地勘單位工程建設項目檔案管理研究

羅虹

摘 要：隨著社會經濟不斷發展，工程建設項目步入了一個全新的層面，特別是地勘單位，近年來的發展更是迅猛，極大推動了地質經濟的進步，帶來了理想的效益。不過，隨之而來的便是檔案資料數量呈井噴式增長，管理起來難度更加的大。基于此，本文主要針對地勘單位工程建設項目檔案管理進行了詳細分析，希望能夠對相關人員有所幫助。

關鍵詞：地勘單位;工程建設項目;檔案管理

一、引言

作為地勘單位工程建設中最真實的體現，項目檔案在整個工程建設中有著舉足輕重的地位。工程檔案管理質量直接關乎到整個工程的評估。不過就實際情況來看，地勘單位往往忽視了這一方面，時常出現檔案滯后，或者是很難體現工程特點以及效益等相關情況。在我國基礎建設飛速發展時代下，地勘單位工程建設也緊跟步伐，從而對檔案管理提出了全新的要求，如果不加以改變，必定會嚴重阻礙到地勘單位工程建設發展。就這一方面來說，加強地勘單位工程建設項目檔案管理研究意義重大，具體分析如下。

二、地勘單位檔案管理工作的意義

1.各項活動的原始記錄

檔案能夠很好反映出地勘單位的全過程，有助于銜接地勘單位的過去和現在，甚至是未來。可以說，檔案不僅是一種重要的信息資源，同時，還是一種無形的財富，所以，地勘單位無論怎樣發展進步，都應該一如既往的重視檔案管理工作。

2.能夠為領導決策提供依據

對于地勘單位而言，決策是其管理的龍頭所在，決策是否正確不僅取決于管理者的能力和水平，同時，還有管理者對地勘單位人員各方面能力的洞察。記錄著地勘單位各種活動和發展情況的檔案，則能很好幫助管理者洞察各個方面，從而做出正確的決策。

3.是承攬工程的保障

隨著社會不斷發展，市場競爭越來越激烈，加大了工程任務承攬的難度，而工程任務承攬直接關乎到地勘單位的發展與生存。檔案中記錄著地勘單位以往的業績與經歷，如果檔案人員能夠積極提供，并且配合相關人員制定標書，那必定能很好提升工程任務承攬概率，為地勘單位的持續發展提供助力。

三、地勘單位檔案管理中主要存在的問題

1.管理意識淡薄

部分地勘單位對于檔案管理工作認識不足，覺得檔案和業務之間沒有太大的關系，所以分開進行管理。而且，還有一些地勘單位不知道為什么要開展和怎樣開展檔案管理工作，從而在具體管理中非常敷衍，導致檔案工作的作用難以很好體現，使得很多地勘單位不重視檔案管理工作，沒能認識到其重要價值。此外，在改革發展大背景下，地勘單位缺乏對檔案管理的創新，從而使得檔案管理工作存在著嚴重的滯后性，很難有效滿足地勘單位發展需求，造成一系列不協調和不匹配的問題出現，對于地勘單位發展也有著一定的不良影響。

2.管理理論薄弱

首先，就是地勘單位檔案管理專業人員缺乏，很多都是由辦公室人員兼任，缺乏穩定性和專業性，從而使得檔案管理顯得十分混亂，效率也很低下;

其次，管理質量不足，具體表現在部分檔案管理人員只了解一些基本的立卷歸檔知識，對于其他方面缺乏足夠認識。檔案管理中涉及到很多操作層面上的知識，例如，檔案類別號、全宗號等等，如果對這些不了解，那很有可能在具體操作中出現蓋錯章、編錯號等問題;

最后，部分地勘單位沒能清楚認識到檔案基礎性作用，導致檔案應有作用難以得到體現。

3.管理沒能和服務有機結合

首先，檔案管理缺乏完整性與系統性，部分地勘單位往往注重紙質檔案的收集管理，對于實物檔案、聲像資料等等相對忽視;

其次，忽視了檔案資源流失問題。一些地勘單位因為管理不善等因素，導致部分重要檔案資料丟失或者是損毀，并且事后還不會想辦法去彌補，覺得不是什么重要的事情，嚴重影響到檔案的正常應用;

