信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐研究

王洪民

摘? 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展和新課程改革的不斷深入，中職學(xué)校的教育問題也越來越受人們的重視。中職學(xué)校也越來越重視學(xué)校檔案的管理，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的今天，如何運(yùn)用信息技術(shù)對中職學(xué)校檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為廣大中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子重點(diǎn)關(guān)注的問題。本文以中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，對信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐進(jìn)行研究，并提出有效解決對策，以促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的一體化，為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展埋下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);中職學(xué)校;檔案管理

在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)逐漸普及的今天，各個行業(yè)都將信息技術(shù)運(yùn)用到了日常的工作中，這一舉動在很大程度上提高了工作效率，并且實(shí)施信息技術(shù)后在經(jīng)濟(jì)方面帶來的效益也比傳統(tǒng)的形式所帶來的效益要高。將信息技術(shù)運(yùn)用到中職學(xué)校檔案管理中去，使原本繁瑣的檔案管理工作變得簡單，大大減輕了人力物力，使檔案管理信息更加規(guī)范，并且檔案管理的效率也在很大程度上得到了提高。由此看來，信息技術(shù)對于中職學(xué)校的檔案管理有十分重要的作用。

一、目前中職學(xué)校檔案管理中存在的問題

學(xué)校檔案對學(xué)校來說十分重要，但是目前中職學(xué)校在檔案管理方面仍然存在很多的問題。下面就目前中職學(xué)校檔案管理中存在的問題進(jìn)行簡要分析。

（一）中職學(xué)校的檔案管理理念仍處在落后階段

目前在大部分的中職學(xué)校中，對學(xué)校的檔案管理仍處在原始階段，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行檔案管理。傳統(tǒng)的管理理念的管理效率低下，檔案管理人員的工作量大，管理的過程過于繁瑣與復(fù)雜，無法保證檔案信息的完整落實(shí)。此外，傳統(tǒng)的檔案管理理念在檔案的安全保密方面不夠重視，因管理工作量大會經(jīng)過很多人的手，很難保證檔案信息是否在傳遞過程中被泄露。

（二）中職學(xué)校檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境落后

在中職學(xué)校的檔案管理中，由于學(xué)校的不重視，學(xué)校檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境比較簡陋，仍然處于落后階段。辦公硬件和軟件都跟不上管理的步伐，對檔案管理人員的工作起不到應(yīng)有的幫助，甚至阻礙了檔案管理人員的工作效率。在辦公環(huán)境方面，由于采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很多的檔案信息全都放在一個狹小的空間內(nèi)，檔案管理人員的辦公環(huán)境就是在一堆堆的報紙、書本或者文件當(dāng)中，對于檔案信息的檢索工作也很難完成，在很大程度上阻礙了學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、信息技術(shù)運(yùn)用到中職學(xué)校檔案管理的有效對策

學(xué)校檔案對學(xué)校的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，同樣中職學(xué)校的檔案對中職學(xué)校的發(fā)展也有著十分重要的作用。在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)跟不上時代的步伐，那么該如何運(yùn)用信息技術(shù)對中職學(xué)校檔案進(jìn)行管理呢，下面就這個問題展開討論。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念

將信息技術(shù)運(yùn)用到中職學(xué)校的檔案管理中去，這一舉動打破了傳統(tǒng)的檔案管理理念，同時提高了學(xué)校檔案管理工作的效率。但是要更好的使學(xué)校檔案的作用發(fā)揮首先要從檔案管理的理念入手，要先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，從內(nèi)心接受信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。在轉(zhuǎn)變檔案管理理念的同時要注意結(jié)合時代的背景，不要一味的注重檔案管理的效率，要在重效率的同時注重檔案的安全管理，以促進(jìn)信息化技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)對檔案管理人員的信息技術(shù)的培訓(xùn)

將信息技術(shù)運(yùn)用到中職學(xué)校檔案管理中去，要注意加強(qiáng)對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員在學(xué)校檔案管理中的創(chuàng)新意識，同時對檔案管理人員使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的技術(shù)加以培訓(xùn)，以免因不當(dāng)操作造成不可挽回的損失。用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案的形式有很多種，要注意盡可能得讓檔案管理人員選擇自己所感興趣方式來對檔案進(jìn)行管理，在管理過程中不斷提升自身素質(zhì)。在實(shí)際的工作中，要結(jié)合實(shí)際情況對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，爭取使檔案管理人員通過實(shí)際的工作過程中更好的理解如何將信息技術(shù)相關(guān)知識運(yùn)用到日常的工作中去，達(dá)到真正意義上的加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用水平。

（三）推動學(xué)校建設(shè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫

到目前為止，我國的中職學(xué)校對檔案的管理仍處在傳統(tǒng)管理向信息化管理過渡的階段，功能健全且檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定是兩者完美過渡的關(guān)鍵所在。關(guān)于中職學(xué)校建設(shè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫要遵循一定的原則，在保證學(xué)校所建立的信息化檔案數(shù)據(jù)庫牢固可靠的基礎(chǔ)上保證學(xué)校檔案的原始性。同時，要注意在信息化檔案數(shù)據(jù)庫里實(shí)施分層次管理，以一個固定周期來將學(xué)校新的檔案更新到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并且要將檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，明確每一環(huán)節(jié)的主要負(fù)責(zé)人，盡可能的建立一個完整的信息化管理系統(tǒng)，確保學(xué)校的檔案信息能夠通過計算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行查閱。

（四）優(yōu)化檔案管理人員的辦公環(huán)境和辦公條件

要想更好的將信息技術(shù)運(yùn)用到中職學(xué)校的檔案管理中去，除了重視檔案管理人員自身的素質(zhì)之外，還要重視檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境是否良好。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要注意學(xué)校檔案管理人員日常工作所使用的電子設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)等硬件和軟件的質(zhì)量是否有一定的保證，在辦公環(huán)境上要盡可能的給予檔案管理人員一個良好的環(huán)境，好的環(huán)境是工作質(zhì)量得到保證的基礎(chǔ)，學(xué)校要盡可能的優(yōu)化檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境。

結(jié)束語

總而言之，信息技術(shù)在中職學(xué)校的檔案管理中有著十分重要的作用，但是在實(shí)際的工作中，仍然存在很多的問題，學(xué)校要通過不斷的改進(jìn)運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法，才能夠真正的發(fā)揮信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的作用，促進(jìn)中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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