事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

邵慶玲

摘? ?要：社會(huì)在改革開(kāi)放工作的不斷深入下已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展時(shí)代，新的經(jīng)濟(jì)模式對(duì)于社會(huì)中企業(yè)的各個(gè)方面提出了更高的要求。作為事業(yè)單位的日常重要管理工作，檔案管理工作的質(zhì)量將會(huì)對(duì)其人事部門的總體工作產(chǎn)生較大的影響。基于此，文章首先介紹了檔案管理工作的作用及工作優(yōu)化的重要性;其次闡述了檔案管理工作的現(xiàn)狀;最后從4個(gè)方面提出了檔案管理工作的優(yōu)化路徑，以供相關(guān)人士交流討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化路徑

作為企業(yè)和單位日常很重的重要組成，檔案管理工作能夠在某些方面影響其發(fā)展和前進(jìn)的方向，具有導(dǎo)向性作用和一定的綜合性特征，其主要內(nèi)容包括信息的收集、整合以及管理分析等。若要對(duì)其工作進(jìn)行優(yōu)化，就必須要將新型的管理概念與單位的檔案管理工作相結(jié)合，以進(jìn)一步提高其工作質(zhì)量。

1? ? 檔案管理工作的作用及工作優(yōu)化的重要性

相關(guān)的工作人員對(duì)單位內(nèi)的檔案是直接進(jìn)行管理的，并且也可以為其他部門提供與之有關(guān)的管理服務(wù)，這就讓檔案管理工作與整個(gè)單位的發(fā)展與變革形成了聯(lián)系，同時(shí)也直接決定了單位工作的穩(wěn)定性。在社會(huì)進(jìn)入新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的背景下，很多單位也認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要價(jià)值和作用，并且經(jīng)過(guò)不斷的改革也探索出了一條新的工作優(yōu)化方向，進(jìn)而為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。此外，還需要企業(yè)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，通過(guò)積極探索新的工作形勢(shì)來(lái)提高工作的可行性，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量和效果的提升，提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和影響力[1]。

2? ? 檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1? 落后的管理模式

目前，大部分的事業(yè)單位的檔案管理工作存在工作模式落后、技術(shù)水平不高等多種問(wèn)題，雖然部分單位已經(jīng)將信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，也拓展了計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用范圍，但信息技術(shù)在實(shí)際的檔案管理工作中應(yīng)用范圍較為局限，并且事業(yè)單位也沒(méi)有很好的信息化設(shè)施和配置，這也在很大程度上降低了工作效率。甚至部分地區(qū)的事業(yè)單位沒(méi)有基礎(chǔ)的數(shù)字化硬件設(shè)備，仍使用傳統(tǒng)的管理模式。若事業(yè)單位不能夠很好地利用信息技術(shù)，那么其工作效率和工作質(zhì)量就會(huì)大打折扣，同時(shí)還會(huì)影響工作的安全性和完整性。

2.2? 事業(yè)單位本身的重視不足

由于檔案管理工作存在著一定的特殊性，在單位中并沒(méi)有很強(qiáng)的存在感，很多的事業(yè)單位更加重視自身的業(yè)務(wù)而忽視了檔案管理工作，這也導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期停留在信息收集狀態(tài)，并沒(méi)有充分發(fā)揮該工作的作用。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的作用和意義，他們更加注重的是形式和表面工作，不重視自身的技術(shù)發(fā)展和模式變更。并且，傳統(tǒng)的檔案管理理念無(wú)法突出該工作的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法跟上時(shí)代變更的腳步[2]。

