流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)工作的思考

閆景東

摘? ?要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展應(yīng)用，信息化建設(shè)已成為一種趨勢。流動(dòng)人員不利于社會(huì)的穩(wěn)定，同時(shí)，影響經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，必須高度重視并加快流動(dòng)人員檔案的信息化建設(shè)，這不僅能保護(hù)流動(dòng)人員的合法權(quán)益，還有利于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。文章以流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)為研究對象，對其重要性及如何強(qiáng)化其建設(shè)進(jìn)行分析論述，希望能夠提供一些有價(jià)值的參考，促進(jìn)流動(dòng)人員檔案的信息化建設(shè)，使其更好地發(fā)揮作用、價(jià)值。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;檔案信息化;措施

1? ? 加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1? 有利于大大提高工作效率

手工收集檔案，就是檔案人員手工對檔案進(jìn)行收集整理，是一項(xiàng)繁瑣的工作，速度慢、效率低，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間。如果使用信息化手段來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，將會(huì)取得顯著成效：

（1）大大提高收集、整理、管理數(shù)據(jù)的效率;

（2）錄入數(shù)據(jù)方便以后查詢使用;

（3）有利于節(jié)約時(shí)間和人力資源。總之，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，才是真正實(shí)現(xiàn)了資源共享，大大降低了人員的工作強(qiáng)度，并且大大提高了其工作效率。

1.2? 有利于增強(qiáng)檔案信息的安全性和保密性

檔案對社會(huì)人員來說是非常重要的，直接關(guān)系求職和發(fā)展，同時(shí)，檔案信息的使用和保存價(jià)值較高。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能提高信息的安全性、保密性。因?yàn)榧堎|(zhì)保存這種形式，在長期翻閱查找的過程中，特別容易出現(xiàn)破損、丟失的情況，信息化管理則可以避免這些情況。與此同時(shí)，借助信息化的手段，能夠隨時(shí)隨地檢查檔案信息是否保存完好，還能夠備份檔案信息，提高安全性。另外，能夠通過加密保證信息不被泄露，進(jìn)一步確保檔案信息的安全性和保密性。

1.3? 有利于防止檔案在投遞間出現(xiàn)問題

流動(dòng)人員的檔案在傳遞的過程中會(huì)出現(xiàn)很多問題，如人事調(diào)動(dòng)、建構(gòu)編制等，造成人事檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)，對檔案傳遞工作的接收、利用、轉(zhuǎn)出產(chǎn)生影響。如果當(dāng)事人保管檔案或轉(zhuǎn)接檔案時(shí)沒有蓋密封章，就可能存在私拆、私改、私刪或丟失等情況，對人事檔案的真實(shí)性、安全性造成威脅。若是實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的信息化建設(shè)，就能借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息的共享，有關(guān)組織、部門得到審閱資格后就能快速及時(shí)查閱、審核流動(dòng)人員的個(gè)人信息，了解流動(dòng)人員的基本情況，這樣不僅能提高效率，還能降低成本。

1.4? 有利于實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

當(dāng)前，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中由于檔案管理人員數(shù)量有限，不能確保檔案及時(shí)更新、完善，造成很多流動(dòng)人員的人事檔案還停留在當(dāng)初進(jìn)來的狀態(tài)，當(dāng)事人的變更等情況不能及時(shí)歸檔，造成檔案無法及時(shí)完善。由此可以看出，人事檔案管理是一個(gè)不斷更新、完善的過程，需要及時(shí)對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理。

2? ? 強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的措施

2.1? 加大資金投入，使硬件和軟件開發(fā)相結(jié)合

實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案的信息化建設(shè)，需要充足的資金為支撐，因此，當(dāng)?shù)卣拖嚓P(guān)單位部門要加大資金扶持，并設(shè)置專項(xiàng)資金，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)和地方信息化的有效結(jié)合。在政府投入資金時(shí)，各企事業(yè)單位也應(yīng)把流動(dòng)人員檔案管理資金納入單位內(nèi)的年度預(yù)算中去，實(shí)現(xiàn)資金來源的多樣化，爭取多方面支持。只有擁有充足的資金，才能及時(shí)更換信息設(shè)備。與此同時(shí)，流動(dòng)人員的檔案管理有其自身的特殊性，如人口流動(dòng)多、檔案管理工作量大且繁瑣，所以，為保證檔案管理工作的有序開展，還要以專門的管理軟件為支撐，錄入流動(dòng)人員的具體信息，借助數(shù)據(jù)庫處理形成專業(yè)的人員名冊，最終實(shí)現(xiàn)人員和檔案的統(tǒng)一，使流動(dòng)人員的管理工作更加規(guī)范。

2.2? 建立完善的信息化制度

流動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)工作的開展，需要相應(yīng)的制度作保障。但是，現(xiàn)階段流動(dòng)人員檔案管理中關(guān)于信息化的法規(guī)比較少，所以，要及時(shí)制定相應(yīng)的法律法規(guī)，根據(jù)其自身特點(diǎn)，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，提供法律保障，最終形成一套系統(tǒng)完善的法律體系。

2.3? 采用云儲(chǔ)存方式

流動(dòng)人員檔案內(nèi)容不斷更新，電子文件的數(shù)量會(huì)不斷增加，還有其他種種問題，會(huì)給存儲(chǔ)管理帶來一定的壓力。地方相關(guān)部門采用云儲(chǔ)存的方式，可以良好地解決這些問題。其具有數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及業(yè)務(wù)訪問的功能，也可提高其安全性，降低成本，提高資源的利用率。

2.4? 培養(yǎng)信息化檔案管理人才

目前，在流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作中，專業(yè)人才的缺乏也是一個(gè)重要問題。首先，要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，在多年的檔案管理工作中可以看出，工作人員的素質(zhì)直接影響信息化的建設(shè)。為了提高工作人員的素質(zhì)，可以開展多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工作人員能夠勝任流動(dòng)人員檔案信息化管理的工作，檔案管理機(jī)構(gòu)可以開展研討會(huì)，讓檔案管理人員相互交流和學(xué)習(xí)，提升個(gè)人的專業(yè)技能。高校作為培養(yǎng)人才的基地，也可以在檔案管理專業(yè)的教學(xué)中，結(jié)合目前信息化建設(shè)的需要，增加計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)相關(guān)課程的教學(xué)，讓檔案管理人員在不斷的學(xué)習(xí)中提升信息化技術(shù)應(yīng)用水平，從而全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

3? ? 結(jié)語

人員流動(dòng)一方面帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，另一方面也給檔案管理工作帶來了困難。信息化已成為一種趨勢，并且是一種管理手段。加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的需要，能夠保護(hù)流動(dòng)人員的權(quán)益。因此，要高度重視并加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，如加大資金投入、建立完善的法律法規(guī)、采用云儲(chǔ)存的方式等，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案的信息化管理，進(jìn)而更好地推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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