現代化干部人事檔案管理工作存在的問題及對策應用探討

連璠

摘 要：本文分析了干部人事檔案管理工作中存在的問題，并針對其問題進行研究。通過研究，提出了一些改善人事檔案管理質量的對策，希望通過本文的分析能提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：干部人事檔案管理;問題;對策

在現代化的進程中，許多管理工作都作出了相應的改革，這對人事檔案管理體系也提出了更高的要求。做好人事檔案管理工作，可以讓檔案成為一種有價值的資源。因此，探討檔案管理工作中存在的問題具有重要意義，必須找到根本原因，積極尋找對策，才能發揮檔案資源的作用。

一、現代化干部人事檔案管理工作所存在的問題

（一）管理人員無意識

在人事檔案管理方面還有一個主要問題就是檔案管理人員專業水平不高，管理意識也缺乏，認為檔案管理是一個很簡單的工作，可是在實際管理過程中，常常出現一些差錯，但是對于檔案資料來說，出錯的影響是很大的。人事檔案管理存在的局限性在于，首先，管理檔案的工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，工作上自由散漫，態度不端正，過于隨意。其次，管理檔案的工作人員的整理能力和專業水平還需要提高。常常會出現信息缺失或者信息不正確、裝訂不規范等等。最后，管理人員缺乏積極性。隨著科技的迅速發展，出現了許多新的管理工具，許多之前的老人缺乏主動性，不愿意學習新事物，導致工作效率低下。

（二）管理分工不明確

在檔案資料管理工作中，如果分工不明確，就會浪費許多的人力資源，而且效率也不高，這是組織單位在管理工作中存在的較大問題。首先，檔案管理人員會不停地變動，如果沒有明確的責任劃分，會導致交接事宜出現問題，進而影響檔案的管理工作，而且沒有辦法查詢到是誰的主體責任，很難從根本上解決問題。其次，干部人員會不停地變動，檔案數據也要隨之變動。在檔案數據更新的過程中會把原始數據覆蓋住，這個過程是存在很大風險的，有時候現在的人事管理還會用到之前的數據，這對整個管理體系有重要的影響。最后，人員調動頻繁，再加上分工的不明確，很多改善措施就沒辦法落實到位，管理人員也沒有辦法進行效率的管理，甚至會對其他部門造成影響，畢竟管理工作都是存在于一個系統之內的。

（三）管理體系沒改進

在現代化進程加快的背景下，人事檔案管理還用著之前的管理體系，缺乏創新，達不到現目前的需求。干部人事檔案管理體系滯后體現在：首先，沒有運用先進的科學技術作為輔助工具。現在的管理體系還是主要以人工操作為主，干部的歷年資料還是紙質版資料，沒有引進人事檔案管理的先進工具，而且檔案管理工作量比較大，很容易出錯。其次，紙質資料容易丟失。紙質資料會隨著時間的推移，出現腐爛的情況，如果不做書籍護理，一段時間過后，就完全看不清上面的字，這對后面的資料整理帶來了很大的麻煩。最后，管理技術缺乏創新。人工操作失誤的概率會大大增加，人工操作的疏忽會導致人事信息的錯誤或不完整，對高層人員的管理帶來難度，使得人事管理效率大大降低。

二、現代化干部人事檔案管理工作應采取的對策

（一）對檔案管理人員進行專業培養

人事檔案管理人員的專業程度決定著檔案信息管理工作的質量，所以非常有必要提高工作人員的專業素養。檔案管理人員的隊伍建設好了，就可以保證管理工作進行更加順利，提高工作質量。首先，對檔案工作人員進行管理意識宣傳。可以在走廊或者工作間張貼相關工作人員所要具備意識的海報，全方位滲透管理意識。通過不停地宣傳，讓檔案管理人員熟悉管理工作的方法、要求標準等，從而認識到該工作的重要性，逐漸地改變工作態度，對檔案管理工作負起責任。其次，對檔案工作人員進行專業技能培訓。根據人事檔案建設標準，對剛入職的的員工進行任職培訓，具體的流程要培訓到位;對于老員工可以進行職業素養的重點的培訓;在新時期下，將與檔案管理有關的技能傳授給員工，讓員工更有效率地工作。最后，重視員工業務能力的培養。除了給員工定期培訓外，還要對員工的業務能力進行培養，規范相關人員的工作態度與行為表現，保證人事檔案管理工作的高效有序進行，讓人事檔案建設能夠持續發展。

（二）對檔案管理工作進行職能劃分

要進一步提高檔案管理工作的質量，必須解決檔案管理人員職位劃分不明確問題，相關單位對檔案管理的具體職能進行嚴格劃分，以確保檔案信息整理工作有序地進行。首先，明確劃分工作人員的工作范圍與職能。劃分職能時一定要明確，讓工作人員知道自己到底做的什么、負責哪一部分內容，只有知道了自己要做什么，才能把工作做好。其次，組織單位在下發工作的時候要避免工作交叉。工作重疊會給工作人員帶來不必要麻煩，有時還會因此而推卸責任，使得管理效率大大降低。所以之前的分發任務工作就要做好，避免推卸責任的事情發生，使得在問題出現時能及時找到責任人，快速修補漏洞，從而解決問題，讓人事檔案管理工作能穩定、安全地進行。最后，做好數據備份。這是針對檔案信息整理工作中出現的原始數據被覆蓋問題，可以使用其他存儲設備或者云儲存，避免目錄更新帶來的問題，為后續問題的主要負責人提供重要的依據參考。

（三）對檔案管理體系進行改革創新

在整理干部人事檔案信息過程中，要重點加強新技術的引進，將先進技術與檔案信息相結合，構建現代化的檔案信息管理體系，使其整理工作向規范高效化發展，確保檔案管理工作符合新時期的要求。首先，引進先進設備。比如：電子掃描設備，用它對干部人事的信息進行掃描，這樣采取的信息不會出現紕漏，確保了初始信息的正確與完整性，使得今后的整理工作更加有序地進行。其次，對檔案信息進行數字化管理。這需要在本單位建立電子信息檔案平臺，對人事干部信息進行整理與備份，這有利于之后人事信息的使用與查閱。最后，加強對工作人員相關技能的培訓。除了加強對工作人員操作水平和整理技能的培訓外，還要讓相關工作人員熟悉人事檔案信息的整理理念，讓管理人員盡快了解人事信息管理體系，從而更加有效、迅速地做好干部人事檔案管理工作。

結語

綜上所述，在干部人事檔案管理體系中還存在一些問題，如：工作人員管理意識薄弱等，這些問題嚴重影響檔案管理質量，本文提出以下對策來解決這個問題。首先，對工作人員進行專業培訓;其次，對管理工作進行明確分工;最后，對管理體系進行改革創新。希望更多的專業人士投入到該課題中來，一起為提高檔案管理工作的效率做出貢獻。

參考文獻

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