基于檔案資料分析的公立醫院檔案歸檔和管理工作探究

李楠

摘 要：在公立醫院管理工作中檔案歸檔與管理是極為重要的組成部分之一，對其進行管理的目的是為了更有效的為醫療中心的工作服務，帶動醫院管理能力與醫療能力的提升。公立醫院做好檔案歸檔和管理工作對其的科學、健康發展有著十分重大的作用和意義。本文通過闡述公立醫院檔案工作的重要性和分析其檔案管理存在的問題，提出了具體的基于檔案資料分析的公立醫院檔案歸檔和管理工作優化措施，以期為公立醫院日后的檔案歸檔和管理工作帶來有價值的參考建議。

關鍵詞：檔案資料分析;公立醫院;檔案歸檔;管理策略

檔案歸檔和管理工作是公立醫院管理工作中的基礎內容，其對醫院內各項工作的進行起到直接影響，對比其他領域的管理工作，醫院管理的難度普遍更大一些，難點在于艱巨的使命和責任、繁復的系統以及更低的錯誤率。在當前新時代當中，對于公立醫院的檔案歸檔和管理工作要求更高，怎樣基于檔案資料分析改進管理模式，找到新思路、新策略以及新渠道，更有效的為公立醫院的健康發展以及經濟發展提供服務，成為目前公立醫院檔案歸檔和管理工作者的重要任務。

一、公立醫院檔案歸檔和管理工作的重要性

公共醫院檔案指的是公共醫院在教學科研、醫療、醫院行政等活動中建立的有利用和保存價值的，通過資料分析和歸檔處理之后的文字、數據、食品以及實物等不同方式與載體的歷史記錄內容。醫院檔案屬于國家檔案中的重大部分之一，同時還是醫院的寶貴資源和財富。在當前我國的公立醫院當中，不同載體和形式的檔案服務于不同的工作內容，為醫院上層領導科學決議以及計劃奠定根基，為病人給予詳細的、正確的病歷數據和信息，為醫院的改革創新發展給予工作服務等。簡單來說，公立醫院的檔案歸檔和管理工作直接影響著其內部的各項工作開展和進行，影響著我國醫療衛生事業的順利建設和發展，對我國建設小康社會起到著重要的推動作用。

二、公立醫院檔案歸檔和管理工作中存在的各項問題

1.檔案意識較差，對其重視度較低

對于我國融合教學科研以及醫療保健和預防工作為一體的公立醫院管理工作當中，對于檔案歸檔和管理的重視度普遍較低，但是，在我國全國文明單位建設以及公立醫院等級評估等項目當中，都涉及著大量的檔案內容，不過，在“全國文明單位測評體系”及“三甲醫院評審標準與細則”當中，納入了許多公立醫院管理工作項目，比如，財務管理、后勤管理、醫療設備管理等等，卻獨獨未將檔案歸檔和管理納入其中。由此能夠清楚的看到，公立醫院的領導者對于檔案歸檔和管理工作的重要性欠缺充分的認識。在培養各類公立醫院人才培養中，對于檔案歸檔和管理的人才培養重視度更低。

2.信息化管理較差，欠缺硬件投入

由于很多公共醫院對于檔案歸檔和管理工作的重視度較低，更多的將關注力放在醫院的醫療業務上，致使檔案歸檔和管理顯著落后于其后。檔案歸檔和管理沒有和醫院醫療業務管理進行同步規劃與部署，因此，醫院檔案歸檔和管理出現邊緣化情況。由此，致使醫院的檔案庫房較為狹小，不符合規定的建設標準，檔案管理設備以及技術過于落后，顯著限制了醫院檔案事業的進步和發展。

3.管理工作團隊綜合素養較低

當前，公立醫院普遍存在檔案部門工作人員人數較少以及專業人才欠缺的問題。檔案部門的工作人員大部分學歷都較低，有些還是“半路出家”的工作人員，很多都欠缺系統化的檔案專業培訓，工作能力較差。這和現代化醫院檔案工作需求嚴重不符，極大的限制了公立醫院檔案歸檔管理工作的順利進行與發展。

