新形勢下做好流動人員人事檔案管理工作的思考

張沖

摘 要：在當前市場經濟環境下，人員呈現出多地流動的態勢，這對流動人員檔案管理工作帶來了較大的難度。盡管當前各地越來越重視流動人員人事檔案，但在實際工作中仍存在較多的問題，流動人員人事檔案管理工作欠缺科學性和規范性，流動人員人事檔案的重要性無法發揮出來。文中分析了優化流動人員人事檔案管理的重要性，分析了流動人員人事檔案管理的現狀，并進一步對新形勢下做好流動人員人事檔案管理工作的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：流動人員;人事檔案管理;大數據共享理念;制度;數據庫;人才

流動人員人事檔案管理工作作為人事檔案管理工作的重要內容，但一直以來對流動人員人事檔案管理工作的重要性缺乏重視，這也導致流動人員人事檔案較為混亂，無法發揮出應有的作用。因此需要積極采取有效的措施來優化流動人員人事檔案管理工作，進一步提高流動人員人事檔案管理工作的質量和水平，充分的發揮出流動人員人事檔案的實際效能。

1 優化流動人員人事檔案管理的重要性

1.1 促進人力資源市場化的優化配置

在當前社會經濟快速發展的新形勢下，人事制度改革不斷深入，通過優化流動人員人事檔案管理工作，可以進一步實現人力資源的優化配置。而且通過利用流動人員人事檔案，還能夠為各地流動人員的科學化管理提供重要依據，為人才市場提供人才保障。

1.2 實現流動人員的社會化管理

近年來人員頻繁流動，這在一定程度上對我國經濟的發展起到積極的促進作用，同時也為流動人員人事檔案管理工作的開展帶來了積極的促進作用。由于流動人員人事檔案管理工作與民生息息相關，通過優化流動人員人事檔案管理，可以為流動人員社會化管理的實現提供重要的保障。

1.3 促進人才的培養和運用

流動人員人事檔案是對流動人員主要是針對流動人員學習、職業生涯、個人品德和素質等方面的真實記錄，能夠更全面的反映流動人員的實際情況。因此流動人員人事檔案可以為人才培養和運用提供重要的依據，并協助企業在發展過程中能夠快速的選拔出與其相適應的人才。

1.4 為流動人員提供憑證

一個人在學生、工作和生活等許多方面都需要借助于人事檔案的憑證發揮作用。目前我國針對流動人員人事檔案指定專門的管理機構進行管理，不允許私自保管情況出現，而且流動人員人事檔案具有一定的法律效力，能夠為流動人員維護人身權益提供重要的憑證。

2 流動人員人事檔案管理的現狀

2.1 檔案存放地分散， 信息不共享

在當前流動人員人事檔案管理工作中，相關部門在辦得就業失業手續時為了查證信息的真實性，一般都需要針對實體檔案進行轉遞，這也導致流動人員人事檔案存放地過于分散，而且跨地區跨行業的存檔部門無法實現檔案信息的共享，沒有統一的檔案查詢平臺，這就導致流動人員要想利用檔案存在諸多的不便。

2.2 部分檔案保管部門無法提供對外的檔案借查閱服務

基于歷史遺留問題，部分流動人員檔案并沒有及時存放至檔案管理部門，這就導致實際檔案保管者往往為了自身利用的便利而進行檔案保管，但因其沒有檔案管理權限，因此無法對外開具相關證明。這就在其他部門或是本人需要使用檔案材料時無法執行國家統一的供查閱程序，而且實際檔案保管部門也不愿意為其提供查閱服務，嚴重影響了流動人員人事檔案的利用率。

2.3 檔案信息資料收集困難， 信息不完善

在當前流動人員人事檔案管理工作中，部分單位針對檔案進行保管是為了便于自身的使用，但對于檔案材料的收集不重視，部分中小企業自身檔案管理意識欠缺，檔案管理人員在日常工作中更不重視檔案材料的收集，無法及時對檔案材料進行歸檔。隨著網絡的發展，許多工作都可以通過網絡進行辦理，辦理過程中沒有紙質材料生成。而且基于部分手續具有保密性要求，因此一些數據信息也無法實現跨單位和跨行業共享。在當前電子簽章沒有普及的新形勢下，在沒有紙質材料生成的情況下，生成的電子材料也無處歸檔，這對于人事檔案的完整性帶來了較大的影響。

2.4 對檔案重要性認識片面，棄檔現象屢禁不止

目前大部分流動人員對檔案缺乏重視，檔案管理意識薄弱，特別是部分進入私企的流動人員，對于人事檔案的作用存在片面認識。部分單位還存在為了孩子人才流失存在扣留人事檔案的情況。基于諸多原因的影響，這也導致當前棄檔現象十分常見，許多人事檔案存在無人認領的情況。

2.5 實體檔案數字化程度低， 影響了使用效率

導致實體檔案數字化程度低的情況源于多個方面，部分流動人員人事檔案存在存放部門實質為檔案使用者，而不是管理者，這也導致部分單位不需要承擔檔案數字化處理工作，再加之流動人員自身流動性強，生成的材料較多，這些材料無法及時歸檔。而且檔案的頻繁流動也導致在一個部門存留的時間較短，各單位也無法在短時間內實現對檔案數字化處理。由于實體檔案數字化程度低，這對于流動人員人事檔案的使用效率帶來了較大的影響。

