關于提高事業單位檔案管理工作效率的思考研究

包潔瓊

摘 要：現代信息技術的發展以及大數據信息的應用改變了人們的生產、生活方式，傳統事業單位檔案管理方法在現今形勢下已不能滿足發展需求，檔案管理面臨挑戰，同時，現代信息技術也為其提供了發展機遇。本文從事業單位檔案管理的意義入手，探究事業單位檔案管理現狀，分析其中所存在的問題并提出了提升工作效率的具體措施，以期為提升事業單位檔案管理效率及科學性提供資料參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作效率

對于事業單位來說，其檔案管理工作占據極為重要的位置，在整體工作中占據重要一環，可以說是其他所有工作的基礎，為其他工作順利進行提供保障。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質量，但是隨著經濟的發展和事業單位規模的擴大，日常工作中所產生的檔案資料成倍增長，這位檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對檔案管理重視度不高、人員管理能力不強、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問題日益顯露。我國已步入社會主義新時期，各事業單位必須要提升對于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進其他工作的進步，更好滿足時代需求，促進各單位平穩健康發展。

一、實施事業單位檔案管理的意義

社會主義新時期已經到來，各事業單位在此形勢下均面臨改革挑戰，傳統的檔案管理方式逐漸暴露弊端，不能有效促進其他工作順利進行，甚至為其他工作的進展帶來阻礙。信息技術的廣泛應用為事業單位各項工作帶來了新的機遇，檔案管理工作同樣如此。事業單位中，負責檔案管理的人員應順應時代發展需求，將信息技術充分應用于工作，利用大數據技術推進檔案管理工作的形勢創新和效率提升。事業單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內容，以此為例，若將現代大數據技術應用于檔案管理工作，則單位內部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學歷及特點，進而有效匯總事業單位內部人員檔案，更好實現人事任免考核或者晉升，也可科學解決員工的調動，福利以及工資的調整等問題。因此，事業單位檔案管理至關重要，提升檔案管理工作效率也具有極強的現實意義。不僅如此，傳統檔案管理模式下，人力對于紙質檔案的管理成為主要形式，而內容繁雜、工作量大使得人工較易出現差錯。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性。現代化管理模式的實現一方面可以讓使用者在最短時間內精準查找所需文檔，另外將紙質檔案進行數字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時間和地域束縛，在減少誤差的同時極大提升整體檔案利用效率。

二、事業單位檔案管理現狀

1.人員檔案管理重視度不高

傳統檔案管理方式不能滿足現代化發展需要最重要的原因就是相關人員對于檔案管理重視度并不高，致使這一現象主要有三大因素：①事業單位工作極為繁雜，產生的檔案數量較多，且其中涉及的人員繁多、檔案收集和整理所消耗的時間也較長，檔案管理的有效性在較短時間內并不能得到明顯突出，因而人們對于事業單位檔案管理并未多加重視。②高效的檔案管理工作所需較大資金投入和人力、物力投入，但是短期收益少，無法為企業帶來巨大即時利益，因此單位內部人員往往將注意力放置于主營經濟業務類，而對于檔案管理工作，因其無法形成顯著功績，故而重視度不高。③對于單位內部人員來說，他們認為從事檔案管理工作的人長期居于幕后，工作默默無聞，難以在單位內部引起注意，因此檔案管理工作長期被置于邊緣化位置，部分人員甚至對于檔案管理存在理解誤區。而社會現代化發展趨勢下，事業單位涉及和管理的檔案信息量呈爆發式增長，民眾對于檔案信息的使用頻率也越來越高，但是部分檔案管理人員缺乏現代化服務意識，不主動為辦事群眾提供幫助，甚至不時出現沖突、誤會等，在很大程度上降低了事業單位工作質量。

2.人員管理能力不強

在我國事業單位內部，從事檔案管理工作的人員綜合能力不強已經成為一種較為普遍的現象，致使這一現象出現的最主要原因就是事業單位內部運行經費不足。檔案管理工作并不能在短期內就為企業帶來巨大經濟效益，不僅如此，提升檔案管理工作效率還會消耗大量資金及物力、人力，這就使得事業單位內部并不會將手中的經費過多放置于檔案管理，因而此項工作經常處于資金不足的狀態，對于優秀人才的吸引力也極大降低。不僅如此，檔案管理自身所需專業性極強，一般人很難準確把握其復雜的工作流程，但是專業檔案管理人員缺乏。一般情況下，事業單位只能不顧高質量人員需求，聘用綜合素質不強、甚至嚴重缺乏檔案管理知識和技能的人員來從事工作，這就導致從事檔案管理的人員管理能力不強、綜合素質不高，這對于提升檔案管理工作效率也是一項極大的阻礙。