3? ? 優(yōu)化檔案管理工作路徑

3.1? 事業(yè)單位本身需要重視

思想重視是優(yōu)化管理中的一項(xiàng)重要工作，事業(yè)單位如果不重視提升檔案管理工作的思想認(rèn)知，檔案管理工作的發(fā)展將會(huì)一拖再拖，這種方式將會(huì)制約其發(fā)展。所以，在開(kāi)展工作過(guò)程中，首先應(yīng)該重視并提高領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，只有思想重視，工作才能夠得到更快的發(fā)展。例如，事業(yè)單位可以舉行一些座談會(huì)或交流會(huì)，讓內(nèi)部員工進(jìn)行探討，員工作為工作者肯定可以看出存在的問(wèn)題，這時(shí)，就需要領(lǐng)導(dǎo)重視這些問(wèn)題并且及時(shí)地進(jìn)行落實(shí)和整改。交流的方式不僅可以拉近領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的距離，還可以強(qiáng)化檔案管理工作人員的思想覺(jué)悟，同時(shí)，還可以讓事業(yè)單位中其他部門的員工參與到檔案管理工作中。

3.2? 更新檔案管理工作模式

事業(yè)單位若想改變目前工作質(zhì)量和效率低下的現(xiàn)狀，就需要有一個(gè)全新的工作模式。通過(guò)先進(jìn)的理念和技術(shù)的引入，來(lái)優(yōu)化并加速檔案管理工作的發(fā)展節(jié)奏，改變單位自身較為落后的管理模式，并向著集中化管理方向改變。此外，事業(yè)單位還需要重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的建設(shè)，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)拓展新的管理方向，從而更好地改變目前的工作模式，可以通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)創(chuàng)建一個(gè)檔案共享平臺(tái)，不斷改善檔案信息的管理方式，增強(qiáng)檔案的安全性和完整性。同時(shí)，還需要鼓勵(lì)并加強(qiáng)工作人員借助信息化系統(tǒng)來(lái)完成相應(yīng)的管理工作，進(jìn)一步提高檔案收集和管理的效率。

3.3? 完善檔案管理制度

事業(yè)單位需要根據(jù)其工作現(xiàn)狀來(lái)完善檔案管理工作制度，并且要加入新的發(fā)展要素，讓其更加具有科學(xué)性和精準(zhǔn)性[3]。通過(guò)管理制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作的工作流程，并且針對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)來(lái)制定相應(yīng)的制度機(jī)制，讓檔案管理工作在儲(chǔ)存信息方面變得更加具有科學(xué)性。結(jié)合單位實(shí)際情況，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施和考核制度，通過(guò)落實(shí)到個(gè)人的方法，來(lái)防止出現(xiàn)較大的管理漏洞和信息風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位還需要結(jié)合自身與市場(chǎng)的監(jiān)督，不斷地讓檔案管理工作管理制度規(guī)范化和科學(xué)化。

3.4? 提升員工的綜合素質(zhì)

由于工作人員的自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)會(huì)直接影響檔案管理工作的發(fā)展，所以，需要事業(yè)單位聘用高水平人才作為講師，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，并且通過(guò)一些實(shí)踐方式來(lái)提高員工的技術(shù)水平和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，還需要重視員工自身的信息化操作水平是否符合標(biāo)準(zhǔn)，只有員工的各個(gè)方面都得到有效提升，檔案管理工作的質(zhì)量和效率才能夠從根本上得到改進(jìn)。此外，事業(yè)單位還要讓檔案管理工作人員注重自身的業(yè)務(wù)水平、服務(wù)意識(shí)等相關(guān)能力的培養(yǎng)，并且要建立相關(guān)的人力資源制度來(lái)引進(jìn)高技術(shù)人才。

4? ? 結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，事業(yè)單位通過(guò)檔案管理工作的優(yōu)化，進(jìn)一步提升單位的工作效率。因此，事業(yè)單位首先需要足夠重視檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)，還要結(jié)合單位發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)完善相應(yīng)的工作管理制度。通過(guò)管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行和信息化技術(shù)的結(jié)合，來(lái)提高檔案管理工作的發(fā)展速度，并且加強(qiáng)高素質(zhì)人才的引入和培養(yǎng)，創(chuàng)新管理模式來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]王輝.淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法[J].才智，2018（23）：212.

[2]李雪瑩.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）：84.

[3]左愛(ài)靜.信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：48.