檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制路徑

賴南燕

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和向前推進(jìn)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)也在迅猛發(fā)展。當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化時(shí)代的來臨沖擊著以紙質(zhì)為記錄方式的傳統(tǒng)媒介，檔案朝著數(shù)字化方向發(fā)展已經(jīng)是未來改行業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，在過去的幾十年里，我國(guó)一直采用紙質(zhì)的方式記錄信息，長(zhǎng)久下來，積攢的數(shù)據(jù)和信息量驚人，這對(duì)于查找和保存文件有較大的難度，檔案數(shù)字化卻可以輕松解決這些難題。本文從檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制路徑的角度分析，旨在為確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全保密性提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量和安全;保密控制路徑

檔案數(shù)字化已經(jīng)完全取代了紙質(zhì)文檔登上了歷史舞臺(tái)，這項(xiàng)技術(shù)是在90年代初發(fā)育成熟的，在進(jìn)入現(xiàn)代化社會(huì)以來，人們對(duì)于信息的索取和需求量大大增加，但面對(duì)紙質(zhì)文檔這種繁雜且不易保存的記錄方式來講，數(shù)字檔案既能彌補(bǔ)其中存在的不足，又能更好的發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和方便查詢的優(yōu)勢(shì)，大大節(jié)約了社會(huì)資源，目前來看檔案數(shù)字化的方式有五種，分別是紙質(zhì)文件掃描、縮微拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)的拍攝、激光三維立體的掃描以及音頻文件的轉(zhuǎn)換。

一、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制分析

在檔案數(shù)字化的工作過程當(dāng)中，由于一些檔案所記載的數(shù)據(jù)和信息十分珍貴，為了能把這些數(shù)據(jù)以數(shù)字化的方式呈現(xiàn)出來，需要工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)的質(zhì)量規(guī)定來進(jìn)行操作，而檔案數(shù)字化的過程常常伴有一些干擾因素，這些因素會(huì)嚴(yán)重影響成品的質(zhì)量，質(zhì)量控制的目的就是在于這些干擾因素，以保障檔案數(shù)字化的有效性[1]。

（一）質(zhì)量控制的內(nèi)容分析

檔案數(shù)字化的計(jì)劃階段。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)工作量極大的工程，如何在規(guī)定的期限內(nèi)完成檔案數(shù)字化的工作，需要工作人員們事先制定好計(jì)劃步驟，嚴(yán)格按照步驟的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化操作，檔案數(shù)字化方案制定的合不合理直接決定了檔案數(shù)字化的質(zhì)量，因此在計(jì)劃階段，工作人員需要從技術(shù)支持、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化工作流程以及突發(fā)問題的應(yīng)急方案等，從多個(gè)方面去考慮和制定計(jì)劃以嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

選擇合適的數(shù)字化軟件。當(dāng)下市面上數(shù)字化技術(shù)雜而多，面對(duì)如此多的數(shù)字化技術(shù)，工作人員在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作之前一定要謹(jǐn)慎挑選好符合本次工作的技術(shù)手段，具體可結(jié)合每個(gè)數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)、權(quán)衡數(shù)字化的利弊、結(jié)合檔案數(shù)字化的內(nèi)容以及自身單位的特點(diǎn)來選擇合適的軟件，合適的軟件會(huì)使檔案數(shù)字化的工作更加高效[2]。

工作人員的選拔和培養(yǎng)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)對(duì)工作人員要求較高的職業(yè)。在檔案數(shù)字化的工作過程當(dāng)中，使用技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的也是人，遇到機(jī)器故障重新制定數(shù)字化計(jì)劃工作的也是人，人成為了檔案數(shù)字化工作的決定性因素，因此，對(duì)工作人員的專業(yè)能力進(jìn)行提升是取得檔案數(shù)字化工作成功的關(guān)鍵，在初步的人才選拔上，需要選擇有責(zé)任心和耐心的工作人員加入其中，在后期的培訓(xùn)當(dāng)中，要讓工作人員明確工作的規(guī)章制度，并且還要教會(huì)工作人員熟練的使用與檔案數(shù)字化相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)，從而保障數(shù)字化工作的順利開展[3]。

