試論林業(yè)科研電子檔案的管理及利用

薛宇清

摘 要：林業(yè)科技創(chuàng)新在推動(dòng)林業(yè)相關(guān)工作開展中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。近年來(lái)在林業(yè)科研工作取得顯著成績(jī)的同時(shí)，相應(yīng)的林業(yè)科研電子檔案也呈現(xiàn)出海量化的增加趨勢(shì)。新時(shí)期的檔案管理工作要求，除了要確保林業(yè)科研中各類資料能夠及時(shí)、完整的歸檔外，還必須充分挖掘這些檔案本身的利用價(jià)值，為今后林業(yè)科研創(chuàng)新，以及取得新的科研成果提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。為此，探究如何做好林業(yè)科研電子檔案的科學(xué)管理、優(yōu)化利用，就成為現(xiàn)階段林業(yè)有關(guān)部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：林業(yè)科研檔案;歸檔要求;共享利用;信息化平臺(tái)

一、林業(yè)科研檔案組成及管理特點(diǎn)

林業(yè)科研檔案是指在林業(yè)科學(xué)研究活動(dòng)中，記錄和反映林業(yè)科研課題活動(dòng)過(guò)程中的文字、圖片、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式載體的文獻(xiàn)。林業(yè)科研檔案規(guī)劃材料、立項(xiàng)論證材料、課題實(shí)施階段所含的文件材料（研究實(shí)施方案、觀測(cè)和測(cè)試記錄等）。林業(yè)科研檔案的明顯特征有：其一，檔案組成結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)載體多樣。以往林業(yè)科研檔案主要紙質(zhì)檔案為主，將各種科研報(bào)告、會(huì)議記錄、表格材料等收集起來(lái)，按照特定的要求篩選、整理后，即可得到林業(yè)科研檔案。但是隨著無(wú)紙化辦公時(shí)代的到來(lái)，電子檔案的比例不斷升高，形成了紙質(zhì)與電子檔案并存的局面。其二，管理要求高，管理難度大。科研檔案往往包含一些核心技術(shù)、涉密文件，因此對(duì)檔案本身的完整性、隱私性有特殊要求。同時(shí)，隨著時(shí)間推移，檔案越積越多，管理難度和壓力也隨之增加。

二、林業(yè)科研電子檔案的管理及利用

1、管理要點(diǎn)

科研檔案與一般檔案相比，在管理標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)節(jié)要求等方面更加嚴(yán)格。在具體工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循本單位現(xiàn)有的制度規(guī)范，按部就班的做好林業(yè)科研檔案管理的每一項(xiàng)工作。其中包含的要點(diǎn)有：（1）明確文件收集與歸檔要求。林業(yè)科研電子文件由形成單位或科研管理部門及時(shí)收集，按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上，定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件移交綜合檔案室集中管理。（2）劃定檔案收錄范圍。電子文件在收集歸檔過(guò)程中應(yīng)結(jié)合本單位對(duì)紙質(zhì)檔案的收集范圍，凡紙質(zhì)文件應(yīng)歸檔的，其相應(yīng)的電子文件也應(yīng)歸檔;具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。（3）檔案的管理。最基本的是保證檔案完整性。由于林業(yè)科研工作的連貫性，決定了檔案資料也必須按照時(shí)間順序進(jìn)行完好保存、動(dòng)態(tài)收集，這樣的檔案才具有利用價(jià)值。在這一基礎(chǔ)上，還要做好安全管理、隱私管理，防止科研檔案出現(xiàn)丟失，或是被不法分子竊取等問(wèn)題。

2、利用方式

科研檔案具有極強(qiáng)的重復(fù)利用價(jià)值，這也是這種檔案的一種基本屬性。從檔案管理的本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，只有發(fā)揮了其價(jià)值，為工作開展提供了支持，這樣的檔案管理才是有意義的。因此，在保證科研電子檔案能夠及時(shí)收錄、安全存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，也要嘗試探究多樣化的利用方式。目前林業(yè)科研電子檔案有3種利用模式：（1）直接利用。用戶可以通過(guò)服務(wù)臺(tái)線下辦理借閱，或是通過(guò)檔案信息管理平臺(tái)線上登記后辦理借閱。可以直接得到電子檔案，以便于使用。（2）提供復(fù)制件。某些珍貴的科研檔案，或是從紙質(zhì)檔案掃描得到的電子檔案，原件無(wú)法借閱，只能使用期復(fù)制件。（3）在線瀏覽。使用者在獲取檔案借閱權(quán)限后，可以線上瀏覽，這種方法更加便捷。

