北京奧運檔案管理的對策建議

徐擁軍 陳潔

摘要：筆者通過文獻調查、實地調研、深度訪談發(fā)現(xiàn)，當前北京奧運檔案管理雖取得很大成績，但也存在一些問題，諸如檔案征集力度不大、檔案數(shù)據(jù)庫有待建設、檔案利用封閉等。為此，本文建議：貫徹習近平總書記辦奧理念，讓全民共享“奧運記憶”；加強電子文件歸檔，注重非官方檔案征集；應用先進檔案管理系統(tǒng)，構建北京奧運專題檔案數(shù)據(jù)庫；堅持共享、開放理念，加大檔案開放利用；深入研究奧運檔案，積極貢獻北京智慧。

關鍵詞：北京奧運會 北京冬奧會 檔案管理 奧運遺產

繼2008年成功舉辦第29屆夏季奧運會之后，北京即將于2022年舉辦第24屆冬季奧運會，從而成為歷史上第一座“雙奧之城”。習近平總書記指出：“北京冬奧會是我國重要歷史節(jié)點的重大標志性活動，是展現(xiàn)國家形象、促進國家發(fā)展、振奮民族精神的重要契機，對京津冀協(xié)同發(fā)展有著強有力的牽引作用。要全力做好每項籌辦工作。”[1]為了通過籌辦北京冬奧會，創(chuàng)造豐厚遺產，惠及廣大人民群眾，實現(xiàn)奧林匹克運動與城市區(qū)域發(fā)展的雙贏，北京冬奧組委制定了《北京2022年冬奧會和冬殘奧會遺產戰(zhàn)略計劃》（以下簡稱《冬奧遺產計劃》），提出了7個方面35項重點任務。其中，“檔案管理”被列為“文化”方面的重點任務之一。[2]當前，北京冬奧組委、北京市檔案局、北京市檔案館等正在積極推進北京冬奧會各項檔案管理工作，努力落實這一重要任務。近日，筆者通過文獻調查、實地調研、深度訪談發(fā)現(xiàn)，當前北京奧運（包括2008年北京奧運會和2022年北京冬奧會，下同）檔案管理雖取得很大成績，但也存在一些問題，建議檔案部門和北京冬奧組委等采取措施予以改進。

奧運檔案是指在申辦、籌辦、舉辦奧運會過程中以及賽后，與奧運會有關的各種組織、機構和個人形成的具有保存價值的歷史記錄。奧運檔案內容豐富、價值珍貴，是奧運遺產的重要組成部分之一。當前北京奧運檔案管理存在的主要問題，一是檔案征集力度不大。主要接收官方機構移交過來的檔案，而較少征集民間奧運檔案，在檔案資源建設方面還有拓展空間。二是檔案數(shù)據(jù)庫有待建設。奧運檔案來源廣泛、數(shù)量龐大、內容豐富、形式多樣，必須建立專門的系統(tǒng)平臺和數(shù)據(jù)庫才能有效管理與開發(fā)。目前，北京市檔案館尚未為2008年奧運會檔案建立專門的系統(tǒng)平臺和數(shù)據(jù)庫。三是檔案利用封閉。奧運檔案管理的最終目標是開發(fā)利用以實現(xiàn)其多重價值。目前，這些檔案尚未對社會公眾開放，普通民眾無緣一睹其真容。通過北京市檔案館官網上的“北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)”檢索不到奧運檔案，“編研成果”欄目中也無與奧運相關的內容。[3]目前很少見直接基于奧運檔案的研究成果發(fā)表。

基于此，對于北京奧運檔案管理，本文特提出以下對策建議以供參考。

一、貫徹習近平總書記辦奧理念，讓全民共享“奧運記憶”

對于2022年北京冬奧會，習近平總書記提出“綠色辦奧、共享辦奧、開放辦奧、廉潔辦奧”理念。[4]奧運檔案管理也應貫徹這一理念，積極調動社會力量參與奧運檔案管理，廣泛收集普通民眾形成的奧運檔案，為社會公眾提供奧運檔案開放利用，“使廣大人民群眾受益”。奧運檔案是奧運記憶的沉淀。2008年北京奧運會“無與倫比”的16天，以及為此精心籌備而艱辛奮斗的7年，時至今日仍一幕一幕地在億萬中國人民腦海中重現(xiàn)，成為中華民族的美好記憶。而這一民族的集體記憶在很大程度上被記錄、固化于各種奧運檔案之中。奧運記憶是全體人民共同的精神財富，傳承奧運記憶可以極大地提升國民的自豪感和認同感。因此，建議市檔案局、市檔案館牽頭，聯(lián)合北京奧運城市發(fā)展促進會、北京奧運博物館等，借鑒中國人民大學人文北京研究中心“北京記憶”項目的經驗，實施“奧運記憶工程”，通過奧運檔案的收集、整理、傳播、利用，促進奧運記憶傳承，滿足廣大市民精神文化生活需求。

