醫院綜合檔案運用數字信息技術新模式管理探討

摘要：目前，國家大力推廣醫療改革，這也使醫院的管理和工作模式產生了新的變化，其中醫院管理工作的重要一部分就是檔案管理，對醫院的長遠發展有著重要的意義。在我國信息技術不斷發展的基礎上，將檔案管理進行信息化管理能夠有效降低人力成本，使管理效率提高，使信息化管理的便捷高效促進醫院的發展。本文研究了信息化檔案建設和管理方法，提出了醫院檔案信息化建設和管理的建議，以期能夠促進醫院檔案管理水平提高。

關鍵詞：醫院綜合檔案;信息技術;檔案管理

中圖分類號：R197.3;G270.7????????????文獻標識碼：A

收稿日期：2020-05-11

作者簡介：邱晨（1993-?），女，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。

隨著我國信息技術水平的不斷發展，信息技術及網絡應用的方便快捷逐漸被各個行業應用，也有更多的企業開始對檔案進行信息化管理，通過信息化模式對檔案資源進行共享和完善管理顯示出了更多的優勢。醫院的綜合檔案屬于醫院歷史發展過程中記錄歷史的重要資料，需要對綜合檔案信息進行妥善管理。醫院信息化檔案的信息化管理是我國當今社會快速發展的必然趨勢，也能夠使檔案管理的工作流程變得更加優化，使管理效率得到有效提高，同時也能使相關的人力成本和管理成本降低。在醫藥衛生體制改革的大背景下，醫院也應該進行服務模式上的創新和探索，還應提升對公眾的法制化的認知，對醫院檔案的管理進行信息化建設，也是為了貫徹和執行我國的醫療制度改革和相關方針政策的保障，這也能夠使我國的醫院能夠有更加健康的管理體制，也是使醫院更加穩定長久發展的條件。本文就探討了醫院在進行綜合檔案管理過程中利用數字信息化技術的模式。

醫院的綜合檔案涉及類型比較繁雜，其中包括了日常管理與醫療工作中形成的各種文件、賬簿、報表、圖紙論文著作、光盤錄像、會議記錄等各種相關的資料或者載體文件，這些文件真實的記錄和反映了醫院的工作日常，也同時反映著醫院運營中的各種信息，是醫院在長期發展過程中必不可少的參考資料，因此，應該重點對醫院的綜合檔案進行管理，還應該使這些穩定更加方便的被調取使用。所以，對檔案的完善管理和應用能夠對領導者的決策起到參考作用，還能夠促使醫院獲得更好的發展[1]。

1完善檔案信息管理制度

長久以來，傳統的紙質檔案管理模式一直給文檔的調取使用增加了很大難度，大部分醫院領導因為沒有意識到信息化管理的重要性，缺乏發展性的思維，使得相關的專業高素質管理人員沒有得到重視，所以也導致了醫院的綜合檔案信息化管理水平的滯后。面對這種情況，應該首先轉變醫院領導層和相關工作人員的落后思想，使他們更加詳細的了解信息化檔案管理對醫院未來發展的意義，使醫院能夠及時配備齊全的硬件設施，使信息化的管理能夠在這些良好的操作平臺上發揮作用。此外，應該整合原有的紙質檔案，還應當對紙質的檔案信息進行數字化轉換，是醫院的數字化建設能夠持續進行，最終能夠實現檔案資料的數字化管理，為信息資源的高效率應用能夠提供更好的條件。醫院應該配備信息化檔案管理的設備，在此基礎上還應該重視與本院的實際情況相契合的規章制度，并且能夠根據檔案管理的使用模式，對綜合檔案管理的制度章程進行不斷的完善和更新，使這些制度能夠更加的科學化，使其能夠有效地發揮作用，應該同時關注到醫院的日常工作和管理實際，還應當使制度規范更加有效的實施，在實際操作過程能夠結合實際達到效果，能夠使醫院的各個部門、各科室醫護人員能夠與檔案管理部門互相配合，達到有效的溝通，發揮不同部門的優勢，使檔案信息能夠得到及時的更新，發現問題時也能及時的補救[2]。在信息數據庫建設的過程中，同時應該關注醫療領域和醫院人員的論文著作及研究成果，使檔案數據庫里面的內容能夠不斷充實，管理人員還應該保持自身的不斷學習，提高個人的業務能力和知識水平，使醫院的信息化檔案系統的管理水平和質量能夠與時俱進，不斷更新。還應該整合醫院內部的各方面的信息，使決策者能夠參考醫院內部的檔案數據進行判斷。醫院的檔案管理制度的科學和完善能夠使醫院管理更加規范，也可以使內部的工作更加有章可循，收集信息的渠道更加持續正規，使得檔案信息系統也更加的完善，資料的使用效果也更好，能夠為醫院的長久發展創造更好的條件。

