加強煤礦企業檔案管理工作的思考

劉莎

摘 要：我國經濟以及科技不斷發展的同時，我國企業的發展也非常迅速，在全新的社會背景下，企業發展最重要的影響因素就是企業檔案信息的資源管理工作，這些信息資源能夠為企業提供重要的參考依據，在企業的眾多工作中，這項工作也是極其重要的基礎工作之一，該項工作的質量不但反應企業的價值觀，更影響著企業的世界觀，隨著社會的不斷發展，人們對于企業檔案管理工作的重視程度越來越高，在煤礦企業發展過程中，加強煤礦企業檔案管理工作的管理值得引起更多人的思考。

關鍵詞：煤礦企業;檔案管理工作

在我國眾多的企業當中，煤礦企業占有非常重要的地位，并且我國主要能源源自煤炭，在我國經濟快速發展的背景下，經濟水平的影響受到多方面因素的影響，其中就包括煤礦企業，在煤礦企業發展的過程中，生產管理的質量直接影響著企業的發展水平，所以科學合理的對相關的檔案進行管理才能夠有效的保障煤礦企業有更好的發展，才能夠為煤礦企業進行科學的決策提供有效的依據，在全新的社會背景下，傳統的煤礦企業檔案管理模式已經不能夠順應時代的發展，所以要求煤礦企業檔案管理的相關工作人員能夠與時俱進，不斷的學習新的知識，學習新的管理方法，這樣才能夠保障檔案管理工作的質量，確保企業的安全生產。

一、煤礦企業檔案管理的重要性

企業的發展是不同的生產經營活動組成的，也正是這些活動構成企業的檔案，對于不同的企業類型而言，有著不同的企業活動，并且性質也不盡相同，在企業運行以及發展的過程中，涉及到很多的企業活動，包括企業管理以及技術開發還有具體的生產銷售等活動，這些生產活動都需要進行詳細的檔案記錄，并且在企業的發展過程中需要對這些檔案不斷的進行補充，不同的檔案內容要及時的進行分類整理，在進行企業檔案整理的過程中，需要遵循一定的客觀規律，并且能夠將企業檔案的重要作用充分的發揮出來。

自從改革開放以來，我國經濟的發展突飛猛進，并且已經進入全球經濟化發展的軌道，最近幾年，我國煤礦企業的發展穩步向前，在煤礦企業發展的過程中，應該充分落實檔案管理工作，并且能夠實現嚴格的管理，有必要借鑒國外一些先進的檔案管理方式，將企業的檔案管理工作不斷完善，對于不同企業之間的競爭而言，檔案管理工作是企業之間提供競爭力的基礎性保障，同時也是企業之間進行合作的有效條件，進行企業檔案管理也有助于維護企業的合法權益，所以煤礦企業在發展的過程中應該重視檔案管理工作，并且加強這方面的工作。

煤礦企業檔案管理工作最為核心的內容就是詳細以及全面的記錄生產過程中的相關信息，也就是要對企業發展的歷程進行記錄，企業在實際的發展過程中有其具體的特點，所以在進行煤礦企業檔案分類的時候應該以企業所有檔案為參照對象，包括生產技術類檔案還有行政類檔案以及經營管理類檔案，只有整理好這些檔案，才能夠完善企業檔案管理工作，將企業的生產效率提高。

二、煤礦企業檔案管理產生問題的原因

通過調查我們發現，現階段我國煤礦企業在發展過程中檔案管理工作產生問題最主要的原因有以下幾點，一方面是在實施縱深挖潛戰略中，很多的煤礦企業都需要進行改革重組工作，另一方面是國家在施行相關政策改革的過程中，一些煤礦企業都有政策性破產或者轉產的危險，這幾個問題都在說明要加強檔案管理工作。

三、煤礦企業檔案的特征

1.數量大

煤礦行業是一個具有很強專業性的行業，對于各種技術的涉及面廣，生產作業復雜程度高，企業人員眾多，技術標準多。再加上煤炭企業內部各單位之間的密切聯系，在部門職能方面、專業能力方面都存在著交叉合作的現象，從作業面來看，既有復雜的井下開采環節，又有運輸提升環節，還包括銷售等多個環節，這些環節都會產生大量的檔案資源。近年來煤礦企業的發展速度較快，無論是企業數量還是規模都有很大的突破，這使得檔案數量進一步增加。

2.廣泛性

煤礦企業的檔案從其類型上來講非常豐富。既有與煤礦的開采生產相關的各種技術性要求、作業標準、施工流程等等，又有企業管理相關的各種檔案文本，還有上級部門對于煤礦行業的相關政策規定、法律法規等等，還有企業購買的各種設備、材料的記錄。此外還包括了各種人力資源檔案、設備檔案、銷售檔案等等?？偟膩碚f，涉及的范圍非常廣泛。而在這不同種類的檔案中，重要性和價值也并不相同，這對于檔案管理來說也是其難度進一步增加。

