探究高校異地多校區檔案管理一體化

林婷婷

摘 要：我國對教育十分重視，加快了高等教育的改革步伐，讓我國高校建設開始遍地生花，高校開始成為盤活地方經濟的關鍵手段。政府運用高校知名度在各地支持高校辦學，推動城市的經濟能力，讓異地辦學成為新時期高校發展的新方向。但是，在發展過程中，許多高校為了能夠得到更多的資源以及為了學校自身的發展考慮，都在多個地區建立了不同的校區，這也就是說高校不得不面臨異地檔案管理難的問題，本文便以該問題作為主要研究對象，提出有助于高校異地多校區檔案管理的方式方法，期望能夠促進高校檔案管理的便捷性和有效性。

關鍵詞：高校;異地;多校區;檔案管理;一體化

近年來信息化技術不斷更新發展，如今的計算機不僅可以高效儲存、快速計算，還能夠實現光速傳播，成為數據時代所不可或缺的關鍵設備和技術。在“互聯網+”的時代，信息化技術是實現高校異地多校區檔案管理一體化的關鍵技術，能夠將高校檔案管理工作由紙質統計，變為數字化統計管理，既能夠保證數據信息的準確性，又能夠保證數據信息的完整性，讓數據信息能夠被高校利用。同時，數字化統計管理能夠保證檔案管理和統計信息的實時性，比如檔案調動等情況能夠得到快速的上傳數據并且進行整理。如今，眾多校區內開始應用辦公自動化管理系統，簡稱OA管理系統，還有UNMS管理系統等，讓檔案管理實現全新發展。

一、高校異地多校區檔案管理一體化的重要性和現狀

1.重要性

檔案管理一體化即當檔案或文檔發生時起，計算機及網絡技術便會對其進行數據收集工作，可有效避免檔案重復記錄及儲存工作，該種管理方式從檔案建立時起，到檔案的保存節約大量的時間，且讓管理人員能夠以更加規范化的形式進行管理，因此檔案管理一體化的模式對于高校檔案管理具有積極的現實意義。高等教育院校為我國培養眾多優秀人才，其發表的學術內容具有權威性和科學性，檔案在教學過程中都能夠作為重要理論依據。尤其是學生檔案的統一化管理更為重要，能夠清楚的知道學生學籍情況，減少查找過程。并且，對學生來說，檔案往往跟隨學生一輩子，是他們人生發展過程道路上很重要的東西，學校如果無法做好學生的檔案管理工作，在學生檔案管理過程中出現紕漏，不僅僅是對學校正常教學活動造成一定程度的影響，更是對學生的不負責任和對學生未來發展造成影響。因此，在高校異地辦學發展時期，傳統的檔案管理公式已經無法有效適用，必須要學會利用大數據技術，對檔案中的信息數據進行統一化管理，這對于高校異地辦學也具有重要的現實意義，更是對學生和學校的負責表現，有利于推進高校的異地辦學活動更有助于高校異地辦學的發展。

2.現狀

首先，高校異地多校區辦學的檔案管理混亂，主要原因是由于異地辦學時間較短，管理制度沒有主校區的完善。大多數異地校區都成立不久，很多配套設施和管理經驗還不夠完善，有待于進一步的提高。同時，異地校區在建校初期并未將檔案管理延伸到學生的日常在校情況，學生的日常在校學習情況得不到及時反饋和落實，導致后期在整理過程中，信息缺乏全面性。其次，管理分散，不同校區甚至執行不同的檔案管理標準，出現這種問題的主要原因是缺乏成熟的管理制度，由于我國檔案管理一體化開展實踐較短，所以并未有較為可借鑒的科學管理制度，以至于高校各個校區的檔案都是自行管理，較為分散，逐漸該種形式成為管理的常態化，最后，管理效率低下，校區檔案管理分散導致檔案規整工作時間較長，不能再檔案建立的一刻起開始進行收集，給后續的收集工作帶來一定的困難。尤其是異地已經畢業的學生，相隔較長時間去打印自己的畢業證明時，異地校區無法辦理，還需到主校區之內進行辦理，十分浪費時間和資源。

二、當前高校異地多校區檔案管理工作面臨的困境

1.材料整理流程復雜，難以全面收集檔案信息

高校異地多校區的特點是檔案管理工作一個重要的難題，檔案資料需要及時整合收集才能進行后續的管理，但是檔案管理工作者目前面臨的歸檔數量是非常龐大的，而且不同校區的檔案在收集過程中也會出現混亂、無序等問題。這種情況對檔案管理人員的挑戰性比較大，而且結合已經歸檔的檔案進行合并整理又是一項非常龐大的工程，檔案管理工作人員的工作狀態面臨并校等問題是非常不穩定，大部分檔案都不能按照原有的工作形式進行處理，工作本身要求工作人員具備較強的責任心和耐心，高校多校區合并的特殊情況讓工作人員的工作強度不斷提升，對其專業能力和心理素質是一個重要考驗。目前 管理工作涉及到各個環節，收集檔案信息的環節是最難處理也是最基礎的，沒有立卷的文件材料需要仔細查閱之后進行收集，并且對所有雜亂無章的檔案進行梳理之后還要編寫目錄，安排具體的存放方式。檔案管理人員面臨龐大的工作壓力很容易出現細節錯誤，檔案信息容易出現交叉或者沒有得到安全存放的特殊情況，這對高校學生和各個工作部門來說都是非常嚴重的事故，容易讓后續的組織工作無法正常進行，學生們也會受到不良影響。目前檔案管理組織工作環境比較松懈，高校負責人在并校過程中需要對各個工作環節進行排查，組織管理工作很容易出現空白，檔案管理工作也比較容易出現錯漏情況，檔案工作人員面臨的困難可想而知。

2.校區分散，檔案難以實現集中化管理

因為異地校區比較多，所以檔案信息比較分散，兩校合并之后檔案機關和教學主校區需要積極配合收集信息，校方領導層要重視檔案管理工作，積極調整相關檔案資料收集工作。但是目前檔案信息過于分散，檔案部門難以集中對其進行管理，維護檔案的安全性和完整性是檔案管理部門的主要目的，但是分散校區成為了檔案管理工作的重要阻礙，部分檔案無法收集，相關性質也無法保障，合并過程中檔案沒有一個固定的存放地點，將檔案集中在一個地點進行管理的目標很難實現。原始院校大多數都在不同地區，而且相距比較遠，分區管理的模式讓校區檔案形成了部分集中，整體分散的局面，高校發展過程中面臨很多工作任務，檔案管理工作和教學硬件配備、相關研究項目資金支持等任務相比受到的重視是比較弱的。校方沒有給予足夠重視就會造成檔案管理工作的層次不同，工作效益也難以統一，影響了管理工作的有序進程。