檔案管理規范化的研究

寇卉媛

【摘要】隨著檔案工作的快速發展和社會對檔案需求的不斷增加，檔案管理工作已經從僅對檔案的簡單保管，轉變為采用各種新技術、新方法來開發和利用檔案信息資源，滿足社會對檔案的需求。本論文從不同方面闡述檔案管理規范化，這對科學有效進行檔案管理是非常重要的，對研究檔案管理的專家和學者也提供了理論參考。

【關鍵詞】檔案管理? 規范化? 研究

做好檔案管理工作，是提高一個單位工作質量和工作效率的必要條件，也是衡量一個單位工作業績與管理水平的重要尺度。規范的檔案管理，可以不斷地提升一個單位的管理水平，既可以實現檔案管理工作的自身價值，也可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

1、堅持檔案管理的標準化

檔案管理的標準化，是社會主義現代化建設對檔案管理工作提出的要求，是檔案管理工作的方向。一是嚴格堅持標準。各級、各單位檔案管理部門和檔案管理人員，要嚴格地按照國家檔案部門制定的各種標準改進自己的工作，從檔案裝具和庫房的標準，檔案的保護和設備的標準，檔案收集、整理、鑒定、統計及開發利用的標準，檔案著錄的標準等等方面，按照標準化的要求開展工作，為國家檔案管理工作的標準化打下堅實的基礎。二是建立健全責任制。要明確責任范圍，讓每一個檔案管理人員都承擔起應負的責任，做到工作定職、定責、定權、定考核標準，獎罰分明。三是實行目標管理。每個單位的檔案管理，都要用國家檔案工作的總目標、總要求來檢查自己工作的好壞，要在總目標指導下制定自己的具體目標，并力求使目標管理達到定量的要求。

2、加強檔案管理規范化的措施

2.1加強對檔案管理規范化的重視，加大投資力度

目前為止，由于現代設備比較落后，電子檔案的出現對于傳統人工檔案管理工作來說是一個挑戰，因此，要提高檔案管理的規范化，領導應加強對檔案管理的重視，意識到檔案管理規范化的重要性，加大投資力度，建立完善檔案管理的相關設備，比如檔案微機室、電腦、打印機等，按照檔案管理規范化標準進行建設。培養檔案管理工作人員的工作技能，提高工作人員的責任意識和工作效率，從而提高檔案管理的規范化。

2.2完善檔案管理的規范化體制，創新管理模式

2.2.1建設科學、有效的檔案管理制度

在新時代背景下，為滿足事業單位發展的需要，檔案管理體制應與時俱進，建設現代化的管理制度，并對其完善，對檔案標準進行統一，堅持檔案管理的基本原則，在制度中明確檔案管理工作人員的責任和義務，設立獎懲制度和考核機制，提高工作人員的工作效率，激發員工的熱情。

2.2.2創新管理模式，提高檔案管理質量

檔案管理人員要對傳統管理模式進行創新，科學建立完善管理網絡，普及檔案管理的相關制度，嚴格檔案管理工作，在科學的管理模式下提高檔案管理的質量。

2.3加強檔案管理人員的素質，滿足檔案管理規范化需求

隨著信息技術的發展，對檔案管理人員的管理技術提出了更高的要求，因此，事業單位要通過開展學習和培訓來提高相關人員的技能水平和專業知識，增加相關工作人員對檔案管理規范化重要性的意識。事業單位要加強對人才教育和培訓的重視，提高專業人員的管理水平和工作效率。注重人才素質的提高，為事業單位培養綜合素養較高的人才。除此之外，要注重引進掌握現代化管理技術的專業人才，由于新來的工作人員工作經驗不足，需要事業單位對其進行培訓，讓員工全面了解檔案管理工作相關信息和內容。對新入崗的工作人員進行定期考核，提高工作人員的積極性。加強人事檔案管理隊伍的建設。

3、實現檔案開發利用的科學化

全面加強檔案管理工作的根本目的，在于充分發揮檔案的作用，為實現經濟發展和社會進步的目標服務。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。一是要加強檔案基礎業務管理。檔案管理人員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供，滿足檔案利用工作的需要。二是要加強對檔案的保管工作，隨時準備為使用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。三是要加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更有效地服務新途徑，提高檔案開發利用的質量和水平，使之達到科學化，更好地為社會主義現代化建設服務。

4、及時整理歸檔，嚴格規范管理

首先，需要及時整理歸檔，每年上半年和年底為收存檔案時間，設立專人負責檔案的登記和接收，在條件允許的情況下逐步開展檔案電子化管理，提高檔案現代化管理水平;

其次，科學分類管理，根據分類和立卷方法，可將檔案分成若干大類，對合格的檔案資料交檔案室歸檔保管;最后，需要健全規章制度，要著眼于建立檔案規范化管理的有效機制，明確崗位職責，健全立卷歸檔、資料查閱、資料保密、檔案鑒定銷毀等制度，編印成冊，作為檔案管理人員的行為準則。

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