釘釘平臺在培訓差旅費用中的應用探討

王羨雯

摘 要：隨著我國社會事業發展和基礎教育經費投入逐年增加，隨著新信息技術的大力發展，財務審批流程成為財務流程中最迫切創新的環節之一。而傳統費用報銷模式中種種原因導致報銷困難，反復返工，造成工作效率低下，各種費用不易監管，形成管理壁壘。本文以學校培訓差旅費的報銷為例，以辦公軟件釘釘為基礎，創新改革該校的傳統報銷模式。通過財務流程創新，各管理人員通過流程平臺可實時掌握項目相關情況，讓管理控制更到位，及時作出決策調整，糾正控制偏差。

關鍵詞：公立學校;財務報銷流程;釘釘平臺;培訓費;差旅費

中小學校作為基礎教育的中堅力量，對我國教育事業的貢獻是長期且持續性的，而其資金來源基本依靠財政撥款，隨著我國社會事業發展和基礎教育經費投入逐年增加，財政的資金量也在逐年增大，財務制度的要求也在逐年提高。對于老師來說，與學校的財務制度接觸最多的就是培訓、差旅費的報銷。傳統的報銷模式涉及教務和財務兩個部門，報銷流程煩瑣，占用了老師大量的時間，間接影響了老師的教學工作。同時，財務部門又要花費大量的時間頻繁重復解答報銷相關問題，工作效率低下。鑒于此，本文以溫州市某公立高級中學為例，闡述改革培訓、差旅費報銷的流程，為進一步完善中小學的財務報銷的信息化進行鋪墊。

一、引言

溫州市某公立高級中學成立于2001年，現有在校生約2600生，在編教師約230人，行政年度部門預算約8000萬。學校建立由校長室、各職能部門、年級部、教研組等機構組成的管理網絡，分別承擔相應的管理職能，以確保政令暢通、分工合作、條塊結合、各司其職。其中，教師發展處主要負責師資隊伍建設，制定師資隊伍建設規劃和培訓計劃，提高教師的職業道德水平、專業水平、創新素質和科研能力。教師培訓計劃又具體分為浙江省教育廳教師培訓管理平臺（以下簡稱“省師訓平臺”）和平臺之外額外的一些學習培訓指派工作;學校財務處主要負責執行國家各級政府及相關部門的財務制度，按照學校的實際情況制定該校的相關財務管理規章制度、內控制度和具體實施方案;對項目經費的資金進行管理監督、支出發票核查并接受上級教育行政部門和財政、稅務、審計、監察等相關職能部門的監督。2019年該校發生培訓經費報銷約75萬，差旅費約22萬，近400人次。

二、傳統報銷流程及存在的問題

1.傳統報銷流程步驟

（1）事前申請階段。外出培訓老師在省師訓平臺開放期間報名培訓，并經相關行政領導審批后才能申報成功。實際外出培訓時，經辦人填寫《外出學習（培訓）活動審批單》，后經教師發展處、分管教學校長簽字后方可參加外出培訓。

（2）事后審批階段。經辦人返校后要提交培訓心得、學習小結，然后由教師發展處主任在《外出學習（培訓）活動審批單》簽字確認;經辦人到財務室填寫《差旅費報銷單》，整理相關報銷附件后到財務室進行初步審核;經辦人拿著報銷材料找各級管理人員審核、審批簽字;經辦人將經審批后的報銷材料交給出納排隊報銷。

2.傳統報銷存在的問題

（1）由于不同信息平臺數據無法對接，存在重復申請、審核的情況。學校教師培訓計劃具體分為省師訓平臺和平臺以外額外的一些學習培訓指派工作。省師訓平臺一年按學期開放兩次，老師必須在平臺開放期間申報，完成培訓課程報名即意味著已經經過學校行政人員的審批。而老師在實際外出培訓之前又要填報《外出學習（培訓）活動審批單》，該表上的行政審批人與省師訓平臺上的行政審批人完全一致，存在重復申請、審批的情況，造成人力資源的極大浪費。

（2）因找不到審核、審批人而難以報銷。由于學校工作性質的特殊性，通常行政人員都是“雙肩挑”，既是行政人員又是任課老師，在辦公室里找不到行政審批人員是常事，再加上報銷人員本身也是老師也要上課，于是報銷人員和行政審批人員時間經常錯開，報銷人員為了報銷要東奔西跑，往返多趟。

（3）不同部門對報銷材料的審核要求不同，報銷難度大。教師發展處和財務部門因工作性質不同，對同樣報銷材料有不同的審核要求，導致報銷材料數次返工。比如：教師發展處往往更注重教師培訓申請是否屬于省教師教育平臺的培訓，培訓完成后培訓心得、小結是否上交，從而利于學校的整體師資隊伍的建設。而財務部門往往更注重老師外出培訓是否事先經過相關的領導審批、是否遵守公務卡使用制度等。而且由于信息不對稱，特別是當財務報銷制度有變動時，工作人員需要花費大量的精力和時間向報銷老師解釋，無形中增加了工作量。

