疫情期間如何通過線上開展檔案工作

付文偉　劉秀忠

一、通過線上開展檔案工作的必要性

“線上”就是指依托網上進行的各種行為，它主要是采用網上營銷工具進行產品信息、公司信息的推廣。原來主要針對對企業營銷，現已為社會廣泛利用，線上辦公也是其中的一種。線上辦公，主要依托互聯網進行，對于高科技有較高依賴。現在高科技的快速發展，為我們實現線上辦公提供了方便和可能，特別是在疫情期間，檔案部門實現線上辦公是十分必要的，我們要充分利用高科技帶給我們的福利，確保工作創新發展、有序推進，滿足新形勢下檔案工作的要求。

1.特殊時期檔案工作正常運轉的需要。以往，檔案部門，在線上辦公方面雖然也做了很多嘗試，取得了一些成果，但線下辦公還是主流。這次疫情，對我們的理念自然會帶來一些改變、一些沖擊，對線上辦公的重要性認識也會更加深刻。在疫情面前，線下辦公受到很大地限制，線上辦公這個高科技產物自然得到了更高的重視，線上辦公成為檔案部門的必然選擇。這樣，我們既能積極參與、主動配合疫情防控，又能保證檔案工作正常運轉，一舉兩得。

2.“互聯網+”時代檔案工作高質量發展的需要。在疫情面前，我們更感到利用先進技術手段實現檔案工作提檔升級的迫切性。實際上，不管有沒有疫情，利用互聯網技術，實現線上辦公，都是發展方向，也是未來的大勢所趨。線上辦公在今后必然占據越來越大的份額，成為檔案工作的主導力量。互聯網技術創造了這個條件和可能，應該很好地為我所用，順應“互聯網+”時代發展的趨勢。疫情的到來，使我們更加認識到“互聯網+”技術的重要性，也必然會加快我們檔案工作實現線上辦公的步伐和進程。

3.提高檔案工作效率和水平的需要。在疫情期間，各項檔案工作都很緊迫，但又受限，要保證各項檔案工作順利開展，提高效率和水平很必要，它可以把疫情耽誤的時間搶回來，把疫情耽誤的工作做到位。要做到這一點就離不開科學技術，離不開線上辦公。線上辦公使我們檔案工作提高效率和水平成為可能，也成為我們應對疫情的重要法寶。線上辦公的效率和水平是傳統的線下辦公所不能比擬的，傳統的線下辦公也到了尋求改變的時候了。傳統的線下辦公雖然有它的優點，但存在效率和水平相對低下的問題。而線上辦公則克服了這些不足，是提高檔案工作效率和水平的正確選擇。

4.檔案工作線上線下融合共生的需要。線上線下是一個什么樣的關系，這個問題過去我們也思考過，但相對考慮的較少。這次疫情給我們提供了深入思考這個問題的機會。嚴格來說，盡管線上辦公是一個長期的發展趨勢，但從相當長一個時期來看，線下辦公也不可能很快消失，現在還存在互相融合的關系。就如這次疫情的到來，雖然使我們更多地使用線上辦公這個手段，但線下辦公還在一定程度上存在，甚至在疫情得到有效防控后還會成為主要的辦公手段。對這個問題要有清醒的認識。線上線下應是互相促進的關系，而不是誰完全取代誰的關系。我們在這里強調發展線上辦公，也是檔案工作線上線下融合發展的需要。但一定不能重視了線下辦公，忽視了線上辦公，而應融合發展，這已被疫情期間檔案工作發展所充分證明。

二、如何通過線上開展檔案工作

1.為疫情防控工作提供有效服務。首先，要在網上開展疫情防控檔案收集工作。疫情防控檔案很重要，它是疫情的原始記錄，我們一定要及時把這些珍貴檔案收集上來，確保這些檔案材料不散失、不失落，確保齊全完整。疫情期間，直接上門收集不方便也不現實，這個時候采取網上收集也是一個可行的選擇，既能保證疫情期間所形成的材料都及時收集上來，又能留下這段珍貴的歷史記憶。當然，保存檔案不是目的，更好地為疫情防控工作服務才是目的。在這方面，在為利用者提供實體檔案的同時，在疫情期間通過線上為利用者提供檔案信息服務更是一種可行的選擇。各地通過線上向有關單位和部門提供新冠肺炎疫情檔案信息、非典等時期的編研成果，都收到了很好的效果，也得到了有關方面的肯定。這也是檔案部門順應時勢主動為中心為大局服務的成功案例。