最后，在檔案管理過程中，部分地勘單位大都側重于檔案保存，忽視了具體應用，沒能深入挖掘檔案價值，使得檔案管理失去了意義。

4.檔案分類不完善

檔案分類不完善這一問題會在檢索時充分體現出來，而且事情總是會發展到一定程度上的時候才會看到其嚴重性。就地勘單位檔案管理過程中，在檔案歸檔之后，工作人員覺得整理比較麻煩，從而沒能將形成的文件及時歸檔，然后隨意擺放，使得在檔案驗收應用過程中，出現行文不規范、檔案資料欠缺等問題，對于地勘單位工作順利的開展極為不利。此外，檔案收集難度比較大，歸檔不是很齊全。因為在日常檔案管理中，地勘單位往往存在各自為政的情況，使得檔案工作人員在檔案收集中遇見很多阻礙，從而衍生出一系列問題，給地勘單位帶來非常大的損失。

5.管理人員素質薄弱

地勘單位的檔案管理工作對于工作人員的要求比較高，不過就具體情況來看，地勘單位檔案管理工作人員的綜合能力很難有效滿足這一要求，專業知識欠缺，從而很難確保歸檔文件的完整性。究其原因，地勘單位對于檔案管理工作不是很重視，從而在人員招聘上比較隨意，而且還存在一定程度的任人唯親的情況，不注重人員的綜合素質考察。同時，也忽視了對工作人員的定期培訓，使得部分人員一直沿用傳統檔案管理方法，效率低下。

四、地勘單位工程建設項目檔案管理措施

1.完善管理制度

搞好制度建設是做好檔案管理工作的重要前提，具體需要建立完善的和檔案法律法規相適應的各種內部管理制度，以便為檔案管理工作順利、高效的開展提供助力。為此，積極完善管理制度非常有必要。首先將制度細化和具體化，使得檔案管理人員在具體工作開展中，能夠有的放矢，有規有矩，實現工作質量的提升。一個項目需要各方人員共同努力才能完成，地勘單位工程建設項目也是如此，所以，其檔案工作需要設計、監理以及施工等單位配合才能實現。為此，要想做好地勘單位工程建設項目檔案管理工作，必須得明確職責，完善管理機制，使得各個部門與單位能夠積極配合。

2.健全獎懲考核制度

健全的獎懲考核制度有助于激發檔案管理人員的工作積極性，所以，地勘單位還得加強注重獎懲考核制度的不斷完善。在這一過程中，需要充分考慮到檔案管理工作具體情況，對于工作中存在疏忽的人員，應該嚴格進行處理，對于表現良好的員工，應該立即給予表揚和獎勵。同時，還應該將管理人員日常表現等與他們的工作、年度獎金等相掛鉤，這樣必定能夠使他們在工作中嚴謹認真，并全身心投入其中。在這一過程中，應該注重檔案管理人員政治警惕性、專業素養等等培養，加大依法管理檔案的力度，最大程度上調動工作人員積極性，切實提升檔案管理工作效率。

3.注重檔案系統化和完整化

地勘單位工程建設項目檔案管理要想達成預期的效果，必須得注重檔案系統性和完整性的提升。而檔案系統性實現的重要前提就是確保歸檔文件的完整性，這是非常重要的一個環節。因為地勘單位工程檔案存在著數量多、周期長以及來源廣等特點，所以，在很大程度上加大了收集工作的難度。在這一過程中，必須得注意檔案收集工作絕對不能過于形式，在平時就應該做好相關鋪墊，然后等到階段工作完成之后，全面性的檢查歸檔文件是否完整。只有檔案管理人員全面了解工程建設項目情況，才能在具體工作中有序進行，不僅不重復，也不會遺漏。必須得注意的一點，在信息化時代背景下，地勘單位工程建設項目檔案不僅有紙質文件，同時還有很多電子文件，所以，檔案管理人員應該做到具體問題具體分析，絕對不能盲目操作。只有這樣，才能真正將檔案作用充分發揮出來，為今后的地勘單位決策提供有力的依據。

