高校圖書館電子資源采購流程風險防范建議

張安娜

（南京審計大學圖書館，江蘇南京 211815）

0 引言

信息化和通信網絡技術的迅猛發展帶來信息存儲和傳播的諸多變革，電子資源逐步發展為發布、訪問和獲取信息的重要渠道，越來越多的學術信息通過網絡的形式呈現和獲取。基于在使用時間、空間上的優勢，以及高校教學科研和人才培養對科技文獻的迫切需求，電子資源逐漸成為高校圖書館文獻資源建設的重要內容，并且被作為館藏資源納入教育事業統計，成為高校辦學評估的重要指標之一。教育部高等學校圖書情報工作指導委員會發布的《2018年高校圖書館發展報告》中顯示，2018年全國有964所高校圖書館提交了電子資源購置費數據，在文獻資源購置費中，電子資源購置費所占比例已經過半，且均值與占比自2006年以來呈逐年升高趨勢，增長的斜率正在變大，電子資源購置費將成為圖書館文獻資源購置費支出的主要部分［1］。高校每年投入電子資源的采購經費少則數百萬元多則上千萬元，采購流程涉及環節眾多，風險幾乎貫穿所有環節，具有隱蔽性、復雜性，防范不到位不僅會給圖書館帶來負面影響，還會直接造成學校國有資產的損失。因此建立和健全有效的風險防范措施，對細化圖書館電子資源采購流程，規范采購行為，構建更加科學合理的資源保障體系具有重要的參考和指導作用。

本文從圖書館角度出發，以風險防范的重點層面——采購流程為切入點，梳理電子資源采購各階段的主要工作內容，根據業務循環征集風險信息、識別風險因素，趨利避害，提出可落實的風險防范措施，指導流程的優化和再生，以期達到有效預防風險的目的。

1 采購流程梳理

流程梳理是風險防范管理的第一步，目的在于對流程各環節的管理狀況、工作內容進行初步了解，對其有效性及是否需要優化做出大致判斷，為下一步風險識別做準備。電子資源采購流程是完成電子資源采購任務并實現文獻資源建設目標的一系列活動的有序集合。通過對多所高校圖書館的實際調查，經過整理目錄、分級歸類、內容提取，電子資源采購流程可以歸納為立項、實施、管理3個階段，具體流程如圖1所示。

1.1 立項申報階段

立項前首先針對用戶需求展開調研，征集基層用戶的推薦意見，了解資源及供應商的相關信息，參考同等和同類高校資源配置情況。根據調研所得信息，基于用戶需求和館藏建設目標，結合在訂和試用資源的使用評價，擬定電子資源建設計劃，由專家評審論證確定最終方案。最后填寫項目申報材料，明確詳細采購參數，按學校采購項目申報流程逐層審批。

1.2 項目實施階段

申報項目獲批后進入招標采購環節，采購方式分圖書館采購、學校招標部門采購和政府采購多種形式，具體根據招投標法和各高校招投標管理規定進行選擇，成立談判專家組，就資源價格、服務、訂購模式等與供應商進行實質性洽談與博弈，最終確定成交方，并依法公示。接著，履行合同審簽程序，由圖書館對合同內容進行初審，然后移交學校法務部門復審，定稿后與供應商正式簽訂合同。按照約定完成產品安裝、調試和交付使用并驗收。驗收無誤后在獲批的資金預算范圍內，按照學校財務規定支付合同款項。

1.3 項目管理階段

合同期限內，通過多種形式的宣傳推廣和用戶信息素養教育，充分發揮資源的使用效益，是項目管理階段最主要的工作之一。同時，全程跟蹤監測資源平臺的運行情況，搜集用戶使用數據和供應商服務信息，并且建立反饋機制，收集用戶意見。在服務期限結束前，結合以上信息和數據對資源使用情況進行分析和評價，為下一輪資源規劃立項提供決策依據，構成電子資源采購流程的完整閉環（見圖1）。

圖1 電子資源采購流程示意

2 風險因素識別

基于對采購流程各環節的梳理，從管理線和業務線兩個層面，通過管理層訪談、業務人員集體座談、專家咨詢等方式，從戰略風險、財務風險、運營風險、市場風險、法律風險5個方面收集電子資源采購流程中和風險相關的內外部信息，包括歷史數據和未來預期，成功因素和失敗案例，旨在識別可能存在的風險因素，為下一步提出防范建議奠定基礎。

