提升醫院文書檔案質量管理論述

劉東興

東遼縣人民醫院 吉林遼源 1 3 6 2 0 0

1 醫院文書檔案管理工作的特點

1.1 管理的復雜性

醫院的文書檔案匯中不僅記錄著醫院的建設與發展的歷史，還記錄著臨床科研的相關資料，因為醫院涉及到的內容比較多，比方說醫療業務和技術、科室等等，所以在醫療指導以及醫療標準與規范方面的資料內容十分豐富。按照檔案類型的不同，可以將醫院的文書檔案劃分為5個部分，分別為：科研檔案、財務管理檔案、人事檔案、基建檔案以及黨務工作的檔案等，以此可以看出，醫院的文書檔案具有復雜性的特點。

1.2 管理的專業性

醫院最主要的工作內容就是醫療，一切工作都將醫療作為中心，在工作的環節中會形成相應的文書檔案，這些檔案都是醫療系統資料的重要組成部分，能夠體現出醫院的實際工作情況，具有較強的專業性。在醫院的長久發展的進程中，專業性是不斷推動醫院前行的不竭動力。

1.3 管理的保密性

醫院的文書檔案詳細記錄著醫院內部的日?；顒?，這些內容中或多少的會涉及到機密內容，因此醫院文書的開放性較差，只會向內部的工作人員選擇性開放，僅可以用于查閱，不提供更加深層次的服務。落實好醫院的保密工作，有助于為醫院的工作做出全方位的指導。

1.4 管理的銜接性

大部分醫院都擁有比較長的發展歷史，在醫院的長久發展中，不同的科室會形成內容不同的文書，文書的內容較為分散。醫院規定醫療文書檔案的管理周期通常為半年或者是一年，確保醫療檔案的連續性與完整性，是保證醫院順利開展每一個環節的工作的重要保障。

2 醫院文書檔案管理現狀

2.1 歸檔范圍不夠明確

目前，尚未有專門的醫院文書檔案收集管理規定，主要沿用的規章制度依然是《文件歸檔范圍和保管期限表》，沒有按照醫院發展的現實和行業特點的實際需要進行文書檔案資料的收集、整理，醫院文書檔案的歸檔范圍補充和修訂不及時，導致收集范圍過于籠統、陳舊，一些重要的文書檔案收集不及時、不完整，甚至是遺漏，影響了文書檔案管理工作[1]。

2.2 專業隊伍較為薄弱

目前，醫院文書檔案從業者大多是辦公室、人事部門人員，從事文書檔案管理工作的人員兼職現象依然較為突出，專職人員數量少，掌握檔案學專業知識背景的極少，同時具備檔案、醫療或行政管理、計算機知識的復合型人才更是鳳毛麟角，使得醫院文書檔案管理工作缺乏必要的人才支持和保障。

2.3 管理手段不夠完善

與醫療器械的先進性相比，醫院文書檔案計算機管理軟件系統還缺少統一標準，檔案管理軟件兼容性不強，沒有與OA系統實現有效銜接，忽視了文書檔案與文件的銜接管理，導致一些重要的醫院行政管理過程中形成的電子文件收集、歸檔不及時。

2.4 檔案開發力度不夠

醫院文書檔案的價值在于其利用，但從現實情況來看，醫院文書檔案工作者對文書檔案資源開發利用的積極性、主動性不強，滿足于文書檔案的收集、整理和保管，對文書檔案工作采取被動式服務，主動開發文書檔案資源的意識不強，醫院文書檔案的應有價值功能沒有得到有效發揮。

3 提升醫院文書檔案質量對策

3.1 提升檔案質量意識

提升醫院文書檔案質量管理水平，首先需要廣大檔案從業者牢固樹立文書檔案質量管理意識，在思想上要高度重視文書檔案管理質量。文書檔案從業者利用其掌握檔案專業知識的優勢，應向文書起草部門及人員做好檔案領域的法律法規的宣傳。通過相關法律法規知識的宣傳，強化文書起草人員及檔案工作者履行法律職責的責任感和使命感，自覺把文書檔案管理的標準規范和要求納入到思想自覺和行動自覺[2]。

3.2 做好文書材料收集

文書處理在醫院行政管理過程中占據著十分重要的位置。其中，作為文書處理重要組成部分的文書材料的收集、整理、立卷質量又直接關乎著醫院文書檔案質量管理的效果。為此，應從前端做好文書材料的收集，嚴把質控關。從文書的起草、裝訂，文種的選擇，正件、附件是否齊全，等等，確保文書材料收集的完整性、真實性，為下一步立卷歸檔奠定扎實基礎，從源頭確保文書檔案歸檔質量。

3.3 抓好整理立卷工作

文書材料收集完成之后，檔案管理人員應及時將收集到的文書材料進行整理立卷。在立卷整理過程中應嚴格審核文書材料的類別、主題，判斷是否歸檔完整，對其保管期限劃分是否準確，對是否屬于歸檔范圍的進行嚴格把關。經鑒定，屬于應當歸檔的范疇的，應及時將收集到的文件材料進行組卷，保證文件材料內在保持一定的聯系性。具體來說，就是要始終把好質量關：嚴格做好辦文登記；需要加蓋印章的文件材料，應加蓋院章或科室章；主動收集重大活動所形成的文件、照片、聲像等載體材料，確保材料收集的完整性。

3.4 加強歸檔指導協調

醫院文書檔案管理部門應利用其專業優勢加強業務指導，協調辦公室、人事科等做好立卷指導，前延文書檔案質量管理關口，提升全院文書檔案管理的質量和水平。此外，要注重文書檔案的后期利用質量，首先要提升立卷部門文書檔案質量管理意識，增強文書檔案移交的積極性主動性。其次，文書檔案工作者應熟練掌握醫院文書檔案歸檔、移交的檔案資料內容、形態，掌握其質量現狀如何，并有針對性地提出解決對策。再次，應嚴格執行文書檔案管理方面的規范和標準，加強文書檔案立卷、歸檔的監督指導，嚴把文書檔案質量關、標準關，保障歸檔文書檔案質量[3]。

3.5 完善檔案制度規范

加強醫院文書檔案質量管理的根本是要結合醫院文書檔案管理特點及規律，逐步完善文書檔案質量管理規范，以嚴密的規范來保障文書檔案管理質量。一方面，要完善文書檔案收集、移交、鑒定、整理、利用、銷毀等各項規章制度，另一方面，要完善文書檔案質量管理獎懲制度，明確不同部門、不同人員的崗位職責，并將文書檔案質量管理納入目標考核范疇，確保做到有章可循，按章辦事，照章考核，為醫院文書檔案質量管理提供完善的制度規范。

4 結語

隨著我國醫療衛生事業改革的深入推進，對醫院的管理效率和質量提出了新的更高要求。通過提升醫院文書檔案質量管理，發揮文書檔案在醫院日常管理中的價值功能，提升醫院日常運行實效均具有積極的現實意義。