4.加強檔案納入管理

檔案納入管理是檔案管理中十分重要的一個環節，有著舉足輕重的地位，所以，要求地勘單位對其加強重視。為此，地勘單位各個管理部門都應該從尊重歷史、為現實與未來服務的高度對待檔案管理工作，并將其納入到單位工作計劃中和工作責任制度中，使得檔案工作能夠和地質經濟建設共同進步和發展，確保規定資料的完整性與安全性。在這一過程中，要求制定各項查借閱制度，注重現代化管理發展，如應用微機進行檔案管理就十分合適，這樣不論是在歸檔還是借閱以及應用等的時候，都能十分的快速和方便，極大提升了檔案管理工作效率。除此之外，就檔案形成來說，涉及到很多個部門，同時還有多個階段，所以，在具體歸檔過程中，應該充分考慮這一點，將文件從產生一直到歸檔的整個過程中，進行有效控制與管理，只有這樣，才能更好保障檔案歸檔管理質量，為地勘單位今后的發展發光發熱。

5.對檔案進行更深層次研究

地勘工程建設項目檔案中，記錄了土工實驗數據、項目設計以及圖表等各個方面的信息，從檔案形成的特性來看，除了具備科技檔案一般的共性以外，還有著自身獨有的特點。就長時間的實踐情況而言，檔案管理中的“編”遠遠大于“研”，很多都是一些很基礎的產品，直接進行原始檔案的復制，所以，為了將地勘單位工程建設項目檔案作用與價值更加充分的發揮出來，加強研究意義重大。研究之后，再合理進行編制，將其中的精品有效呈現出來，促使檔案檔次更深一個臺階，進一步提升檔案參考價值與研究價值。

6.強化納入管理與控制，注重過程控制

檔案管理是企業管理中非常重要的一項基礎性工作，所以，地勘單位各級部門應該對其加強重視，并且從對現實服務、歷史負責等角度對待檔案工作。具體需要將工程建設項目檔案管理工作納入至本單位年度工作計劃中、工作責任制以及單位經營承包合同中，使得檔案管理工作能夠與地質單位經濟發展建設一起進步。也就是說，在簽訂經營承包合同或者是下達經營指標的時候，應該將檔案管理要求融入進去，在工作檢查考核過程中，也得充分考慮到檔案管理工作。

除此之外，每一項工作的完成都得經歷“過程”，檔案形成同樣如此，對于檔案管理工作的效率有著很大的影響。就工程建設項目檔案的形成來說，不僅涉及到項目施工方，而且還有地勘單位各個部門、國家相關部門等。例如，投標文件、相關合同;施工過程中的設計變更、原始記錄等;竣工之后的驗收報告、評價意見等。就這些材料來說，檔案管理部門都得收集完整，并且合理分類管控，只有這樣，才能為地勘單位的發展提供有力依據，促使其達成更為理想的發展目標。

7.注重檔案管理研究，激發工作人員積極性

地勘工程建設項目檔案中包括圖表、現場地質勘察數據、成果文字報告等等，從形成檔案角度上來說，除了有著科技檔案一般共性之外，還存在著非常顯著的自身特點，從長期管理工程勘察檔案管理情況來看，檔案管理中的“編”的成分比“研”的成分要大的多，對于一些初級產品，往往就是直接復制原始檔案。所以，為了將檔案作用更加充分的發揮出來，要求地勘單位深入進行檔案管理研究，之后再著手進行編制，這樣有助于提升檔案檔次，使其更具參考價值與研究意義。

此外，還得注重工作人員檔案管理意識的激發，加大現實意義的宣傳，使得領導層清楚認識到檔案管理的要求與目的，然后動員全體員工積極參與到檔案工作中。同時，還得注重檔案管理人員政治警惕性、專業素養的提升，不斷進行獎懲制度的完善與落實，使得檔案管理工作能夠有的放矢，推動地質檔案管理工作質量更進一步。

五、結語

綜上所述，地勘單位應該積極創新和落實項目檔案管理制度，并根據具體情況及時調整檔案歸檔范圍，緊跟時代發展步伐。同時，單位在信息建設規劃制定過程中，應該將檔案管理工作納入其中，而檔案管理部門也應該主動參與其中，以便更好適應檔案自身發展，滿足地勘單位工程建設要求，實現持續穩定發展的目標。

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（作者單位：廣西壯族自治區二七二地質隊）