實踐視角下國家事業單位房屋檔案管理的現狀與探討

郭曉敏 王曉雪 谷鑫 李雪柏 王欣儒 譚吉賓

摘要：目的：了解房屋檔案管理現況，確保檔案管理的順利開展。方法：以某國家事業單位房屋檔案管理為實例，對房屋檔案分類原則、分類依據及分類現況展開分析。結果：中心房屋檔案堅持可包容性、嚴謹性及相對穩定性的分類原則，依據房屋管理工作層次及類型、年度、地域進行分類。現中心房屋檔案管理采用“F排列”方式形成四級類目體系，保存期限為永久。結論：通過對房屋檔案管理現況分析，指出檔案管理存在問題及原因，為今后房屋檔案管理提供建議。

Abstract： Objectives： To understand the current situation and ensure the smooth development of housing archive management. Methods： The classification principle， criteria and status of housing archives were analyzed with an example of the management of housing archives in a national public institution. Results： Housing archives were classified on the principles of inclusiveness， rigor and relative stability with the criteria of the level and type， year and region of housing management work. The "F-arrangement" method was adopted to form a four-category system with a shelf life of permanent in current housing archives management. Conclusions： Future management suggestions were made according to the analysis of the problems in current housing archives management.

關鍵詞：事業單位;房屋管理;檔案管理

Key words： public institution;housing management;housing archives

中圖分類號：G271;D630.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2020）20-0076-03

0? 引言

房地產權屬檔案是城市房地產行政主管部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據[1]。中國疾病預防控制中心（以下簡稱“中心”），是由政府舉辦的實施國家級疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的一類公益事業單位。房屋檔案既是中心檔案的一部分，但由于其特殊性又具有一定的相對獨立性，其建立及管理是直接影響著中心規劃和科研的發展，對中心職工也有著重要的意義。本文基于房屋檔案管理實踐視角，對中心房屋檔案管理現況進行分析，探討房屋檔案管理存在問題及原因，提出改進建議，提高房屋檔案管理科學性、合理性、有效性。

1? 房屋檔案管理情況

中心房屋檔案包括土地、房屋、構筑物等房屋資產管理，還包括與職工住房相關事宜形成的檔案，如職工住房補貼預算、職工住房采暖補貼等。

1.1 分類情況

中心按照工作類型及層次、年度、地域等分類依據對房屋檔案進行分類管理，采用“F排列”方式形成四級類目體系，體現了房屋檔案管理的包容性、嚴整性及相對穩定性。

1.1.1 按房屋管理工作層次及類型分

中心房屋管理工作主要分為兩個部分：房屋資產管理及職工住房管理（圖1）。房屋資產管理，是針對土地、房屋及構筑物的管理，屬于國有資產管理的一部分;職工住房管理是針對職工住房相關事宜的管理，包括職工住房登記、職工房改房、住房補貼、物業采暖補貼等，每項工作都涉及到職工及住戶的個人利益。中心房屋檔案依照房屋管理工作的層次及類型進行了第一、二、三級類目的劃分（圖1），以便于檔案管理員根據檔案內容快速定位進行歸檔及查閱。

1.1.2 按年度分類

房屋管理工作具有連續性，按年度開展工作是房屋管理的一個特點。在中心房屋管理工作中，如職工住房補貼工作需完成年度預、決算編制及發放工作，形成對應的房屋檔案第四級類目——按年度進行分類，使檔案管理條理化、系統化，便于查閱。

1.1.3 按地域分類

中心部分房屋檔案按房屋地域特征進行第四級類目分類，如房屋資產基本信息檔案、房改房購房協議檔案等。地域分類依次按照小區、樓棟、單元歸檔。房屋檔案的數量、利用量均高于普通檔案，按地域進行分類可以很大程度上提高查閱速率。

1.2 房屋檔案歸檔情況

中心房屋管理工作及房屋檔案歸檔工作負責部門多次發生變化，工作職能及范圍發生調整，其形成的文件材料內容隨之發生變化，原歸檔范圍有許多不能適應新的情況;同時檔案歸檔存在滯后性，機構設置和人員流動，檔案交接不順暢，造成檔案未歸檔現象。現階段，中心房屋檔案歸檔逐步完善，現形成的房屋檔案隨時進行歸檔;未歸檔的房屋檔案按照“需求—查閱—復印—重新建檔”的思路進行重新建檔，逐步補充現有房屋檔案。

1.3 存檔期限情況

房屋檔案是房產部門在管理過程中直接形成的歷史記錄，是中心房產管理工作的真實記載和重要依據，在產權歸屬、規劃建設、司法仲裁、解決糾紛等工作中起著重要的作用，故中心房屋檔案的保存時間均為永久。

1.4 房屋檔案電子信息化情況

隨著檔案電子信息化的發展，中心部分房屋檔案實現了電子信息化管理。借助資產管理系統、中央在京機關職工房屋管理系統、中央在京機關職工住房補貼預決算系統等實現了部分房屋檔案電子信息化管理。

2? 房屋檔案管理存在的問題

2.1 檔案完整性、準確性難以確保

房屋檔案來源多樣，數據、資料的收集難度大，如職工住房情況登記表，部分職工填寫意愿低、配合度低，造成職工住房情況登記表的缺失或內容準確性降低;面對多樣化的個體，導致溝通及控制成本邊際效應劇增;此外，中心未建立統一的檔案管理原則及標準，房屋管理部門機構設置多次發生變化，其形成的檔案內容也隨之發生了變化，難以確保檔案的完整性及準確性。（表1）