三、林業(yè)科研電子檔案加強(qiáng)管理與利用的策略

1、重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

雖然信息技術(shù)在支撐檔案管理和利用方面體現(xiàn)出了強(qiáng)大的優(yōu)越性，但是我們也應(yīng)當(dāng)看到，技術(shù)在很大程度上只是一種輔助手段，檔案資源的深度利用，歸根到底還是需要“人”來(lái)完成。特別是對(duì)于電子檔案，必須要采取不同于紙質(zhì)檔案的新型管理理念和方法。針對(duì)現(xiàn)階段還有一些檔案管理人員，并不能熟練運(yùn)用信息設(shè)備、應(yīng)用軟件，要求相關(guān)部門必須要基于檔案管理需要和檔案資源利用這兩個(gè)角度，著重開展檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)。通過(guò)增強(qiáng)其職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力，在高水平完成檔案管理任務(wù)的前提下，為林業(yè)科研工作開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2、管理和利用方式的創(chuàng)新

林業(yè)科研工作的生命力在于創(chuàng)新，對(duì)于林業(yè)科研電子檔案的管理來(lái)說(shuō)，也是同樣如此。只有緊跟檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，才能在保質(zhì)保量完成本職工作的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案管理對(duì)科研工作的支持和促進(jìn)作用。在管理方面，以往的檔案收錄、編目、分類等基礎(chǔ)工作，都是由人工完成。存在人工人本高、業(yè)務(wù)辦理效率低等問(wèn)題。而通過(guò)管理上的創(chuàng)新，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息管理軟件等，完全可以實(shí)現(xiàn)線上辦理或自助辦理。既能夠提升效率，又大幅度的降低人工成本。在檔案利用方面，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的運(yùn)用，開啟了林業(yè)科研電子檔案利用的新模式，讓檔案的價(jià)值得到了成倍的提升。

3、搭建檔案管理信息化平臺(tái)

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，除了減少空間占用外，也能夠依托信息技術(shù)、相關(guān)軟件或設(shè)備，為檔案資源的整合、利用創(chuàng)造了便利條件。因此，通過(guò)追加投入，在檔案管理部門搭建起信息化平臺(tái)，在提高檔案管理效率、提升檔案服務(wù)水平、挖掘檔案資源價(jià)值等方面，帶來(lái)更多的技術(shù)支撐。在平臺(tái)建設(shè)完成后，其功能主要有：一是支持常規(guī)業(yè)務(wù)的線上辦理，例如進(jìn)行檔案收錄、檔案分類時(shí)，工作人員只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成辦理，流程得以簡(jiǎn)化，效率明顯提升。二是支持遠(yuǎn)程訂閱或借閱，讓林業(yè)科研電子檔案的利用價(jià)值得到了進(jìn)一步發(fā)揮。使用者可以線上對(duì)某種檔案進(jìn)行預(yù)約，不需要排隊(duì)等待，十分方便、快捷。

結(jié)語(yǔ)：對(duì)于科研類檔案來(lái)說(shuō)，僅僅做好留存工作，保證檔案完整性是不夠的，還必須嘗試采取多種手段，將科研檔案中的信息、價(jià)值提取出來(lái)，為科研工作開展提供必要的借鑒與充分的支持。現(xiàn)階段林業(yè)科研電子檔案呈現(xiàn)出數(shù)量較多、種類豐富的特點(diǎn)，對(duì)管理工作開展增加了較大壓力。通過(guò)完善本單位的信息基礎(chǔ)設(shè)施，搭建信息化管理平臺(tái)，能夠?yàn)闄n案高效管理、深度利用創(chuàng)造便利，既可以高標(biāo)準(zhǔn)完成本職工作，又間接的服務(wù)于林業(yè)科研工作。

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