二、加強電子文件歸檔，注重非官方檔案征集

2008年北京奧運會檔案，從管理制度到實際操作，均以紙質文件歸檔為主、電子文件歸檔為輔，而反觀2012年倫敦奧運會，其檔案管理的最大亮點就是勇于面對技術挑戰(zhàn)、不畏信息風險，以數(shù)字形式接收奧運檔案。當前，電子檔案“單套制”管理已成為必然趨勢。因此，對于2022年北京冬奧會檔案，應該堅持紙質文件歸檔和電子文件歸檔并重。凡有保存價值的電子文件一律歸檔，而且對非永久保存、非重要的電子文件，可僅以電子形式歸檔，無須打印成為紙質文件。除了電子公文、數(shù)碼照片、音視頻檔案之外，還應注意歸檔網站網頁、電子郵件、微博、微信公眾號和其他社交媒體信息。

2022年北京冬奧會是每一個中國人的盛會，將給中華民族留下美好的集體記憶。因此，要從構建全面、立體的“奧運記憶”角度，加強對非官方檔案收集，以增強普通民眾的參與感、獲得感、認同感和歸屬感。例如，英國國家檔案館將與2012年倫敦奧運會相關的個人社交媒體信息進行了歸檔，保留下許多原本不為人知的珍貴記憶。溫哥華市檔案館近期公開了2010年溫哥華冬奧會中12000名火炬手們的照片和視頻，讓許多加拿大人民重溫當年火炬?zhèn)鬟f時的熱情。[5]因此，市檔案館應從現(xiàn)在起就注意歸檔、征集原來未列入進館范圍的企業(yè)、民間組織和普通民眾的檔案，包括與北京冬奧會相關的社交媒體信息、日記、照片、文藝作品、學術成果、口述檔案和實物檔案等。 2021年，市檔案館可借北京冬奧會來臨之際，開展一次大型征集活動，征集2008年北京奧運會的民間檔案，同時也為2022年之后北京冬奧會民間檔案征集進行鋪墊。

三、應用先進檔案管理系統(tǒng)，構建北京奧運專題檔案數(shù)據(jù)庫

電子文件生成和運行于信息系統(tǒng)之中，且復雜多變，須有專門的檔案管理系統(tǒng)才能保證真實、完整、可用和安全。2008年北京奧組委沒有建立專門的檔案管理系統(tǒng)，而2000年悉尼奧組委、2010年溫哥華冬奧組委、2012年倫敦奧組委均建有專門的奧運檔案管理系統(tǒng)。[6]這次2022年北京冬奧組委采購了檔案管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的對接，是很大的進步。建議再對該系統(tǒng)進行標準符合性驗證，使之符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194—2012）和《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）等要求；還要考慮該系統(tǒng)與市檔案館數(shù)字檔案館系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口連接問題，便于將來把該系統(tǒng)中的電子檔案向市檔案移交。

為了更好地管理和開發(fā)奧運檔案，需要建立專門的奧運檔案數(shù)據(jù)庫。例如，2012年倫敦奧運會，就由英國國家檔案館等實施“奧運會和殘奧會檔案”（The Record）項目。[7]“The Record”最終成為一個集成奧運檔案信息資源、供公眾在線利用的專題數(shù)據(jù)庫網站，取得巨大成功，深受各方好評。因此，建議市檔案館盡快構建“北京奧運專題檔案數(shù)據(jù)庫”。該數(shù)據(jù)庫是一個集中、長久保存2008年北京奧運會和2022年北京冬奧會電子檔案，并提供全社會在線利用的專門檔案資源網絡與服務平臺。該數(shù)據(jù)庫既可整合于市檔案館數(shù)字檔案館系統(tǒng)，也可獨立運行；既可集中保存市檔案館所藏奧運檔案，又可整合并共享河北省（尤其是張家口）和北京市各區(qū)縣的檔案館，以及其他機構收藏的奧運檔案；基于該數(shù)據(jù)庫還可構建“奧運記憶”工程。

四、堅持共享、開放理念，加大檔案開放利用

奧運檔案不僅限于官方機構利用，應貫徹共享辦奧、開放辦奧的理念，向全民在線、免費開放利用。每一個人都是奧運會的參與者、貢獻者，奧運檔案遺產理應為全民共享。例如，1984年洛杉磯奧運會結束2年后，當?shù)貦n案部門即將詳細的奧運檔案目錄上傳網上，方便民眾查閱。2012年倫敦奧運會的“The Record”網站面向公眾開放后，在2019年5月日均訪問量達66880次，影響力很大。[8]

因此，應盡快開放2008年北京奧運會檔案，將來也盡可能早地開放2022年北京冬奧會檔案，使之惠及廣大人民群眾。盡管《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十九條規(guī)定“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放”，但是該條也規(guī)定“經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”。而且《檔案法》實施辦法第十九條進一步規(guī)定“經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放”。奧運檔案絕大部分不屬于涉及國家安全和重大利益的檔案，因此可以盡早開放，并無法律障礙。當然，開放之前應進行檔案解密鑒定。

