檔案信息資源共享建設的現狀及問題

王秀琴

【摘要】現代信息科技發展日新月異，檔案信息化建設也一日千里，檔案信息資源共享作為檔案信息化建設的最終目標，也是檔案界一直為之努力奮斗和實現的理想。然而，由于種種原因，檔案信息化建設遇到了不少難題，檔案信息資源共享也受到了限制，不能很好地、真正地去實現。文章從分析檔案信息資源共享的現狀及問題入手，以本單位檔案信息化建設的實踐為依據，探討實現檔案信息資源共享的有效途徑。

【關鍵詞】檔案信息化 檔案信息資源共享 現狀問題

一、觀念意識有待提高

“重藏輕用”思想嚴重。受傳統管理模式與思維慣性的影響，相當一部分單位檔案部門在檔案信息資源建設與檔案信息服務上還沿襲著傳統的模式，檔案工作人員的思想觀念有待更新，“重藏輕用”的思想依然在作祟，好多人還停留在對檔案實體進行簡單的收集、整理、歸檔保管或者單純地將檔案目錄輸入到計算機、部分紙質檔案內容掃描掛接到檔案管理軟件系統中等簡單的檔案信息化、檔案數字化處理工作。沒有更積極地采取多種措施來促進檔案信息在更大范圍內實現共享的意識，也沒有利用現代信息技術對檔案信息進行網絡化，沒有優化檔案信息的存儲結構。

信息交流意識淡薄。僅關注本部門的檔案信息資源管理，而漠視單位各部門的信息資源整合;只強調檔案信息資源網絡設施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，致使信息高速公路上“車少貨缺”，檔案信息資源共享機制建設面臨著種種隱憂。另外，部門信息資源的封鎖也成為單位信息資源共享的瓶頸。一方面，由于一些部門可以利用自己部門所掌握的信息資源獲利，在權力和利益問題作祟下，很難實現公開和共享。另一方面，由于缺乏統一規劃和管理，各個部門各自為政，信息資源多頭采集、重復建設、浪費巨大，大部分數據庫不共享或只在有限范圍內共享，使用成本太高。

資源共享意識不足。在單位里向領導提起檔案信息資源共享時，好多單位領導首先想到的是保密問題，擔心檔案信息資源共享會影響檔案信息的保密，會出現失泄密等檔案信息安全問題，認為紙質檔案放在庫房里才保險，或者掃描后的檔案內容信息不上公眾網才安全，從內心對檔案信息資源共享有擔憂，害怕這擔心那，單位領導保密意識過強，不能客觀地正確看待檔案信息資源共享與檔案信息保密的問題，從而不十分積極地支持檔案信息資源共享工作的開展。

二、標準體系建設失衡

標準化是檔案信息資源共享機制建設的生命所在，是對檔案信息資源各方面建設的前提與基礎，是實現檔案信息資源共享的最具實質性意義的保障手段，也是最緊迫、最亟待解決的實際問題。必須對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面做出統一的標準與規范，否則檔案信息資源共享就無法實現。但是，由于歷史的原因，檔案工作的標準化程度不高，從檔案日常管理、開發利用到相關檔案信息管理軟件的設計開發與應用等，都缺乏統一的規范與標準，各檔案管理軟件系統開發時，也沒有考慮其它部門和系統的互聯互通問題，這極大地影響到檔案信息資源共享建設的發展。另外，各部門、各系統標準規范不統一，也造成技術上的共享困難。各部門業務系統相互獨立，自成體系，相互不能對接，都有各自的標準和規范，造成信息資源在交換、共享上的困難。

三、法規和制度缺乏

檔案信息資源共享缺乏國家和單位的統籌規劃和宏觀調控、缺乏法律法規和管理制度的保障，不同地區、不同行業內的檔案信息資源共享機制建設缺乏全局性的發展規劃，戰略約束力不足，致使與之相關的網絡建設、理論研究、標準與規范制定、應用軟件的開發與手段應用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。在我國，《保密法》、《檔案法》及其他一些相關法律法規中涉及信息方面的立法，更多強調的是信息資源的“保密”而不是“公開”，更不用提“共享”，在單位內部也普遍尚未出臺單位檔案信息資源共享的相關規章制度，導致檔案信息資源的共享還無法可依、無規可據，檔案信息資源共享還處在艱難的探索階段。

四、責任主體缺失

在現行體制下，單位信息資源的開發利用一般都按單位部門業務板塊進行，缺乏一個特定的責任主體部門對信息資源共享的組織協調和運行工作負責。單位內的好多業務部門，如財務、人力資源、法律事務、物資采購、設備管理等，其各自的信息資源系統都分別由上級部門統一開發，沒有一個統一管理的主體，造成各部門工作不協調、各系統信息共享困難。由此也導致了另一問題，即在各信息系統的實施策略上，“重縱輕橫”問題嚴重，由于沒有統一的部門去協調，各系統各自為政，只重視本系統自上而下“縱向”間信息的互聯互通，忽略了各系統、各部門之間信息系統“橫向”間信息的互聯互通。因而要實現信息資源的共享，需要一個特定部門統一進行協調運作。

五、缺少必要的配套資金

檔案信息化建設中突出的問題是重前期投入，輕后期建設，好多單位往往在檔案信息化建設項目開展之初，投入大量資金，購買檔案信息化建設所需用的硬件和軟件，設置標準化機房，購買檔案管理軟件系統服務器及大容量檔案存儲設備，配備電腦、打印機、掃描儀、復印機等檔案數字化設備。前期資金投入之后，由于缺少后續的配套資金，檔案部門與其它各單位、各部門的互聯互通搭建不起來，檔案信息資源共享就會成為了一句空話，充其量只是搭建起了檔案信息資源共享的“骨架”，而缺少使信息血肉相連的“血脈”，往往只能進行一些簡單的輸機、掃描掛接等數字化工作，而不能實現檔案信息資源的共享。

六、缺少必須的專業技術人才

長期以來，由于種種原因，檔案部門缺人才，留不住人才，檔案部門不但缺少檔案專業人才，也缺少檔案信息化建設的計算機專業人才，更缺少既懂檔案專業知識，又精通計算機專業知識的復合型人才，這些人才是檔案信息化建設和檔案信息資源共享實現的人才保障。由于檔案部門人員素質和業務水平普遍較低，又墨守成規，不善于學習和掌握新知識新技能，開展檔案信息化建設后，單位又沒有給檔案部門再配備新的專業技術人員，致使配備的檔案管理軟件或檔案信息化、數字化設備不會使用，出現一些簡單的問題不會處理，有的單位甚至買回的檔案管理軟件連安裝都安裝不了，即使勉強安裝上了，操作起來又成了老大難，使檔案信息化建設和信息資源共享停滯不前。

總之，檔案信息資源共享是個長期的系統工程，需要投入大量的資金，需要做大量的前期標準化、規范化整理工作，需要領導及相關人員具備相關的意識和業務技術素質，需要單位各個部門的密切配合才能得以實現。