2.1 戰略風險

戰略風險指在項目計劃制定和實施上出現偏差，或未能隨外界環境改變及時做出調整，因而造成損失，包括政策和形勢把握的風險。具體表現為采購前沒有統籌安排及合理制定采購計劃，對采購項目的必要性、可行性缺乏科學論證，盲目采購導致用戶需求沒能得到有效支持和響應，資源內容、資源范圍、資源結構未能契合學校教學科研和人才培養需求，或是偏離學校發展規劃重點，嚴重影響資金使用效益。

2.2 財務風險

財務風險表現為計劃預算和資金管理的風險。與紙本資源相比，電子資源價格高昂，預算價格的確定一直是圖書館比較關注的問題。電子資源多為網絡學術文獻或數據信息，資源價值難以確定，供應商出于利益驅動通常給出的報價較高，如果直接匹配供應商報價未做任何價格協商就列入預算，會直接引起資金浪費。另外，圖書館作為電子資源歸口管理部門，在有限的經費條件下，難以平衡不同學院和科研機構在尋求各自部門利益最大化過程中提出的多樣化需求，容易受到外界因素干擾造成資源配置不合理。

2.3 運營風險

運營風險可以從項目實施、管理、運行監管和造成損失的人為因素等方面收集信息。例如：①采購方式選擇不當，招標環節缺乏必要的監管，信息沒有依法公開或公開不符合規定。②驗收程序缺失，或驗收不嚴，流于形式。③資源投入使用后，宣傳推廣力度不夠，用戶培訓不到位，導致資源未被用戶真正了解和使用，投資回報低于預期。④資源評價體系不合理、方法不恰當、指標不科學，無法準確反映資源使用情況，不能如實揭示電子資源的實際質量以及與用戶需求的契合度［2］。⑤采購館員專業素養不夠，或是職業操守缺失、法律意識淡薄，采購工作隨意性大，甚至為追求利益以權謀私，嚴重阻礙采購工作合法有效地進行。

2.4 市場風險

市場風險體現在產品價格變化和供應商的信用兩方面。電子資源不同于其他產品，它的內容和信息量隨服務時間的延續不斷更新和增加，價格也隨之上浮，尤其是外文電子資源，每年都有一定的漲幅，計價模式復雜并且受匯率影響，價格具有波動性，給采購帶來很多不確定性，倘若未能準確判斷市場環境，會導致經費預算偏離實際。另外，供應商的信譽和資質直接關系資源質量，如果采購館員對供應商的相關情況了解認識不足，容易出現資源供應不達標的情況，導致無法有效滿足用戶需求，如果資源沒有解決版權問題還會引發法律風險。

2.5 法律風險

法律風險是指違反法律、法規和規定，或是侵害其他利益相關者的權益，從而導致蒙受經濟或聲譽損失的風險。表現在兩方面：（1）采購模式的選擇上，存在以分包、拆包等方式規避政府集中采購、招標采購的風險。（2）合同審理過程中，供應商出具的合同文本形式多樣，難以統一，對館員的法律素養提出更高的要求。合同文本中的風險點可歸納如下：（1）對供應商違約行為的認定及責任承擔方式沒有約定，或約定不明，缺乏實際操作意義，關鍵時刻難以維護學校權益。（2）爭議解決條款不利于校方，具體體現在發生爭議的解決方式和訴訟地的選擇上，例如約定向供應商所在地法院提出訴訟，無疑為校方增加訴訟成本和帶來不便。（3）缺乏版權聲明和保護條款，發生侵權糾紛時校方難以免除法律責任，如果用戶違反版權聲明，惡意下載或傳播資源，還會造成資源關停甚至服務終止，不僅損害合法用戶的權益，還嚴重影響學校聲譽。

