行政體制改革背景下機(jī)構(gòu)檔案工作的創(chuàng)新實(shí)踐路徑探討

牛鑫 陳一鳴

檔案管理指的是采集、歸納、儲(chǔ)存、調(diào)取個(gè)人檔案資料的管理行為。其是行政單位中不可或缺的部門之一。該部門儲(chǔ)存著很多重要的行政資料，行政單位的活動(dòng)開展與效率和其密不可分。信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新提出了更高的要求。檔案管理工作內(nèi)容十分繁瑣，為了加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，必須確保在檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上建立符合未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的管理機(jī)制和創(chuàng)新路徑，并在實(shí)踐中不斷調(diào)整完善。

? 一、行政體制改革的背景和發(fā)展現(xiàn)狀

機(jī)構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新包含著理論創(chuàng)新和實(shí)踐創(chuàng)新兩個(gè)重要的組成部分，行政體制改革是伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)所適時(shí)調(diào)整的政策決策，其是根據(jù)我國(guó)的具體國(guó)情與社會(huì)性質(zhì)的發(fā)展所不斷完善的政策因素?？茖W(xué)的行政體制調(diào)整，必須伴隨政府管理職能的變化以及眾多管理因素的有效結(jié)合，加強(qiáng)管理結(jié)構(gòu)的合理性與科學(xué)性，促進(jìn)政府事務(wù)的有效開展。所以，必須在短時(shí)間內(nèi)大力嚴(yán)抓檔案管理工作，出臺(tái)相應(yīng)的管理措施，使檔案管理工作跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，為行政部門的科學(xué)運(yùn)作提供保障。

目前，行政事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理存在缺乏檔案管理意識(shí)、檔案管理的制度陳舊、檔案管理設(shè)施過(guò)時(shí)、設(shè)備落后、檔案管理人員素質(zhì)有待提高等問(wèn)題。

? 二、行政體制改革下機(jī)構(gòu)檔案工作的創(chuàng)新方向

（一）明確機(jī)構(gòu)檔案工作創(chuàng)新的根本

使用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)彌補(bǔ)檔案管理的不足是當(dāng)務(wù)之急，因此，接受適應(yīng)新的工作理念和工作模式，已成為檔案管理工作者面臨的新挑戰(zhàn)。

1.根據(jù)檔案管理發(fā)展的要求培養(yǎng)專業(yè)人才。進(jìn)行人才培養(yǎng)時(shí)，首先必須使檔案管理人員具備當(dāng)前檔案管理的基本要求，同時(shí)加強(qiáng)人員的理論培養(yǎng)，不僅需要相應(yīng)的理論知識(shí)，還要加強(qiáng)人員電子信息技術(shù)的培養(yǎng)，使檔案管理工作者逐漸向復(fù)合型人才發(fā)展。

2.觀念創(chuàng)新、知識(shí)創(chuàng)新和能力創(chuàng)新。首先是觀念創(chuàng)新，第一線檔案管理工作者要主動(dòng)探索新的方式工作，適應(yīng)信息的高速發(fā)展，更好地做好檔案管理工作。其次是知識(shí)創(chuàng)新，由于檔案管理包含了信息的收集、整理、保管、開發(fā)利用等豐富的應(yīng)用特點(diǎn)，同時(shí)具備相關(guān)信息科學(xué)和管理理念。再次，必須加強(qiáng)能力創(chuàng)新，檔案管理從業(yè)者必須在已有的技術(shù)基礎(chǔ)上不斷拓展學(xué)習(xí)，使自身能力跟上時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)自身綜合業(yè)務(wù)技能的提升。

（二）篤實(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)

1.提高檔案館的設(shè)施基礎(chǔ)

加強(qiáng)機(jī)構(gòu)檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)功能老化的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換。新建的檔案館必須能夠滿足將來(lái)管理與發(fā)展的需求。所以，在建設(shè)過(guò)程中必須融入更多的創(chuàng)新方式，在結(jié)構(gòu)、設(shè)施、技術(shù)等方面都要有更高的表現(xiàn)。

2.提高檔案收集和開發(fā)與信息服務(wù)

將檔案館所涉及的業(yè)務(wù)有效整合，將檔案資料的搜集、開發(fā)、信息服務(wù)設(shè)為檔案館的核心服務(wù)。在傳承之前有效管理模式的同時(shí)，緊跟時(shí)代步伐而變化，設(shè)立一些新的檔案類型，如科技檔案、數(shù)據(jù)檔案等，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)新型載體與制度建設(shè)方面的探索。