4.管理范圍模糊，缺少統一管理機構

當前，公立醫院的檔案歸檔和管理大多還是由醫院院長下設立的醫院綜合檔案辦公室來負責，管理的內容包含有醫院設備、財會、實物以及文書檔案等等多個種類的檔案工作。而醫院人事檔案是由人事部門負責，患者的病歷檔案是由病案辦公室負責等，因此，出現同個單位里出現多個部門進行檔案管理的局勢，這樣的情況違背了我國《檔案法》中檔案統一領導，分層管理的管理原則和要求，很容易導致醫院檔案的因管理不當而丟失。

5.檔案管理方式落后

公立醫院的檔案歸檔和管理工作需要人員、資金以及場地等多方面的支持，不過，在醫療體制改革不斷推進中，各大公立醫院都處于快速發展擴張期，從而造成了醫療資源的短缺，沒有更多的資金投放在檔案管理中。就當前情況來看，很多公立醫院都有著數十年的發展歷程，積攢下來的檔案數量非常可觀，而現有場地顯然很難有效滿足具體管理需求。而且還有部分公立醫院依舊應用傳統管理方式，導致效率非常低下，難以滿足公立醫院持續穩定的發展要求。

三、基于檔案資料分析的公立醫院檔案歸檔和管理工作策略

基于檔案資料分析的公立醫院檔案歸檔和管理工作十分重要，在一定程度上影響到公立醫院持續穩定發展目標的達成。針對此，要求公立醫院相關方面加強重視，客觀面對具體工作中存在的問題，然后采用合適的措施進行處理應對，以便將其作用更加充分的發揮出來，為公立醫院其他部門工作的開展提供助力。

1.加大法律宣傳，強化醫院檔案管理意識

針對公立醫院各方面對檔案歸檔與管理工作認識不足這一問題，要想相關方面加強重視，加大法律宣傳，并且有效強化醫院檔案管理意識，具體可以從以下幾方面著手：

首先，要采用多種方式，引導公立醫院的各階層領導以及全體職工，貫徹學習我國《檔案法》，強化醫院全體人員的檔案管理意識，使得他們在具體工作中能夠更加的認真仔細與負責，避免因為人為疏忽而造成檔案遺漏、缺失等問題的發展。

其次，要對公立醫院的領導層進行開發，使醫院領導層提高對檔案歸檔和管理工作的重視度，將檔案歸檔和管理工作歸入進醫院的管理體系當中，這樣便能逐漸影響到醫院各個部門的意識，使得檔案歸檔和管理工作受到應有的重視，工作開展起來自然會更加的順暢，效率也能更加的高。

最后，要充分落實我國《檔案法》中有關“檔案統一領導，分層管理”的原則和要求，強化公立醫院自覺進行依法歸檔。

2.創建科學體制，進行恰當管理

此需要順應和滿足新時代發展趨勢，通過“大檔案”觀念的引導，融合公立醫院實際情況，創建符合本院管理發展的科學管理體制。

首先，需要將管理機構進行梳理，創建醫院綜合檔案部門以及下屬部門，使得醫院的各項檔案得到統一化的集中管理，確保醫院貫徹落實我國檔案管理法。

再者，是對醫院內部的各個部門以及各個院區的檔案資源進行整合，創建統一的檔案歸檔和管理制度，制定宏觀的管理制度，具體的制度條令要在宏觀制度管控下凸顯各項檔案專業的特征，盡可能使得各項檔案歸檔和管理能夠有章可循。同時，在新一輪醫療體制改革過程中，使得患者滿意度、醫療成本控制以及醫療質量等變成管理核心要素。所以，在實際檔案制度完善過程中，應該充分考慮到這一點，充分體現人性化與科學化。

最后，要明確醫院檔案工作人員的具體工作職責，細化醫院各級檔案工作人員的工作，且對其進行系統的能力考核，并將考核的結果與他們的工作績效進行結合，構建各個部門在檔案管理中的合作機制，使得各個部門都能認識到自身職責，最終形成合力。通過這種方式，能夠很好調動醫院各個方面的檔案管理積極性，從而推動檔案管理效率進一步提升。

