案件檔案管理的問題與強化方式研究

摘 要：本文對案件檔案管理的問題與強化方式進(jìn)行了深入研究，通過特殊案件和沒有經(jīng)濟條件的對象提供必要的法律服務(wù)的作為一種制度。當(dāng)對案件的任務(wù)完成以后，需要將案件的具體情況記錄存檔，是一種歷史憑證。在對這種特殊的案件檔案進(jìn)行管理的過程中，還存在諸多問題。本文在對案件檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出了案件檔案管理的強化方式。

關(guān)鍵詞：檔案材料;管理問題;強化方法

1 案件檔案管理過程中存在的問題

1.1 案件檔案管理方面的細(xì)節(jié)問題

首先，相關(guān)案件檔案管理的立卷歸檔不規(guī)范，在檔案的立卷歸檔過程中，并沒有根據(jù)一按一卷的基礎(chǔ)原則開展工作，在立卷過程中存在一定的隨意性，導(dǎo)致各種不同類別的檔案混裝問題的出現(xiàn)，對于檔案的封面、目錄以及相關(guān)信息等并沒有進(jìn)行精準(zhǔn)的記錄;導(dǎo)致檔案使用混亂問題的產(chǎn)生;其次，相關(guān)檔案號碼編制不合理，保管期限不同的檔案裝盒混亂[1]。在對檔案管理過程中，并沒有依據(jù)相關(guān)檔案號碼編制制度開展，導(dǎo)致檔案查找困難的問題出現(xiàn)，不利于相關(guān)工作的開展，影響了工作的有效開展。最后，檔案保管地點不正規(guī)。在進(jìn)行檔案保管過程中，缺乏專業(yè)的檔案保管地點，其保管措施與設(shè)備尚不完善，檔案存在著丟失、破損、霉?fàn)€以及蟲蛀等隱患。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案保管人員

在實踐中，管理人員缺乏專業(yè)性問題日益凸顯，各種檔案利用以及管理問題頻發(fā)導(dǎo)致相關(guān)工作的冗雜行，這也就使得在今后相關(guān)案件的后續(xù)工作開展無法有效開展，降低了工作效率與質(zhì)量。

2 案件檔案管理強化方式

2.1 增強檔案人員的專業(yè)素質(zhì)能力

檔案管理的相關(guān)管理人員對于檔案管理的質(zhì)量有著重要的影響。具有專業(yè)的職業(yè)道德以及素質(zhì)能力的專業(yè)檔案管理人才可以有效的提升檔案管理的整體質(zhì)量，提高的整體利用率[2]。在現(xiàn)階段的檔案管理中，傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)階段的實際需求是契合的，在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，對于具備專業(yè)素質(zhì)能力以及計算機操作的復(fù)合型人才相對較為重視，對此在進(jìn)行的檔案管理過程中，要提高對專業(yè)人才的素質(zhì)能力培養(yǎng)。

首先，要提高對檔案人員的政治素質(zhì)能力進(jìn)行系統(tǒng)的考量，要保障檔案管理人員具有一定的政治素養(yǎng)，具有一定的保密性，在工作過程中要講原則守紀(jì)律，自覺踐行相關(guān)檔案工作制度，進(jìn)而為案件的開展奠定基礎(chǔ)。

其次，檔案工作人員在工作過程要具備一定的專業(yè)性，檔案工作在要求工作人員自身的素質(zhì)能力基礎(chǔ)之上，對于工作人員的業(yè)務(wù)技能也較為重視。檔案工作在開展中具有一定的技術(shù)性，在相關(guān)檔案的收集與整理、鑒定與保管、統(tǒng)計與檢索以及編研等相關(guān)環(huán)節(jié)中都具有一定的科學(xué)性，在相關(guān)檔案的利用與總結(jié)過程中，對于檔案管理人員有著嚴(yán)格的要求，對此，要提高檔案管理人員自身的素質(zhì)能力。

最后，要加強職業(yè)道德建設(shè)。檔案工作具有一定的服務(wù)性特征。對此相關(guān)檔案工作人員要具有一定的職業(yè)素養(yǎng)與道德責(zé)任。相關(guān)檔案工作人員在進(jìn)行檔案的管理過程中，要具有忠于職守、愛崗敬業(yè)、服務(wù)人民的思想，要秉持著嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的角度進(jìn)行相關(guān)檔案的收集與整理，進(jìn)而保障相關(guān)檔案材料的完整性，提升案卷的整體質(zhì)量。檔案工作的本質(zhì)就是增強其利用率，為人民提供優(yōu)質(zhì)的司法援助，對此相關(guān)工作人員要提高對檔案的信息的開發(fā)能力，加強對檔案資料的整理匯編，進(jìn)而最大限度的滿足人們的各種需求。

