基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)策略探究

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作高效運(yùn)行，可以促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序開展。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，單一的檔案管理方式已經(jīng)不能符合當(dāng)代的發(fā)展，檔案管理工作朝著專業(yè)化和數(shù)字化發(fā)展。基層事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該充分結(jié)合信息化和數(shù)字化技術(shù)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

檔案是對歷史的記錄，完善檔案的管理，可以促進(jìn)社會事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。如今，我國基層事業(yè)單位在不斷完善人事改革，做好檔案管理工作，可以推動基層事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，使事業(yè)單位順利的轉(zhuǎn)型。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中應(yīng)該本著智能化和數(shù)字化的理念，在檔案管理中與時俱進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平。

1 檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化主要指的是基層事業(yè)單位在檔案管理中采用現(xiàn)代化的技術(shù)，堅(jiān)持以科學(xué)理念為支撐，將現(xiàn)代化的管理方式應(yīng)用在檔案管理中。將先進(jìn)的設(shè)備作為載體，使檔案管理效率得到逐步提升，逐步淘汰傳統(tǒng)的檔案管理方式，將智能化信息化理念應(yīng)用在檔案管理工作中，使檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和定量化的管理，滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，更好的促進(jìn)事業(yè)單位的改革，為檔案的使用提供便捷。

1）檔案管理虛擬化和無紙化。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，在檔案管理工作中信息技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)普及，檔案管理不僅僅采用紙質(zhì)保存的形式，也可以采用電子化保存方式。通過信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高效應(yīng)用，檔案管理實(shí)現(xiàn)了無紙化特征。在檔案存儲中可以采用電子化的存儲方式，從而提升了存儲效率，有效地防止檔案丟失或者破損，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被徹底的革新。信息技術(shù)的高速發(fā)展使檔案管理工作更加便捷，也有助于人們對檔案的查找與使用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作可以充分采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而節(jié)省了檔案存儲的空間。近年來基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了高速發(fā)展，檔案資源非常豐富，如果還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，會消耗極大的空間。通過虛擬化檔案管理可以節(jié)省大量的空間，也為人們查閱檔案提供了很大的便利。2）檔案管理數(shù)字化和縮微化。隨著攝影技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)碼攝影技術(shù)開始普及，被人們認(rèn)可，在檔案管理工作中也提供了更好的思路，為檔案管理工作提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)和攝影技術(shù)的高效發(fā)展，可以將傳統(tǒng)檔案管理方式革新。檔案不僅僅可以采用文字記錄的方式存儲，也可以采用圖像，將圖像直接轉(zhuǎn)化成電子文件，結(jié)合縮微攝影技術(shù)，因此檔案存儲只占據(jù)極小的內(nèi)存。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高效應(yīng)用，在計(jì)算機(jī)上就能完成數(shù)字化的高效檔案檢索，改變了傳統(tǒng)檔案管理中占據(jù)庫存大，檢索效率低等困局，有效地防止紙質(zhì)版檔案破損丟失等問題，提升了檔案保存的年限，使檔案材料實(shí)現(xiàn)圖文并茂。3）檔案管理的市場化、社會化。檔案資料存儲是對社會發(fā)展和事業(yè)單位發(fā)展的記錄，在歷史發(fā)展進(jìn)程中起到信息存儲的作用，是十分珍貴的信息資源，其具有不可再生特征。檔案資源的社會化管理可以提升人們對檔案的保護(hù)意識，通過完善的市場化運(yùn)作可以實(shí)現(xiàn)檔案的共享，進(jìn)一步完善檔案資源的開發(fā)，使檔案的價值得到充分發(fā)揮。

2 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化面臨的困難

1）設(shè)備和技術(shù)不齊全。基層事業(yè)單位在檔案管理工作中不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，主要原因在于設(shè)備和技術(shù)不夠齊全，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就應(yīng)該完善硬件設(shè)備的投入，從而使硬件設(shè)備非常完善，才能確保檔案管理現(xiàn)代化順利實(shí)施。如果檔案管理工作中硬件設(shè)施不齊全，那么在檔案管理工作中就會存在混亂的情況，管理工作不夠順利，后續(xù)的檔案管理工作不能正常的落實(shí)。因此基層事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，就應(yīng)該健全技術(shù)設(shè)備，從而為現(xiàn)代化檔案管理奠定良好的技術(shù)基礎(chǔ)。2）檔案管理人員操作規(guī)范性有待于提升。基層事業(yè)單位在檔案管理工作中，管理人員還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，對于現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)不夠了解，不能熟悉的操作現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案的智能化和數(shù)字化管理。基層事業(yè)單位檔案管理人員年齡比較大，他們接收新鮮事物的能力有待于提升，對于現(xiàn)代化技術(shù)的操作不夠熟練，缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，對于重復(fù)的檔案管理工作不具備積極性，導(dǎo)致基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理工作存在一定的困境。