3.事業單位檔案管理制度有待完善

完善的檔案管理制度是提升事業單位檔案管理工作效率的有效保證，但是在我國事業單位內部檔案管理制度混亂現象頻發，部分從事檔案管理的人員并不遵守相關檔案管理規范，在進行檔案管理工作時也只是形式大于內容，對于檔案管理規范的執行力不佳。甚至部分事業單位并沒有完善的檔案管理制度，人員在進行檔案管理工作時并無制度可循，管理工作效率自然無法得到保證。導致這一現象最直接的原因就是事業單位內部領導對于檔案管理工作的重視度不高，導致從事該項工作的人并不清楚自己的責任和義務，加上并沒有相應的獎懲制度，人員大多存在僥幸心理，直接導致檔案管理工作效率低下，無法為企業的健康發展提供保證。

4.檔案管理信息化程度不高

現代信息技術的進步為各行各業工作方式的改變提供了條件，事業單位內部也逐漸開始將現代化元素融入工作之中，但是對于檔案管理工作來說，信息技術卻遲遲無法引入。其中最主要的原因就是部分事業單位在檔案管理工作中資金投入不足，使得部分事業單位現代化設備不足，檔案管理現代化受限，一些單位只將計算機用于日常工作，未將其在檔案管理現代化、數字化、信息化發展中充分利用，無法為信息化程度的提高提供基礎條件。一方面，事業單位在進行內部檔案管理中并沒有將檔案管理系統高效運用，另一方面，雖許多事業單位已經完成了檔案管理系統的建立，但是相對應的信息化設備并不能跟上系統發展需要，系統訪問訪問人員嚴重受限，訪問人數稍多便會出現卡頓、甚至癱瘓等現象。另外很重要的一點就是，事業單位內部并沒有相應的現代化技術支持，人員對于現代化的了解程度也不高，如此種種，直接導致了檔案管理工作效率低下、問題頻發。

5.單位內部各部門信息共享力度不足

就目前各事業單位檔案管理現狀而言，各單位之間、各部門之間信息閉塞嚴重，“信息孤島”特征明顯，內部無法實現有效實時的信息交流和溝通，系統化資源共享平臺并未得到有效建立，致使單位內部檔案管理分散。這會造成人員在進行資源整理時較易出現重復保存的現象，不僅加大了儲存過程中誤差出現的概率，且重復性工作在很大程度上加重了人員工作負擔，不利于整體工作質量的提升。檔案的分散管理也使得人員在后期使用過程中難以準確查詢和使用，造成資源利用率低下，不符合現代高準確性、高時效性的工作需求。

三、提高事業單位檔案管理工作效率做事

1.提升檔案管理重視程度

提升對于事業單位檔案管理重視程度是提升檔案管理工作效率的首要途徑，而其中最為關鍵的就是提升事業單位領導人對于檔案管理工作的重視，糾正之前在此工作上不作為的現象，進而避免由此引發的諸類問題。只有領導轉變了檔案管理工作理念，對檔案管理相關工作進行規劃和規范，加強對此工作的監管理力度，采取行政措施措施對檔案管理工作進行干預，才能保證具體檔案管理工作人員重視該項工作，將工作中心轉至提升檔案管理工作效率上來，以此將檔案管理工作的有效性最大程度發揮。

