絡(luò)安全性，從而更好的保護相關(guān)的檔案信息，避免在具體的網(wǎng)絡(luò)運行時，出現(xiàn)相關(guān)的檔案丟失問題。而現(xiàn)如今在文書檔案管理過程當(dāng)中，主要采用防火墻來對內(nèi)外網(wǎng)進行隔離，在流入內(nèi)網(wǎng)時會將其信息進行過濾，從而更好的管理和操作網(wǎng)絡(luò)訪問情況。而在對文書檔案進行管理時需要通過封堵防火墻來有效地阻止相關(guān)操作，而且防火墻在具體運行時所產(chǎn)生的相關(guān)活動信息和所處理的內(nèi)容都可以有效的進行記錄。此外管理人員還可以通過路由器來對檔案信息進行隔離處理，從而將一些IP地址進行屏蔽，確保那些被允許訪問的地址能夠得到放行。作為文書檔案管理部門，在對文書檔案的管理系統(tǒng)進行檢查和維護等過程時，需要加大重視并安排專門的負責(zé)人來及時的更新和備份相關(guān)的檔案信息，從而進一步提高其安全性能。

結(jié)束語

綜上所述，目前我國文書檔案管理辦公自動化存在的問題，主要是來自領(lǐng)導(dǎo)和管理者不夠重視、相關(guān)管理人員、辦公自動化信息化建設(shè)的風(fēng)險等方面，解決這類問題還是要注意與時俱進，尋求新的管理方案、培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的管理人員，最重要的是管理者要提高對文書檔案管理工作和辦公自動化的認知程度，從而不斷提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，這對推動我國社會經(jīng)濟發(fā)展、促進經(jīng)濟結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實意義。

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（作者單位：山東省濰坊市坊子區(qū)商務(wù)局）