2.利用視頻電話的方式召開各種工作會議。疫情期間要嚴格控制人員聚集，這就給召開常規的各種會議帶來了難度，但會議又不能不開，當然在“互聯網+”時代我們仍有有效的解決之策，那就是召開視頻會議、電話會議等。檔案部門在疫情期間也應充分利用好這種有效形式，解決好一些急待解決的問題。視頻會議、電話會議等，在過去可能要想開展還是有一定的難度，因為科技水平所限，但近些年科技的飛速發展，已使不可能變成了可能。所以檔案部門要充分利用高科技帶來的便利，通過視頻、網絡等召開各種會議，研究部署各項工作任務，不使常規會議無法召開而影響工作的正常開展。許多檔案部門在這方面都進行了有益的嘗試，無論是黨建、業務工作、防控疫情等方面都采用了這種做法，并沒有因為常規會議無法召開影響各項活動的推進。今后，無論有沒有疫情，都應從提高工作效率、節省辦公經費的角度出發，把視頻會議、電話會議等加以常態化，以推動工作的更好發展。

3.適時發布檔案工作消息、動態。疫情期間，辦公方式也出現了一些改變，出現了居家辦公、網上辦公等，這個時候，由于單位同事之間不經常見面，彼此之間交流信息、動態、消息等自然不會像以往那樣方便快捷，信息不暢，自然會影響工作的開展。而要保持信息、動態暢通，線上傳播必然是一種行之有效的形式。檔案工作者在這個特殊時期，了解檔案部門、檔案行業的最新消息，最快捷的方式就是通過線上去獲取。許多檔案部門也充分利用自媒體這種方式傳播各自的最新工作動態、業務進展等，自身的工作情況并沒有因為疫情而無法有效傳播，甚至有的檔案部門還通過創新，采用了以往所沒有的傳播手段，走出了一條檔案宣傳工作的新路徑，使檔案工作為社會上更多的人所了解和熟悉。這個過程中形成的成功經驗，在今后也應該發揚光大。

4.實現檔案信息網上查閱利用。更好地做好查閱利用工作，向社會各方面提供檔案信息是我們的重要職責。檔案部門的一項很重要的任務就是提供利用，這也是發揮檔案作用的一個重要渠道，更是社會溝通的一個重要橋梁。疫情期間，檔案部門的查閱利用工作也是大受影響，查檔接待室也是時開時停，導致查閱利用工作無法有效開展，而有些查閱利用工作又是剛需，急需查閱利用，不提供不行，那怎么辦？只有網上查閱利用這條路可走，既不影響工作，又滿足查閱利用檔案的需要。網上查閱利用，一是把已經公開的現行文件、利用率比較高的檔案材料等上傳到檔案網站或檔案部門指定網站上，供利用者查閱利用，另一種就是針對特定利用者，他們可聯系檔案部門，提供他們的利用線索，檔案部門代為查找，把查找到的檔案材料通過網上傳送給利用者。無論是哪種方式，都是通過網絡實現的，在疫情期間把過去作為補充的一種利用方式，變為一種主要利用方式，這不能不說相較于過去的利用方式也是很大的一種改變。現在，許多檔案部門都接受了這種方式，紛紛加以利用，有關網上查閱檔案的消息很容易找到。這充分表明檔案部門在疫情期間，檔案查閱利用工作雖然面臨困難，但同樣不落位、不失位，仍在發揮著檔案部門應有的作用，力求使疫情不會影響社會各方面正常的利用需求。而且，作為檔案利用的更高形式——檔案編研，也采用了網上編研的方式。檔案部門把經過系統加工的檔案材料，通過編研成果的形式在網上發布，使讀者、利用者足不出戶就可以閱讀到內容豐富、形式多樣的高水平文化產品。