3 新形勢下做好流動人員人事檔案管理的措施

3.1 建立大數據共享理念

在當前流動人員人事檔案管理工作中，需要積極轉變思想觀念，特別是在大數據環境背景下，需要建立起大數據共享理念，做好流動人員人事檔案管理工作的宣傳，增強人們對人事檔案重要性的認識，并能夠在流動人事檔案管理工作主動支持和積極配合，使人事檔案管理工作能夠更好的服務于流動人員。同時還要積極推進流動人員人事檔案信息化建設，并與用人單位之間實現有效對接，結合用人單位實際情況，積極構建起信息化建設機制，促使用人單位能夠積極與人力資源服務中心的人事檔案進行對接，共同做好流動人員人事檔案的收集、整理和接收等工作。

3.2 完善流動人員人事檔案管理制度

為了能夠做好流動人員人事檔案管理工作，需要積極建立健全流動人員人事檔案管理制度，并針對制度進行不斷完善，實現對流動人員人事檔案的強化管理，提高流動人員人事檔案管理的規范化水平。同時流動人員人事檔案管理部門還需要重視與各用人單位的聯動，提高流動人員人事檔案管理的強制性，進一步促進流動人員人事檔案管理工作的順利開展。

3.3 提高對流動人員人事檔案管理的規范性

針對流動人員人事檔案資料進行歸納和整理工作，需要根據具體的工作流程，進一步保證人事檔案的真實性。同時還要加大對流動人員人事檔案的審核和篩查，確保人事檔案的檔案信息的真實性，使人事檔案信息與流動人員的實際情況相符合。部分已確定下來的人事信息需要進行歸檔，歸檔不僅局限于紙質信息，還要對電子信息進行存檔，為后續查閱提供更多的便利。流動人員人事檔案管理工作中，需要采取統一和專項的管理方式，通過對人事檔案信息進行全面整理，并基于不同原則進行合理分類，實現檔案信息的有序存檔，而且對于檔案資料不宜擅自進行處理，要做好保密管理工作。

3.4 創新流動人員人事檔案管理模式

流動人員人事檔案管理工作要與時俱進，需要基于當前的實際情況積極對人事檔案管理模式進行創新。通過應用先進的技術手段來對人事資料進行統一管理，為人事檔案查閱和瀏覽提供便利。同時還要借助于網絡來實現檔案信息的共享，進一步提高人事檔案利用率。特別是在人事檔案資料收集工作中，由于資料存在分散性和復雜性的特點，因此在當前人才交流服務中心實際檔案管理工作中需要重視先進技術手段的應用，全面系統的錄入，并基于流動人員的具體情況來對檔案進行分類。在實際流動人員人事檔案管理工作中，還需要與用人單位需求相結合，積極完善流動人員績效檔案，積極與用人單位進行有效對接，構建完善的績效檔案管理制度，定期對檔案進行動態更新。另外，還要建立流動人員信用檔案，針對流動人員信用情況進行全面評估，為用人單位提供更真實和客觀的信用檔案材料，從而為各用人單位發展提供高質量的人力資源服務。

3.5 加速數據庫及網絡建設

在當前大數據時代背景下，為了加快推進人事檔案管理信息化建設，需要通過做好軟硬件設施建設，為人事檔案管理信息化建設夯實基礎。同時還要促進數據庫建設的完善，積極引進先進的信息技術，構建流動人員人事檔案數據庫，并靈活運用大數據技術、云計算技術和物聯網技術等，做好流動人員人事檔案資料的搜集、整理、錄入和歸檔工作，實時對人事檔案信息進行更新，構建完善的流動人員人事檔案檢索系統，進一步提升流動人員人事檔案管理工作的效率。另外，在推進數據庫建設的基礎上，還要強化網絡建設，通過公共網絡和專用網絡的建設，并利用云端針對流動人員人事檔案信息進行儲存備份，促進各部門之間能夠深入合作和互動，加快推動檔案信息共享的實現。

3.6 通過多元措施杜絕棄檔現象

針對當前棄檔現象，高校宜加大宣傳力度，使大學生認識到人事檔案對自身發展的重要性。人才交流服務中心也需要重視與高校和用人單位的交流溝通，積極開展各種活動，進一步強化大學生和流動人員的檔案管理意識，盡可能的避免棄檔行為的發生。同時人才交流服務中心還要對單位扣檔行為進行全面抵制，嚴格規范各用人單位檔案管理行為，有效的保證流動人員的合法權益。

3.7 提升檔案管理隊伍綜合素養

在當前流動人員人事檔案管理工作中，檔案管理人員綜合素質與檔案管理質量息息相關。因此人才交流服務中心需要重視人才的培養，積極構建一支高素質和綜合素質強的人事檔案管理隊伍，并通過開展多元化的培訓和再教育，使檔案管理人員具備扎實的專業知識，進一步提升檔案管理人員的信息素養，以此來推進流動人員人事檔案管理信息化建設。在實際工作中，還要建立健全考核機制和獎懲制度，進一步促進檔案管理人員工作積極性的提升，為提升流動人員人事檔案管理工作的質量和水平打下堅實的基礎。

4 結束語

流動人員人事檔案管理工作具有較強的系統性和復雜性特點，而且需要隨著社會、經濟和市場的發展而呈現出動態化發展。近年來我國人力資源流動十分頻繁，這也對流動人員人事檔案管理工作帶來了較大的挑戰。在當前流動人員人事檔案管理工作中，需要與當前人力資源市場發展實際情況相結合，重視先進信息化技術手段的應用，全面提升流動人員人事檔案管理工作的效率和質量，加快推動流動人員人事檔案管理工作的數字化和現代化發展，實現流動人員人事檔案信息的高效利用，為人才交流服務中心各項工作的有序開展打下堅實的基礎。

參考文獻

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