新時代干部人事檔案規范管理之我見

摘 要：探索新時代干部人事檔案規范管理，是擺在各級組織人事單位和檔案主管部門面前的一個新課題。2018年中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》，是最新的干部人事檔案管理規范，在最新的干部人事檔案材料具體內容和分類標準未出臺之前，目前干部人事檔案材料的整理方法是按照中央組織部1991年《干部檔案整理工作細則》和2009年關于印發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及上級主管部門的規定執行的。文件材料按照“十大類”整理方法進行分類整理。本人在縣檔案局館工作多年，主要從事檔案業務監督指導工作，感到干部人事檔案按照目前這種“十大類”整理方法存在諸多弊端，有必要進行一定的改革，可以用“事由整理法”取代“十大類”的整理方法。

關鍵詞：干部人事檔案整理規范;改革

最新的《干部人事檔案工作條例》下稱《條例》自2018年11月20日起施行。在最新的干部人事檔案材料具體內容和分類標準未出臺之前，本人就整理標準提出一點建議，僅供上級部門制定《分類標準及整理方案》時參考。在新《條例》出臺之前，干部人事檔案材料目前的整理方法是按照中央組織部1991年《干部檔案整理工作細則》和2009年關于印發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及上級主管部門的規定執行，按照“十大類”整理進行分類整理。本人在縣檔案局館從事檔案業務指導工作30多年，認為目前這種“十大類”整理方法有諸多弊端，隨著新《條例》的制定，認為對這種整理方法有必要進行一定的改革，可以用“事由整理法”取代“十大類”的整理方法。

1 傳統“十大類”整理方法的優缺點;

1.1 優點

1）對干部人事檔案歸檔范圍進行了劃定，保證了文件材料歸檔的齊全完整。

2）在人工手檢時代較為方便檢索。

1.2 缺點

1）分類過多過細。“十大類”整理標準將所有材料分為十大類，第四類、九類下又再分4小類，實際大小類共計十六類。分類的目的在于更好地利用，在遵循分類規則的同時，還應符合以下二項要求，一是每類的設置應有一定數量的材料。二是每類材料應有一定的后續材料。因為設置子類就是為了單列管理，如果失去以上二點，分類就沒有意義了。例如第二類自傳材料，這類材料有的同志根本就沒有該材料，有的同志到了退休也就1-2份。第六類加入黨團材料，該類材料也是很少的，基本上沒有后續材料。分類應是越少越好，越粗越好。

2）分類標準不一致。文件材料進行分類，必須遵循邏輯劃分的規則。同一層次的分類必須按照統一的標準和依據，即同一層次不能有的按問題劃分，有的按文種劃分。傳統“十大類”分類中就同時存在幾種標準這種情況，以中組部1991年《干部檔案整理工作細則》和2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及上級主管部門的規定為例：

3）類與類之間內容有交叉現象。按照分類要求，劃分的類別之間要清楚，類目設置要合理，含義要明確，不可互相交叉，互相包容，應使每一份文件材料的歸宿只能有一個類別，不能有兩個或兩個以上的類別都能將其容納。傳統“十大類”類別劃分就出現內容有交叉現象，出現了將同一“事由”或“件”的文件分入了不同的類別，導致文件材料的成套性和有機聯系受到破壞。雖然《條例》、《收集歸檔辦法》及上級主管部門規范中強調了“部分的檔案材料，存在內容交叉的情況，對這些材料，可以根據材料的主要內容或用途來確定類別”的特別處理方法，但是檔案工作人員還是沒有辦法做到分類準確。如入黨形成的材料，從入黨申請到批準為正式黨員有25個程序，是一項活動，一個“事由”，在這些程序中形成的材料，都是入黨程序的歷史“痕跡”，它們之間有著非常密切的聯系，是一套密不可分的材料，更不能人為進行分離。“十大類”中第三、五、六類均包含該事由的材料，文件材料的成套性和有機聯系受到破壞。