2.2 強化案件檔案管理內(nèi)容

首先，立卷歸檔。在檔案立卷的過程中要嚴(yán)格遵守一案一卷的立卷原則，要基于卷為基礎(chǔ)的保管單位，通過子母盒的方式對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，對相關(guān)法律原則檔案設(shè)置統(tǒng)一的案卷封面與卷內(nèi)目錄;要完善相關(guān)法律原則檔案的檔案盒規(guī)格、具體的案卷目錄以及相關(guān)移交登記表與卷內(nèi)備考表等，要制定詳細(xì)的規(guī)格樣式，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。其次，案件檔案管理的數(shù)字化。要對相關(guān)法律原則檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，通過統(tǒng)一的檔案管理軟件強化管理，對檔案的條目錄進(jìn)行系統(tǒng)的錄入，做好相關(guān)檔案的數(shù)字化工作。完善相關(guān)檔案案卷的目錄的著錄工作，對具體的信息進(jìn)行詳細(xì)的管理，例如，對相關(guān)案件的全宗號、案卷號、案件類型、案號、案由、受援人、對方當(dāng)事人、審理機構(gòu)、審結(jié)案號、案件辦理結(jié)果、保管期限、以及密級等進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

最后，嚴(yán)格規(guī)范，做相關(guān)檔案的保管工作。在相關(guān)活動結(jié)束之后，并不意味著相關(guān)法律行為的完全終結(jié)，因為相關(guān)法律活動存在一定的滯后性特征，所以在進(jìn)行相關(guān)問題的解決途徑以及方式?jīng)]有全面踐行的時候，檔案有著重要的憑證作用。對此要通過必要的保管方式，對相關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理[3]。對此可以基于幾下幾點開展：一方面，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律檔案管理安全管理以及保密制度。其中的安全就是保障相關(guān)法律檔案的安全性，主要保障其不發(fā)生丟失于破損、霉?fàn)€與蟲蛀等問題;安全制度就是通過各種完善的保存以及責(zé)任制度，對相關(guān)法律制度進(jìn)行系統(tǒng)的監(jiān)督與檢測，提高其自身的安全性;保密就是要保障相關(guān)法律檔案信息與其規(guī)定的傳遞范圍相符;通過對各種法律規(guī)定范圍之內(nèi)的檔案信息范圍與對象進(jìn)行系統(tǒng)的保密。另一方面，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檢查以及保管制度，要通過專人負(fù)責(zé)開展定期以及不定期的法律保持情況，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定程序以及技術(shù)，增強對檔案的保管工作。

2.3 完善相關(guān)檔案管理制度建設(shè)

檔案管理過程中需要一定的制度保障。如果在檔案管理過程中缺乏系統(tǒng)的制度對其進(jìn)行規(guī)范與約束，單純的依賴檔案管理人員通過自身的經(jīng)驗以及相符開展相關(guān)檔案管理工作，就會導(dǎo)致案卷質(zhì)量以及相關(guān)管理問題的出現(xiàn)，導(dǎo)致各種無效勞動的出現(xiàn)。對此在日常的檔案管理工作開展過程中，要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及實際的狀況，構(gòu)建系統(tǒng)的收集與整理、歸檔與保管、利用與鑒定、統(tǒng)計與檢索以及相關(guān)編研工作，通過科學(xué)的管理模式與手段，對檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)范，進(jìn)而保障檔案管理工作的有效性。科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理制度對于檔案管理有著規(guī)范制約的作用，可以保障各個檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。在制度制定的過程中，要保障制度的與時俱進(jìn)，要基于社會的發(fā)展背景以及檔案管理狀況，不斷的轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念與模式，通過各種科學(xué)化的管理模式與手段，開展檔案管理工作。在實踐中檔案管理人員要通過科學(xué)的管理方式，強化自身優(yōu)點，有規(guī)律的應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理模式，通過高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理要求，為檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而滿足各種實際需求。

3 結(jié)束語

加強現(xiàn)階段的檔案管理工作的管理工作，可以有效的提高的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護人們的合法權(quán)益有著積極的推動作用。對此在實踐中，要通過各種科學(xué)的方式與手段，不斷的強化現(xiàn)階段的檔案管理的模式與方式，通過增強現(xiàn)階段的檔案管理人員的素質(zhì)能力、強化案件檔案具體的管理內(nèi)容以及完善相關(guān)檔案管理制度建設(shè)等方面內(nèi)容，全面提高對檔案管理工作的重視，為我國社會的穩(wěn)定與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]陳偉.高校法學(xué)專業(yè)實踐教學(xué)檔案的管理[J].蘭臺世界，2012，02：41-42+33.

作者簡介

謝智巧（1984-），女，廣西賀州，北京交通大學(xué)，會計專業(yè)，審計師，案件檔案的管理及使用。