3.技術資料使用頻繁

對于煤礦企業來說，“安全第一、生產第二、效益第三”是其根本的管理理念。再加上煤礦生產本身具有的較高的技術性要求，所以檔案中的各種技術檔案不但使用價值極高，而且使用非常頻繁。特別是包括地質災害治理、瓦斯治理、幾點維護等等技術檔案，以及相關的生產標準，設計圖紙等，都是日常生產和管理非常重要的參考資料。

四、煤礦企業檔案管理中存在的問題

1.對于相應的工作沒有足夠的重視

在很多的煤礦企業發展過程中，很多的管理層領導由于管理知識欠缺，并且相應的檔案管理意識較為薄弱，再加上對于《檔案法》的相關知識了解不夠，隨意難以對于檔案管理工作有足夠的重視，這就導致很多的煤礦企業在檔案管理工作方面的資金投入力度不夠，甚至一些煤礦企業的領導對于檔案管理工作沒有過多的關注，這回嚴重影響煤礦企業檔案管理工作的質量以及整體水平，甚至會給其它工作帶來影響。另一方面，很多檔案管理人員對于檔案管理工作同樣存在不夠重視的現象。企業領導的不重視，直接體現在對檔案管理人員的薪酬福利、職業發展上，長此以往，檔案管理人員自己也會認為檔案管理工作并不重要，從而在日常工作中產生懈怠興趣，這對于煤礦企業檔案管理工作也是非常嚴重傷害。

2.相應的歸檔文件材料不夠齊全

對于檔案管理工作而言，卷宗編制的質量會直接影響檔案管理工作的整體水平，但是一些煤礦企業在發展的過程中往往缺乏全面的文件材料，并且一些管理性的工具也不投健全，再加上一些編研材料的內容不夠完整，這會嚴重影響材料的歸檔，更難以實現材料的集中保管，甚至還會出現一些檔案在借閱之后不能及時歸還的情況，檔案就失去了完整性。

3.檔案管理人員的整體素質不夠高

在煤礦企業檔案管理工作中，檔案管理人員的整體素質會對檔案管理工作的質量產生嚴重的影響，在很多煤礦企業發展的過程中，不但缺乏相應的檔案管理工作人員，而且還存在檔案管理人員整體水平不高的情況，甚至一些檔案管理的工作人員屬于兼職工作人員，對于檔案管理工作而言，其并不具備相關的經驗，甚至一些檔案管理工作人員并沒有掌握充分的現代化管理知識。正是因為長期以來，企業管理者對檔案管理工作的認識不足，認為該崗位不要專業能力，所以在人員安排上也非常隨意，這也使得檔案管理團隊的整體素質明顯不足。

4.借閱制度不嚴格，查檔審批手續不全

煤礦企業在我國眾多的企業類型中占有舉足輕重的作用，其在發展過程中所產生的一些材料或者一些檔案會嚴重影響檔案管理工作的質量，并且煤礦企業檔案屬于國家的國有資產，企業在發展的過程中應該重視不斷加強對檔案借閱制度的審批管理，否則容易造成國有資產的流失，企業也會產生一些損失，很多的煤礦企業在實際的發展過程中借閱制度不嚴格，查檔審批手續不全的情況比比皆是。

五、加強煤礦企業檔案管理的建議

1.不斷進行意識強化，進行方式以及理念方面的轉變

經濟以及科技的發展要求企業在發展的同時能夠實現意識上的轉變，這就要求煤礦企業的相關管理人員能夠從思想上充分認識到檔案管理工作的重要性和緊迫性，在實際的工作中能夠突出重點，確保檔案的完整，并做好相應的統計，這才能確保檔案管理的質量。煤礦企業的檔案是企業發展過程中的經驗總結，是對當前企業擁有的各種資源的整體性的記錄，也是推動企業繼續不斷發展的知識基礎，是企業重要的財富。只有企業管理者對檔案管理給與了應有的重視，才能讓檔案管理工作人員更加熱愛自己的工作，從而更好的完成檔案管理工作。

2.不斷提高煤礦企業檔案管理人員的素質和專業能力

對煤礦企業檔案管理的質量有直接影響的就是檔案管理人員的專業水平以及專業素養，所以在煤礦企業發展的過程中對煤礦企業檔案管理人員的整體水平有了更高的要求，隨著信息時代的到來，檔案管理工作也逐漸趨向于現代化，只有具備現代化能力，熟練的掌握現代化技術設備，才能夠確保的檔案管理工作的質量。檔案管理人員需要具備相應的專業能力。所以，一方面要通過招聘等方式，引進高素質的檔案管理人才，提升檔案管理團隊的專業能力;另一方面對在職的檔案管理人員，務必要做好定期培訓，積極參加各種檔案管理交流活動，從而提升檔案管理隊伍的綜合能力。此外，隨著信息化的不斷發展，提升檔案管理人員的信息化素養，對于檔案管理來說同樣非常重要。