3 風險防范建議

3.1 基于用戶需求充分調研

充分的調研能夠最大程度提高資源采購的針對性，提升用戶滿意度。采購前期建議從以下4方面加強調研：（1）用戶需求。以身份、部門、專業、學科或研究方向為單位細分用戶群體，通過日常走訪、問卷調查、資源薦購渠道全面了解不同層次用戶需求，通過分析、歸納和整理，明確需求來源、需求內容和需求規模。（2）館內現有電子資源配置結構。從資源類型、學科分布、語種結構層面綜合考量、查漏補缺，原則是兼顧學校各學科和專業，有重點地增強優勢學科、重點建設學科以及學位點增列所需資源的補充建設。（3）擬續訂和新增資源的使用情況。整理擬續訂資源《使用評價報告》，制定擬新增資源《可行性報告》（包括采購理由，對教學科研工作的意義，是否已訂購同類資源，試用情況；內容、功能及技術指標，個性化服務；使用效益預測，適用學科、專業、科研方向及讀者層次，價格依據等等）。（4）行業現狀。包括供應商的相關信息，工商資質、信譽地位，以及資源在其他高校的購買情況，有良好用戶基礎的供應商具有更高的可信度，資源穩定性、可靠性、數字版權方面更具保障，將校方需求和使用建議與供應商所能提供的服務反復溝通，以達到最優化選擇。

3.2 合理制定采購計劃

制定合理的預算是實現電子資源建設經濟效益最大化的保障，也是降低經濟風險的重要環節，圖書館需要對經費預算嚴格規范和限制，整體預算以用戶需求為本從體系化建設的角度科學合理編制，單項資源預算價格的制定以往年合同價格、集團采購方案、同類高校價格等同行業認可的價格作為依據，為有效完成預算指標額度提供保障。采購前成立由校領導、學科帶頭人、一線教師、圖書館員組成的專家組，以學校發展以及教學科研和人才培養需求為出發點，在專業指導下遴選資源，綜合調研信息討論研究并確定符合館藏發展政策和學校戰略發展需要的電子資源采購計劃，包括采購內容和采購模式，單獨采購還是聯合采購，購買全庫還是子庫，遠程訪問還是本地鏡像，IP訪問還是購買賬號，等等，并形成會議紀要。原則上既考慮用戶需求，又能體現學校建設規劃重點；既要滿足一般讀者的需求，又要有側重地滿足特定用戶需求；構建既兼顧延續性、系統性和學術性，又考慮特色性的可持續發展性的資源體系。可邀請校外圖書情報領域專家對方案的合理性和可行性進行論證，并形成論證報告，進一步提高決策的科學性。在此基礎上制定《電子資源采購任務書》，闡述建設目標、建設內容、采購模式、進度安排、預期成果和經費預算。

3.3 細化招標履約要求

招標環節嚴格執行政府采購招標相關法律政策和學校招標管理規定，進行電子資源公開招標采購，信息公開提高采購活動透明度。建議在管理架構上資源采訪部門和采購管理部門相對分開，共同保障和促進資源質量提升，有效降低廉政風險［3］。如由圖書館負責資源立項申報和合同執行，學校招標采購部門負責招標階段的統一對外出口。如果圖書館是自主采購，從組織、選擇采購方式、談判要求到評價方法應嚴格遵循《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》的規定。

在審核合同條款時最大限度保障校方權益，避免法律風險。首先明確供應商的義務和責任，包括產品質量、用戶服務方面的要求，如果產品和服務不達標由供應商承擔支付違約金或損害賠償的違約責任；明確版權擔保條款，因資源版權引起的糾紛由供應商負責，學校保留追償權利；增加關于履約擔保的約定，例如要求供應商于合同簽訂前交納合同金額一定比例的保證金確保合同的履行，待合同約定的內容履行完畢，保證金自動轉為質保金，質保金在服務期滿且考核合格后無息付清，若考核不合格則予以沒收；選擇有利于校方的爭議解決方式，約定雙方在執行合同中發生的一切爭議通過協商解決，如協商不成向校方所在地法院起訴。

制定資源驗收標準和規范，根據學校招標采購項目履約驗收相關管理規定，嚴格執行驗收程序。由技術館員根據驗收標準和規范，與合同文本進行核對，對資源類型、規格、數量、質量和其他相關內容進行檢驗，出具驗收報告，出現問題在報告中顯示，要求供應商整改直至合格，并在報告中確認最終結果，特殊產品或服務還可以委托第三方檢驗機構參與驗收。