4）沒有定義“文件”與“件”的概念。整理時很容易導致文件主附件分離，文件支離破碎，條理性、完整性受到破壞，同時主附件每份文件均需編目，工作量人為加大。“文件”是指在文書處理工作時形成一份完整的文件單位。“件”是指在特定時間內表達一件獨立完整的事件或活動的檔案整理單位。在人員招聘、入黨、入伍等工作活動中，每項活動均會形成一整套材料，例如在人員招聘工作中，會形成報名材料：報名登記表;入圍材料：入圍名單文件;資格復審材料：面試通知書。面試材料：面試成績單;體檢材料：醫療機構體檢結果;政審材料：政審表及戶籍所在地派出所、社區、原工作單位或高等學校出具的相關證明等;錄取材料：錄取人員名單文件;簽訂聘用干部合同：勞動合同書。這些材料環環相扣、緊密聯系，形成一個整體。根據“十大類”的分類標準，一“件”檔案中附件可能分到了幾類，變成了幾份文件，每件文件都可能作為一“件”進行整理、編目;人員招聘材料在“十大類”的第五、九、十類中均有表述。這樣不但判斷艱難、費時費力，而且會導致同一事由文件支離破碎，本人認為在人事檔案中有很多為一“件”的檔案是有多份材料組成（主附件），整理時可為一“件”，編制目錄時只要以一“件”編目即可;而不要把每份附件逐份編制目錄，這樣一是大大增加了工作量，提高了行政成本;二是主次不分，條理不清，使利用者看不清事情主次和來龍去脈，影響利用效果。

5）卷內文件材料大裝訂保管，后期再整理時對檔案實體損害大。現在人事檔案管理是一人一卷（不含副卷），所有文件材料以打三孔進行裝訂，動態管理，每年對新充實的材料再整理一次，把新材料放入相應的類別后面，編號編目打孔裝訂，每年如此。一是因為是大裝訂，所以在插“件”過程中，原先已裝訂好的文件均要拆下，檔案材料中有很多材料或年代久遠或紙張脆弱，在反復整理中對檔案材料損害很大，導致檔案材料實體“壽命”縮短，不利于檔案保護。二是在檔案利用過程中，利用者如查閱某位同志人事檔案某個專項問題時，因為是大裝訂，檔案室只有提供該同志的全部檔案材料，不在查閱范圍的文件材料也被看到，該同志的個人隱私得不到保護。

6）卷內目錄表格“十大類”間預留困難，需要反復更新。我們知道，傳統“十大類”的卷內目錄是十大類混編在一起的，每大類后面均要預留部分空白表格，因為每類材料未來增加材料多少是未知的，所以留多少空白表格難以把握，經常需要不斷更新重做，費工費時。

2 “事由整理法”的定義及優缺點

2.1 “事由整理法”的定義

“事由整理法”是指在檔案整理過程中，始終遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用，對檔案實體進行整理和編目，使之有序化過程的一種方法。

2.2 優缺點

2.2.1 優點

1）是遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系這一整理原則的體現。將同一事由形成的文件材料整理在一起，可以客觀地反映出某事由發生、發展、結束的過程，反映出文件材料之間的聯系。不需要再分十大類，一是減少一層環節，二是能夠清晰地反映一個人工作和生活發展的“歷史痕跡”，通過其檔案材料能夠再現歷史。

2）對判斷和體現文件材料的價值非常重要。一些附件材料如果離開與它有密切聯系的“件”，成為孤立狀態，就很難科學地判斷和體現其應有的保存和利用價值。同時明確“件”的定義。在整理中強化主件，弱化附件，有主有次，保存價值一目了然，事情條理更加清晰，同時減少了工作量。

3）方便查找和檔案實體存取。從查找角度講，提高“查準率”、“查全率”是同樣重要的兩項要求。在計算機檢索條件下，可以做到查準，但進行“族性檢索”和綜合系統利用，達到查全率要求就難以保證。即使是計算機也只是依據利用者輸入的查找條件對數據庫的數據進行機械的匹配。如果“件”的條目與輸入的查找條件有較大的差異，那肯定會造成漏查，達不到“族性檢索”的目的。手工查找的難度就更大。所以只有按照“事由原則”將有密切聯系的文件材料相對集中整理排列在一起，查找利用時只要在目錄中找到其中一“件”或幾“件”文件的條目，并通過對其前后條目的簡單查看和判斷，就可以找到一個事由的全部材料。

4）文件整理編目更加簡單易行。所有文件均以“件”為單位整理編目，以事由為主線，結合時間順序進行排序，簡單容易掌握，便于不同層面檔案工作人員的理解和實際操作，案卷質量能夠得到保證。首先是整理。將同一事由的文件材料放在一起。然后是確定“件”，第二步是裝訂，第三步是排序，第四步是編號，第五步是編目。

（1）整理。

人事檔案整理時總規則是以“事由”為線索，以時間為紐帶，以“件”為單位進行整理。

A.確定“事由”。“事由”是指具有密切聯系、因果關系的一個事件、一次活動。一個事由有大有小，材料有多有少，有一事由只有一份文件，有的事由則由多份文件構成。這個時候確定“事由”非常重要，確定“事由”有二個標準，一是審查一份文件是否能夠表達一個獨立完整的事件或活動？二是多份文件之間是否具有有機聯系？是否是一個整體？標準搞清了，確定“事由”就迎刃而解了。