3.加強(qiáng)檔案管理的工作效能

檔案管理制度的完善，必須建立在提高檔案管理工作效能的基礎(chǔ)上，管理方式隨之更加標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而在檔案管理過(guò)程中做到信息收集完整、整理置放合理、保管時(shí)間準(zhǔn)確，保管環(huán)境更加安全規(guī)范。

4.加強(qiáng)機(jī)構(gòu)檔案工作的創(chuàng)新

（1）加大檔案的開發(fā)利用。開展檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理部門必須緊跟行政體制改革的步伐，恪守自身服務(wù)原則，在行政體制的改革中實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的職能轉(zhuǎn)變，結(jié)合效益跟服務(wù)的關(guān)聯(lián)，在規(guī)范檔案管理服務(wù)的過(guò)程中提高其利用效能，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高自身的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，使服務(wù)更加凸顯，為行政機(jī)關(guān)與相關(guān)人群提供更加全面、高效的服務(wù)。

（2）建立符合現(xiàn)代檔案管理工作的守則。構(gòu)建一個(gè)契合現(xiàn)代符檔案管理工作要求的相關(guān)規(guī)則，本身在機(jī)構(gòu)中，檔案管理工作并不是作為一個(gè)獨(dú)立個(gè)體而存在，其是作為每個(gè)業(yè)務(wù)的信息集合點(diǎn)而存在，發(fā)揮信息資源的整合作用，同時(shí)，也起到向外開放的節(jié)點(diǎn)功能，在這樣的背景下，必須對(duì)工作理念進(jìn)行明確，確保其高效性和開放性，從而更好地滿足檔案工作的各種需求。

（3）保持信息的協(xié)作需求。機(jī)構(gòu)檔案信息的建設(shè)應(yīng)緊跟社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的變化而積極推進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)水平要與當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)水平相適應(yīng)。在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息互通和信息安全是檔案管理必須面對(duì)和解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，在確保安全的基本前提下，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通和工作協(xié)作，提高檔案資料的使用效能。

? 三、改變傳統(tǒng)檔案管理思路，完善檔案管理機(jī)制

（一）改變傳統(tǒng)檔案管理思路

研究機(jī)構(gòu)檔案管理的流程與問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際存在的問(wèn)題，給檔案管理人員制定詳細(xì)的日常工作內(nèi)容，對(duì)檔案詳細(xì)檢查頻率進(jìn)行相應(yīng)提高。必須保證文件調(diào)取的過(guò)程能夠快速準(zhǔn)確。組織專人做好對(duì)機(jī)密文件的保存工作，建立安全高效的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，從而加強(qiáng)檔案管理工作的開展。同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)視檔案室的人流，及時(shí)排查檔案文件，防止文件丟失等問(wèn)題的產(chǎn)生。

（二）完善檔案管理制度

科學(xué)的管理制度是保證檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代信息的發(fā)展，傳統(tǒng)管理制度和選用的檔案管理系統(tǒng)難以滿足現(xiàn)今的檔案管理需求。要及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮行政機(jī)關(guān)工作的重要職責(zé)，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。確保檔案管理制度的建立與我國(guó)的法律保有一致性。

（三）強(qiáng)化有關(guān)人員和經(jīng)費(fèi)的配備，重視檔案管理人才培訓(xùn)

行政部門在進(jìn)行檔案管理人才招聘時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行全方位的考核，讓更多專業(yè)技能強(qiáng)、知識(shí)面廣的人才投入到檔案管理工作中，使檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。確保人力資源的充足，可以建立由分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，在辦公室配置相關(guān)的專職檔案工作人員，明確責(zé)任目標(biāo)和具體工作任務(wù)。同時(shí)，強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)保障，加大硬件設(shè)施的投入力度，嚴(yán)格根據(jù)所制定的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和檔案室規(guī)范，做好檔案工作，確保其安全性和保密性。

目前，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技力量、社會(huì)體量都在逐漸發(fā)展擴(kuò)大，因此，廣大人民群眾更加關(guān)心檔案管理的創(chuàng)新模式。行政部門必須注重檔案管理工作，不斷創(chuàng)新、完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，確保檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，使檔案管理問(wèn)題朝著更加合理規(guī)范的方向發(fā)展，以滿足更多的社會(huì)需求。

（作者單位：中共太原市杏花嶺區(qū)委黨校）