辦公室文書檔案收集與歸檔研究

肖妙婷

摘 要：在事業單位日常的管理運行和辦公中會產生大量的書面材料，其中大部分屬于文書的范疇。文書是指用來記錄信息、表達意圖的文字材料，事業單位中的文書承擔著記錄、傳遞信息的作用。文書檔案管理工作就是對這些文書進行歸檔、保存、管理等一系列的處理程序。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對辦公室文書檔案收集與歸檔研究提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;收集與歸檔;方法

在辦公室工作中，文書檔案管理占據舉足輕重的地位，其管理水平與辦公室工作狀況息息相關。因此，要重視對辦公室文書檔案管理工作相關問題進行系統分析，探討價值所在，管理問題，構建科學有效的發展策略，依托先進的管理體系，發揮高素質管理人員的能力，落實文書檔案管理新模式，有效發揮信息技術優勢，全面提升辦公室文書檔案管理的規范性與科學性，為辦公室以及單位可持續發展提供堅實的保障。

1 辦公室文書檔案收集與歸納管理的重要性

1）單位整體工作效率明顯提升。辦公文檔的管理是公司日常工作的重要前提，因為公司的運作方式及其職位特點非常復雜、勞動密集型，往往需要大量的財力和物力，但往往達不到預期的效果，所以辦公文檔管理的標準化就是。這樣可以降低復雜工作流的復雜性，并大大減少不必要的工作量。文件管理人員可以降低復雜性、確保效率并提高效率。同時提高企業效率和進步，改善企業的管理和發展。

2）規范化管理方式的改變。隨著科技的不斷發展與進步，人們的生活發生了巨大的變化，信息社會的到來使得數據井噴式爆發與融合，且信息量日益龐大，因此傳統的管理模式顯然不適用于現代企業檔案管理工作，在科技逐漸普及的現代社會，企業應當順應時代潮流，借助目前高效的軟件對數據以及信息進行處理和儲存，將這些復雜的工作內容進行簡化。因此，計算機的相關軟件應用已經逐步走進辦公室日常檔案管理工作當中，管理人員可以充分利用計算機帶來的便捷，對檔案信息進行系統性的分類，再進行存儲和高效管理，在高科技應用的基礎上，極大豐富了企業的管理模式。

3）提高企業的經濟社會效益。在這一背景下，文書檔案收集和歸檔工作更加繁雜，如何保證文書檔案收集、歸檔的完整性、準確性、規范性、時效性，保障文書檔案質量，并對文書檔案中有價值的信息進行提取、整理、加工成為一個重要的問題。加強辦公室文書檔案的收集、歸檔工作有利用于充分發揮其參考、利用價值，給事業單位帶來更大的經濟、社會效益。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔現狀

1）資料收集不夠全面。辦公室文書檔案收集歸檔還存在一些普遍性的問題，就是收集資料不全面，主要表現為文書檔案缺頁、漏頁，或者文件中缺少印章;文稿保存的多是成文件，領導簽批等珍貴資料未得到及時收集等。文書檔案內容多、材料來源渠道廣泛，又體現著十分重要的價值，日常文書工作中存在著思想認識不足，文書檔案收集工作得不到有關部門的支持等。這些因素直接導致了文書檔案收集不完整、不全面。

2）現代技術對傳統檔案工作方式的沖擊，檔案資料的收集處理方法落后。現代技術的發展給傳統的檔案工作帶來了一定的沖擊，過去的管理模式無法滿足新時代檔案工作的需要。例如，辦公自動化（OA）當前在辦公室工作中獲得了較為廣泛的應用，一些原本靠人來完成的工作逐漸轉移到了各種設備中完成。一方面，檔案文書的收集和歸檔的部分工作可以通過計算機來進行，效率大大提高，大大減少了文書檔案收集歸檔的勞動強度和部分重復性工作。但在同時也帶來了信息密度的大幅度提高，信息形式的多樣化，對于檔案收集、歸檔的技術性提出了更高的要求;另一方面，由于受到事業單位性質的影響，其仍無法實現“無紙化辦公”，文書檔案往往以紙質、數字兩種形式并存，增加了檔案工作的難度。此外，部分單位在檔案信息化建設上的支持力度不夠，相關設備落后、性能較差，也對信息時代檔案處理的效率造成了一定的影響。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔對策

1）積極構建健全的文書檔案管理制度，加快規范化與科學化發展。在管理工作中，制度發揮不可替代的保障性作用。在辦公室文書檔案管理中，要重視制定完善的文書檔案管理機制，加快制度建設，營造有效的發展環境，保證各項工作有據可依。具體講，要依據相關檔案管理規定，構建與單位實際情況相適應的檔案管理規定，保證管理流程與環節的科學性。另外，要落實文書檔案管理責任機制，強化責任劃分與分工的明確，落實對管理環節的量化考核，促使文書檔案管理工作按部就班地開展，更顯規范化、流程化與科學化。

2）全面提升檔案管理人員專業能力與綜合素養。具體講，要重視開展培訓，尤其是落實崗前培訓，保證考核通過之后才能上崗。另外，要定期舉行專業管理培訓，傳達最新的管理思維，傳授先進的檔案管理方法，強化管理人員知識體系的完善與更新。除此之外，要為管理人員創設行業交流的機會，以便吸取更多先進的管理經驗，掌握現代性信息技術，切實提升管理水平。除此之外，要重視思想建設，轉變管理思維，遵守檔案管理相關法律法規，在掌握先進理論知識的同時，將規范化管理貫徹在工作實踐之中，保障工作流程的科學性與高效性，以便更好地開展文書檔案管理工作。

3）創新文書檔案收集、歸檔方式和方法。一方面，要增強文書檔案收集歸檔的主動性。改變傳統的“坐等上門”收集方式，文書檔案工作者要提前制定文書檔案收集指南，深入辦公室等文書檔案生成部門一線，加強與各個部門之間的聯系，強化文書檔案移交業務輔導，從源頭提升文書檔案收集的質量和水平。另一方面，還要暢通檔案管理部門與其他部門之間的聯系渠道，做好重要文書檔案的隨時收集歸檔，以及文書檔案收集歸檔過程中發現的問題，及時溝通解決。此外，隨著辦公自動化無紙化的普及，學會利用計算機信息技術協助做好電子文書檔案的收集和歸檔。如，基于單位內部信息化管理網絡平臺，建立與各部門之間聯絡，通過網絡渠道及時將文書信息傳遞至檔案管理部門，避免因文書檔案收集或者交接不及時導致文檔資料缺項等，做到“應收盡收”“應歸盡歸”。

4）存取數字化。數字化系統建設關鍵做好以下兩項任務：一是做好紙質檔案信息的數字化轉換。需要通過計算機、掃描儀、數碼相機等設備，依照色彩模式、分辨率和存儲格式等技術參數把紙質檔案信息轉換成可以在計算機間傳輸、利用、處理的數字化信息。二是實現檔案存取數字化。一般包括目錄數據庫建設和檔案全文數據庫建設兩方面內容。兩個庫可以通過檔案管理系統同時建立，也可以單獨建立。

4 結束語

綜上所述，針對當前事業單位文書檔案收集、歸檔中存在的一些問題，事業單位要積極采取措施，探討通過完善文書檔案收集和歸檔管理制度，提高檔案管理人員素質，改革創新文書檔案工作方法，提高文書檔案收集、歸檔效率和質量，從而為檔案資源的利用奠定良好的基礎，使其價值得到更好的發揮。

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