（4）簽字報銷材料存在各種錯漏。簽字報銷材料也會存在各種錯漏，既增加了工作人員的審查難度，也大大降低了工作效率。

（5）財務報銷沒有信息化，無法實時跟蹤。由于財務報銷沒有信息化，無法實時跟蹤了解各項經費支出，教師發展處在安排實施培訓計劃時往往缺乏數據支撐，比如：已經發生培訓經費多少，已審批未報銷又是多少等數據，導致無法按輕重緩急合理地安排本年剩余培訓預算。

三、基于釘釘平臺的報銷流程

該校準備以釘釘為創新財務審批流程的平臺，外出培訓不再由老師發起，而是直接由教師發展處指派，所有報銷材料在線提交審核，形成相互連接、簡單快捷、高效的培訓報銷財務審批流程。

1.創新后的財務報銷流程

（1）事前申請階段。直接由教師發展處派發，不再由外出培訓人員發起。由于省師訓平臺上的培訓項目老師報名時均已經過相關處室人員審批，審批后能生成一一對應的培訓數據信息，將之導入至釘釘“研訓公出”端口，直接生成《外出學習（培訓）活動審批單》。非省平臺上的培訓也基本會以文件的形式由相關領導審批后派發至外出培訓老師，從而生成《外出學習（培訓）活動審批單》。

（2）事后審批階段。老師接收到《外出學習（培訓）活動審批單》后，即可按時參加培訓。培訓完成后，發起報銷時關聯前期的《外出學習（培訓）活動審批單》可自動生成《報銷審批單》，所有報銷材料在線提交審核，進入逐級審批環節，相關管理人員無紙化審批、遠程審批。《報銷審批單》審批完成后，報銷人只要打印《報銷審批單》并簽字，把所有報銷的紙質材料遞交到財務室并即可完成報銷手續。

2.創新后財務報銷流程的優勢

（1）極大程度方便了報銷人員。基于釘釘平臺的報銷流程實施后，報銷人員不再需要反復尋找散落在校園各個角落的行政人員，全程只需一趟遞交紙質報銷材料到財務室即可，報銷流程中全程簽字人員由9個縮減為1個，實現系統和數據多跑路，職工少跑路的目標。而隨著電子發票的推廣，待各類交通票據也能實現電子發票的時候，該電子報銷流程更有望實現從“最多跑一趟”到“一趟不用跑”。

（2）提高各部門的工作效率。實現了報銷人或審批人均可以實時查看審核情況，全程透明可追蹤，大幅度的提高各部門的工作效率。實現了審批流程中可以靈活傳遞給任何需要作補充或修改的管理人員，并留下修改意見的痕跡。

（3）實現了違規示警。內置自動識別風險費用并給予提醒警告，讓申請人、審批人能夠有效把控費用的合理性。管理人員可實時根據財務規章制度的變化而設置報銷標準、注意要點等，實現“業財融合”，讓信息化的審批流程成為業務規范活動的“財務導航”。

（4）實現了校際數據資源共享的有效機制。財務處可以通過釘釘平臺預估出每個月的資金需要量和使用方向，合理安排資金，提高資金的使用效率;教師發展處通過釘釘平臺，根據組織內的授權，可方便對項目經費使用情況進行核查和統計，從而做出趨勢分析，為做出正確的管理決策奠定基礎，糾正管理過程中出現的偏差，從而提高了整個單位的管理效率。

（5）節約了學校的運行成本。信息化是無紙化辦公的前提和基礎，傳統的報銷模式需要打印大量的審批材料到各處簽字，而采用創新后的信息化審批流程后打通了教師發展處和財務處的壁壘，不需要再重復打印材料，節約了學校的運行成本，也為學校創建智慧智能的校園添磚加瓦。

四、總結

隨著我國社會事業發展和基礎教育經費投入逐年增加，加強中小學校財務管理信息化建設，既是社會事業快速發展的需求，也是現代財務管理的必然要求。同時伴隨著新信息技術的大力發展，財務審批流程又是財務流程中最迫切創新的環節之一。財務審批流程創新后可實現無紙化審批、遠程審批、通過利用新信息技術取代傳統審批方式，從根本上提高財務流程的審批效率和審批準確度，讓管理效率更高;通過財務流程創新，信息化的報銷流程不僅可以成為規范經濟活動的“財務導航”，也可以成為管理手段的“儀表盤”，各管理人員通過流程平臺可實時掌握項目相關情況，及時作出決策調整，糾正控制偏差，讓管理控制更到位。

參考文獻

1.張育志.政府會計制度下高校財務管理信息化建設的問題及優化策略.投資與創業，2019（7）.

2.丁志軍.大中型工業企業如何利用新信息技術做好財務流程創新管理.現代經濟信息，2019（03）.

3.潘源源.高校薪資內控管理的現實困境及化解路徑梹椧訵Z學院為例.生產力研究，2019（4）.

4.曹曉函.信息化環境下中小企業會計監督存在的問題及對策.商業經濟，2017（10）.

（責任編輯：蘭卡）