3.建立科學有效的規范體系

為更好的進行檔案管理，企業需要建立科學有效的規范體系，為確保建立規范體系的質量，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索，最重要的就是要做好以下幾個方面的工作，首先要充分了解市場的發展情況，重點了解市場的競爭點，然后結合實際情況對信息數據進行系統的分析，有必要結合企業發展的實際情況建立檔案室，這樣才能夠提高檔案管理工作的效率，其次就是要意識到進行檔案集中管理的重要性，這樣才能夠有效的實施管理，同時進行集中管理也是企業內部其它工作順利進行的有效保障，建立有效的監督考核機制也十分必要，這樣能夠有效的監督相關的工作人員，確保其工作質量。

4.加強檔案宣傳工作

在很多煤礦企業發展的過程中，檔案宣傳工作的核心內容最多的就是著重進行相關法規條例的宣傳，這種宣傳工作難以實現很好的宣傳效果，在進行檔案宣傳工作的過程中，應該將檔案工作的新亮點以及新特點及時的進行捕捉，這樣才能夠確保宣傳工作更具活力，更加有效，隨著信息技術的不斷發展，在全新的社會背景下，有必要運用全新的宣傳方式進行宣傳，可以通過上網以及制作還有VCD等形式進行宣傳，確保宣傳的檔案能夠在不同的部門呈現，并且能夠起到一定的作用。

5.增強服務意識

檔案管理工作屬于企業發展過程中的一項服務工作，所以應該加強檔案管理部門的服務意識，增強檔案管理部門的服務意識應該從多個方面做起，首先應該做好技術改造方面的服務，確保相應的檔案信息資源能夠得到充分的利用，還要注重做好節能挖潛方面的服務，也就是要充分利用好檔案資料，最好要做好維護企業權益方面的服務，由于煤礦企業在實際的發展過程中常常會涉及到很多的法律文書，所以檔案管理工作還要注重做好法律文書的保護工作，確保企業在面臨糾紛的時候能夠幫助企業更好的解決問題，在更大程度上減少企業的經濟損失，使企業有更好的發展。

6.配備好專職檔案人員

在很多煤礦企業發展過程中，常常缺乏高水平以及高素質的檔案管理工作人員，沒有充足的檔案管理專職人員會嚴重影響檔案管理工作的質量，檔案管理工作質量的整體水平也難以提高，另外，檔案管理專職人員專業水平較低以及工作不規范的情況也會影響檔案管理工作的質量，結合這一情況，在煤礦企業發展的過程中應該意識到構建一支具備一定專業知識和能力的專職檔案人員隊伍的重要性，并且能夠加強對于這些工作人員的培訓力度，使其能夠在實際的工作過程中運用現代化的專業理論知識，這樣也能夠確保檔案管理的整體質量，為其他部門提供更多科學有效的數據檔案。

7.加大檔案信息服務力度

在煤礦企業發展的過程中，檔案管理工作屬于服務性工作，這項工作需要檔案管理部門更能夠結合企業發展的實際情況及時的了解不同部門的發展情況，并且能夠及時的梳理不同部門的檔案信息，做好收集，并且能夠搞好編研，在進行檔案管理的過程中能夠進行有針對性的分類整理，這樣做的主要目的就是能夠方便其他的部門對檔案信息進行了解，讓企業的職工能夠對檔案管理工作的作用有更好的認識，進而能夠高效的進行工作。

8.強化信息化檔案管理工作

當前信息化技術在各個領域中的應用都取得了非常顯著的效果，檔案管理信息化也是其重要的發展方向，所以煤炭企業檔案管理必須要重視信息化建設。通過建立信息化系統，不但能夠讓人工勞動得到大幅降低，避免重復性的勞動，而且還可以通過計算機的管理，減少人為因素在檔案管理中的影響，實現檔案管理效率和質量的雙重提升。更重要的是，通過檔案管理信息化建設，能夠極大的提升檔案的運用效率，還能夠充分發掘檔案的價值，為企業決策提供更可靠、更有效的智力支持。

六、結語

綜上所述，檔案是一個企業在成長和發展過程中的經驗總結和知識積累，是企業歷史的重要見證，也是對當前企業資源有效管理的重要方式，因此必須要給予高度重視，對于當前很多煤礦企業在檔案管理方面的不足之處，必須要予以改善。在全新的經濟形勢下，做好煤礦企業檔案管理工作是企業發展的必然選擇，同時這項工作也應該引起更多人的關注，高質量的企業檔案管理才能夠促進企業有更加長遠的發展。

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（作者單位：陜西涌鑫礦業有限責任公司）