制定行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)。每個(gè)行業(yè)的發(fā)展都要在一定的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，沒有衡量工作的標(biāo)準(zhǔn)將無法讓行業(yè)向前發(fā)展和進(jìn)步，按照國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)來要求行業(yè)人員以及工作效率是檔案數(shù)字化科學(xué)發(fā)展的保障，失去了使用的行業(yè)準(zhǔn)則，檔案數(shù)字化工作也就沒了束縛，這個(gè)行業(yè)也就沒了前進(jìn)的動(dòng)力。

驗(yàn)收和評(píng)估工作的開展。按照檔案數(shù)字化的工作流程來講，驗(yàn)收和評(píng)估工作是整個(gè)數(shù)字化工作的最后一道工序，同時(shí)也是決定了數(shù)字化工作質(zhì)量的關(guān)鍵。驗(yàn)收工作主要是對(duì)于設(shè)備和工作結(jié)果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檢驗(yàn)，工作結(jié)果是否符合行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，若是不符合便加工重來，符合便能進(jìn)行剩余的交接工作。驗(yàn)收工作的方法分為粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)兩種，粗驗(yàn)主要是由軟件驗(yàn)證完成，而細(xì)驗(yàn)則是在軟件驗(yàn)收完畢的基礎(chǔ)上，對(duì)于數(shù)字化文件的清晰度和完整性進(jìn)行檢查。同時(shí)對(duì)設(shè)備的驗(yàn)收工作也是為了保護(hù)公共財(cái)物不受到破壞，以保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。評(píng)估工作也與驗(yàn)收工作同等重要，評(píng)估工作能夠評(píng)定整個(gè)檔案數(shù)字化的工作流程是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于存在問題的工序進(jìn)行反饋，這是不斷提高和完善行業(yè)質(zhì)量的重要舉措[4]。

（二）質(zhì)量控制的手段分析

明確人員分工和職責(zé)。整個(gè)檔案數(shù)字化的工作過程是十分繁雜的，中間經(jīng)過大量的工序，每一道工序都關(guān)系到最終工作的質(zhì)量以及影響下一項(xiàng)工作的工作內(nèi)容。檔案數(shù)字化的工序一般會(huì)經(jīng)過計(jì)劃、分發(fā)、掃描、檢測(cè)、驗(yàn)收、入庫、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、設(shè)備維護(hù)以及安全管理這些步驟，為了保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量，需要明確每個(gè)工作人員的職責(zé)，具體要?jiǎng)澐值矫總€(gè)工序，同時(shí)為了規(guī)范員工的工作行為，明確自身的工作職責(zé)，公司或者企業(yè)還要采取問責(zé)制的制度和管理方法來使工作分工更加合理，職責(zé)更加清晰。

建立完善的規(guī)章制度。檔案數(shù)字化是當(dāng)下信息發(fā)展的大趨勢(shì)，對(duì)于這項(xiàng)近年來剛剛興起的行業(yè)翹楚，需制定一系列的規(guī)章制度來明確行業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)和方向，為此，我國(guó)出臺(tái)了大量的政策用來規(guī)范行業(yè)行為，以確保數(shù)字檔案信息資源的共享與互聯(lián)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案數(shù)字化加工操作流程》等相關(guān)法律法規(guī)來使檔案數(shù)字化工作更加科學(xué)合理。

開展獎(jiǎng)懲制度規(guī)范員工行為。為了提高業(yè)內(nèi)人員的工作效率，減少因員工失誤、偷懶或者態(tài)度不端正造成的經(jīng)濟(jì)損失，開展階段性獎(jiǎng)懲制度是為了提高工作人員的自覺性，對(duì)工作優(yōu)異、態(tài)度端正的員工給予階段性獎(jiǎng)勵(lì)，提高其自信心，使其更加努力的進(jìn)行下一階段的工作。而對(duì)于態(tài)度不端正、工作效率低的員工進(jìn)行懲戒，其目的是為了讓員工規(guī)范自我行為，在保證檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步彌補(bǔ)自身存在的不足。在實(shí)行階段性獎(jiǎng)懲制度的過程當(dāng)中，管理層一定要適度，以公正公平的態(tài)度對(duì)待獎(jiǎng)懲制度，全程需要進(jìn)行監(jiān)督，避免因個(gè)人失誤，而造成員工們的不滿。