B.確定“件”。“件”是指在特定時間內表達一件獨立完整的事件或活動的檔案整理單位，多數是以單份文件出現的，但也有是在特定條件下由多份文件組合而成。單份文件為一“件”的，容易認定。多份文件組合而成的“件”主要形式是主體+附件，這時如何認定附件是個難點，有二個標準：一是判定附件離開主件是否就失去應有的價值。例如主件的印證和支撐材料，如錄用人員審批表后附的考試成績、政審、體檢材料等;職稱審批表后附的資格、業績成果材料等。二是主件上寫明的附件。

（2）裝訂。

卷內文件材料以“件”為單位進行裝訂保管，再整理時便于插“件”，有利于檔案保護，利用時便于保密。

卷內文件一“件”一裝訂，一人一卷，一卷一盒，動態管理。在每“件”首頁上加蓋檔號章，標注相關內容，其中“件”的序號用鉛筆標注，便于改動。等來年新材料充實進來時，再進行整理編目，需要插“件”的材料就插入相應位置，改動一下“件”的序號就行了，避免了傳統“大裝訂”的頻繁拆卷，有效地保護檔案實體。

小裝訂保管，便于利用，有人需要查閱人事檔案時，可以有針對性調閱檔案，以“件”為單位查閱，避免了不需查閱的材料，保護了個人隱私。

（3）排序。

A.同一事由材料之間的排序：

如果同一事由是由多份文件組成。例如入黨過程中形成的材料，這些材料可按照順序（時間或流程）或倒敘（結論+時間或流程）方法進行排列。

B.不同事由材料之間的排序：

不同事由之間的材料原則上按照時間順序進行排序。如果不同事由之間時間存在交叉，則以每個事由結束（結論）時間為準。如入黨時間跨度為2001-2003年，而參加工作時間為2002年，那么參加工作的材料排列在入黨材料前面，以此類推。

（4）編號。

卷內“件”號是指將卷內文件在卷內位置標識為符號。并以歸檔章形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映整理、排列這些系統化工作的成果，通過編號使歸檔文件在卷內的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

A.“件”號的編制。“件”號即“件”排列的順序號，它是反映歸檔文件在卷內的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識，每卷歸檔文件均從“1”開始標注，編制大流水號，直至最后

一“件”。

B.加蓋歸檔章。檔號項目確定后，要以歸檔章的形式逐“件”標識在每“件”歸檔文件上，歸檔章必須蓋在每“件”首頁右上角，以明確歸檔文件在卷內的位置，同時可以借助歸檔章上項目的標識，保證歸檔文件在借閱后能夠正確歸位。

歸檔章樣式：

檔號 序號 頁數

（5）編目。

歸檔文件應依據“件”的順序號編制卷內目錄，編目以“件”為單位進行，每一“件”在卷內目錄中只體現為一個條目，它包含了利用者提出的主要檢索要求，為利用者提供了主要的檢索途徑。

2.2.2 缺點

1）文件材料的“小裝訂” 增加了一定的工作量。以事由為標準整理檔案，實行一“件”一裝訂，一“件”為一個最低保管單位，這樣無形當中增加了工作量。

2）一次未收集齊全的材料再次整理時需要插卷和更新卷內目錄。在整理個人檔案時，要求是將所有文件材料一次性收集齊全，但在實際工作中，往往收不齊，過一段時間又發現部分材料（有的材料來自其它單位），出現這種情況就要插“件”，因為使用了“小裝訂”，插“件”也比較簡單，只要更改一下檔號章上的序號就行了，因為實體卷內目錄當然也要相應地更新了。

3 使用“事由” 整理方法能從根本上解決傳統“十大類”整理存在的弊端。

通過以上兩種整理方法的對比，可見“事由整理法”優于“十大類”，整理方法更符合人事文件材料形成的基本規律和檔案整理原則。大家知道，總之，整理檔案必須尊重文件形成規律，使零亂松散的文件得到條理和有序化，通過檔案材料能夠清晰和完整地了解一個人的一生工作生活經歷。而事由就是一個人經歷中的每個點，人的一生就是由無數個事由串起來的。因此，干部人事整理只有尊重文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，才能更好地反映一個人的人生軌跡。

參考文獻

[1]2018年中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》。

[2]中共中央組織部、國家檔案局關于印發《干部檔案工作條例》的通知（組通字[1991]13號 1991年4月2日）

[3]中共中央組織部文件（中組發〔2009〕12號）關于印發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的通知

[4]《合肥市委組織部人事檔案培訓材料講義簡稿》

作者簡介

張嵩（1967-），男，安徽肥東，漢，館員（中級），大學本科，安徽省肥西縣檔案館，研究方向：檔案業務指導。