2.2 管理制度不完善

目前關于國家事業單位房屋檔案管理專門性的法規標準有《城市房地產權屬檔案管理辦法》（建設部令第101號）、《中央國家機關房地產檔案管理辦法》（國管房地〔2007〕24號）等。盡管上述法規為房屋檔案管理提供了參考標準，但在實踐過程中可操作性及執行性仍有待提高。其一，房屋管理不僅限于房地產檔案管理，還包括職工住房相關補貼檔案，未有可參照的相關管理制度來規范檔案管理，增加了房屋檔案管理的難度;其二，實踐中房屋檔案管理分類方式較為混亂，出現一份檔案多次歸檔的現象，造成檔案信息冗余，未形成統一標準，按照房屋檔案分類類目進行歸檔。

2.3 管理模式落后

中心房屋檔案為紙質保存，導致檔案防蟲、防潮工作量大幅度增加，以防對中心房屋檔案造成破壞;同時，紙質保存加大了查閱有效信息的難度，不利于借閱者的查詢。中心部分房屋檔案借助市場上多種系統進行分模塊電子信息化管理，未建立統一房屋檔案管理系統，將房屋檔案系統地進行電子化歸檔管理。

2.4 管理人員業務能力滯后

中心房屋檔案由非專業人士負責，檔案管理經驗的缺少導致在實踐過程中會出現管理問題：一是工作人員無檔案管理意識，造成檔案歸檔不完整，不及時歸檔;二是工作人員檔案素質普遍不高，導致檔案分類不規范，歸檔混亂等現象。

3? 加強房屋檔案管理的對策

3.1 建立健全中心房屋檔案管理制度

建立健全中心房屋檔案管理制度是強化中心房屋檔案管理的重點。房屋檔案管理，嚴格按照《檔案法》、《中央國家機關房地產檔案管理辦法》（國管房地〔2007〕24號）要求，結合中心房屋管理實際情況，積極制定房屋檔案管理的規章制度，明確房屋檔案管理人員的權利及職責。同時，制定統一的房屋檔案管理標準[2]，嚴格規范房屋檔案管理中各個環節，如：收集環節、整理環節、歸檔環節等[3]，實現標準化、程序化管理，使各環節工作實現協調和統一[4]。此外，建立相應的監管體制及獎懲機制，調動工作人員積極性。

3.2 加強中心房屋檔案電子化建設

加強中心房屋檔案電子化建設是強化中心房屋檔案管理的手段。隨著科技的不斷發展，配置或更新計算機、掃描儀等硬件設備，以購買服務的形式將中心現有房屋檔案以數據的形式建立檔案信息數據庫，實現電子檔案與紙質檔案的雙軌制管理，有利于加強對檔案原件的保護，為信息檢索提供便捷條件[5]。同時，逐步構建中心房屋檔案管理系統，解決房屋檔案由多個系統分別管理的現況，做到管控有力、安全可靠[6]。通過信息化管理實現檔案資源共享，在數據安全的前提下提高工作效率。

3.3 實行中心房屋檔案管理外包戰略

實行中心房屋檔案管理外包戰略是強化中心房屋檔案管理的策略。“專業事情交給專人的人去做”，借助市場資源和外部力量，實行中心房屋檔案管理外包戰略。通過咨詢外包服務、專家團隊論證制定符合中心實際情況的管理制度體系及標準化流程。同時依托市場服務，完成房屋檔案電子化、檔案整理、鑒定、歸檔，提高工作效率，節約成本[7]。

3.4 提高中心房屋檔案管理人員專業素養

提高中心房屋檔案管理人員專業素養是強化中心房屋檔案管理的基礎。檔案管理工作是一項具有較強技術性、科學性的工作，需要檔案管理人員具有較強的專業素養。因此，一方面中心應該加強現有房屋檔案管理人員的培訓，通過專業培訓、邀請專家講學等方式，提高工作人員的檔案管理水平;同時房屋管理工作政策性強[8]，房屋檔案管理員應該發揮自身主動性，關注房屋管理相關政策制度，了解中心房屋檔案的需求。另一方面，落實相應的監督管理、績效考核制度，樹立工作人員的責任心，提高檔案管理的重視程度，充分調動其積極性。

4? 結語

房屋檔案管理工作在國家事業單位的規劃發展、職工個人權益的保障中起著關鍵性作用。做好房屋檔案管理，從實踐視角下探討如何建立健全具有較強執行力的房屋檔案管理制度、如何建設安全統一的房屋檔案系統、如何提高房屋檔案管理人員的專業素養，提出合理的應對措施，達到房屋檔案的精細化管理，逐步實現信息化，仍是我們之后需要探討的課題。

參考文獻：

[1]城市房地產權屬檔案管理辦法[J].中華人民共和國國務院公報，2002（20）：34-36.

[2]檔案利用服務標準體系構建研究[J].浙江檔案，2019，454（2）：64-66.

[3]魏華.土地整治檔案管理現狀分析及建議[J].中國土地，2016（7）：42-43.

[4]高娟.推進事業單位檔案管理工作規范化標、準化的策略研究[J].中國集體經濟，2018（9）：50-51.

[5]林燁.基于信息化時代電子檔案和紙質檔案長期并存的思考[J].現代國企研究，2018，136（10）：103.

[6]關于實現高校房屋資產信息化管理的思考[J].中國房地產業，2019.

[7]實踐視角下企業境外建設項目檔案管理的對策與建議[J]. 檔案與建設，2019，361（1）：14-17，26.

[8]羅鵬飛.房地產檔案管理工作中的常見難點和對策探究[J]. 中國房地產業，2017（31）：155.