淺談新時期事業(yè)單位檔案管理員應具備的素養(yǎng)

董清華 李冰

摘 要：檔案是人類認識世界和改造世界的歷史記錄，檔案管理工作是各單位工作的重要組成部分，檔案管理工作責任重大，而檔案管理員是檔案管理工作的核心，直接關系著檔案工作的水平和質量，因此，應該加強檔案管理員管理力度，提高檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，保障檔案工作科學高效運行。

關鍵詞：思想認識;責任感;保密意識;綜合素質

近年來，隨著人們對檔案的越來越重視，檔案管理工作也越來越重要，對檔案管理員的要求也越來越高，所以新時期檔案管理員應該具備較高的思想素質和職業(yè)素養(yǎng)已成為檔案管理工作的必然趨勢。

1 勤于學習，具有較高的思想認識

一方面，要意識到檔案工作的重要性，由衷地熱愛檔案工作，才能激發(fā)檔案管理員的工作熱情和激情，充分發(fā)揮其主觀能動性，全身心投入到檔案工作中。另一方面，要牢固樹立“終身學習”的理念，始終以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，認真學習習近平總書記重要講話精神及《檔案法》、《檔案法實施辦法》等各項法律、法規(guī)、方針政策和各項規(guī)章制度，積極參加各級各類學習教育活動，不斷加強自身黨性修養(yǎng)，在政治上、思想上始終與黨中央保持高度一致。只有這樣，才能在實際工作中明辨是非，堅持真理、實事求是，以正確的立場、觀點和方法對待檔案管理工作。

2 定位準確，具有強烈的責任感

時刻牢記自己的職責，腳踏實地，嚴格履行檔案管理員的義務，盡心盡力做好自己的本職工作。一是文件的收發(fā)要及時。對于接收的上級或同級單位來文，要第一時間上報給領導審閱，根據(jù)領導的批示再分送給各主管領導和科室，將上級的指示精神、工作任務迅速傳達下去，保障文件政令暢通，杜絕“中梗阻”現(xiàn)象。同時由單位發(fā)出的每份文件都應該認真核對、登記、編號，每個科室處理完畢的文件也要分門別類、及時妥善保管好，為年底的統(tǒng)一裝訂檔案做好準備。二是學會對檔案文件的取舍。文件保存過多，不僅會占用更多的空間，更會給工作繁重的檔案管理員增加大量的工作任務，因此，檔案管理員要學會對所保存檔案資料的取舍。對文件的整個生命周期作好記錄時，檔案管理員既要確保檔案所含信息的歷史性、連續(xù)性，又要保證文件能反映出形成者的主要活動，還要考慮到檔案利用者的需求及其變化情況，對檔案材料進行適當有針對性取舍。只有這樣，在大量的檔案資料面前，檔案管理員才會有的放矢，事半功倍。三是要保護檔案及相關資料的完整和安全。要認真完成所有檔案的收集、整理、分類、編號、存入計算機等工作，期限分為短期、長期、永久性的，在進行新的檔案歸檔時，要進行制冊登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱。同時，要定期檢查案卷，確保檔案安全，要做到“十防”（防水、防光、防盜、防磁、防高溫、防有害氣味、防潮、防鼠、防塵、防蛀）等各項工作。四是樹立服務觀念。以遵守“檔案法”、“檔案借閱管理辦法”為原則，以增強服務意識和主動服務為出發(fā)點，對待需要查檔的工作人員，履行相關手續(xù)，保證檔案完好無損，做好登記，做到服務周到。

3 遵紀守法，具有高度的保密意識

一是樹立“保密從我做起”理念，學習保密知識，提高保密意識、保密常識，?？嚤Ｃ苤?，筑牢保密防線。二是注意保護國家機密安全及集體和公民個人隱私，不得銷毀相關的檔案文件信息，尤其是易于更新和消除的電子檔案文件。檔案管理員應當尊重文件形成者和文件所涉及當事人的隱私及其他合法權益。三是樹立正確的人生觀、價值觀。在實際工作中，檔案管理員不應當利用職務之便，為自己或他人謀求私利、撈取好處，或者從事有害于任何單位和個人的不良活動。四是自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習慣，正確處理好檔案妥善保管和合理利用的關系，保證檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

4 任重道遠，具有過硬的綜合素質

對于基層單位工作人員少，老齡化嚴重、業(yè)務量大的工作實際，檔案管理員除負責日常的檔案工作外，還應該認真學習寫作、公文知識等，加強與其他科室的溝通聯(lián)系，熟悉其業(yè)務范圍，了解其工作進展情況，成為單位工作的多面手。以便在文件、資料收發(fā)、整理過程中，提取本系統(tǒng)內脫貧攻堅、機關黨建等各類有價值的重要信息，及時整理出稿件，經主要領導審核后，上報給各級各類媒體，以便及時宣傳報道本單位的先進做法和成功經驗，多層次、全方位展示工作中的優(yōu)秀成績，為單位的發(fā)展貢獻力量。這樣，既提高了檔案管理員的綜合素質，又避免了檔案室（后勤部門）與其他科室（業(yè)務部門）的“斷層”。

5 結束語

新時期的檔案管理員，一定要努力提升思想認識、業(yè)務水平和職業(yè)素養(yǎng)，不僅僅是優(yōu)秀的檔案管理員、查檔服務員，更要做一名業(yè)務標兵。

作者簡介

董清華（1984-），女，河北省秦皇島市，助理館員，本科，秦皇島市青龍滿族自治縣發(fā)展和改革局，研究方向：新時期檔案管理人員應具備的素質。