非油業(yè)務賬賬不符的原因及對賬策略的研究

苗艷娟

摘要：針對C銷售分公司在財務管理方面存在的非油業(yè)務“賬賬不符”問題，本文首先從四個方面剖析了“賬賬不符”所帶來的財務風險，然后概括了引發(fā)財務風險的原因，最后從業(yè)務和管理兩個層面提出了對賬策略。

關鍵詞：非油業(yè)務 賬賬不符 對賬策略

一、C銷售分公司非油業(yè)務“賬賬不符”的概念

自2011年開始，中國石油C銷售分公司通過HOS系統(tǒng)進行非油上線業(yè)務，非油業(yè)務部門在HOS系統(tǒng)內(nèi)進行非油品（19大類）的購進、退貨、調(diào)撥，加油站非油品銷售日報、支付日報處理、核對，銷售成本核算，非油供應商信息結(jié)算，并將上述數(shù)據(jù)傳遞到中間庫，從中間庫再傳遞到財務FMIS賬加管接口，形成與HOS賬一致的財務FMIS賬非油購銷存數(shù)據(jù)及非油供應商結(jié)算數(shù)據(jù)。但是目前C銷售分公司出現(xiàn)了FMIS賬庫存與HOS賬庫存商品賬賬不符問題，涉及品類較多差異金額較大。FMIS賬中非油供應商往來賬務自HOS系統(tǒng)上線以來未單獨拆分核算，全部從“應付賬款—預入庫”下進行入庫后付款。長此以往，逐漸形成了應付賬款借方余額。

二、C銷售分公司非油業(yè)務“賬賬不符”的財務風險

第一，“賬賬不符”不利于財務部門進行非油庫存監(jiān)控，使得賬實盤點沒有正確的標準，容易造成中央倉商品缺失，加油站商品賒銷、存在賬外商品和賬外資金，加油站不掃碼，借碼、竄碼銷售，不利于資金及時回籠體外循環(huán)形成資金風險。

第二，非油供應商往來賬務未拆分核算不利于財務部門對供應商的付款進行監(jiān)控，容易造成超付錯付風險。

第三，財務賬務混亂，賬務核算流程不規(guī)范，無法監(jiān)控HOS系統(tǒng)的不合規(guī)操作。發(fā)票不在HOS系統(tǒng)預制，供應商付款流程不規(guī)范，無法核對入庫環(huán)節(jié)商品數(shù)量與價格，不能及時發(fā)現(xiàn)采購金額錯誤，造成庫存采購成本失真，形成利潤虛增納稅風險。

三、引發(fā)財務風險的原因

（一）缺乏對關鍵崗位人員的培訓機制

上線初始，各系統(tǒng)之間的銜接有待完善，隨著運行時間及系統(tǒng)間的磨合才逐漸得以完善。公司對上新系統(tǒng)重視不夠，系統(tǒng)運行前僅進行簡單的培訓，培訓人員對新系統(tǒng)只是有初步的印象，并不能很好的了解系統(tǒng)間的關聯(lián)關系就倉促上馬。在運行及完善的過程中，公司缺乏對關鍵崗位人員的再培訓及定期培訓。關鍵崗位人員離崗換崗后，新上崗人員在無培訓的狀態(tài)下只能依葫蘆畫瓢機械性的重復前任工作，出現(xiàn)了半吊子師傅傳幫帶徒弟，傳到最后出現(xiàn)了無論是理論還是實踐都處于似懂非懂的狀態(tài)。

（二）關鍵崗位人員業(yè)務水平低較低，責任心不夠強

C銷售公司無論是財務人員還是非油業(yè)務人員缺乏進取精神，理論水平較低，違規(guī)操作隨意性較大。一些財務人員不懂財務管理系統(tǒng)之間的勾稽關系，只是定期機械性的生成憑證，并且在生成憑證后不進行FMIS賬與HOS賬購銷存核對，或者核對后為了平賬而在混亂的往來科目上調(diào)整。

（三）業(yè)務部門缺乏規(guī)范的操作流程，財務部門缺乏有效的監(jiān)督管理機制

非油業(yè)務部門一直延續(xù)錯誤的工作流程，商品入庫無人復核出現(xiàn)錯入少入現(xiàn)象;遇到站級同一銷售商品既存在退貨又出現(xiàn)銷售負庫存等復雜問題時，處理混亂致使形成銷售日報負值，虛增HOS賬庫存;給供應商付款時HOS系統(tǒng)內(nèi)不走發(fā)票預制流程，每月考核時無發(fā)票虛擬預制，財務部門虛擬過賬;付款缺乏合同約束，對付款周期沒有明確界定，隨意性較大;HOS系統(tǒng)內(nèi)不真實退貨，供應商付款無系統(tǒng)數(shù)據(jù)支撐形成財務往來科目出現(xiàn)借方。財務部門跟著業(yè)務部門的錯誤流程進行賬務核算，而不是按照規(guī)范的財務管理辦法從源頭約束業(yè)務操作，未將財務管理辦法落到實處，缺乏有效的監(jiān)督管理機制。具體表現(xiàn)在FMIS賬中未將入庫的商品掛在過渡科目，而是掛在了往來會計科目中直接進行付款。

