新形勢下做好檔案管理保密工作的思考

盛云

【摘 ?要】檔案作為一種重要的社會信息資源，繼承了文件的原始性和記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻，對人們的生活和社會發展具有十分重要的作用及意義[1]。本文作者結合多年從事檔案管理的工作經驗，對新形勢下檔案管理保密工作中存在的問題進行分析，思考并歸納出一些加強檔案管理保密工作的措施，以供相關行業從業人員參考。

【關鍵詞】檔案管理;檔案保密;措施

一、新形勢下檔案管理保密工作中存在的問題

1、檔案管理保密制度不完善

檔案保密管理工作涉及國家利益、社會秩序及公民的個人隱私等復雜的工作內容，雖然國家訂立出臺了《檔案法》與《保密法》作為檔案管理保密工作的法律基礎，但是在具體執行過程中因檔案管理保密工作的復雜性，仍然難以避免的出現一些法律規定沒有明確解釋的實際問題。檔案管理人員在沒有足夠的法律依據作為檔案保密工作依托的情況下，無法準確判斷檔案的保密級別，容易出現檔案機密泄露的情況。

2、檔案管理人員的保密意識不夠

新形勢下，企業與個人之間的交流合作愈發頻繁緊密，檔案的開放和利用率也越來越高。由于檔案保密工作中的相關規定比較復雜，部分檔案管理人員對檔案管理的保密工作意識不強，對相關的保密規定熟悉程度不夠，不能合理區分保密檔案的保密期限和開放范圍，導致出現一些將未到保密期限的檔案和只對于特定對象開放的檔案當做開放檔案處理的情況，最終造成檔案管理工作上的重大失誤和利益損失。

3、檔案保密技術落后

近年來，計算機網絡技術在檔案管理工作中的發揮的作用越來越明顯，檔案管理人員通過網絡技術對檔案進行管理的工作占比也越來越大，但是由于計算機網絡安全技術沒有及時跟上檔案管理改革的步伐，導致檔案管理保密技術相對落后很多，存在一些檔案管理系統上的漏洞，制約了檔案保密工作的持續發展。在平常的檔案管理過程中如果檔案管理系統中存在的漏洞被不法分子利用，在系統中植入病毒和木馬程序，會對國家利益和社會秩序產生非常不利的負面影響。

4、檔案利用監督工作不到位

檔案利用監督是在檔案開放利用過程中的一項重要保障措施，檔案管理人員能夠通過檔案利用監督制度及時發現在檔案開放和利用的過程中，出現的各種不利于檔案保密的不良行為和工作失誤并做到及時制止和糾正。既保證了檔案的有效利用，也能夠保證檔案的安全與完整性。但是在實際的檔案管理過程中，檔案利用的監督工作卻往往是不到位的，督查工作流于形式，督查次數也嚴重不足，有的檔案管理單位甚至一兩年中都不會督查一次，失去了檔案利用監督的作用及意義。

5、檔案庫房管理不正規

檔案庫房管理是檔案保密工作的重點之一，按照正常的檔案管理保密要求，檔案庫房應選擇合適的地址獨立興建并且應盡量將辦公室和閱覽室與檔案庫房分開，庫房的門窗應進行專業的加固，以此來防止檔案資料丟失或者被盜。但是實際上有一些檔案管理單位并不具備單獨建設檔案庫房的條件，將檔案庫房設置在辦公樓的底層，也沒有對檔案庫房的門窗進行加固處理，這增大了檔案被盜和丟失的風險。

二、加強檔案管理保密工作的措施

1、完善檔案管理保密工作的保密制度

擁有完善的檔案管理保密制度和監督制度，是確保做好檔案管理保密工作的前提和基礎。檔案管理單位應以國家出臺的檔案保密工作的法律法規，結合自身保密工作的背景和實際情況，制定完善的檔案管理保密制度。對于不同保密級別、不同層面的機密檔案要單獨制定查閱、復制的權限管理制度并確保保密制度能夠得到有效的執行。制定適當的獎懲制度，對于執行保密制度不認真的工作人員，要嚴肅處理、絕不姑息;對于執行檔案保密制度工作認真的工作人員，也要進行適當的獎勵，增強檔案管理人員保密工作的責任心，從而保證國家和人民的利益不受損害。

2、加強檔案管理人員保密意識的培養

檔案管理工作不同于一般性質的工作，對于機密檔案的管理有著嚴格的要求。檔案管理單位平時要注意加強工作人員保密意識的培養，定期組織有關檔案保密工作的培訓講座，普及歷史上發生過的檔案泄密事件對國家利益造成嚴重影響的案例，讓檔案管理人員對檔案機密泄露的嚴重后果能夠有足夠清醒的認識，確保檔案管理人員始終保持對檔案管理保密工作的警惕性。

3、提升檔案管理保密技術水平

新形勢下，檔案管理單位要積極提升檔案管理保密工作的技術水平，招聘專職的網絡安全維護人員對檔案管理系統進行定期的維護和檢查，修復檔案管理系統中存在的安全漏洞。不定期排查系統中是否存在病毒、木馬程序，對重要的機密檔案進行加密處理并制定相應的登錄權限管理制度，保證檔案管理保密技術能夠滿足檔案保密工作的需要。

4、加強檔案利用的監督工作

檔案利用的監督工作對檔案管理保密具有十分重要的意義，特別是在檔案的開放利用愈發頻繁的新形勢下，檔案利用的監督工作就顯得更為重要。檔案管理單位要重視檔案利用監督工作的作用，不能制定出一套監督制度后卻將其束之高閣，使檔案利用監督失去其實際存在的意義。在開展督查工作中，督查人員要多與檔案管理人員進行有效的溝通，使雙方都能夠明白監督工作的重要性，降低檔案管理人員的抵觸意識，保證監督工作的順利開展。

5、建立合規的檔案庫房

檔案管理單位需要建立合規的檔案庫房，盡可能在建設時就能夠設置獨立的檔案庫房，如果時間條件確實不允許，也應將檔案庫房設立在辦公樓的頂層并在樓道入口安裝防盜門等防盜設施來保證檔案庫房的安全性。管理層面上，檔案管理單位應設置專門的檔案庫房管理崗位，負責對進出庫房人員的身份核實及登記，檢查進入庫房人員有沒有攜帶拍照、錄像設備，要做到對人員進出庫房時間和攜帶物品的全面掌握，以確保檔案庫房的資料安全。

結束語

總而言之，科技的發展進步為檔案管理保密工作提供便利的同時，也給檔案管理保密工作帶來了全新的挑戰，面對檔案管理保密工作的新形勢，檔案管理單位及管理人員需要不斷對檔案管理保密工作進行分析研究，找到工作中的不足和問題并加以解決，才能切實保障國家和人民的利益不受侵害。

參考文獻：

[1]齊琳.新時期企業檔案管理的保密與開發利用[J].陜西檔案，2019（2）：38-39.

（作者單位：新疆維吾爾自治區塔里木河流域巴音郭楞管理局）