Excel玩跨界　Word數(shù)據(jù)采集錄入更容易

首先按照正常的工作要求，用Word制作信息收集表，制作完畢后修改待填信息框，切換到開發(fā)模式選項卡，點擊“Aa”格式文本內(nèi)容控件（如果沒有開發(fā)模式選項卡，需要點擊“文件一選項一自定義功能區(qū)”，在右側(cè)勾選“開發(fā)工具”，即可出現(xiàn)這一選項了）（圖2）。

接下來單擊信息框，然后在開發(fā)工具中點選“設計模式”。在彈出的對話框中輸入標題，這就是信息框的信息提示文字，要是有需要還可以修改邊框顏色、文本樣式等等（圖3、圖4）。

每個信息框都進行了相應的修改后，點擊開發(fā)模式中的“限制編輯”，在Word右側(cè)欄中勾選“限制對選定的樣式設置格式”和“僅允許在文檔中進行此類型的修改”，并選中“填寫窗體”，Word部分就設置完畢了，然后只需保存并將文件發(fā)送給被收集信息者（圖5、圖6）。

待調(diào)查表返回后，我們開始用Excel批量自動摘錄Word填表信息。打開Excel，同樣是切換到開發(fā)工具選項卡，點選最左側(cè)的“Visual Basic”。雙擊Sheet1，填寫圖8中的宏代碼（也可從網(wǎng)盤下載，鏈接：https：∥pan.baidu.com/s/1tKUQ-IIcGKjtPluXshq3Cg，提取碼：1iri）（圖7、圖8）。

注意，抄錄好宏代碼后，不要著急關(guān)閉，點選當前Visual Basic界面上方工具欄的“工具→引用”，在“可使用的引用”中找到“Microsoft Word 16.0 Obiect Library'并勾選確定（注：Word 2013等版本中的名稱略有不同）（圖9、圖10）。

之后回到Excel主界面，還是在開發(fā)工具選項卡中，點擊“宏”，選中剛才編輯的這個宏命令，單擊“運行”，這時Excel會自動彈出文件選擇框，找到要摘錄信息的Word文檔，點選打開，Excel就可以開始自動摘錄信息了。這樣一來數(shù)據(jù)摘錄的工作就完全依靠電腦自動完成了，既大大節(jié)省了工作時間，也避免了手工摘錄的錯誤發(fā)生（圖11、圖12）。