四、對賬策略的研究

（一）業(yè)務層面

第一，解決FMIS賬與HOS賬庫存不符的問題，財務應先查出賬賬不符的加油站，比對出差異的數(shù)量金額，再將差異站點做為查找整體從后向前逐月推進。此時需要財務人員自行設計對賬表樣（涉及VLOOKCUP函數(shù)及SUMIF函數(shù)），以HOS系統(tǒng)購銷存數(shù)據(jù)為基準查找財務對應生成的購銷存，以年為單位進行差異及差異原因匯總。因財務人為原因造成的錯賬、漏賬需財務人員根據(jù)查找的差異進行更正補做，因非油人為沖銷HOS日報導致的庫存差異，需非油關鍵崗位人員在HOS系統(tǒng)中進行操作痕跡分析，核實情況后向上級公司財務部門開物料賬沖銷負值銷售日報。受相關規(guī)范限制（僅可開啟近三個月的物料賬），此問題為歷史問題因此開賬沖銷策略未必可行。另一策略即在手續(xù)齊全的情況下可在HOS系統(tǒng)中進行初始化操作，找平庫存。

第二，解決完FMIS賬與HOS賬庫存不符的問題后，財務才能進行非油供應商往來賬務拆分工作。財務人員導出FMIS賬加管接口“非油品采購及退貨信息”數(shù)據(jù)與HOS系統(tǒng)導出的購銷存入庫及退貨數(shù)量金額進行對比，如果有差異也是接口少收或重復接收數(shù)據(jù)，且情況比較罕見。少收的數(shù)據(jù)在HOS系統(tǒng)中查找供應商，重復接收的數(shù)據(jù)在FMIS賬中導出的數(shù)據(jù)中刪除。再用FMIS賬中導出的數(shù)據(jù)與“應付賬款—預入庫”科目帳頁中的數(shù)據(jù)進行比較，查找出現(xiàn)差異的供應商。利用與HOS系統(tǒng)導出的購銷存中入庫退貨數(shù)據(jù)比對后的FMIS接口數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)透視分析，即可快速拆分供應商。再根據(jù)已經(jīng)形成的財務帳頁數(shù)據(jù)，在拆分后的供應商數(shù)據(jù)上進行賬期間的調(diào)整，使得拆分的供應商入庫退貨金額與財務入賬金額（即貸方金額）相等。“應付賬款—預入庫”借方金額為給各供應商的付款金額，關于所付款的供應商通過查找原始憑證。最后通過上述辦法匯總出的供應商入庫付款差額合計即為賬面出現(xiàn)的應付賬款借方余額。

非油部門先用HOS賬中購銷存數(shù)據(jù)與部門內(nèi)留存的原始送貨單據(jù)進行購進退貨核對，查找出入庫差異。對于少入部分進行補入，補入的部分無法開具發(fā)票進行發(fā)票預制，財務只能將補入部分沖抵應付賬款下往來供應商的借方余額;對于入庫單價錯誤導致的成本失真利潤虛高問題，只能完善相關手續(xù)后財務進行賬務調(diào)整增加成本沖減利潤。

雙方部門分別完成各自的賬務核對后再進行兩方對賬，確定出現(xiàn)借方余額的供應商為公司人為因素所致還是確為超付。

（二）管理層面

第一，強化培訓力度，充分利用職工教育經(jīng)費。C公司應完善培訓體制，根據(jù)工作需要制定合理的培訓計劃，尤其在系統(tǒng)應用方面要加強對關鍵崗位人員的專業(yè)技術(shù)能力繼續(xù)教育。制訂各業(yè)務部門相關的信息系統(tǒng)標準化操作手冊、規(guī)范的工作流程等專業(yè)或系統(tǒng)培訓教材。定期邀請具有實戰(zhàn)經(jīng)驗的專業(yè)講師解讀相關的會計準則以及與公司業(yè)務相關的新政策，在合理的范圍內(nèi)充分利用公司的職工教育經(jīng)費，切實提升員工的理論水平和實踐經(jīng)驗。

第二，建立切實可行的績效評價制度，關鍵崗位人員定期輪崗制度，以提高全員工作責任心。公司可通過工作流程分解法識別關鍵流程，確定關鍵崗位。將具有較強的專業(yè)技術(shù)水平以及良好職業(yè)道德的從業(yè)人員確定為關鍵崗位人員，再通過切實可行的績效評價辦法考核關鍵崗位人員的綜合水平，形成與之關聯(lián)的獎懲制度。嚴格執(zhí)行關鍵崗位人員定期輪崗，使得整個公司全員形成愛崗敬業(yè)的文化氛圍。

第三，規(guī)范業(yè)務部門的操作流程，強化財務部門的監(jiān)督管理。業(yè)務部門要不定期的修訂規(guī)范的操作流程，商品入庫及退貨后結(jié)算崗位人員及時開具發(fā)票在HOS系統(tǒng)中進行發(fā)票預制，借以實現(xiàn)入庫退貨信息的審核，確保商品成本真實可控，杜絕不真實退貨問題。財務部門要對采購發(fā)票的信息及供應商付款信息進行嚴格審核，按照規(guī)范的核算辦法進行財務操作，利用財務終端形成的有效數(shù)據(jù)來監(jiān)督和規(guī)范業(yè)務部門的操作流程。財務部門與非油業(yè)務部門在精細化管理上要有明確的責任分工，實現(xiàn)相互監(jiān)督、相互牽制。例如，財務部門非油核算人員每月核對FMIS賬與HOS賬商品購銷存出具購銷存核對表，非油部門關鍵用戶每月核對HOS賬與站級系統(tǒng)商品購銷存出具核對表，各自及時查找賬賬不符的原因。財務部門每月與業(yè)務部門進行入庫供應商未開具發(fā)票的往來簽認，年中年末與供應商進行往來簽認。

作者單位：中國石油內(nèi)蒙古赤峰銷售分公司