2.加強檔案管理人員培訓

檔案管理工作歸根到底是人的工作，只有提升檔案管理人員質量才能夠有效發揮檔案管理工作的實際意義。因此事業單位必須認清檔案管理工作人員能力不強、素質不高的問題，重視對于管理工作人員能力的培訓以應對愈加復雜的管理局面，提升人員對于各類事務的應對處理能力，進而培養起一批綜合能力強的高素質人才隊伍。對于事業單位來說，首先要做的就是定期對管理人員進行培訓，其中既包括管理能力和知識的培訓，也包括責任意識的培訓，通過為檔案管理人員提供培訓機會提升人員專業素養和工作能力，而責任意識以及服務意識的提升是現代化社會民眾權利意識提升的必然要求，對于推進檔案管理工作有序進行有積極意義。同時應對人員實施定期考核，將考核結果與工作人員工資直接掛鉤，以此激發檔案管理人員責任意識和工作主動性。另外，信息化管理的普及也對人員計算機掌握能力提出了更高要求，事業單位檔案管理人員需要注意自身計算機能力和水平的提高，只有這樣才能夠有效運用現代化設備，進而實現事業單位檔案管理向現代化、信息化方向發展。不僅如此，事業單位可改善工作薪資待遇，提高該項工作的準入門檻，以此激發人員工作積極性，同時吸引更專業、更高質量的管理人才進入崗位，最終達到實現檔案管理工作人員素質全面提升的目標。

3.完善事業單位檔案管理制度

合理完善的檔案管理制度是有效進行檔案管理工作的基礎和保證，因此，事業單位若想提升管理效率就必須首先根據實際需要，以本單位發展實際為基礎制定科學有效的檔案管理制度。完善的管理制度既是對大家工作的一種約束，更是對人員利益以及工作質量的一個保障。當然，在制定具體管理制度時不能脫離發展實際，應以人為本，尊重每一位工作人員，經討論后制定出最合理的工作機制。另外需保持機制彈性，以此應對更多的管理工作中出現的情況，更好發揮人員工作積極性。其中應作為重點內容之一的是與培訓制度相對的考核制度的建立，通過嚴格的考核制度可以極大提升人員培訓積極性和有效性，進而促使自身工作能力的提高。

4.提升檔案管理信息化水平

新的發展形勢下，信息網絡技術愈發普及，且滲透于各行各業發展過程之中，任何單位、任何個人在社會性大團體中都無法擺脫信息技術獨立完成工作，事業單位檔案管理僅靠人力已完全無法滿足現代化發展需求，錯誤率高、工作繁重、質量低下、效率不足等問題愈發突出，必須提升自身管理的信息化水平。在檔案管理工作中投入充足的財力、物力、人力，建立針對性檔案管理系統，由傳統的人力收集、歸檔轉變為電子化輸入，這樣既可提升人員管理檔案的效率，又能提升檔案搜索的有效性，同時還能避免紙質檔案因過多翻頁導致的損壞現象。信息化檔案管理的實現將極大提升資源利用頻率，減少資源浪費，更好發揮檔案管理現實意義。實現檔案管理信息化重要條件就是現代化信息設備的置辦，事業單位要以自身發展實際需求為基礎進行廣泛調研，綜合考慮各部門檔案管理需求，在預算合理的前提下引進先進且合適的高質量現代化辦公設備，為檔案管理信息化推進提供基礎。

5.加強部門間信息交流

信息孤島現象的出現極大降低了檔案資源作用的發揮，因此加強各部門間信息交流極為必要，加強部門間、單位間信息的傳遞和交流、構建系統且完善的統一檔案管理體系對于實現檔案管理信息化發展有極為關鍵的意義，是單位實現檔案管理有效性提升必須實施的一項策略。檔案管理體系的建立有利于打破部門間“信息孤島”困境，提升檔案資源使用有效率，在提升檔案管理工作質量的基礎上為單位發展提供信息支撐。

結語

信息化時代背景下，現代信息技術的應用已經滲透到各行各業的工作之中，極大提升了各項工作有效性，而檔案管理向數字化、信息化發展也已經成為主要發展趨勢，傳統的檔案管理手段在早已不適應事業單位現實發展需求，進而致使工作效率低下，給其他各項工作的順利實施造成阻礙。因此，事業單位領導人員必須重視檔案管理工作效率的提升和信息化的實現，通過提升檔案管理重視程度、加強檔案管理人員培訓、完善事業單位檔案管理制度、提升檔案管理信息化水平等途徑實現現代化檔案管理目標，提升檔案管理人員綜合能力，以此保證事業單位健康、平穩發展。

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（作者單位：福建省寧德市霞浦縣招商引資服務中心）