事業單位干部人事檔案管理對策分析

魯延紅

摘 要：在事業單位的日常工作當中，干部人事檔案是考察了解以及選拔干部的重要根據，但是由于我國部分地區事業單位內部，干部人事檔案管理工作存在諸多問題，造成了事業單位內部一系列工作無法正常開展。本文重點針對事業單位干部人事檔案管理工作產生的問題進行了全面分析和研究，同時提出了各種針對性的應對策略，保證事業單位日常各項工作的順利開展。

關鍵詞：事業單位;干部人事檔案;管理

在事業單位的相關工作過程中，做好人事檔案管理工作是保證單位內部各項活動開展的重要基礎，同時為事業單位的管理工作人員提供了科學有效的工作依據。但是由于我國很多事業單位內部針對干部檔案管理工作沒有加以充分重視，造成了該項工作在開展過程中受到了諸多阻礙和影響，直接關系到了整個事業單位的長遠穩定發展。針對這一問題，相關工作人員展開了全面分析和研究，針對干部人事檔案管理工作存在的各種不足進行了有效的解決，以此來保證事業單位的長遠健康發展。

一、事業單位干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.沒有從思想上真正重視起檔案管理

（1）領導對檔案管理不夠重視

事業單位內部相關領導人員針對檔案管理工作的認知程度不足，只是簡單地認為檔案管理人員從事的工作易操作、沒有技術含量，稍有點學歷的人只要確保檔案材料不丟失、不外泄，盡職盡責地做好保管工作即可勝任，因此，他們對人事檔案的管理工作沒有加以充分重視。

（2）工作人員認識度和重視度不高

某些工作人員認為人事檔案只是簡單記錄員工的一些基礎信息，收集員工的相關簡歷材料，但是并沒有過多的實質性作用，對事業單位也沒有創造出實質性的價值，因此，該項工作一直沒有得到相關工作人員的高度重視，造成了事業單位干部人事檔案管理工作落實程度遠遠不足。

（3）工作人員沒有意識到檔案管理承擔著法律責任

他們自身認為自己是被遺忘的人，在職場上缺少上升空間，工作起來缺少積極性，對業務操作也抱著得過且過的態度，導致出現了一些工作失誤，比如，將姓名寫錯、漏存檔案，或者是不知道什么方面的材料需要存入檔案。其實，檔案管理關系著事業單位每個員工的方方面面，比如月薪、獎金、福利等，尤其是組織關系，這和員工的職務晉升、職稱評審、單位調動等密切相關，他們的工作承擔著法律責任，必須引起足夠的重視。

2.檔案管理不夠規范。

（1）事業單位內部檔案管理工作的硬件設施不完善

由于領導對該項工作重視程度不足，單位內部實質性投入檔案管理的經費相對較少，某些事業單位甚至沒有配備基礎的檔案管理設施，沒有設立起獨立的人事檔案管理工作室，造成了干部檔案管理工作無法高效開展，有些單位盡管建立起了專業的檔案室，但是內部的各項條件比較惡劣，檔案的存放和管理存在諸多漏洞，甚至還會存在一系列安全隱患問題。

（2）檔案信息輸入不夠規范

事業單位人事檔案在書寫出生年月時，有的按陽歷，有的按陰歷，沒有實現統一要求。在書寫工作時間時，有的按實際參加工作的時間寫，有的按正式納入事業單位編制的時間，導致在按工齡發放工資、福利時，產生了一些問題和矛盾。另外，還有學歷上的書寫沒有科學劃分，沒有劃分出第一學歷和最高學歷。在書寫學歷時，好多都按最高學歷寫，這也給正常工作帶來了不必要的麻煩。

（3）檔案材料真實性需要提高

由于檔案關系到個人的晉升、前途等，尤其是關系到干部的仕途命運。在檔案要求還未嚴格的年代，他們在入團、入黨、入職、參軍、招工等方面，由于當時年齡較小，達不到要求，因而刻意地將年齡寫大。正式成為事業單位人員后，為了延遲退休，又往往將年齡改回去。還有一些干部，想在仕途上積極進取，年齡大的會將年齡改小，還有的將自己的學歷拔高虛報。

（4）檔案材料更新不及時

作為發展中的人，其檔案材料并不是靜止不變的，是需要不斷變動、完善、充實的，唯有如此，才能比較全面、客觀地反映出事業單位人員的真實信息，便于組織對他的情況整體了解。但是，干部檔案的材料普遍存在舊材料過多新材料沒有及時進行補充等現象，干部檔案的真實面貌沒有得到充分的展現。除此之外，對于各個干部的個人經歷、家庭社會關系等方面歷史材料眾多，并且體現近期工作人員的工作成績，專業能力以及個人特長等方面的資料相對較少，直接造成了干部檔案的真實性存在不足，無法更加科學準確的反映出干部的真實工作業績。