市檔案館還應舉辦各種內容和形式的奧運檔案展覽，開發(fā)奧運檔案文化創(chuàng)意產品，利用社交媒體傳播奧運檔案。例如，加拿大國家圖書檔案館對1948年圣莫里茨冬奧會檔案進行挖掘，以“奧運英雄”為主題舉辦展覽，收到社會各界一致好評，[9]還可借助市場、社會力量開發(fā)利用奧運檔案。例如，2012年倫敦奧組委選擇英國倫敦遺產開發(fā)公司對奧運檔案進行管理和開發(fā)。其“The Record”項目之所以具有巨大影響力，與英國體育界、傳媒界、文化界和相關專業(yè)機構的積極參與和支持密不可分。2022年北京冬奧組委和市檔案館應以更加開放的態(tài)度、更靈活的方式，吸引企業(yè)、高校、學者參與奧運檔案的管理和開發(fā)。

五、深入研究奧運檔案，積極貢獻北京智慧

奧運檔案蘊含了極其豐富的信息、知識。《冬奧遺產計劃》中“籌辦知識轉移”重點任務，要求“為未來中國大型賽事和奧運會籌辦提供寶貴的智力財富”。研究開發(fā)奧運檔案，可有助于這一任務的完成。例如，悉尼奧組委就將“2000年悉尼奧運會信息系統(tǒng)”中的檔案開發(fā)為知識遺產，以500萬澳元的價格出售給國際奧委會，為后續(xù)奧運會舉辦提供參考。[10]2008年北京奧運會是一屆“無與倫比”的奧運會，2022年北京冬奧會也將是一屆“精彩、非凡、卓越”的冬奧會，而北京也將成為全球首個“雙奧城市”。深入研究北京奧運檔案，不僅可以從中總結奧運會和其他大型體育賽事舉辦知識；還可以從中提煉重大工程建設、社會組織、城市管理、區(qū)域發(fā)展、生態(tài)環(huán)境治理、科學技術應用、青少年教育、殘疾人事業(yè)發(fā)展、跨文化交流等各個領域的北京經驗，從而為國際社會貢獻北京智慧。市檔案館等應主動吸引學術界、體育界、文化界、教育界、企業(yè)界的專家、學者進館深入研究開發(fā)奧運檔案，總結、提煉各方面的經驗、規(guī)律，使之顯性化、體系化，實現(xiàn)北京智慧的廣泛傳播和長久傳承。

綜上所述，奧運檔案是重要的奧運遺產，我們應以習近平總書記四個辦奧理念為指導，拓展工作思路、創(chuàng)新工作方法，促進奧運檔案的科學管理和充分開發(fā)，使之更好地服務北京和京津冀區(qū)域發(fā)展，惠及廣大人民群眾。

*本文為北京市社會科學基金研究基地重點項目“2022年北京冬奧會文獻遺產的保護與傳承”（批準號：18JDYTA008）研究成果。

注釋及參考文獻：

[1]中國共產黨新聞網.北京冬奧會倒計時兩周年來看習近平的冬奧情緣[EB/OL].（2020-02-04）[2020-04- 03]. http ： // pc. people. com.cn/n1/2020/0204/ c164113-31570289-3.html.

[2]北京冬奧組委官網.《北京2022年冬奧會和冬殘奧會遺產戰(zhàn)略計劃》正式發(fā)布[EB/OL].[2019-10-10]. https：//www.beijing2022.cn/a/20190219/009160.htm.

[3]北京市檔案信息網.編研成果[EB/OL].[2020-04- 03].http：//www.bjma.org.cn/bjma/330228/330344/ 331655/279dcf18/index1.html.

[4]人民網.綠色辦奧共享辦奧開放辦奧廉潔辦奧辦成一屆精彩非凡卓越的奧運盛會[EB/OL].（2016-03-19）[2020-04-03]. http：//politics.people.com.cn/n1/ 2016/0319/c1024-28210774.html.

[5]Vancouver Archives Releases Thousands of Pho？ tos of 2010 Olympic Torch Relay [EB/OL].（2019-2-21）[2020 - 01- 10]. https ： //www. vancourier.com/ news/vancouver - archives - releases - thousands - of -photos -of-2010-olympic-torch-relay-1.23641380.

[6][10]陳潔，徐擁軍，郭若涵，等.國外奧運檔案管理的特點及啟示[J].蘭臺世界，2020（1）：28-31.

[7][8]林玲，鄭宇萌.奧運會遺產的數(shù)字化收集整理與利用——以倫敦奧運會數(shù)字化檔案為例[J].湖北體育科技，2019，38（8）：664-669+678.

[9]Library and Archives Canada Acquires Iconic Items from 1948 RCAF Flyers Olympic Hockey Gold Medal Team[EB/OL].（2015-11-10）[2019-10-30].https：//bi.gale.com/ global/article/GALE%7CA434167417？u=cnruc&sid=ebsco.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院