3.4 宣傳推廣與用戶教育并重

通過定期與不定期、線上與線下、集中宣傳與上門推介相結合的形式進行資源推廣：讀書節期間邀請供應商分期分批開展集中宣傳，現場答讀者問，發放宣傳冊和小禮品；運用現代先進的信息手段，通過互聯網、微信等渠道開設推廣專題進行資源推送；根據資源的學科類型，走進學院、科研部門，直接和一線教師、專家學者面對面提供咨詢服務；發揮圖書館學生組織的作用，建立學生代表制度，由學生代表通過QQ群、微信群、BBS等渠道直接向學生用戶推廣館內資源；在資源試用期間，通過宣傳吸引和鼓勵各種類型用戶參與體驗，征集不同層次讀者的意見；將電子資源版權保護融入日常的宣傳推廣，明確告知不得違規下載和利用資源，規范用戶使用行為。

針對不同用戶群體的個性化需求開展多層次、多方位的用戶培訓教育，提升用戶信息素養水平，發揮資源使用效益。由咨詢部館員負責電子資源及其利用、文獻查找過程中所遇問題的日常咨詢解答；開設信息檢索課，由專業館員進行授課，或者將資源利用嵌入日常教學，利用課程教學增加用戶對館內現有資源的了解并提高使用技能；邀請電子資源專業講師，根據受眾面，結合學院或相關部門培訓需求，有針對性地開設專題學科講座或是上門指導服務，介紹資源內容、使用方法以及延伸功能，更好地實現服務教學科研和學習的目的，同時也是采購經費被高效合理使用的重要保障。

3.5 評價指標體系構建

科學評價電子資源的使用效益既是對本輪采購效益的驗證、總結，又能作為下一輪資源規劃的前端分析。供應商開通服務后實時監測資源平臺的運作情況，采集情報和數據，建立電子資源使用檔案，形成對使用數據的有效管理。收集的數據類型包括：①平臺運行情況。校內外運行狀態是否正常，有無出現任何使用故障和內容錯誤、缺失等現象，發生故障的頻率；②平臺使用情況。訪問次數、有效檢索次數、下載次數；③供應商服務。響應速度、解決問題方式、用戶培訓次數、使用統計服務；④用戶滿意度。平臺操作體驗，內容是否能夠滿足需求等。這些數據和信息能從一定層面反映資源質量和用戶在使用中的行為和態度，但是不能直接對應到資源的使用效益，單純依靠這些統計評價資源具有局限性。因此圖書館有必要建立合理的評價體系，按照資源類型利用科學的分析法對各項資源使用效益進行全面分析和評價，在服務周期結束前生成使用評價報告，衡量資源和服務是否有效回應了校方需求。針對試用資源還要增加資源品質、供應商資質、定價依據、同行購買情況、使用效益預測等方面的評價，生成可行性報告。通過科學評價為資源后續迭代完善提供支持，形成資源的合理進出機制。

3.6 館員角色轉變

電子資源載體、存儲方式和內容獲取的特殊性，以及采訪方式的變革與發展，正逐步改變圖書館員長期以來塑造的角色，圖書館開始關注館員在信息素養、信息服務方面能力的拓展，并且館員的職業道德和法律意識直接關系到采購工作的規范程度。圖書館可以從以下方面著力提升館員的綜合素質，實現由單一采訪館員向綜合法律、計算機、推廣服務專業能力的復合型人才轉變：（1）加快研究型館員隊伍建設進程。鼓勵館員在職教育和業務進修，積極參與區域內外館際交流，圖書館學術會議與相關業務培訓，培養館員嵌入學院主干學科和專業建設，協助開展文獻搜集、定題服務等，提升館員專業素養以及信息服務和情報研究的能力。（2）學習采購相關的政策法規。包括國家和地方招投標法規、學校采購管理辦法、合同法、知識產權法、信息網絡傳播權保護條例等，進一步規范采購行為，為保護校方合法權益積極爭取主動權。（3）注重內部環境培育。重視館員職業道德教育，加強廉政專題學習，將廉政建設和風清氣正的工作作風作為工作要求納入崗位工作目標進行管理和考核，與常規工作一起部署、落實、檢查，幫助館員樹立健康的職業觀和價值觀，增強風險意識。

4 結語

基于流程的電子資源采購風險防范不是一種機械的設定，它的意義不僅在于對采購從立項到管理全流程的優化與再生，更在于對圖書館，乃至其他相關部門內部控制越來越趨于完善的指導意義，這種意義體現在對部門管理制度提出的一系列改變，基于風險的動態變化如何不斷強化內部控制，修正薄弱環節，使管理措施和控制手段不斷適應外界變化的市場環境和學校發展實際需求。