醫院科研檔案的收集與利用

范旭暉

摘 要：就醫院科研檔案而言，其學術參考價值不可忽視。 各項收集和利用工作的水平，不僅可以充分反映醫療單位的實例和水平，還可以反映醫院科學管理水平的高和低。 但是，目前許多醫院對檔案的重視程度不高，信息化與正規化程度普遍較低。 在這方面，每家醫院及其員工應對此給予足夠的重視。要充分發揮檔案的價值，提高檔案的利用率，以促進醫院科技創新人才的培養，從而使醫學事業穩步健康發展。

關鍵詞：醫院科研檔案;收集;利用

一、醫院科研檔案的內容

醫院科研檔案是醫學科學研究的載體，因此，科研檔案的收集與歸檔要與科學研究活動同步進行，根據醫院科研活動內容，醫院科研檔案主要分為以下五類：（1）科研綜合檔案。包括上級科技機構及醫院正式發布的科研項目立項、科技成果獎勵、實驗室及重點學科成立、科研管理制度等紅頭文件及其他在科研管理活動中形成的問卷材料，以年度為單位進行收集歸檔。（2）科研項目檔案。按照科研項目文件的形成規律，科研項目檔案包括項目申報書、立項查新報告、倫理審查報告、項目批文、項目合同書（任務書）、項目中期檢查材料、項目驗收結題材料、成果獎勵申報材料、推廣應用材料等。一個科研項目完成后，即將所形成的科技文件材料進行收集歸檔。（3）科研成果檔案。包括科研論文檔案，著作檔案和專利檔案，一般按照年度將本單位專業技術人員在各級各類刊物上發表的論文、撰寫的著作和授權專利進行收集歸檔。（4）學科及平臺建設檔案。包括重點學科、實驗室平臺建設申報材料、建設期滿考核材料及建設期間形成的科技文件材料等，一個建設周期完成后對所形成的材料進行收集歸檔。（5）學術交流檔案。包括聘請院外專家來院講學和本單位專業技術人員外出參加國內外學術活動的記錄文件，按照年度進行收集歸檔。

二、醫院科研檔案的收集與利用

2.1要深入基層科室收集材料

對于文書等類型的檔案收集來講，通常可以劃分為平時收集、臨時突擊收集兩種，科研檔案收集也不例外，但針對醫院來講，基于其檔案形成無規律以及不確定性，一般都比較側重于平時收集。在實際收集中，為了保障檔案質量、完整性以及準確性，提供有力保障，針對不完整的材料要結合具體情況，給予及時調查、補充，對于不準確、虛假的資料要真正做到去偽存真。

為了取得理想的平時收集成果，其相關工作人員應著重從兩方面著手：一是要重視完善科研檔案收集網絡體系的合理構建。在此背景下，檔案部門要結合實際情況，落實好檢查、督促與指導工作，檢查好日常科研檔案的形成、收集與歸檔工作，確保其中存在的各類問題能夠被及時發現與妥善解決。二是檔案部門的工作人員應全面提升工作的積極主動性，平時要做到口勤、手勤、腳勤，盡可能多的到基層業務科室了解實際情況，以此來優化、增強溝通聯系、廣泛收集。

科研文件材料通常來源于臨床科室、專家教授，以及相關的專業技術人員。但是由于其普遍存在對文件材料歸檔認識不足的情況，再加上個人、部門因工作需要留用等原因，要想讓其自覺、主動地進行各自形成科研文件材料的歸檔移交比較困難。所以，檔案人員要真正深入各個科室、課題小組之中，引導其正確認識到科研檔案在社會、醫院，以及科學技術發展中發揮的積極作用，確保科研資料存檔的價值、意義可以得到進一步突顯，為相關人員良好規檔意識的形成創造良好條件。此外，還要及時有效地幫助其人員更完整、全面地收集、歸檔科研資料，而針對那些需要臨時存放在科室的資料，一定要規定好存檔時間。

