事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

邵慶玲

摘? ?要：社會在改革開放工作的不斷深入下已經進入了一個全新的發展時代，新的經濟模式對于社會中企業的各個方面提出了更高的要求。作為事業單位的日常重要管理工作，檔案管理工作的質量將會對其人事部門的總體工作產生較大的影響。基于此，文章首先介紹了檔案管理工作的作用及工作優化的重要性;其次闡述了檔案管理工作的現狀;最后從4個方面提出了檔案管理工作的優化路徑，以供相關人士交流討論。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;優化路徑

作為企業和單位日常很重的重要組成，檔案管理工作能夠在某些方面影響其發展和前進的方向，具有導向性作用和一定的綜合性特征，其主要內容包括信息的收集、整合以及管理分析等。若要對其工作進行優化，就必須要將新型的管理概念與單位的檔案管理工作相結合，以進一步提高其工作質量。

1? ? 檔案管理工作的作用及工作優化的重要性

相關的工作人員對單位內的檔案是直接進行管理的，并且也可以為其他部門提供與之有關的管理服務，這就讓檔案管理工作與整個單位的發展與變革形成了聯系，同時也直接決定了單位工作的穩定性。在社會進入新經濟時代的背景下，很多單位也認識到了檔案管理工作的重要價值和作用，并且經過不斷的改革也探索出了一條新的工作優化方向，進而為檔案管理工作實現快速發展奠定了基礎。此外，還需要企業提高對檔案管理工作的重視程度，通過積極探索新的工作形勢來提高工作的可行性，最終實現檔案管理工作質量和效果的提升，提高事業單位的市場競爭力和影響力[1]。

2? ? 檔案管理工作現狀

2.1? 落后的管理模式

目前，大部分的事業單位的檔案管理工作存在工作模式落后、技術水平不高等多種問題，雖然部分單位已經將信息化技術與檔案管理工作相結合，也拓展了計算機技術的實際應用范圍，但信息技術在實際的檔案管理工作中應用范圍較為局限，并且事業單位也沒有很好的信息化設施和配置，這也在很大程度上降低了工作效率。甚至部分地區的事業單位沒有基礎的數字化硬件設備，仍使用傳統的管理模式。若事業單位不能夠很好地利用信息技術，那么其工作效率和工作質量就會大打折扣，同時還會影響工作的安全性和完整性。

2.2? 事業單位本身的重視不足

由于檔案管理工作存在著一定的特殊性，在單位中并沒有很強的存在感，很多的事業單位更加重視自身的業務而忽視了檔案管理工作，這也導致檔案管理工作長期停留在信息收集狀態，并沒有充分發揮該工作的作用。同時，單位領導也沒有意識到檔案管理工作對單位發展的作用和意義，他們更加注重的是形式和表面工作，不重視自身的技術發展和模式變更。并且，傳統的檔案管理理念無法突出該工作的優勢，導致檔案管理工作無法跟上時代變更的腳步[2]。

3? ? 優化檔案管理工作路徑

3.1? 事業單位本身需要重視

思想重視是優化管理中的一項重要工作，事業單位如果不重視提升檔案管理工作的思想認知，檔案管理工作的發展將會一拖再拖，這種方式將會制約其發展。所以，在開展工作過程中，首先應該重視并提高領導及員工對檔案管理工作的認識，只有思想重視，工作才能夠得到更快的發展。例如，事業單位可以舉行一些座談會或交流會，讓內部員工進行探討，員工作為工作者肯定可以看出存在的問題，這時，就需要領導重視這些問題并且及時地進行落實和整改。交流的方式不僅可以拉近領導和員工之間的距離，還可以強化檔案管理工作人員的思想覺悟，同時，還可以讓事業單位中其他部門的員工參與到檔案管理工作中。

3.2? 更新檔案管理工作模式

事業單位若想改變目前工作質量和效率低下的現狀，就需要有一個全新的工作模式。通過先進的理念和技術的引入，來優化并加速檔案管理工作的發展節奏，改變單位自身較為落后的管理模式，并向著集中化管理方向改變。此外，事業單位還需要重視信息化技術在檔案管理工作中的建設，通過運用信息技術來拓展新的管理方向，從而更好地改變目前的工作模式，可以通過信息化技術來創建一個檔案共享平臺，不斷改善檔案信息的管理方式，增強檔案的安全性和完整性。同時，還需要鼓勵并加強工作人員借助信息化系統來完成相應的管理工作，進一步提高檔案收集和管理的效率。

3.3? 完善檔案管理制度

事業單位需要根據其工作現狀來完善檔案管理工作制度，并且要加入新的發展要素，讓其更加具有科學性和精準性[3]。通過管理制度來規范檔案管理工作的工作流程，并且針對各個工作環節來制定相應的制度機制，讓檔案管理工作在儲存信息方面變得更加具有科學性。結合單位實際情況，制定相應的獎懲措施和考核制度，通過落實到個人的方法，來防止出現較大的管理漏洞和信息風險，事業單位還需要結合自身與市場的監督，不斷地讓檔案管理工作管理制度規范化和科學化。

3.4? 提升員工的綜合素質

由于工作人員的自身素質和專業技術會直接影響檔案管理工作的發展，所以，需要事業單位聘用高水平人才作為講師，對檔案管理工作人員進行系統化培訓，并且通過一些實踐方式來提高員工的技術水平和專業知識，同時，還需要重視員工自身的信息化操作水平是否符合標準，只有員工的各個方面都得到有效提升，檔案管理工作的質量和效率才能夠從根本上得到改進。此外，事業單位還要讓檔案管理工作人員注重自身的業務水平、服務意識等相關能力的培養，并且要建立相關的人力資源制度來引進高技術人才。

4? ? 結語

在社會經濟快速發展的時代，事業單位通過檔案管理工作的優化，進一步提升單位的工作效率。因此，事業單位首先需要足夠重視檔案管理工作的發展，同時，還要結合單位發展現狀來完善相應的工作管理制度。通過管理制度的嚴格執行和信息化技術的結合，來提高檔案管理工作的發展速度，并且加強高素質人才的引入和培養，創新管理模式來推動事業單位的發展。

[參考文獻]

[1]王輝.淺談事業單位檔案管理工作的優化方法[J].才智，2018（23）：212.

[2]李雪瑩.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化研究[J].辦公室業務，2019（9）：84.

[3]左愛靜.信息化時代事業單位檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2019（11）：48.