2使傳統檔案管理和信息化檔案管理雙重管理優化

傳統檔案的管理模式存在許多不足之處，其管理方式非常煩瑣，使其相應的管理效率也更低，管理水平和管理質量也參差不齊，大部分的管理工作都依靠人員的經驗，沒有專業的培訓指導，還存在著使用設備和工作方法落后的缺陷，其中使用的封閉式管理或者半封閉式的管理模式存在效率低下的情況，也使得工作人員在對信息整合和使用過程中的工作過于煩瑣而力不從心。所以，應當及時彌補傳統檔案管理顯示出的缺陷，醫院應該加強信息化檔案管理的建設工作，同時也應該發揮傳統的檔案管理實物保存的優勢，重點應該放在把檔案進行信息化轉化的工作中來，最后傳統的實物管理能夠與信息化管理雙重管理，使其都能發揮出自身的優勢，實現雙重優化[3]。如今，醫療改革以及國家的各種方針政策的改變都要求醫院能夠更好地進行檔案管理工作，如今的檔案數量不斷增加，醫院在管理過程中也需要更多的信息資源，這也要求信息檔案的質量更高，在這樣的條件下，通過主要進行信息化管理其次進行實物管理，兩種模式同時進行綜合檔案的管理是醫院應該面對挑戰時必須具備的能力。實物檔案使實現信息化的基礎，在信息化的過程中，也需要做好傳統實物檔案的管理工作，以便能夠在實物的技術上二次加工錄入信息系統。在檔案信息化系統建設過程中，應該建立起一個科學、高效的信息檔案管理體系，再加上計算機和網絡優勢給實物資料進行分析整合，同時建立共享平臺，使用檢索工具，使醫院能夠更好地利用這些信息資源。也能夠實現統統醫院之間的信息交換和資源交流。

3配備高素質人員進行信息檔案建設

相比于傳統的管理工作，信息化檔案管理的工作要求要更高，需要相關人員具備涉及信息化檔案管理的職業素質和技能。因此，醫院應該對信息化檔案管理工作人員嚴格選拔，注重對專業技能和職業道德的考核，以備能夠為信息管理的運行更加高效提供保障。管理人員的專業性不僅體現在能夠具有先進的信息管理意識，還應該知道信息業務檔案管理，具有復合型人才的特殊需求。此外，還應該具有信息化檔案管理需要的一些技術技能，還應能夠完成對信息資源的高效整合和開發利用。同時應該做好傳統的實物檔案管理，還能對數據庫進行建設，能使數據庫資源更加豐富，也應該關注服務水平，使其能夠得到質量和水平的提高，能夠給醫院內部的醫療工作者提供更有針對性的服務，使服務更具個性化。信息化服務在建設過程中，同時應該加強對管理系統功能的深層開發，還應該設置專門人員進行調試升級，以備在醫院的發展過程中，為實現全盤的信息化提供實踐經驗和運行平臺，使其在原來工作中存在的股利不聯網和本位主義的情況得到遏制，在嚴格的權限管理模式下能夠對檔案信息進行分層次的開放。通過使醫院的檔案管理系統建設得更加完善，能夠使醫院檔案類的工作辦事效率有效提高，還可以降低人力成本，使信息資源的使用效率更高，也使傳統檔案管理模式中存在的問題得到了解決，使醫院的綜合檔案管理及各項工作都能流暢運行[4]。

4檔案信息化管理應注意的問題

檔案的信息化管理與傳統的檔案管理模式存在很大不同，在操作中有很多特殊的方法。比如信息系統的運行，應該進行定期的調試和檢查，否則會因為系統故障，最終導致所有數組和的信息資源受損。檔案中存在一些需要保密的黨政、人事、科研等資源，應該提前做好網絡安全維護，利用設置訪問權限、加密設置以及文件鎖等方式進行保護，確保加密文件的安全。信息檔案在管理過程中還應當注意一些程序和認證等問題，檔案部門應該提前進行溝通申報，保障材料的合法有效。醫院內部領導同事應該定期檢查信息化檔案的工作，考核信息化進度，保障檔案的信息化建設更加完整和保密，還應該對相關的業務人員進行業務培訓，不斷提高其業務水平，同事應進行績效考核，保證各項管理工作穩定運行。

5結語

在科技不斷發展進步下，醫院運營模式也逐漸走向了信息化，其中醫院綜合檔案的信息化管理也是其中的重要內容，其應用能夠為醫院提供更好的運營服務。在我國醫改發展的背景下，應該根據醫院的實際情況，緊跟社會發展的腳步，積極創新探索，為醫院的長遠發展進行信息化建設。

參考文獻：

[1]張馨木.醫院綜合檔案運用數字信息技術新模式管理探討[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——政用產學研一體化協同發展學術研討會論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：2015：1.

[2]徐茁.醫院綜合檔案數字化建設的應用與體會[J].醫院管理論壇，2013（03）：57-59.

[3]陶弘，李善，劉轉平.數字網絡模式在醫院綜合檔案管理中的應用[J].中國衛生產業，2015（36）：22-24.

[4]劉軍.檔案數字化管理與綜合利用展示[J].城建檔案，2018（11）：21-22.

Abstract： At present， the country is vigorously promoting medical reforms， which has also brought about new changes in hospital management and working models. Among them， an important part of hospital management is file management， which has important significance for the long-term development of hospitals. On the basis of the continuous development of my country's information technology， information management of file management can effectively reduce labor costs， improve management efficiency， make information management convenient and efficient and promote the development of hospitals. This paper studies the construction and management methods of informatization?archives， and puts forward suggestions on the construction and management of informatization?of hospital archives， in order to promote the improvement of hospital archives management.

Key?words： Comprehensive hospital archives; Information technology; Archive management