進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和驗(yàn)收。檔案數(shù)字化工作當(dāng)中最后的檢查和驗(yàn)收工作是保證整個(gè)工作質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容是將一些重要的信息從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，這個(gè)過程需要工作人員保證信息的完整性，若是在工作過程當(dāng)中，工作人員難免會(huì)有疏忽和失誤，這就嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，檢查的和檢驗(yàn)的目的就是為了杜絕這類問題的產(chǎn)生和出現(xiàn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)這些問題時(shí)進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救，可以減少這類的經(jīng)濟(jì)損失。

二、檔案數(shù)字化的安全保密控制路徑分析

安全保密工作是從事檔案數(shù)字化人員所必須遵守的行業(yè)準(zhǔn)則。工作人員在從事檔案數(shù)字化工作時(shí)，要保證信息和數(shù)據(jù)的安全性，防止信息和數(shù)據(jù)發(fā)生任何泄露，這就需要建立一系列的保密措施來支持檔案數(shù)字化工作的開展。

（一）安全保密控制的內(nèi)容分析

安全保密控制的內(nèi)容。安全保密控制的內(nèi)容實(shí)際上是對(duì)檔案數(shù)字化過程中涉及到的人、物以及環(huán)境進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析，對(duì)于不穩(wěn)定不安全的因素采取有效的處理手段，以保證檔案數(shù)字化工作內(nèi)容的安全性。同時(shí)工作人員可以從多個(gè)方面進(jìn)行內(nèi)容的保護(hù)和防范，分別是建立相關(guān)的規(guī)章制度、確立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全方案、檔案的妥善保管以及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、整理和備份。

規(guī)章制度的建立。由于檔案數(shù)字化工作接觸的內(nèi)容往往有一些機(jī)密性文件，這類文件需要妥善放置和保護(hù)，文件的內(nèi)容不能發(fā)生泄漏。因此在檔案數(shù)字化的過程當(dāng)中，設(shè)立一套標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度用來約束員工的行為，數(shù)字化的文件通常會(huì)保存在計(jì)算的數(shù)據(jù)庫中，為了其安全性需要加密處理。而在檔案數(shù)字化的工作過程當(dāng)中凡是接觸到檔案的人員，這其中包括掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員以及值班警衛(wèi)都要簽訂保密措施，以防止發(fā)生信息泄露事件。

計(jì)算機(jī)安全方案的建立。在檔案數(shù)字化的過程當(dāng)中，為了防止來自外網(wǎng)的干擾，工作人員需要將數(shù)字化過程切換到封閉式的內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行，同時(shí)還要對(duì)工作的環(huán)境進(jìn)行考察，以防止外來人員進(jìn)入盜取文件。整個(gè)數(shù)字化的過程是不能被干擾的，如電磁波這類對(duì)計(jì)算機(jī)干擾的因素一定要格外注意，防止因外界干擾造成信息輸入不完整。最后要對(duì)數(shù)字化的文件和資料進(jìn)行加密處理，凡是有權(quán)限訪問這些文件的人員都要進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證和登記，且要限制工作人員的訪問權(quán)限，將工作細(xì)化可降低文件內(nèi)容泄密事件的發(fā)生。

（二）安全保密控制的手段分析

提高人員素質(zhì)和覺悟。在檔案數(shù)字化的過程當(dāng)中最不穩(wěn)定的因素便是人，員工的素質(zhì)直接決定了文件泄密事件發(fā)生的概率，提高員工的法律和責(zé)任意識(shí)，普及員工有關(guān)檔案保密工作的內(nèi)容，這樣可以提高工作人員的思想覺悟。

落實(shí)制度和安全機(jī)制建設(shè)。制度和安全機(jī)制是檔案數(shù)字化安全保密工作開展的前提，對(duì)工作當(dāng)中泄密和失誤的行為予以獎(jiǎng)懲，以提高工作效率和規(guī)范性。對(duì)于文件泄密事件一定要嚴(yán)格查辦，對(duì)于泄密人員要進(jìn)行法律追究其責(zé)任。同時(shí)，還要建立安全制度框架，約束員工行為，保護(hù)設(shè)備和系統(tǒng)的安全性，從而確保了檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

總的來說，檔案數(shù)字化過程的質(zhì)量和安全性都需要從人的角度去思考問題，找到問題的成因，并采取科學(xué)有效的解決辦法，杜絕文件泄密事件，提高文數(shù)字化工作的質(zhì)量。

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