行政體制改革背景下機構檔案工作的創新實踐路徑探討

牛鑫 陳一鳴

檔案管理指的是采集、歸納、儲存、調取個人檔案資料的管理行為。其是行政單位中不可或缺的部門之一。該部門儲存著很多重要的行政資料，行政單位的活動開展與效率和其密不可分。信息時代對檔案管理工作創新提出了更高的要求。檔案管理工作內容十分繁瑣，為了加強檔案管理工作的科學性與準確性，必須確保在檔案信息真實準確的基礎上建立符合未來發展規劃的管理機制和創新路徑，并在實踐中不斷調整完善。

? 一、行政體制改革的背景和發展現狀

機構檔案管理工作的創新包含著理論創新和實踐創新兩個重要的組成部分，行政體制改革是伴隨著我國經濟發展趨勢所適時調整的政策決策，其是根據我國的具體國情與社會性質的發展所不斷完善的政策因素。科學的行政體制調整，必須伴隨政府管理職能的變化以及眾多管理因素的有效結合，加強管理結構的合理性與科學性，促進政府事務的有效開展。所以，必須在短時間內大力嚴抓檔案管理工作，出臺相應的管理措施，使檔案管理工作跟上社會發展的步伐，為行政部門的科學運作提供保障。

目前，行政事業機關檔案管理存在缺乏檔案管理意識、檔案管理的制度陳舊、檔案管理設施過時、設備落后、檔案管理人員素質有待提高等問題。

? 二、行政體制改革下機構檔案工作的創新方向

（一）明確機構檔案工作創新的根本

使用先進的互聯網信息技術彌補檔案管理的不足是當務之急，因此，接受適應新的工作理念和工作模式，已成為檔案管理工作者面臨的新挑戰。

1.根據檔案管理發展的要求培養專業人才。進行人才培養時，首先必須使檔案管理人員具備當前檔案管理的基本要求，同時加強人員的理論培養，不僅需要相應的理論知識，還要加強人員電子信息技術的培養，使檔案管理工作者逐漸向復合型人才發展。

2.觀念創新、知識創新和能力創新。首先是觀念創新，第一線檔案管理工作者要主動探索新的方式工作，適應信息的高速發展，更好地做好檔案管理工作。其次是知識創新，由于檔案管理包含了信息的收集、整理、保管、開發利用等豐富的應用特點，同時具備相關信息科學和管理理念。再次，必須加強能力創新，檔案管理從業者必須在已有的技術基礎上不斷拓展學習，使自身能力跟上時代的發展，加強自身綜合業務技能的提升。

（二）篤實機構檔案工作創新的基礎

1.提高檔案館的設施基礎

加強機構檔案館的基礎設施建設，對功能老化的設施設備進行及時更換。新建的檔案館必須能夠滿足將來管理與發展的需求。所以，在建設過程中必須融入更多的創新方式，在結構、設施、技術等方面都要有更高的表現。

2.提高檔案收集和開發與信息服務

將檔案館所涉及的業務有效整合，將檔案資料的搜集、開發、信息服務設為檔案館的核心服務。在傳承之前有效管理模式的同時，緊跟時代步伐而變化，設立一些新的檔案類型，如科技檔案、數據檔案等，在此基礎上加強對新型載體與制度建設方面的探索。

3.加強檔案管理的工作效能

檔案管理制度的完善，必須建立在提高檔案管理工作效能的基礎上，管理方式隨之更加標準，進而在檔案管理過程中做到信息收集完整、整理置放合理、保管時間準確，保管環境更加安全規范。

4.加強機構檔案工作的創新

（1）加大檔案的開發利用。開展檔案管理工作的過程中，檔案管理部門必須緊跟行政體制改革的步伐，恪守自身服務原則，在行政體制的改革中實現相應的職能轉變，結合效益跟服務的關聯，在規范檔案管理服務的過程中提高其利用效能，強化服務功能，提高自身的服務優勢，使服務更加凸顯，為行政機關與相關人群提供更加全面、高效的服務。

（2）建立符合現代檔案管理工作的守則。構建一個契合現代符檔案管理工作要求的相關規則，本身在機構中，檔案管理工作并不是作為一個獨立個體而存在，其是作為每個業務的信息集合點而存在，發揮信息資源的整合作用，同時，也起到向外開放的節點功能，在這樣的背景下，必須對工作理念進行明確，確保其高效性和開放性，從而更好地滿足檔案工作的各種需求。

（3）保持信息的協作需求。機構檔案信息的建設應緊跟社會經濟發展的變化而積極推進，檔案管理信息化建設水平要與當地信息化建設水平相適應。在互聯網和大數據時代，信息互通和信息安全是檔案管理必須面對和解決的現實問題，在確保安全的基本前提下，在一定范圍內實現信息互聯互通和工作協作，提高檔案資料的使用效能。

? 三、改變傳統檔案管理思路，完善檔案管理機制

（一）改變傳統檔案管理思路

研究機構檔案管理的流程與問題，根據實際存在的問題，給檔案管理人員制定詳細的日常工作內容，對檔案詳細檢查頻率進行相應提高。必須保證文件調取的過程能夠快速準確。組織專人做好對機密文件的保存工作，建立安全高效的檔案存儲環境，從而加強檔案管理工作的開展。同時，應嚴格監視檔案室的人流，及時排查檔案文件，防止文件丟失等問題的產生。

（二）完善檔案管理制度

科學的管理制度是保證檔案管理工作順利開展的基礎。隨著現代信息的發展，傳統管理制度和選用的檔案管理系統難以滿足現今的檔案管理需求。要及時更新檔案管理系統，發揮行政機關工作的重要職責，早日實現檔案管理的目標。確保檔案管理制度的建立與我國的法律保有一致性。

（三）強化有關人員和經費的配備，重視檔案管理人才培訓

行政部門在進行檔案管理人才招聘時應當對應聘者進行全方位的考核，讓更多專業技能強、知識面廣的人才投入到檔案管理工作中，使檔案管理更加規范、科學。確保人力資源的充足，可以建立由分管領導直接負責檔案管理工作領導小組，在辦公室配置相關的專職檔案工作人員，明確責任目標和具體工作任務。同時，強化經費保障，加大硬件設施的投入力度，嚴格根據所制定的相關國家標準和檔案室規范，做好檔案工作，確保其安全性和保密性。

目前，我國的社會經濟、科技力量、社會體量都在逐漸發展擴大，因此，廣大人民群眾更加關心檔案管理的創新模式。行政部門必須注重檔案管理工作，不斷創新、完善相應的檔案管理機制，組建專業的管理團隊，確保檔案管理工作跟上時代發展的步伐，使檔案管理問題朝著更加合理規范的方向發展，以滿足更多的社會需求。

（作者單位：中共太原市杏花嶺區委黨校）