3.拓展檔案歸檔范圍，進行全范圍覆蓋管理

當前，伴隨著我國醫療衛生體制改革的深入發展，公立醫院除了要進行教學、科研以及醫療等常規化的管理項目之外，還會出現很多創新化工作以及社會服務性工作，例如，近期出現的“新冠肺炎”突發公共衛生事件，醫院需要對其進行應急救援服務、志愿者服務、援助疆外服務等社會服務性工作。這些活動的開展，推動著各類新型檔案載體的涌現。因此，需要公立醫院全面詳細分析出現的新情況，對檔案歸檔和管理計劃進行調整，拓展醫院檔案歸檔的范圍，進行檔案管理工作模式創新。

4.加大檔案資料分析，開發資源主動服務

精準、及時、有效的醫院檔案信息不但可以為各個科室以及部門給予高價值的醫療信息，并且可以在潛移默化中提升公立醫院的工作效率與社會經濟收益。所以，需要相關方面加強注重檔案資料的分析，挖掘其中有價值的內容。

不過，要想達成更為理想的效果，需要檔案歸檔和管理者針對本院的發展大方向，順應本院管理內容的開拓，全面進行檔案資料分析和資源開發，將檔案運用的邊沿拓展至醫院的各個科室與工作部門，讓所有需要檔案幫助的科室都可以很方便的運用檔案。與此同時，可以全面舉行各大檔案研究活動，搜集本院文化遺漏部門以及檔案資源，對其進行整理分析和歸類，為公立醫院的檔案歸檔和信息利用奠定穩固的根基。

5.強化團隊建設，提升團隊素養

公立醫院的檔案歸檔和管理急需一支工作能力過硬、思想作風良好、政治面貌積極的高素養人員團隊，由此需要公立醫院管理部門對其進行高度關注和培養。

首先，要在當前已有的檔案工作人員基礎之上進行更加精準的檔案專業人才培育。一方面，可以組織優秀的檔案工作人員出外進修，回來之后在組織研討會，讓出外進修的檔案工作人員分享一下自己出外學到的先進管理知識和方法;另一方面，聘請相關專家來醫院組織開展講座，要求檔案管理人員積極參與。這樣能夠有效強化醫院內部檔案管理人員的綜合素質與專業能力，使其更好滿足檔案歸檔與管理工作的要求，提升工作效率。

再者，要從我國各大高校有效引進高質量綜合型檔案人才。具體就是得提升檔案歸檔和管理工作的福利待遇，以便吸引更多優質的人才參與其中。同時，還可以與高校合作進行人才的培養，指派醫院內部優秀檔案歸檔和管理人才進入高校該專業兼職教師。這樣能夠很好保證培養出來的人才更好滿足內部工作要求，最終達成更為理想的工作效果，為公立醫院長遠穩定發展目標的實現提供助力。

6.完善檔案管理體系

一是充分體現出檔案的開發與利用。從另一個角度上來說，檔案管理的主要目的其實就是開發與利用，為公立醫院的各個部門提供優質的檔案服務。所以，檔案管理部門應該積極轉變自身工作觀念，樹立良好的服務意識。具體就是在檔案歸檔與管理各項工作開展中，應該圍繞著醫院業務合理開展，同時積極參加醫院各項重大活動，并以此為基礎推動自身工作形式的豐富與轉變;

二是，定期組織開展多樣化的編研活動，密切關注醫院日常管理、臨床研究等情況，并且對收集到的信息根據這些情況進行深層次的加工，以便有效強化檔案服務層次，充分體現出自身價值與作用，提升自身在公立醫院中的地位;

三是，在公立醫院之間構建共享傳播機制，實現信息的實時共享，避免信息孤島情況的發生。具體就是基于患者需求進行醫療市場的細分，根據醫院業務特點、具體情況明確管理方向。在這一過程中，不同等級的醫院也能進行檔案共享，以便為患者提供更為優質的醫療服務，推動區域醫院檔案管理和服務共同體的有效達成。

四、結語

綜上所述，在公立醫院整體管理工作當中，檔案歸檔與管理工作是極為重要的部分之一，其工作的優劣是關乎著公立醫院的整體實力。所以，必須要不斷提高公立醫院的檔案歸檔和管理水平，使其更好服務于病人以及醫院。

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（作者單位：濟寧醫學院附屬醫院）