3 基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理制度有待于完善。基層事業(yè)單位在檔案管理工作中不能實(shí)施完善的檔案管理制度，僅僅是采用檔案號進(jìn)行檔案的分類與收集，但是檔案中個人信息編號存在不一致的問題，直接對檔案管理的實(shí)效性產(chǎn)生很大的影響。檔案管理人員對檔案管理工作不夠積極，不能充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在工作中不夠認(rèn)真，不能對檔案信息進(jìn)行多次審核，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失和破損的問題。在檔案調(diào)取方面效率非常低下，通過人工檔案管理的方式，制度也不夠完善，在檔案管理工作中可靠性低。2）整理檔案的工作效率有待于提升。基層事業(yè)單位的檔案非常繁多，人工操作的效率有待于提升。由于每一份檔案都要經(jīng)過多次審核，通過反復(fù)的對照，才能確保檔案的精確性和完整性。盡管現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)開始在基層事業(yè)單位中普及，但是基層事業(yè)單位檔案管理人員還是采用傳統(tǒng)的操作方式，不能熟練的使用現(xiàn)代化技術(shù)，導(dǎo)致檔案整理工作的效率非常低下。3）檔案管理人員工作積極性有待于提升。在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員重復(fù)著每一天的工作，他們的工作積極性不高，對于自身的工作不夠認(rèn)真。隨著時間的推移，有的檔案管理人員已經(jīng)從事這項(xiàng)工作幾十年，就容易出現(xiàn)麻痹大意的問題。檔案管理人員的責(zé)任感和工作使命感比較低，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量低下。

4 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)策略

1）完善檔案檢索體系。高校的檔案檢索體系在檔案查閱與管理中可以發(fā)揮很大的價值，隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作形勢發(fā)生了很大的變化。通過專門的軟件進(jìn)行檔案檢索，對檔案進(jìn)行分類，完善檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而提升了檔案檢索的便利性，改善檔案管理的效率。2）將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案庫房管理中。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，基層事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)該建立完善的管理系統(tǒng)，對檔案管理進(jìn)行動態(tài)化的監(jiān)控，完善檔案管理的環(huán)境，對庫房的濕度和溫度進(jìn)行有效的測控。借助數(shù)字化的檔案管理方式，從而使檔案庫房管理更加得當(dāng)，有效地保護(hù)檔案，防止檔案破損。3）完善檔案業(yè)務(wù)的輔助工作。基層事業(yè)單位的檔案管理工作流程非常繁瑣，要通過檔案收集、整理、鑒定和存儲等，因此基層事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)該明確整個流程，從而對檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)分。通過各項(xiàng)輔助工作，提升檔案管理的實(shí)效性，確保檔案管理人員按照要求執(zhí)行與操作，提升檔案信息的真實(shí)性和完整性。4）充分結(jié)合電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理。基層事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)該朝著無紙化方向發(fā)展，通過現(xiàn)代技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，使檔案管理工作更加精準(zhǔn)，簡化檔案管理繁瑣的流程。通過各類影像和圖像資料的統(tǒng)一和規(guī)范管理，確保檔案數(shù)據(jù)得到迅速的讀取。檔案管理中應(yīng)該完善權(quán)限管理，從而提升檔案的安全性。5）完善事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。基層事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)該建立完善的網(wǎng)絡(luò)體系，從而使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展，滿足檔案管理工作的要求。單位內(nèi)部應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展，確保網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋，進(jìn)行檔案信息資源的收集與管理，提升信息的共享效率。

5 結(jié)語

基層事業(yè)單位在檔案管理中，應(yīng)該采用現(xiàn)代化的管理方式，革新檔案管理理念，才能跟上時代的步伐，使檔案管理工作更加有序。合理的檔案管理，才能促進(jìn)基層事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡介

梁珊珊（1983-），女，漢族，廣西省玉林市，本科，中級和檔案管理工作，廣西壯族自治區(qū)畜牧研究所