3.檔案管理工作人員的專業技能有所欠缺。

（1）業務知識缺乏

因為某些事業單位人員構成規模相對較小，并且對檔案管理工作的重視程度不足，甚至某些工作人員并沒有經過專業的檔案管理工作培訓以及相關的業務學習。主要是通過某些兼職工作人員來擔任相關的工作職務，因此工作人員在日常工作過程中，沒有充分的精力過多的投入到檔案管理工作當中。

（2）審核把關不嚴格

部分檔案管理工作人員將人事檔案管理工作，看成是一種比較簡單的收、放、補等工作環節，嚴重忽略了檔案科學化管理以及檔案開發使用的重要性，在整個工作的積極性和創造性上有著明顯的欠缺。因此，他們在檔案材料的轉遞、收集中，存在審核不細、把關不嚴的問題，這就導致一些人的檔案材料不齊全，甚至于不夠真實。另外，其他單位在借閱個別員工的檔案時，沒有走正規程序，沒有單位介紹信，也沒有辦相關手續，只是口頭約定等，致使檔案管理出現了多種漏洞，他們的這種工作表現，也導致借閱人對借閱的檔案不夠重視，導致檔案出現不同程度的損壞。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員也不對檔案進行核對，造成了一系列的問題。

（3）檔案管理人員素質低

干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業人員素質要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業的庫房和硬件設備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業知識，上崗后也未受過系統的檔案管理培訓，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環節的工作力不從心。

4.管理模式相對落后

當前很多事業單位內部針對干部檔案管理模式相對比較落后，整體的服務方式比較單一，信息化程度偏低，檔案管理工作人員停留在傳統的手工操作工作層面，對檔案管理工作重復進行組卷、裝訂以及手工歸檔等相關工作。由于工作人員在檔案的保存工作中沒有對先進的信息化技術加以有效應用。造成了檔案信息的真實度有所欠缺，還有部分事業單位充分考慮到了內部人力資源、物力資源構成相對比較有限，外加上人事檔案信息私密性相對較強，盡管已經引進了部分信息化檔案管理技術，但是在實踐工作中并沒有得到充分的使用，只是通過一些比較簡單的計算機建立檔案以及設立信息索引等相關工作流程，人事電子檔案和無紙化閱讀工作相對較少，基本仍然延續傳統的手工管理和人為查閱的方式為主，沒有充分發揮出干部檔案管理工作的應有效果。

二、完善事業單位干部人事檔案管理的對策

1.轉變人事檔案管理觀念

作為事業單位來講，必須要不斷轉變人事檔案管理工作理念，增強對檔案管理工作的重視程度，要具有針對性的組織領導者和管理人員，完善各項法律法規以及相關工作制度，有效轉變相關工作人員的工作觀念，讓工作人員充分認識到干部人事檔案管理工作所存在的問題，同時還需要充分重視人才培養工作的重要性，對干部的檔案管理工作加以充分重視。在有效保證事業單位正常工作運轉的基礎之上，要在干部人事檔案管理工作上加大各項資金投入力度，并且引進更加先進的檔案管理，工作系統提高檔案管理工作人員的工作技能，以此來完成人事檔案管理工作的智能化和規范化。

2.加強檔案人才隊伍建設

干部檔案管理工作人員是人事檔案管理工作和相關服務工作的主體，因此要想從基礎上提高事業單位內部干部人事檔案的管理工作質量，必須要建立起一支固定和專業的檔案管理工作隊伍來加以保障。在檔案的管理工作和選人用人方面，單位內部必須要選擇素質更高，工作能力和工作責任心更強的人員參與到人事檔案的管理工作中，以此來從根本上提高事業單位干部檔案管理工作的整體質量。事業單位需要將檔案管理人才培養工作放在日常工作的重要行列當中，通過科學系統的人才培訓工作方案，不斷提高檔案管理工作人員的技術能力以及業務水平，并且還需要充分重視和培養先進的計算機操作人員將人事檔案管理工作不斷引向信息化和智能化的管理工作層面，掌握更加先進的電子檔案處理技術，不斷提高事業單位干部人事檔案的整體管理工作水平。檔案管理人員，必須是性格沉穩、做事細致、富有耐心、作風扎實、樂于奉獻的人，并保障他們的職稱晉升和福利待遇，打造長久穩定的檔案管理隊伍。