2.2建立完善的科研檔案管理制度，做好科研檔案的收集、整理、歸檔工作

醫院科研檔案管理要取得良好的效果，完善的管理制度必不可少。科研檔案管理部門應分析研究檔案管理中存在的問題，建立起完善的科研檔案管理制度，并努力提高檔案管理人員的業務素質。由宣傳部門配合，大力宣傳科研檔案在醫院發展中起的重要作用，提高全體人員的科研檔案歸檔意識，能夠積極主動地配合好科研檔案的歸檔工作，對已完成的科研項目應歸檔盡歸檔，努力提高科研項目的歸檔率。科研成果耗費了科研人員大量的心血，因此部分科研人員不愿意自己的科研成果成為單位的公共資源，為鼓勵科研人員將自己的科研成果納入醫院科研檔案中來，醫院可考慮建立適當的激勵機制，針對不同級別的科研成果能在規定的時間內進行歸檔，可給予成果貢獻人員一定的物質及榮譽獎勵，以提高科研人員的科研成果歸檔積極性。醫院科研檔案管理部門要嚴格執行檔案管理制度，采取措施保證歸檔的科研成果的完整性、準確性。科研檔案管理人員要拓寬工作思路，有效挖掘醫療和科研成果檔案、專利項目檔案，拓展服務范圍，適時掌握醫院科研工作的動態，積極主動地開展工作，特別是做好醫院各學科帶頭人等重點人群的工作，讓他們在科研檔案歸檔工作中起模范帶頭作用。科研檔案管理人員還應根據制度要求和科研項目的實際特點對科研檔案進行及時的補充和完善，保證科研檔案信息的完整性，詳細記錄有關信息，保證重要信息不被遺漏。并根據科研檔案特點按照時間、類別進行分類管理，方便日后使用。

2.3提升醫院科研檔案管理現代化水平

為了給檢索、利用提供一定便捷，完善資源共享，其相關工作人員應堅持以科學管理為重要基礎，通過科學技術理論、方法，以及手段的靈活引用來妥善處理檔案收集、利用中存在的各類問題，促進其各項工作的信息化、規范化，以及科學、自動化發展。為此，應結合具體情況，著重圍繞檔案收集、保管、開發與利用等環節做出更深層次的技術創新探索。同時，要注重、完善檔案硬件設施方面的投入，將原本分散的個人、部門的科研檔案材料匯總成內容較為豐富，且數據詳細的資源庫存。另外，還要圍繞檔案收集、利用來進行各類軟件研發，真正實現各種檔案全文檢索，以及數據分析、資源共享等多樣化功能的有效發揮，從而為后期多層次、多角度開發創新提供有力的技術支持。

2.4對科研檔案管理人員展開培訓，提升他們的綜合素質

科研檔案的管理人員必須要擁有合格的職業素養，在實際工作中需要保持高度的責任心，嚴謹認真地做好每一個環節和細節，不僅如此，還需要明確了解到服務以及保密之間的分別，并以此為基礎負責地做好自身職責。管理人員還必須不斷提升自身的素質和能力，從而達到當下社會所提出的實際發展需要。具體來說，科研檔案的管理人員不僅要擁有科研管理以及檔案管理等知識，還要深入了解醫學以及臨床的基本知識，他們還要掌握相應的數字檔案的處理能力，除此之外，管理人員還要對創新檢索以及編研體系進行學習。換句話來說，他們要全面了解各個專業和學科的分別，從而對科研檔案進行準確的分門別類，還要結合檔案的發展形勢以及有關信息，全面發掘其中的價值，從而有效制作出具有很強實效性及指導意義的編研成果，讓檔案的利用者得到高質量的服務。

三、結語

綜上所述，作為醫院科學研究活動的歷史記錄，醫院的科學研究檔案是醫院多年來所完成的科學研究成果和一系列新技術成果的重要記錄。但是，在醫院檔案管理中，醫院科研檔案是一個極其薄弱的環節。因此，為確保充分發揮其積極作用，有必要重視和改進各種收集利用工作的具體實施。探索更多新穎，多元化的工作策略，這將為醫院的科學研究和學術活動帶來積極的作用。

參考文獻：

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