3.建立專門的檔案館

事業單位檔案資料比較多，而且比較重要，可以專門建立一個檔案館，以縣或區為單位建立，將縣或區所有的檔案進行統一管理，由檔案管理專業人才負責管理，配置檔案管理需要的庫房、設備等，并配備信息化系統，確保檔案信息的及時更新，做好檔案的日常維護，按照程序轉入、轉出檔案，使一切的過程變得規范化。比如，對于產增設的檔案材料，給予其規范化的樣板填寫，一步步按照既定的步驟進行，必填信息一定要準確無誤，每一項填寫的內容都要科學合理，避免為以后的工作造成不必要的麻煩，檔案歸檔時間要限定，以保證檔案管理高效運作，對限期內不能完成的拒絕入檔，促使其對檔案管理產生足夠的重視。

4.完善人事檔案管理制度

由于干部人事檔案管理工作的政策性、專業性以及操作性相對較強，如果單位內部的檔案管理工作制度不完善或者是相關監管機制不完全，將無法保證各項人事檔案管理工作的高質量開展。如果檔案鑒定和審核工作沒有加以落實，很容易會造成一些虛假的檔案資料，或者是信息填寫不規范的資料，流入到檔案庫當中對后續的人事管理工作造成了嚴重的影響。因此作為事業單位來講，必須要有效完善各項人事檔案管理工作制度，建立起更加科學有效的檔案審核以及檔案歸檔制度，不斷提高責任監管工作機制。作為檔案管理工作人員來講，需要充分保證材料檔案的管理工作質量，依照人事檔案的管理工作要求制定出更加科學嚴謹的檔案管理工作標準，有效完善檔案的歸檔工作流程，有充分明確干部檔案10大類內容的鑒別工作要點，保證檔案的歸檔工作更加科學嚴謹，信息的準確度得到充分的保障。在檔案的歸檔工作中，需要真正做到主次分明掌握重點、去偽存真等相關工作要點。比如，在鑒定和審核干部檔案的學歷工作經歷以及職務提升等相關信息過程中，必須要充分保證材料信息的連貫性和完整性。

5.提升檔案管理信息化程度

現在是信息化時代，對于人事檔案的管理，要跟上時代發展的步伐，實現去紙化，進一步建立電子檔案的信息化系統。工作人員首先要對紙質檔案做好充分而完善的梳理，為實現檔案管理的信息化做好基礎工作，從而為進一步實現檔案管理的二級分類做好充分的準備。另外，事業單位要立足于本單位的檔案管理的工作需求，從軟件市場引入一些能夠高效提高管理檔案效率的實用軟件，并對工作人員進行相應的技術培訓，讓他們能夠熟練駕馭現代的信息管理技術，便于日常工作的操作，方便平時的使用，并做好日常的檔案維護。并本著提高檔案管理規范化的要求，對新納入的人事管理信息及時做好分類、輸入，使信息數據得到進一步的充實、完善和更新，實現檔案信息的動態化管理，切實地做好人事管理信息的整合化，實現整個部門信息管理的資源共享，做到讓數據與信息流動起來，讓需要跑腿的工作減少下來，從而進一步提高檔案管理的效能。

6.加強檔案信息的保密管理

檔案管理的信息化，確實提高了工作人員平時檔案管理的工作效率，但是，也面臨著一些來自于網絡的危險。事業單位的人事檔案關系重大，工作人員一定要樹立起安全防范意識，嚴格執行檔案管理的工作紀律和政策，根據科學發展的現狀不斷提高與細化檔案的保密級別，對相關的檔案進行不同級別的加密處理，做好檔案材料的備份，切實加強日常的維護，持續提高檔案管理的安全能力，并不斷提高計算機系統的信息維護與防范能力，做好病毒的防范工作，防止系統被黑客攻擊。同時，要及時做好檔案宣傳工作，提高人們對檔案的重視度，主動配合檔案管理人員配齊需要入檔的材料，消除其消極怠慢思想，尊重檔案管理人員的工作。

三、結束語

在鑒定工作中如果遇到干部檔案信息內容存在缺失的情況下，必須要進行及時的查缺，當遇到不屬于歸檔范圍內的信息材料時需要及時的進行清理，并且做好妥善的處理和保管。將填寫存在錯誤手續不齊整的材料退回并且補充完善，保證干部人事檔案管理工作的權威性、真實性以及合理性。

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（作者單位：山東省濟寧經濟開發區管理委員會）